ซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายยอดนิยมสำหรับธุรกิจ

ซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่าย: เครื่องมือที่ดีที่สุดและทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่าสำหรับธุรกิจ

การติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ อาจไม่ดูเหมือนเรื่องใหญ่หากคุณเป็นบริษัทที่เพิ่งเริ่มต้นหรืออยู่ในช่วงแรก ๆ แต่เมื่อธุรกิจของคุณเริ่มเติบโตและกระบวนการดำเนินงานมีความซับซ้อนมากขึ้น จำนวนค่าใช้จ่ายและประวัติทางการเงินที่คุณต้องติดตามอาจกลายเป็นภาระที่ใหญ่เกินกว่าจะจัดการได้ด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จการเดินทาง ค่าสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์ ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย การเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงาน และอื่น ๆ อีกมากมาย ปริมาณงานที่ทีมของคุณต้องจัดระเบียบและดูแลอาจกลายเป็นเรื่องที่หนักหนาเกินรับไหว

นั่นคือเหตุผลที่ซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายกลายเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินธุรกิจสมัยใหม่ เครื่องมือที่เหมาะสมสามารถทำให้การป้อนข้อมูลเป็นอัตโนมัติ จัดหมวดหมู่ธุรกรรมโดยอัตโนมัติ และสร้างรายงานได้ในไม่กี่วินาที สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก นั่นหมายถึงการใช้เวลาน้อยลงกับงานเอกสารและมีเวลามากขึ้นในการเติบโต

อย่างไรก็ตาม การเลือกซอฟต์แวร์บริหารค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมนั้นไม่ง่ายเหมือนการเลื่อนดูรายการ "10 อันดับแรก" แพลตฟอร์มหลายแห่งอาจมีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ไม่สะดวกหรือต้องให้คุณจัดการหลายแอปสำหรับบัตรเครดิต การเบิกคืน และระบบบัญชี คุณต้องการผลลัพธ์ที่เข้ากับกระบวนการทำงานและความเป็นจริงของธุรกิจสมัยใหม่ และการรู้ว่าจะมองหาอะไรก่อนสมัครใช้งานสามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงความปวดหัวจากการเริ่มต้นใช้งานซอฟต์แวร์ที่ไม่เหมาะสมได้

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายคุณสมบัติหลักบางประการที่ควรพิจารณาในซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายที่ประสบความสำเร็จ เราจะเน้นย้ำถึงตัวเลือกยอดนิยมของเราด้วย สรุปสั้น ๆ คือ เราจะแสดงให้เห็นว่า Slash เป็นตัวเลือกอันดับต้น ๆ ในตลาดขณะนี้สำหรับการรวมบัตร การชำระเงินแบบเรียลไทม์ และการธนาคารเข้ากับซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายที่สร้างโดยผู้เชี่ยวชาญ1 แทนที่จะต้องเชื่อมต่อบริการหลายอย่างเข้าด้วยกัน Slash ช่วยให้คุณจัดการทุกอย่างได้ในที่เดียวผ่านการเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่คุณคุ้นเคย เช่น QuickBooks และการวิเคราะห์ทางการเงินที่ติดตั้งมาในตัว อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม:

ซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายคืออะไรและทำงานอย่างไร?

ซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายสามารถเกี่ยวข้องกับเครื่องมือต่าง ๆ ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณจัดการ บันทึก จัดหมวดหมู่ และรายงานค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น ด้วยเครื่องมืออัตโนมัติและซอฟต์แวร์ดิจิทัล กระบวนการนี้สามารถเหมือนกับการจ้างนักบัญชีดิจิทัลที่เชื่อมต่อโดยตรงกับบัตรองค์กรหรือบัญชีธนาคารของบริษัทคุณเพื่อติดตามและบันทึกค่าใช้จ่ายของคุณ เมื่อถึงฤดูภาษี เครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมสามารถช่วยประหยัดเวลา พลังงาน และเงินของคุณได้

นี่คือวิธีการติดตามค่าใช้จ่ายด้วย Slashh:

• พนักงานของคุณทำการซื้อโดยใช้บัตรเครดิตของบริษัทหรือบัญชีธนาคารที่เชื่อมต่อ
• ซอฟต์แวร์บันทึกธุรกรรมเหล่านั้น
• การผสานระบบบัญชีสามารถจับคู่รายการธุรกรรมกับใบเสร็จรับเงิน (โดยใช้คุณสมบัติเช่นการสแกนใบเสร็จหรือการอัปโหลดรูปภาพ) และจัดสรรให้อยู่ในหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ
• การซิงค์กับแพลตฟอร์มเช่น QuickBooks, Xero, หรือ NetSuite สำหรับการกระทบยอดแบบเรียลไทม์

ระบบที่ดีที่สุดทำสิ่งนี้ได้เกือบไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเองเลย พวกเขาดึงข้อมูลจากฟีดบัตรของคุณโดยอัตโนมัติ ระบุปัญหาที่อาจไม่สอดคล้องกับข้อกำหนด และสร้างรายงานที่พร้อมสำหรับการอนุมัติหรือการตรวจสอบ

Slash ทำให้เรื่องนี้ง่ายยิ่งขึ้นไปอีก ค่าใช้จ่ายจะถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติทันทีที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นรายการซื้อผ่านบัตรองค์กร การเดินทาง หรือค่าใช้จ่ายทางธุรกิจต่าง ๆ จะถูกซิงค์กับเครื่องมือบัญชีอย่าง QuickBooks และ Xero โดยอัตโนมัติ คุณจึงไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแอปติดตามหลายตัว แต่จะได้เห็นภาพรวมกระแสเงินสดของธุรกิจคุณในที่เดียว

คุณสมบัติหลักของซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่าย

เมื่อคุณกำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์มการติดตามค่าใช้จ่าย มีคุณสมบัติบางประการที่ทำให้เกิดความแตกต่างอย่างมากระหว่างการทำงานแบบแมนนวลกับระบบอัตโนมัติอย่างแท้จริง:

• การบันทึกค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ. ซอฟต์แวร์ติดตามที่สามารถบันทึกธุรกรรมโดยอัตโนมัติจากบัตรองค์กรและบัญชีธนาคาร พร้อมทั้งให้บริการสแกนใบเสร็จสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัวใด ๆ ที่เกิดขึ้น ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้ทุกธุรกรรมได้รับการบันทึกอย่างครบถ้วน
• การจัดหมวดหมู่อย่างชาญฉลาดเครื่องมือที่มีประโยชน์ใช้การเรียนรู้ของเครื่องหรือระบบอัตโนมัติตามกฎเพื่อจัดประเภทค่าใช้จ่ายให้ถูกต้อง เช่น การเดินทาง, อาหาร, การสมัครสมาชิก และอื่น ๆ โดยไม่ต้องให้พนักงานป้อนข้อมูล นอกจากนี้ กลุ่มบัตรยังสามารถช่วยคุณจัดหมวดหมู่ก่อนที่การใช้จ่ายจะเริ่มต้นขึ้น
• ฟังก์ชันการใช้งานบนมือถือ. แอปติดตามค่าใช้จ่ายเช่น QuickBooks สามารถให้พนักงานถ่ายรูปใบเสร็จ ส่งรายงานค่าใช้จ่าย และรับเงินคืนได้โดยตรงจากโทรศัพท์ของพวกเขา
• การผสานรวม ซอฟต์แวร์ของคุณสามารถทำได้มากกว่าความสามารถเดียว โดยเชื่อมต่ออย่างราบรื่นกับซอฟต์แวร์บัญชีและระบบ ERP ที่มีอยู่ของคุณ ซิงค์กับ QuickBooks, Xero หรือ NetSuite การผสานรวมนี้ช่วยให้ค่าใช้จ่ายปรากฏในงบกำไรขาดทุนและงบดุลโดยอัตโนมัติ ลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองและเพิ่มความแม่นยำ

คุณสมบัติที่มีคุณค่าอื่น ๆ ได้แก่:

• กระบวนการอนุมัติเพื่อความรวดเร็วในการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการกำกับดูแลการจัดการ
• รองรับหลายหน่วยงานสำหรับธุรกิจที่ดำเนินงานข้ามแผนกหรือบริษัทในเครือ
• เครื่องมือการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการบังคับใช้นโยบายที่แจ้งเตือนการใช้จ่ายที่ผิดปกติ
• การติดตามค่าใช้จ่ายเพื่อการมองเห็นกระแสเงินสดแบบเรียลไทม์
• เครื่องมือติดตามงบประมาณและการคาดการณ์

คุณสมบัติทั้งหมดนี้ช่วยลดภาระงานด้านการบริหารจัดการของทีมการเงิน; สำหรับหลายบริษัท สิ่งเหล่านี้คือความแตกต่างระหว่างการต้องดิ้นรนกับสเปรดชีตกับการดำเนินงานอย่างชัดเจน

ซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายที่ดีที่สุดของปี 2025

ขณะนี้มีเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายหลายประเภทในตลาด แต่ไม่ใช่ทุกเครื่องมือที่จะมอบการควบคุมที่ครบถ้วนซึ่งจำเป็นต่อการดูแลค่าใช้จ่ายอย่างโปร่งใส ด้านล่างนี้ เราได้รวบรวมตัวเลือกยอดนิยมสำหรับธุรกิจในปี 2025 ไว้ให้แล้ว:

ทับ

เครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ถูกสร้างขึ้นเพื่อจัดการธุรกรรม ไม่ใช่ระบบที่อยู่เบื้องหลัง Slash ได้ปรับเปลี่ยนโมเดลนั้นใหม่โดยผสานรวมการจัดการค่าใช้จ่าย บัตรองค์กร การชำระเงินแบบเรียลไทม์ และการเชื่อมต่อกับระบบบัญชีไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่เชื่อมโยงกัน

คุณสามารถออกบัตร, อนุมัติการใช้จ่าย, และติดตามค่าใช้จ่ายได้โดยอัตโนมัติ ทุกธุรกรรมจะถูกซิงค์เข้าสู่ระบบบัญชีของคุณโดยตรง Slash ช่วยลดความจำเป็นในการใช้แอปหลายตัวด้วยการรวมทุกอย่างไว้ในโซลูชันการจัดการเดียวบนแดชบอร์ดที่ใช้งานง่าย

นั่นหมายถึงการผสานระบบที่ต้องดูแลน้อยลง งานที่ต้องทำด้วยตนเองน้อยลง และมองเห็นภาพรวมการใช้จ่ายของธุรกิจได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

เอ็กซ์เพนซิไฟ

Expensify เป็นชื่อที่มีชื่อเสียงในด้านการติดตามค่าใช้จ่าย โดยมีเครื่องมือที่แข็งแกร่งสำหรับการรายงานค่าใช้จ่าย การสแกนใบเสร็จ และการจัดการการเบิกจ่ายคืน ใช้งานง่าย สอดคล้องกับผู้ใช้ และผสานการทำงานกับระบบบัญชีหลัก เช่น QuickBooks, Xero และ NetSuite

อย่างไรก็ตาม แม้ว่า Expensify จะทำงานได้ดีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและบุคคลทั่วไป แต่สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ อาจพบว่ามีความจำกัดเมื่อต้องจัดการบัตรองค์กรหรืองบประมาณหลายหน่วยงาน แพลตฟอร์มนี้ยังคงต้องใช้ระบบแยกต่างหากสำหรับการจัดการบัตรและการชำระเงิน ซึ่งอาจเพิ่มขั้นตอนในกระบวนการทำงานของคุณ

FreshBooks

เป็นที่รู้จักในฐานะแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์บัญชีเป็นอันดับแรก FreshBooks ยังมีคุณสมบัติการติดตามค่าใช้จ่ายในตัวที่ดึงดูดใจฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็ก เครื่องมือสแกนใบเสร็จและการจัดการใบแจ้งหนี้ของมันใช้งานง่าย และยังสามารถเชื่อมต่อกับบัตรเครดิตและบัญชีธนาคารได้อย่างราบรื่นเพื่อการนำเข้าข้อมูลอัตโนมัติ

ข้อเสีย? เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็กที่สุด. ธุรกิจที่มีหลายแผนกหรือปริมาณค่าใช้จ่ายสูงอาจต้องการซอฟต์แวร์การจัดการที่แข็งแกร่งขึ้นเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการอนุมัติหลายระดับ.

ทางลาด

Ramp ผสานบัตรองค์กรเข้ากับการติดตามค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ แพลตฟอร์มนี้มุ่งเน้นการอัตโนมัติ มอบความสามารถในการมองเห็นการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ให้กับทีมการเงินในหลากหลายหมวดหมู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งได้รับความนิยมในหมู่สตาร์ทอัพและบริษัทเทคโนโลยีที่ให้ความสำคัญกับเครื่องมือทางการเงินที่เน้นการอัตโนมัติเป็นอันดับแรก

คุณสมบัติของ Ramp รวมถึงการจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ การควบคุมการอนุมัติ และการเชื่อมต่อกับระบบบัญชี อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้บางรายอาจพบว่าตัวเลือกการให้รางวัลมีจำกัดเมื่อเทียบกับตัวเลือกเงินคืนที่สูงกว่า

การใช้จ่ายที่ส่งผลกระทบเป็นวงกว้าง

ออกแบบมาสำหรับบริษัทที่ใช้ Rippling สำหรับการจ่ายเงินเดือนและการจัดการพนักงานอยู่แล้ว Rippling Spend ผสานการติดตามค่าใช้จ่ายเข้ากับกระบวนการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลและโปรแกรมบัตร

นี่เป็นตัวเลือกที่สะดวกหากบริษัทของคุณใช้ Rippling อยู่แล้ว แต่ไม่เหมาะนักหากใช้เป็นเครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจแบบเดี่ยว

เพย์ฮอว์ก

Payhawk เป็นตัวเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับธุรกิจขนาดกลางและองค์กรที่ต้องการความสามารถระดับโลก รองรับหลายสกุลเงิน บัตรเครดิตองค์กร และการรายงานค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ พร้อมการผสานการทำงานอย่างลึกซึ้งกับ SAP Concur และ NetSuite

Payhawk มุ่งเน้นที่องค์กรขนาดใหญ่และธุรกิจขนาดใหญ่ ซึ่งหมายความว่าฟีเจอร์ที่ครอบคลุมและราคาบางประการอาจไม่เหมาะสมกับธุรกิจขนาดเล็กและสตาร์ทอัพ

ซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายฟรี vs. เสียค่าใช้จ่าย: สิ่งที่ควรพิจารณา

เช่นเดียวกับสิ่งอื่น ๆ เครื่องมือฟรีอาจดูน่าสนใจอย่างยิ่ง แต่ไม่ครอบคลุมฟังก์ชันทั้งหมดที่คุณต้องการได้ ฟรีมักเหมาะสำหรับธุรกิจเริ่มต้นหรือธุรกิจขนาดเล็ก แต่มีคุณสมบัติที่จำกัด ซึ่งอาจทำให้คุณต้องทำงานด้วยตนเองมากขึ้นในท้ายที่สุด

ซอฟต์แวร์แบบเสียค่าใช้จ่าย ในทางกลับกัน สามารถให้คุณเข้าถึงซอฟต์แวร์ที่มีความซับซ้อนมากขึ้น รวมถึงระบบอัตโนมัติ การผสานการทำงานที่ดีขึ้น การปฏิบัติตามนโยบาย และข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ช่วยให้คุณจัดการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพล่วงหน้า แม้ว่าจะมีค่าใช้จ่ายล่วงหน้า แต่เวลาและความแม่นยำที่คุณได้รับอาจคุ้มค่ากว่า

บริการหลายแห่ง เช่น Slash มีทั้งเวอร์ชันฟรีและเวอร์ชันเสียค่าใช้จ่ายพร้อมรายละเอียดที่ชัดเจนสำหรับแต่ละบริการ อย่างไรก็ตาม อาจไม่เป็นเช่นนั้นเสมอไป บางแพลตฟอร์มอาจมีค่าใช้จ่ายแอบแฝง เช่น ค่าธรรมเนียมสำหรับข้อผิดพลาด การซิงค์ข้อมูล หรือการดึงข้อมูล พิจารณาตัวเลือกอย่าง Slash สำหรับโซลูชันระยะยาวที่มีราคาชัดเจนล่วงหน้าและสามารถขยายขนาดได้ด้วยระบบอัตโนมัติและฟีเจอร์ขั้นสูง หรือเริ่มต้นด้วยแผนฟรีที่ยังคงให้ชุดเครื่องมือที่แข็งแกร่งสำหรับการจัดการค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีเลือกซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

