스마트 인보이스 관리로 비즈니스 재무를 간소화하세요

사업 초기에는 수동으로 송장을 관리해도 괜찮습니다. 공급업체로부터 몇 장의 송장을 받고, 고객에게 몇 장을 발송하며, 별다른 어려움 없이 결제 내역을 추적할 수 있습니다. 하지만 사업 규모가 커지면 동일한 프로세스도 관리하기 어려워지기 시작합니다.

청구서 관리 시스템 도입은 긍정적인 이정표입니다. 이는 고객 기반이 확대되고 비즈니스 관계가 더욱 활발해져 운영 속도를 따라잡을 수 있는 도구가 필요해졌음을 의미합니다. 그러나 적합한 관리 소프트웨어를 선택하려면 사전에 고려할 점이 있습니다: 청구서 처리 과정에서 지연이 발생하는 부분을 파악하고, 새로운 도구가 기존 재무 시스템과 얼마나 원활하게 연동될 수 있는지 확인해야 합니다.

이 가이드에서는 청구서 관리의 작동 방식, 기업이 직면할 수 있는 일반적인 과제, 그리고 청구서 처리 솔루션 선택 시 고려해야 할 사항을 논의하겠습니다. 또한 Slash의 광범위한 재무 관리 플랫폼과 통합되는 Slash 인보이스 대시보드를 소개합니다. Slash를 사용하면 전문적인 인보이스를 생성하고, 한 곳에서 결제 상태를 추적하며, 은행 송금부터 암호화폐⁴에 이르기까지 다양한 결제 수단을 수용할 수 있습니다. Slash가 귀사의 인보이스 관리 방식을 어떻게 최적화할 수 있는지 알아보려면 계속 읽어보세요.

인보이스 관리란 무엇인가요?

청구서 관리는 기업이 청구서를 생성부터 결제, 기록 보존에 이르기까지 처리하는 방식을 의미합니다. 이 관리 프로세스에는 청구서 생성, 공급업체 청구서 수령, 승인 절차를 위한 청구서 전달, 청구서 관련 결제 처리, 감사 및 보고 목적의 문서 보관 등이 포함될 수 있습니다.

청구서 관리는 기업의 매입채무(AP) 및 매출채권(AR) 관리와 밀접하게 연결됩니다. 수령한 청구서를 체계적으로 기록해 두면 기업 외부로 유출되는 자금 흐름을 추적하는 데 도움이 됩니다. 전문적인 청구서를 작성하고 효과적으로 관리하면 결제 수금 기간 단축, 가격 분쟁 감소, 향후 대조 작업 간소화에 기여할 수 있습니다.

현재 다양한 전자 청구서 솔루션이 존재하여 구매부서(AP)와 매출부서(AR)의 서로 다른 업무 흐름을 지원합니다. 일부 비즈니스 파트너는 여전히 종이 청구서와 물리적 파일링 시스템에 의존할 수 있으며, 이때 OCR 기술이 청구서를 읽고 데이터를 중앙 집중식 관리 시스템으로 추출하는 역할을 합니다. 다른 청구서는 PDF로 도착하여 업로드되어 효율적인 기록, 수령 추적 및 구매 주문 매칭이 가능합니다. 보다 전문적인 경우에는 청구 도구들이 전용 공급업체 청구서 관리 시스템이나 구매대금 지급 자동화 플랫폼에 내장되어 특정 프로세스와 운영 요구사항에 맞게 조정됩니다.

효과적인 청구서 관리가 비즈니스에 중요한 이유

청구서 관리는 단순히 청구서를 발송하고 결제하는 방식 이상의 영향을 미칩니다. 이는 기업이 수입과 지출을 얼마나 명확하게 추적하는지와 일상적인 재무 업무가 얼마나 효율적으로 처리되는지에 중요한 역할을 합니다:

간소화된 매입채무 및 매출채권 운영

매입채무는 기업이 상품이나 서비스에 대해 지불해야 할 금액을 의미하는 반면, 매출채권은 고객이 기업에 지불해야 할 금액을 나타냅니다. 청구서는 가격, 세금, 할인, 결제 조건 등을 양측에 전달함으로써 양쪽 모두를 지원합니다.

간소화된 조정 절차

청구서는 특히 대조 작업 시 내부 회계 워크플로우의 핵심 참조 자료 역할을 합니다. 대조 작업은 시스템 간 거래 기록을 비교하여 정확성을 확인하는 과정입니다. 청구서와 결제 데이터를 수동 입력 대신 자동화로 수집할 경우, 이 프로세스를 간소화하기가 훨씬 쉬워지고 시간 소모도 크게 줄어들어 기록을 일치시키는 데 필요한 노력을 절감할 수 있습니다.

