วิธีติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ: กลยุทธ์ที่พิสูจน์แล้วสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ระหว่างการประมวลผลใบแจ้งหนี้ การคัดแยกใบเสร็จรับเงิน และการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเบิกจ่ายเป็นไปอย่างทันเวลา องค์กรต่างๆ มักประสบปัญหาในการจัดการค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ งานเหล่านี้อาจยิ่งยากขึ้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ "ทีม" บัญชีจริงๆ แล้วคือบุคคลเพียงคนเดียวที่มีโต๊ะทำงานรกๆ ต้องจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายและติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจด้วยมือ
การติดตามค่าใช้จ่ายเป็นขั้นตอนสำคัญในการรักษาความสอดคล้องกับกฎหมายภาษี การวางแผนอนาคตทางการเงินของบริษัท และการตรวจสอบการใช้จ่ายของพนักงาน หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในการจัดการทั้งหมดนี้คือการนำซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายมาใช้
เครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจสามารถลดข้อผิดพลาดและทำให้ชีวิตของนักบัญชีธุรกิจขนาดเล็กง่ายขึ้น ผู้ที่ใช้ฟีเจอร์การจัดการค่าใช้จ่ายบนแพลตฟอร์มธนาคารธุรกิจ Slash สามารถใช้ประโยชน์จากการควบคุมการใช้จ่ายอย่างละเอียด การป้อนข้อมูลอัตโนมัติ และการเชื่อมต่อกับเครื่องมือบัญชีที่ใช้กันทั่วไปหลายรายการ¹
ในบทความนี้ เราจะพูดถึงสิ่งจำเป็นของซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่าย รวมถึงคุณสมบัติหลักที่ควรพิจารณา ประโยชน์ของการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการนำไปใช้ นอกจากนี้ เราจะเปรียบเทียบแพลตฟอร์มยอดนิยมสำหรับการติดตามค่าใช้จ่าย เช่น Freshbooks, Slash, Quickbooks และ Expensify
ซอฟต์แวร์บริหารจัดการค่าใช้จ่ายคืออะไร? ข้อมูลสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ซอฟต์แวร์บริหารจัดการค่าใช้จ่ายช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนด ปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสด และตัดสินใจทางการเงินเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมั่นใจ ต่างจากวิธีการติดตามค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิม ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะมักจะทำงานอัตโนมัติในกระบวนการที่น่าเบื่อและช่วยให้มองเห็นการใช้จ่ายได้ชัดเจนยิ่งขึ้นโดยการรวบรวมธุรกรรมทั้งหมดไว้ในแดชบอร์ดเดียว
ด้วยเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ธุรกิจขนาดเล็กจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับใบเสร็จที่สูญหาย การเบิกจ่ายที่ล่าช้า และค่ำคืนอันยาวนานที่ใช้ไปกับการคำนวณตัวเลข คุณอาจเริ่มดำเนินธุรกิจโดยใช้เครื่องมือบัญชีอย่าง QuickBooks หรือ Xero ซึ่งจัดการด้านการติดตามค่าใช้จ่ายบางส่วนแต่ไม่ครอบคลุมทั้งหมด ซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายโดยเฉพาะสามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมือบัญชีเหล่านั้นได้โดยตรง ช่วยเติมเต็มช่องว่างและเปิดเผยข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับกระแสเงินสด
หลายแพลตฟอร์มสำหรับการติดตามค่าใช้จ่าย เช่น Slash ให้บริการบัตรองค์กรและบัญชีเสมือนที่ช่วยจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ
คุณสมบัติหลักของซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ในขณะที่โปรแกรมติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจส่วนใหญ่ถูกสร้างขึ้นเพื่อแก้ปัญหาเดียวกัน แต่ไม่ใช่ทุกโปรแกรมที่มีฟีเจอร์เหมือนกัน เมื่อเลือกซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่าย ควรพิจารณาโซลูชันเหล่านี้ และคำนึงถึงวิธีการที่มันจะเข้ากับกระบวนการและเป้าหมายปัจจุบันของคุณ:
การผสานบัตรเครดิตองค์กร