การค้นหาซอฟต์แวร์ติดตามที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับการดำเนินงานของบริษัทคุณและระดับการควบคุมที่คุณต้องการ นี่คือวิธีปฏิบัติที่เป็นประโยชน์ในการจำกัดตัวเลือก:

• กำหนดขนาดและขอบเขตของคุณ ผู้ประกอบการรายบุคคลไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือระดับองค์กรอย่าง SAP Concur ในขณะที่สตาร์ทอัพที่เติบโตอย่างรวดเร็วอาจเติบโตเกินกว่าแอปติดตามค่าใช้จ่ายพื้นฐานภายในระยะเวลาอันสั้น
• ระบุคุณสมบัติที่จำเป็น. ตรวจสอบว่าหมายถึงการสแกนใบเสร็จ, การเข้าถึงผ่านมือถือ, การรายงานค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ, บัตร, หรือคุณสมบัติอื่น ๆ. หากธุรกิจของคุณพึ่งพาการเดินทาง, ให้ค้นหาโมดูลการเดินทางและค่าใช้จ่ายที่แข็งแกร่ง.
• ตรวจสอบการเชื่อมต่อ. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือสามารถทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์บัญชีหรือระบบ ERP ที่คุณมีอยู่แล้ว เช่น QuickBooks, Xero, หรือ NetSuite.
• ประเมินประสบการณ์ของผู้ใช้ พนักงานของคุณจะเป็นผู้ใช้หลัก ดังนั้นความสะดวกในการใช้งานจึงมีความสำคัญ ระบบที่ดีที่สุดจะทำให้การรายงานค่าใช้จ่ายเป็นเรื่องที่เข้าใจง่ายและถูกออกแบบมาโดยคำนึงถึงผู้ใช้จริง
• พิจารณาผลตอบแทนจากการลงทุนและความสามารถในการขยายตัว เครื่องมือฟรีอาจใช้งานได้ในตอนนี้ แต่โซลูชันการจัดการที่สามารถขยายตัวได้เช่น Slash จะเติบโตไปพร้อมกับบริษัทของคุณ การมีระบบธนาคารและการ์ดองค์กรในตัว หมายความว่าคุณสามารถประหยัดเวลาจากการเชื่อมต่อหลายระบบเข้าด้วยกันในภายหลัง

Slash ตอบโจทย์ทุกข้อ: เป็นแพลตฟอร์มเดียวที่รวมการชำระเงิน ค่าใช้จ่าย และการรายงานเข้าไว้ด้วยกันโดยอัตโนมัติ

เรียนรู้เพิ่มเติมว่า Slash สามารถช่วยธุรกิจของคุณในการติดตามและจัดการค่าใช้จ่าย ปิดบัญชี และอื่นๆ ได้อย่างไรที่ slash.com.

คำถามที่พบบ่อย

ทำไมเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรติดตามค่าใช้จ่ายของตน?

การติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจช่วยให้เจ้าของกิจการเข้าใจกระแสเงินสด, ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางภาษี, และตัดสินใจทางการเงินได้ดีขึ้น. ด้วยซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายอัตโนมัติเช่น Slash expense tracking คุณสามารถเก็บบันทึกข้อมูลได้ถูกต้องโดยไม่ต้องเสียเวลาในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง.

แนวโน้มของซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายคืออะไร?

ระบบอัตโนมัติเป็นแนวโน้มปัจจุบันในการติดตามค่าใช้จ่าย ธุรกิจต่างๆ กำลังเลิกการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและหันไปใช้ระบบที่ผสานรวมการธนาคาร การชำระเงินด้วยบัตร และการบัญชี เครื่องมืออย่าง Slash นำการเปลี่ยนแปลงนี้โดยการรวมการชำระเงินแบบเรียลไทม์ การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย และการวิเคราะห์ข้อมูลไว้ในแพลตฟอร์มการจัดการเดียว