지연된 지급을 방지하고 공급업체 관계 강화

이메일 체인과 서류 캐비닛에 청구서가 흩어져 있으면 결제를 놓칠 수 있습니다. 승인 상태, 마감일, 결제 진행 상황을 보여주는 청구서 추적 시스템은 청구서를 체계적으로 관리하는 데 도움이 됩니다. 가시성 향상은 지연을 줄이고, 적시 결제를 지원하며, 공급업체와의 관계를 보다 일관되게 유지하는 데 기여합니다.

신뢰할 수 있는 감사 추적 기록 구축

일상적인 회계 업무를 넘어, 청구서를 체계적으로 기록해 두면 내부 또는 외부 감사 준비에 도움이 될 수 있습니다. 이는 공식적인 조달 절차를 갖춘 규제가 엄격한 기업에게 특히 중요할 수 있는데, 청구서는 구매가 승인된 경로, 공급업체 및 공급자를 통해 이루어졌는지 여부를 증명하기 때문입니다.

현금 흐름 가시성 향상

미결제 청구서가 단기 채무와 채권에 미치는 영향을 이해하면 현금 흐름과 전반적인 재무 상태를 더 명확하게 파악할 수 있습니다. 회사 카드, 은행 송금, 디지털 자산 결제 등 다양한 채널의 자금 유입 및 유출을 통합적으로 확인하려면 Slash의 분석 대시보드를 활용하세요. 실시간 가시성을 제공하여 재무 팀이 다가오는 의무 사항을 계획하는 데 도움을 줍니다.

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청구서 관리 프로세스 분석

업무 흐름은 기업마다 다르지만, 청구서 관리는 일반적으로 생성부터 결제까지 유사한 경로를 따릅니다. 아래는 Slash 청구 대시보드를 통해 관리할 때 이 프로세스가 어떻게 작동하는지에 대한 개요입니다.

1. 청구서 생성 및 승인

Slash에서 송장을 생성하려면 송장 대시보드로 이동하여 '새 송장'을 선택하세요. 이후 수취인을 지정하고 수취 계정을 선택하면 Slash가 전문적인 송장을 생성해 드립니다. 귀하께서 하실 일은 항목을 추가하고, 결제 기한을 설정하며, 관련 세금, 할인 또는 결제 관련 메모를 적용하는 것뿐입니다. 송장을 발송하기 전에 세부 사항을 검토하여 정확성을 확인하고 결제 지연을 초래할 수 있는 문제를 방지하는 것이 중요합니다.

2. 고객에게 송장 발송

"송장 발송"을 선택하면 Slash가 송장을 작성하여 수신자에게 이메일로 전달합니다. Slash를 통해 발송된 송장에는 내장된 결제 옵션이 포함되어 있어 고객이 추가 지침이나 링크를 요청할 필요 없이 직접 결제할 수 있습니다.

3. 송장 상태 및 결제 기한 추적

청구서가 발송되면 다른 청구서와 함께 청구 대시보드에 자동으로 표시됩니다. 미결제, 결제 완료, 연체 또는 취소된 청구서를 한눈에 확인할 수 있으며, 마감일이 명확하게 표시됩니다. 결제일이 다가올수록 청구서 메모를 업데이트하거나 리마인더를 추가하여 결제를 원활하게 진행할 수 있습니다.

4. 결제 처리

슬래시는 ACH 이체, 전신환, 암호화폐 결제 등 다양한 결제 방식을 지원합니다. 암호화폐 결제는 USDC 및 USDT와 같은 USD 페그형 스테이블코인을 통해 처리됩니다. 스테이블코인으로 수령한 자금은 슬래시 내에서 원활하게 현금으로 전환 및 인출이 가능하여, 기업이 수취 결제금을 관리하는 데 유연성을 제공합니다.

5. 회계 시스템에서의 거래 기록 및 조정

결제가 완료되면 Slash 대시보드에서 청구서 상태가 "결제 완료"로 업데이트됩니다. 미수금 데이터는 자동으로 기록되어 회사의 현금 흐름 분석에 반영됩니다. 대조 시기가 되면 Slash가 거래 데이터를 QuickBooks와 직접 동기화하여, 수동 입력 없이도 결제 내역을 청구서, 구매 주문서 및 영수증과 매칭할 수 있습니다.

