สิ่งที่ควรทำเมื่อพนักงานใช้บัตรเครดิตของบริษัทเพื่อการใช้ส่วนตัว
หนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่สุดของบัตรเครดิตองค์กรก็คือหนึ่งในความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดเช่นกัน: ความสามารถของพนักงานในการใช้จ่ายเงินจากบัญชีของนายจ้าง
มีเหตุผลทั่วไปหลายประการที่พนักงานของคุณอาจใช้บัตรเครดิตของบริษัทโดยอิสระ เช่น การรับประทานอาหารและการเดินทางเพื่อธุรกิจ รวมถึงการจัดหาวัสดุสำหรับการผลิตหรือการขนส่ง อย่างไรก็ตาม ปัญหาจะเกิดขึ้นเมื่อสมาชิกในทีมของคุณใช้บัตรเครดิตของบริษัทสำหรับการซื้อส่วนตัว ซึ่งอาจจัดว่าเป็นความฉ้อโกง การขโมย หรือการยักยอกทรัพย์สิน ซึ่งอาจส่งผลทางกฎหมายตามมา
อย่างไรก็ตาม ความผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้เสมอ และมีความเป็นไปได้เสมอที่พนักงานอาจหยิบบัตรผิดในกรณีที่มีการสับสนเพียงครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น หากนามบัตรของบริษัทมีสีเดียวกับนามบัตรส่วนตัวของพนักงาน ก็ถือว่าเป็นข้อแก้ตัวที่พอรับได้ อย่างไรก็ตาม หากเกิดเหตุการณ์ซ้ำหลายครั้งและมีค่าใช้จ่ายสูง ก็ถือเป็นสัญญาณที่ชัดเจนว่าอาจมีการใช้งานในทางที่ผิดโดยเจตนา ซึ่งไม่เพียงแต่จะส่งผลให้พนักงานที่กระทำผิดต้องได้รับโทษอย่างรุนแรงเท่านั้น แต่ยังอาจทำให้องค์กรสูญเสียเงินจำนวนหลายพันดอลลาร์หากไม่ถูกตรวจพบในทันที
บริษัทที่ใช้ประโยชน์จากบัตร Slash Visa® Platinum สำหรับองค์กรสามารถมั่นใจในความปลอดภัยของบัญชีของตนได้มากขึ้นด้วยการควบคุมที่ละเอียดซึ่งช่วยให้ตรวจสอบธุรกรรมได้ง่ายขึ้นและบล็อกการเรียกเก็บเงินที่ไม่ได้รับอนุญาตก่อนที่มันจะเกิดขึ้น¹ ในคู่มือนี้ เราจะสำรวจสิ่งที่ควรทำเมื่อพนักงานใช้บัตรเครดิตของบริษัทเพื่อการใช้จ่ายส่วนตัว ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้นอีกในอนาคต
การเข้าใจความเสี่ยงของการใช้บัตรเครดิตของบริษัท
มีกฎหมายที่ระบุไว้อย่างชัดเจนเกี่ยวกับการใช้บัตรเครดิตของบริษัทโดยเจตนาในทางที่ผิด ตามคำนิยาม บัตรเครดิตของบริษัทมีไว้เพื่อจัดซื้อสินค้าและบริการที่เกี่ยวข้องกับบริษัทเท่านั้น ดังนั้นข้อยกเว้นใดๆ ที่ดูเหมือนเป็นการใช้ส่วนตัวอาจเป็นการละเมิดกฎหมายดังกล่าว
กรณีเหล่านี้มักอยู่ภายใต้การคุ้มครองของกฎหมายเกี่ยวกับการยักยอกทรัพย์ ซึ่งกฎหมายของสหรัฐอเมริกาให้คำนิยามว่าเป็นการนำทรัพย์สินส่วนตัวไปโดยทุจริตโดยบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลทรัพย์สินนั้น หากคุณมอบความไว้วางใจให้พนักงานดูแล "ทรัพย์สินส่วนบุคคล" ของบัตรเครดิตธุรกิจและบัญชีนายจ้างของคุณ และพวกเขาใช้เงินเพื่อเหตุผลส่วนตัวแทนที่จะเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ โดยทั่วไปแล้วจะถือเป็นการฉ้อโกงบัตรเครดิต หากคุณไม่ได้มอบความไว้วางใจให้พนักงานคนนั้นถือบัตรบริษัทจริง ๆ (เช่น พวกเขาแอบขโมยบัตรจากเพื่อนร่วมงาน) นั่นอาจถือเป็นข้อยกเว้นที่เข้าข่ายการขโมยตามคำนิยาม