หลายองค์กรมอบบัตรองค์กรให้กับพนักงานของตน ทำให้พวกเขาสามารถใช้จ่ายเงินได้ตั้งแต่สิ่งของและอุปกรณ์สำนักงาน ไปจนถึงอาหารกลางวันและค่าสมาชิกฟิตเนส การพยายามจัดการค่าใช้จ่ายทั้งหมดนี้เป็นปัญหาที่สามารถแก้ไขได้โดยการแยกบัตรองค์กรตามหมวดหมู่และจัดให้อยู่ในแดชบอร์ดเดียวกัน
การตรวจสอบการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์และการรายงาน
ความสามารถในการติดตามการชำระเงินขาเข้าและขาออกแบบเรียลไทม์ช่วยให้คุณสามารถพัฒนาแบบฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายที่ละเอียดมากขึ้นและตรวจจับการทำธุรกรรมที่นอกเหนือจากนโยบายได้เมื่อเกิดขึ้น
การอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน
หากไม่มีโปรแกรมที่จัดหมวดหมู่รายการธุรกรรมและเก็บใบเสร็จรับเงินดิจิทัลโดยอัตโนมัติ การจัดการกับการซื้อที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่หลากหลายจะเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะสำหรับทีมบัญชีขนาดเล็ก การติดตามค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติช่วยแก้ปัญหานี้และทำให้การบันทึกบัญชีของคุณถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
การควบคุมการใช้จ่ายและการบริหารนโยบาย
ไม่ว่าจะเป็นการใช้จ่ายที่นอกเหนือความคาดหมายของพนักงานหรือค่าบริการสมัครสมาชิกที่ไม่คาดคิด บางรายการที่ไม่ได้รับอนุญาตอาจหลุดรอดสายตาไปได้ ด้วยระบบติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่มีการควบคุมการใช้จ่ายอย่างเข้มงวด คุณสามารถกำหนดขอบเขตและมั่นใจได้ว่าปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะถูกแจ้งเตือนทันที
การจัดการใบแจ้งหนี้
ซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณสามารถสร้าง ส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้ได้ในที่เดียวที่คุณจัดการการดำเนินงานทางการเงินที่เหลืออยู่ การประมวลผลและการเก็บบันทึกใบแจ้งหนี้เป็นอีกหนึ่งงานที่ต้องเพิ่มเข้าไปในกองงานของคุณ – เว้นแต่คุณจะใช้งานแพลตฟอร์มอย่าง Slash ที่รวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน
การผสานรวมกับซอฟต์แวร์บัญชี
เมื่อพูดถึงการเชื่อมโยงทุกอย่างเข้าด้วยกัน การทำงานร่วมกับระบบบัญชีและตัวติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่สามารถซิงค์ข้อมูลกันได้ถือเป็นเรื่องที่ชาญฉลาด ไม่ว่าคุณจะใช้ Freshbooks, Expensify หรือระบบอื่นใดก็ตาม โซลูชันการติดตามค่าใช้จ่ายของคุณควรสามารถดึงข้อมูลชุดสมบูรณ์จากเครื่องมือบัญชีที่คุณใช้อยู่ในปัจจุบันได้
ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการค่าใช้จ่ายคืออะไร?
ธุรกิจขนาดเล็กที่ตัดสินใจใช้เครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจะพบว่ามันช่วยประหยัดเวลา ปรับปรุงการดำเนินงานทางการเงิน และลดภาระงานบัญชีโดยรวม การมองเห็นภาพรวมที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับกระแสเงินสดของธุรกิจของคุณจะช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลทางการเงินแบบเรียลไทม์และทำให้การรายงานภาษีเป็นไปอย่างราบรื่น
หากไม่มีการทำงานอัตโนมัติ นักบัญชีจะต้องติดตามค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง ซึ่งเป็นกระบวนการที่นำไปสู่ข้อผิดพลาดของมนุษย์และการสูญหายของใบเสร็จ การป้อนข้อมูลอัตโนมัติและการซิงค์ข้อมูลอย่างสมบูรณ์กับซอฟต์แวร์บัญชีช่วยลดข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้
อีกประโยชน์หนึ่งคือความปลอดภัยของข้อมูลที่เพิ่มขึ้น ระบบการจัดการค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่มีวิธีการเข้ารหัสและการควบคุมการเข้าถึงที่ปลอดภัยเพื่อเก็บข้อมูลทางการเงินที่สำคัญที่สุดของคุณให้ปลอดภัย ด้วยการอัปเดตแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับการใช้จ่ายผ่านบัตรองค์กร บัญชีธนาคารธุรกิจของคุณเองก็จะมีความปลอดภัยมากขึ้นในกรณีที่เกิดการใช้จ่ายโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือกรณีการขโมยบัตร
ฉันจะนำซอฟต์แวร์บริหารจัดการค่าใช้จ่ายมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร?