6. 감사 기록을 위한 문서화

청구서와 지급 기록은 지급이 완료된 후에도 보관해야 합니다. 이러한 기록은 외부 규정 준수 감사, 내부 검토 시 또는 추후 고객과의 청구 관련 문의나 분쟁 해결 시 유용하게 활용될 수 있습니다.

기업이 직면한 청구서 관리의 주요 과제

청구서 관리 소프트웨어를 도입하기 전에, 귀사는 전환 시기가 왔음을 알리는 성장통을 겪을 수 있습니다. 아래 섹션에서는 전용 청구서 관리 솔루션 도입을 고려해볼 만한 몇 가지 징후를 설명합니다:

일관되지 않은 청구서 서식

워드 프로세서로 전문적인 청구서를 작성하는 것은 번거로울 수 있습니다. 회사 로고를 추가하면 서식이 깨질 수 있으며, 소계, 세금 또는 할인을 수동으로 계산해야 할 수도 있습니다. 자동으로 청구서를 생성하는 청구서 도구를 사용하면 서식을 표준화하고 계산이 일관되게 처리되도록 할 수 있습니다. Slash는 구조화된 청구서를 생성하여 레이아웃을 수동으로 조정할 필요가 없도록 합니다.

PDF로 발송된 송장 추적의 어려움

PDF 첨부 파일로 송장을 발송하는 방식은 완벽하지 않습니다. 고객이 OCR 데이터 추출 기능이 있는 송장 관리 시스템을 사용하지 않는다면, 해당 파일이 이메일 스레드에 묻히거나 결제 알림 없이 저장될 수 있습니다. Slash와 같은 송장 시스템은 명확한 결제 옵션을 내장하여 수신자의 불편을 줄이고 보다 전문적인 청구 경험을 제공합니다.

수동으로 입력한 송장 세부 정보의 오류

오타, 누락된 항목 또는 잘못된 금액은 결제 지연 및 대조 문제로 이어질 수 있습니다. 수동 입력은 또한 청구서 양이 증가함에 따라 시간이 많이 소요됩니다. Slash의 Quickbooks 연동은 이러한 문제를 최소화할 수 있습니다. 회계 플랫폼이 구매 주문서와 청구서를 매칭하여 오류를 신속하게 포착할 수 있기 때문입니다.

미결제 및 연체된 청구서 처리

청구서를 중앙 집중식으로 관리하지 않으면 미결제, 연체 또는 이미 처리된 청구서를 파악하기 어려울 수 있습니다. Slash 청구 대시보드는 청구서 상태와 마감일을 명확하게 보여줌으로써 팀이 체계적으로 업무를 관리하고 청구서 누락 가능성을 줄이는 데 도움을 줍니다.

더 스마트한 청구서 관리를 위한 모범 사례

단일 시스템 내에서 몇 가지 일관되고 명확하게 정의된 관행을 적용함으로써 더 스마트한 청구서 관리가 가능해집니다. 아래 단계는 청구 활동이 증가함에 따라 청구서 생성, 발송 및 추적 방식을 개선하는 데 중점을 둡니다:

청구서 생성 표준화: 일관되고 완벽한 청구 관리를 위해 자동으로 청구서 레이아웃과 이메일 문구를 생성하는 시스템을 사용하세요. Slash가 구조화된 청구서를 생성하고 청구서 이메일을 자동으로 포맷팅해 드립니다.
다양한 결제 옵션을 제공합니다: 고객이 ACH, 전신환, 실시간 결제 시스템 및 USDC, USDT와 같은 USD 페그 스테이블코인을 통해 간편하게 결제할 수 있도록 지원하며, 내장된 결제 처리는 Slash를 통해 직접 처리됩니다.
한 곳에서 송장 상태를 추적하세요: 슬래시의 청구서 대시보드는 청구서의 결제 상태를 표시하여, 미수금 팀이 미결제 내역을 확인하고 후속 조치가 필요한 부분을 파악할 수 있도록 지원합니다.
과도한 후속 조치를 줄이십시오: 중앙 집중식 추적은 불필요한 알림을 줄이고, 실제로 필요한 경우에만 후속 조치가 이루어지도록 합니다.
송장 기록을 체계적으로 정리하십시오: 모든 청구서와 결제 기록을 단일 시스템에 저장하면 과거 청구 내역을 참조하거나, 청구서를 재발송하거나, 고객 문의에 응답하는 것이 더 쉬워집니다.