หากสิ่งนี้เกิดขึ้นจริง จะมีผลกระทบที่มากกว่าความไว้วางใจที่สูญเสียไปและสัญญาที่ถูกยกเลิก หากบริษัทของคุณมีความประสงค์ที่จะเรียกคืนเงินทุนดังกล่าว คุณอาจจำเป็นต้องดำเนินการทางกฎหมายกับพนักงานผู้นั้น การกระทำผิดซ้ำ ๆ ยังสามารถทำลายคะแนนเครดิตของธุรกิจคุณได้ โดยเฉพาะหากการใช้จ่ายอย่างไม่ระมัดระวังของพนักงานทำให้เครดิตของคุณเกินวงเงินที่สามารถใช้ได้
การใช้บัตรเครดิตองค์กรในทางที่ผิดยังมีโอกาสที่จะนำไปสู่การตรวจสอบบัญชี เนื่องจากกรมสรรพากรสามารถตรวจพบกิจกรรมที่น่าสงสัยภายในบัญชีของคุณได้ การจัดประเภทค่าใช้จ่ายที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลกระทบต่อการหักลดหย่อนภาษีทางธุรกิจที่ถูกต้องและก่อให้เกิดปัญหาตามมา
เมื่อเกิดการใช้งานผิดวัตถุประสงค์: โดยอุบัติเหตุ vs โดยเจตนา
ก่อนที่จะดำเนินการใด ๆ โดยตรง นายจ้างควรพิจารณาว่าการใช้บัตรเครดิตทางธุรกิจอย่างไม่ถูกต้องนั้นเกิดขึ้นโดยบังเอิญหรือโดยเจตนา
หากพนักงานแจ้งให้ผู้อื่นทราบอย่างรวดเร็วว่าตนใช้บัตรผิดในการซื้อสินค้า และแสดงใบเสร็จรับเงินให้ดูด้วย ก็มีความเป็นไปได้สูงว่าเป็นการผิดพลาดโดยสุจริต หากคุณพบรายการค่าใช้จ่ายบัตรเครดิตของบริษัทที่ไม่สำคัญในระหว่างการตรวจสอบบัญชี เช่น การชำระเงินสำหรับขวดน้ำที่ปั๊มน้ำมันในคืนวันอาทิตย์ คุณสามารถสอบถามบุคคลนั้นเพื่อยืนยันว่าเป็นความผิดพลาดโดยไม่ได้ตั้งใจ
เมื่อสิ้นสุดวัน การตอบสนองต่อการใช้งานบัตรผิดพลาดโดยไม่ได้ตั้งใจนั้นขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณ การประชุมสั้นๆ และการคืนเงินก็เพียงพอที่จะกระตุ้นให้พนักงานส่วนใหญ่ระมัดระวังมากขึ้นเมื่อพกบัตรเครดิตธุรกิจติดตัว
อย่างไรก็ตาม การใช้โดยเจตนาหรือโดยประสงค์ร้าย มักจะดูแตกต่างออกไปโดยสิ้นเชิง อาจเป็นการเรียกเก็บเงินซ้ำๆ สำหรับสินค้าหรือบริการหลากหลายประเภท หรืออาจเป็นรายการซื้อครั้งใหญ่ที่พนักงานที่ไม่น่าไว้วางใจนำไปใช้กับบัญชีของบริษัท แม้ว่าจะเป็นเพียงความผิดพลาดเพียงครั้งเดียว คุณก็สามารถใช้วิจารณญาณในการพิจารณาเจตนาได้ – ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจ "เผลอ" เชื่อมต่อบัตรเครดิตของบริษัทเข้ากับบริการสตรีมมิ่งที่บ้านโดยไม่ได้ตั้งใจ แต่เราทราบดีว่าการกรอกข้อมูลบัตรเครดิตในทีวีนั้นยุ่งยากเพียงใด การชำระเงินนั้นจึงไม่ใช่ความผิดพลาดโดยบังเอิญ
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
การกำหนดความรับผิดชอบสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้รับอนุญาต
เมื่อพนักงานของคุณใช้บัตรเครดิตธุรกิจในการซื้อสินค้าจำนวนมากโดยไม่ได้รับอนุญาต ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการชำระเงินนั้น? ก็คือ... บริษัทของคุณนั่นเอง ธุรกิจจะต้องรับผิดชอบต่อค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในบัญชีธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการทำธุรกรรมที่ถูกต้องหรือเป็นการขโมยก็ตาม
อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถเรียกคืนเงินที่สูญหายจากพนักงานของคุณได้ ในบางบริบท มีช่องทางทางกฎหมายที่คุณสามารถดำเนินการได้ซึ่งกำหนดให้พนักงานต้องชดใช้คืน