ซอฟต์แวร์ใหม่ของคุณไม่สามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหากขาดการนำของคุณและการทำงานร่วมกับพนักงานของคุณ การฝึกอบรมและการนำไปใช้ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากตัวติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณ นี่คือขั้นตอนที่คุณควรทำ:
- ประเมินกระบวนการทำงานและความต้องการที่มีอยู่ของธุรกิจขนาดเล็กของคุณ เพื่อกำหนดคุณสมบัติที่คุณควรมองหา
- เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดกับกระบวนการทำงานของทีมคุณ (รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแพลตฟอร์มเฉพาะจะตามมาในอีกสักครู่)
- เชิญผู้นำทางการเงินที่สำคัญและนักบัญชีเข้าร่วม เพื่อให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
- ฝึกอบรมทีมงานของคุณเกี่ยวกับวิธีการใช้แพลตฟอร์มและการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในนโยบายหรือแนวทางปฏิบัติของบัตรองค์กร
- กำหนด KPI ที่ชัดเจนและโปร่งใสให้สอดคล้องกับนโยบายการใช้จ่าย
- ซิงค์การเชื่อมต่อซอฟต์แวร์บัญชี
- ติดตามความคืบหน้าและรวบรวมข้อเสนอแนะจากนักบัญชีและพนักงานที่ใช้บัตรองค์กรบ่อยครั้ง
- ตรวจสอบและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอพร้อมทั้งติดตามการอัปเดตซอฟต์แวร์
ข่าวดีสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคือการนำระบบติดตามค่าใช้จ่ายมาใช้ตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นของวงจรชีวิตบริษัท จะช่วยให้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานเป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น การเตรียมความพร้อมสำหรับกระบวนการทางการเงินที่ซับซ้อนในอนาคตด้วยการนำซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้ในขณะที่ทีมงานของคุณมีความสัมพันธ์แน่นแฟ้นมากขึ้น ถือเป็นแนวทางที่ชาญฉลาด
เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคืออะไร?
มีเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยธุรกิจขนาดเล็กในการติดตามค่าใช้จ่ายและการบัญชี แต่ละเครื่องมือมีความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน นี่คือตัวเลือกยอดนิยมของเรา:
ทับ
Slash เป็นโซลูชันแบบครบวงจรบนแพลตฟอร์มเดียวที่รวมการชำระเงิน บัตรองค์กรที่ให้เงินคืนสูง การจัดการค่าใช้จ่าย และอื่นๆ อีกมากมาย การรายงานแบบเรียลไทม์และการอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติช่วยให้คุณติดตามกระแสเงินสดของธุรกิจได้อย่างใกล้ชิด ด้วยการผสานรวมกับซอฟต์แวร์บัญชี ข้อมูลทางการเงินทั้งหมดของคุณสามารถซิงค์ได้ด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียว
ทางลาด
Ramp เป็นตัวเลือกยอดนิยมในหมู่สตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยีที่กำลังมองหาวิธีอัตโนมัติการทำงาน เนื่องจากแพลตฟอร์มนี้เชี่ยวชาญในการจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ การควบคุมการอนุมัติ และบัตรองค์กร อย่างไรก็ตาม ผู้ที่กำลังมองหาบัตรที่ให้เงินคืนสูงสำหรับการซื้อในชีวิตประจำวันอาจผิดหวังกับข้อเสนอของพวกเขา
เซโร
Xero มีคุณสมบัติด้านการบัญชีที่สำคัญมากมาย เช่น เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้และรายงานแบบเรียลไทม์ แต่ธุรกิจขนาดเล็กอาจพบว่าตัวเองถูกจำกัดด้วยระดับราคาของมัน คุณสมบัติ "การเคลมค่าใช้จ่าย" ของ Xero ถูกจำกัดไว้ที่ระดับราคาที่แพงที่สุด "Established" ซึ่งเป็นอุปสรรคสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการจะเคลมค่าใช้จ่าย
Sap Concur Expense