การดำเนินการเมื่อมีการใช้บัตรเครดิตบริษัทเพื่อประโยชน์ส่วนตัว
นี่คือขั้นตอนที่คุณควรดำเนินการเมื่อพบรายการค่าใช้จ่ายในบัตรองค์กรที่ไม่ได้รับอนุญาต:
- ยืนยันการใช้งานผิดวัตถุประสงค์: ผ่านการประเมินข้อกล่าวหาและการหารือกับพนักงาน ให้พิจารณาว่าเป็นการกระทำผิดพลาดครั้งเดียวหรือเป็นการตัดสินใจโดยเจตนา
- บันทึกทุกรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง: เวลา สถานที่ และใบเสร็จรับเงินของการทำธุรกรรมทั้งหมดเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องบันทึกไว้เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนของสิ่งที่เกิดขึ้นและควรดำเนินการอย่างไร นอกจากนี้ยังช่วยให้การเงินที่เกี่ยวกับรายงานค่าใช้จ่ายมีความชัดเจนมากขึ้น
- กำหนดขั้นตอนต่อไปที่เหมาะสม: หากเป็นการกระทำโดยไม่ได้ตั้งใจ ขั้นตอนต่อไปอาจรวมถึงการประชุมและการชดใช้เงินคืนอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม หากเป็นการกระทำโดยเจตนา คุณอาจเลือกมาตรการทางวินัยที่เข้มงวด การเลิกจ้าง หรือแม้กระทั่งการดำเนินคดีทางกฎหมาย หากธุรกรรมดังกล่าวมีมูลค่าสูงและพนักงานปฏิเสธที่จะชดใช้เงินคืน
- ทบทวนและชี้แจงนโยบายค่าใช้จ่าย: หวังว่าองค์กรของคุณได้พัฒนาแนวทางปฏิบัติด้านค่าใช้จ่ายอย่างละเอียดแล้ว ซึ่งระบุขอบเขตของบัตรเครดิตธุรกิจและแนวทางปฏิบัติที่ควรดำเนินการหากมีการละเมิดกฎ หากมีนโยบายเหล่านี้อยู่แล้ว ให้ทบทวนกับทีมของคุณ แต่หากยังไม่มีอยู่ในเอกสารอย่างเป็นทางการ คุณควรดำเนินการจัดทำขึ้นโดยทันที
- เสริมสร้างการกำกับดูแลด้วยเครื่องมืออัตโนมัติที่เหมาะสม: บัตรบริษัทบางประเภทมาพร้อมกับซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้สามารถควบคุมได้อย่างสมบูรณ์, มองเห็นภาพรวม, และได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้จ่ายของพนักงานและรายงานค่าใช้จ่าย. ที่ Slash, เราทราบดีเกี่ยวกับบัตรประเภทนี้.
วิธีป้องกันการนำบัตรเครดิตของบริษัทไปใช้ในทางที่ผิด
นี่คือวิธีลดความเสี่ยงของการใช้บัตรเครดิตธุรกิจในทางที่ผิดก่อนที่การฉ้อโกง การโจรกรรม หรือการยักยอกจะเกิดขึ้น:
- เลือกบัตรเครดิตสำหรับองค์กรที่มาพร้อมระบบควบคุมบัตรที่สามารถบล็อกการซื้อที่ไม่ได้รับอนุญาตได้ก่อนที่การซื้อจะเกิดขึ้น
- ทบทวนนโยบายค่าใช้จ่ายเพื่อให้แน่ใจว่าครอบคลุมแนวทาง, กฎระเบียบ และผลกระทบที่ตามมาอย่างครบถ้วน
- ใช้ประโยชน์จากบัตรเสมือนที่จำกัดค่าใช้จ่ายและให้ความโปร่งใสอย่างเต็มที่ในการใช้จ่าย
- ใช้ระบบการจัดการค่าใช้จ่ายที่รองรับกระบวนการอนุมัติและสามารถจำกัดการซื้อให้อยู่ในหมวดหมู่ที่ได้รับการอนุมัติเท่านั้น
ควบคุมการใช้จ่ายของบริษัทด้วย Slash
นโยบายที่ชัดเจน การตรวจสอบเชิงรุก และเครื่องมือที่ทรงพลังช่วยให้ธุรกิจป้องกันการนำบัตรเครดิตของบริษัทไปใช้ในทางที่ผิดก่อนที่ปัญหาจะเกิดขึ้น และสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพหากเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้น การพัฒนานโยบายของบริษัทอาจขึ้นอยู่กับคุณ แต่คุณสามารถมอบหมายส่วนที่เหลือให้กับแพลตฟอร์มธนาคาร Slash ได้
เราเสนอบัตร Slash Visa® Platinum สำหรับองค์กร ซึ่งให้การเข้าถึงแดชบอร์ดทางการเงินที่ช่วยให้กำหนดวงเงินการใช้จ่าย การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ การจำกัดร้านค้า และระดับการอนุญาตที่ปรับแต่งได้อื่นๆ เพื่อช่วยบรรเทาความกังวลเกี่ยวกับการใช้งานที่ไม่เหมาะสมของพนักงาน
บัตรองค์กร Slash เป็นมิตรกับผู้ก่อตั้งและเข้าถึงได้ง่าย โดยต้องการเพียง EIN เท่านั้น - ไม่ต้องใช้ SSN, การค้ำประกันส่วนตัว หรือการตรวจสอบเครดิต ปลอดภัยและได้รับการสนับสนุนตลอด 24/7 นอกจากนี้ยังได้รับเงินคืนสูงสุดถึง 2% สนับสนุนการสร้างเครดิตธุรกิจ และให้บริการโอนเงิน ACH ฟรี - คุณสมบัติเหล่านี้อาจทำให้พนักงานของคุณกระตือรือร้นที่จะใช้บัตรอย่างถูกต้องมากขึ้น
นอกเหนือจากบัตรบริษัทแล้ว แพลตฟอร์มธนาคาร Slash ยังให้บริการบัญชี USD ระดับโลกสำหรับนิติบุคคลที่ไม่ใช่สหรัฐอเมริกา รองรับสกุลเงินดิจิทัลโดยตรง การโอนเงินภายในประเทศไม่จำกัดจำนวนครั้งฟรี และการเชื่อมต่อกับโซลูชันบัญชีเช่น Quickbooks และ Xero³ ,⁴
ปกป้องการเงินของบริษัทคุณและปรับปรุงการจัดการค่าใช้จ่ายให้มีประสิทธิภาพด้วยชุดโซลูชันทางการเงินของเรา ด้วยการควบคุมการใช้จ่ายที่ซับซ้อนและการมองเห็นที่เพิ่มขึ้น การซื้อที่ไม่ได้รับอนุญาตและการฉ้อโกงบัตรเครดิตสามารถป้องกันได้ก่อนที่มันจะเกิดขึ้น
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
คำถามที่พบบ่อย
บัตรเครดิตธุรกิจเสมือนจริงและบัตรเครดิตธุรกิจทางกายภาพปลอดภัยกว่าบัตรเครดิตแบบดั้งเดิมหรือไม่?
ในกรณีส่วนใหญ่ ใช่ การ "ปลอดภัย" ของบัตรเครดิตบริษัทใด ๆ ถูกกำหนดโดยความสามารถในการมองเห็นและการควบคุมการใช้จ่าย แม้ว่าทั้งสองสามารถถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดได้ แต่บัตรธุรกิจเสมือนและบัตรจริงทั่วไป (โดยเฉพาะบัตร Slash Visa® Platinum สำหรับองค์กร) มีตัวเลือกการควบคุมมากกว่า ดังนั้นจึงน่าจะเป็นการตัดสินใจที่ชาญฉลาดกว่าบัตรแบบดั้งเดิม
ความแตกต่างระหว่างบัตรเครดิตแบบชาร์จกับบัตรเครดิตธุรกิจคืออะไร?
ทั้งสองประเภทของบัตรนี้มักใช้สำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ แต่มีความแตกต่างที่สำคัญ: บัตรเครดิตธุรกิจให้วงเงินหมุนเวียนที่สะสมดอกเบี้ยเมื่อเวลาผ่านไป ในขณะที่บัตรชาร์จต้องการให้คุณชำระเงินเต็มจำนวนทุกสิ้นเดือน เมื่อต้องเลือกระหว่างสองประเภทนี้ ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับวิธีที่องค์กรต้องการจัดการการเงินและค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่พบบ่อยที่สุด
การใช้บัตรเครดิตแทนบัตรเติมเงินช่วยลดความเสี่ยงทางการเงินสำหรับธุรกิจหรือไม่?
บัตรเติมเงินจะหักเงินโดยตรงจากเงินทุนของบริษัทที่ได้เติมไว้ล่วงหน้าบนบัตร ในขณะที่บัตรชาร์จจะขยายวงเงินสินเชื่อระยะสั้นที่ต้องชำระคืนเต็มจำนวนในแต่ละรอบบิล เมื่อพูดถึงความเสี่ยงทางการเงินสำหรับธุรกิจ มันอาจขึ้นอยู่กับจำนวนเงินที่นายจ้างไว้วางใจให้พนักงานใช้บนบัตรเติมเงิน
อ่านเพิ่มเติมจากเรา