Sap Concur มีพอร์ตโฟลิโอที่แข็งแกร่งในด้านการผสานระบบบัญชีและความสามารถในการสแกนใบเสร็จ แต่ก็มีชื่อเสียงในด้านอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ไม่ค่อยสะดวกในการใช้งาน อินเทอร์เฟซที่ไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้ไม่ใช่แค่เรื่องน่ารำคาญเท่านั้น แต่มันยังสามารถส่งผลต่อการยอมรับซอฟต์แวร์ของทีมคุณและนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการรายงานค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย Concur Expense ยังถูกพิจารณาว่าเหมาะสมกับองค์กรขนาดใหญ่มากกว่าธุรกิจขนาดเล็ก
Freshbooks
Freshbooks ยังมีบริการสแกนใบเสร็จรับเงินควบคู่ไปกับเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายที่แข็งแกร่ง และเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อาจมีการปรับแต่งที่เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กมากเกินไปในบางแง่มุม – ราคาของ Freshbooks จะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องเมื่อคุณเพิ่มจำนวนสมาชิกในทีม ดังนั้นคุณอาจไม่สามารถประหยัดเงินได้มากนักเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น
เอ็กซ์เพนซิไฟ
Expensify มาพร้อมกับจุดเด่นเฉพาะตัวมากมาย รวมถึงการเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์ม HR และแอปติดตามค่าใช้จ่ายบนมือถือ อย่างไรก็ตาม กระบวนการทำงานของคุณกับแพลตฟอร์ม Expensify อาจไม่ราบรื่นนัก เนื่องจากต้องใช้ระบบแยกสำหรับการจัดการบัตรและการชำระเงิน
Zoho Expense
คุณสมบัติการติดตามค่าใช้จ่ายของ Zoho Expense เป็นระบบคลาวด์ ซึ่งหมายความว่าสามารถใช้งานได้เท่าเทียมกันทั้งบนมือถือและเดสก์ท็อป นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติที่ไม่ธรรมดา เช่น เครื่องมือเบิกเงินสดล่วงหน้าและเครื่องมือการจัดการงบประมาณ อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับ Sap Concur ผู้ใช้หลายคนอธิบายว่า Zoho Expense ยากต่อการนำทางและไม่เป็นธรรมชาติ
อินทูอิต ควิกบุ๊คส์
Quickbooks เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ โดยมีความชัดเจนในการมองเห็นกระแสเงินสด การผสานรวมที่มีประโยชน์ การสแกนใบเสร็จรับเงิน และโซลูชันสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางภาษี อย่างไรก็ตาม มันมีราคาค่อนข้างสูง และผู้ใช้สามารถพบว่าตัวเองติดอยู่ในระบบแยกส่วนต่างๆ เมื่อพยายามทำงานข้ามบัตร การวิเคราะห์ และการชำระเงิน
ปัจจัยใดบ้างที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่าย?
การทบทวนเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมดนี้อาจทำให้รู้สึกท่วมท้นได้ โดยเฉพาะเมื่อต้องเปรียบเทียบกับกระบวนการทำงานของธุรกิจของคุณเอง มาดูคุณสมบัติหลักที่คุณควรคำนึงถึงกัน:
- ความเป็นมิตรต่อผู้ใช้
- ความสามารถในการทำงานอัตโนมัติ
- การผสานรวมระบบซอฟต์แวร์บัญชี
- ความเข้ากันได้ของบัตรองค์กร
- การเข้าถึงผ่านมือถือ
- ความสามารถในการขยายขนาด
- การกำหนดราคา
- ความปลอดภัยของข้อมูลที่แข็งแกร่ง
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
จัดการการใช้จ่ายด้วยแพลตฟอร์มธนาคารธุรกิจ Slash
ธุรกิจขนาดเล็กมักประสบปัญหาในการทำความเข้าใจข้อมูลการใช้จ่ายที่กระจัดกระจายจากบัตรต่างๆ ใบแจ้งหนี้ และบัญชีธนาคาร Slash เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการค่าใช้จ่ายให้เป็นระบบและติดตามการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ พร้อมทั้งปฏิบัติตามข้อกำหนดทางภาษี
เครื่องมือการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายของเราช่วยให้ทีมสามารถจัดระเบียบธุรกรรมโดยอัตโนมัติตามประเภท (เช่น การเดินทาง, อุปกรณ์สำนักงาน, ซอฟต์แวร์) ทำให้ง่ายต่อการติดตามว่าเงินถูกใช้ไปที่ไหนโดยไม่ต้องจัดเรียงด้วยตนเอง ซึ่งสามารถนำไปสู่การทำบัญชีที่สะอาดขึ้น, การรายงานภาษีที่รวดเร็วขึ้น, และข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับการปฏิบัติตามงบประมาณ ด้วยการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายตั้งแต่ต้นทาง แพลตฟอร์มของเราสนับสนุนการมองเห็นกระแสเงินสดแบบเรียลไทม์และทำให้การกระทบยอดกับระบบบัญชีง่ายขึ้น
บัตรชาร์จสำหรับองค์กรของ Slash เป็นส่วนหนึ่งของโซลูชันการจัดการค่าใช้จ่ายของเรา ระบบควบคุมการใช้จ่ายที่ละเอียดและข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ของแพลตฟอร์มของเราช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบการใช้จ่ายผ่านบัตรและแจ้งเตือนปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือการซื้อที่ไม่ได้รับอนุญาต ด้วยขีดจำกัดต่อผู้ค้าและข้อจำกัดการอนุมัติ คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่กำลังเข้าและออกจากบัญชีธนาคารธุรกิจของคุณ
มีอีกอย่างหนึ่ง? บัตรเหล่านี้มาพร้อมกับเงินคืนสูงสุดถึง 2% ปลดล็อกคุณค่าที่เหนือชั้นที่สุดในอุตสาหกรรมทุกครั้งที่คุณหรือทีมของคุณทำการซื้อที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
ด้วยแพลตฟอร์มธนาคารธุรกิจ Slash คุณไม่ต้องเสียเวลาคืนวันในการรวบรวมใบเสร็จและกรอกตัวเลขอีกต่อไป ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายของเราทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติ ช่วยให้คุณมีเวลาเพิ่มขึ้น ทุนเพิ่มขึ้น และลดความเครียดที่ไม่จำเป็นลงมากมาย
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
คำถามที่พบบ่อย
ซอฟต์แวร์บัญชีใดที่ดีที่สุดสำหรับการผสานรวมกับ Slash?
ตัวติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของ Slash สามารถทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มบัญชีหลายตัวได้ดี แต่สองตัวที่เราแนะนำบ่อยคือ Quickbooks และ Xero ด้วย Quickbooks คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลการทำธุรกรรมอย่างละเอียด ตั้งค่าการซิงค์ตามกำหนดเวลา กับ Quickbooks Online และใช้ Slash API เพื่อแชร์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ข้ามแพลตฟอร์มได้ ผู้ใช้ Xero สามารถรักษาบัญชีของตนให้ทันสมัยอยู่เสมอ พร้อมกับการจัดการเงินสดอัตโนมัติและการเพิ่มประสิทธิภาพเงินทุนหมุนเวียน
กฎของ IRS เกี่ยวกับใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่ายคืออะไร?
ตามกฎของกรมสรรพากร พนักงานต้องยื่นใบเสร็จสำหรับ:
1. ค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่เกิน $75 ซึ่งลักษณะของค่าใช้จ่ายไม่ชัดเจนบนใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์
2. ใบแจ้งหนี้ที่พักทั้งหมดที่บริษัทบัตรเครดิตไม่ได้จัดส่งรายการค่าใช้จ่ายแต่ละรายการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้แก่ผู้ประกอบการ
3. ค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่พนักงานชำระโดยไม่ได้ใช้บัตรเครดิตของธุรกิจ
การชำระเงินจำนวนมากไม่มีใบเสร็จรับเงิน เช่นในกรณีของการติดตามระยะทาง แต่การชำระเงินที่ควรมีใบเสร็จรับเงินควรบันทึกไว้
อะไรที่ควรรวมไว้ในรายงานค่าใช้จ่ายของคุณ?
รายงานค่าใช้จ่ายที่สมบูรณ์ควรประกอบด้วยวันที่ของการซื้อแต่ละรายการ หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย จำนวนเงิน ผู้ขาย วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ (เหตุผลที่การซื้อเป็นสิ่งจำเป็น) และใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง การจัดหมวดหมู่ที่ชัดเจนและการจัดเตรียมเอกสารช่วยเร่งการคืนเงินและทำให้การบันทึกบัญชีของคุณเป็นไปตามข้อกำหนดทางภาษี