자동화된 청구서 관리를 위한 선도적인 플랫폼

청구서 관리 도구는 크게 두 가지 범주로 나뉩니다: 청구 기능을 포괄적인 재무 운영 시스템의 일부로 다루는 플랫폼과, 특정 구매부(AP) 또는 매출부(AR) 워크플로우 자동화에 집중하는 도구입니다. 이러한 플랫폼의 차이점을 이해하면 팀이 현재 요구사항에 모두 부합하는 소프트웨어를 선택하는 데 도움이 될 수 있습니다:

슬래시

슬래시는 청구서 처리 기능을 전체 재무 스택과 통합하여 청구서 관리 프로세스가 자금 흐름과 직접 연계되도록 합니다. 슬래시를 사용하면 청구서에 결제 처리를 내장하여 매출채권을 효율화할 수 있을 뿐만 아니라, 다양한 결제 경로를 통한 반복적이고 자동화된 청구로 매입채무 관리도 지원합니다.

주요 청구 및 재무 관리 기능은 다음과 같습니다:

전문적인 송장 생성, 저장된 수취인 은행 정보를 활용한 송장 발송, 그리고 결제 상태 추적을 위한 대시보드.
내장된 결제 옵션을 통해 고객이 ACH, 전신환 또는 USD 페그 스테이블코인으로 직접 청구서를 결제할 수 있습니다.
QuickBooks와의 직접 연동으로 자동 거래 동기화 및 최신 회계 처리, 플레이드(Plaid) 연결 및 제로(Xero) 데이터 가져오기 기능을 제공합니다.
국내 실시간 결제(RTP 및 FedNow) 지원과 함께 SWIFT를 통한 180개 이상의 국가로의 국제 결제 지원.

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인튜이트 퀵북스

퀵북스는 슬래시와 직접 연동되는 회계 소프트웨어로, 두 플랫폼 간 거래 데이터를 원활하게 내보낼 수 있습니다. 퀵북스는 OCR 기능을 통해 청구서 정보를 캡처하고 기록하는 미지급금 프로세스를 지원하며, 최근 추가된 인튜이트 어시스트와 같은 기능은 자동화된 청구서 생성 및 승인을 위한 AI 기반 도구를 제공합니다.

자동 브랜딩 및 전문적인 디자인 옵션이 적용된 맞춤형 송장 템플릿.
구독 기반 또는 지속적 청구에 대한 반복 청구서 자동화, 자동 발송 일정 설정 기능 포함.
진행 상황별 청구서를 발행하여 프로젝트 마일스톤 또는 완료율에 따라 단계별로 고객에게 청구합니다.
단일 데이터 입력 단계에서 여러 개의 송장을 생성하는 일괄 송장 발행.

제로

Xero는 강력한 자동화 기능을 갖춘 접근성 높은 재무 도구를 원하는 기업을 위해 설계된 클라우드 기반 회계 소프트웨어입니다. Plaid 연결성과 데이터 가져오기 기능을 통해 Xero는 Slash와 직접 연동되어, Xero의 회계 및 결제 데이터가 Slash의 분석 및 거래 기록으로 직접 유입됩니다.

유연한 브랜딩, 색상 구성 및 레이아웃 옵션을 갖춘 맞춤형 청구서 템플릿.
결제 기한이 다가올 때 고객에게 알림을 보내는 자동화된 결제 알림 기능.
이메일 및 SMS를 포함한 다양한 전달 옵션을 통해 도달률과 응답률을 향상시킵니다.
PayPal, Stripe 및 주요 신용카드 결제사와의 온라인 결제 연동으로 신속한 정산이 가능합니다.

BILL

BILL은 AR(매출채권) 및 AP(매입채무) 자동화 소프트웨어를 중심으로 구축된 비용 관리 플랫폼으로, 주로 송장 접수 처리, 승인 워크플로 라우팅, 결제 처리에 중점을 둡니다. 이러한 접근 방식은 매입채무 및 매출채권 관련 전용 워크플로에는 효과적일 수 있으나, BILL은 결제 수락 옵션이 상대적으로 적고, 보다 통합된 플랫폼에 비해 송장을 광범위한 은행 또는 금융 환경에 연결하는 방법이 제한적입니다.

청구서 처리 및 AP 자동화를 지원하지만, 청구서 결제부터 ACH 및 카드 결제로의 지급 처리는 제한합니다.
재무 관리, 고수익 예금 계좌 또는 자본 금융 상품을 제공하지 않습니다.
사용자당 요금제를 적용하여 팀 규모가 커질수록 비용이 증가할 수 있으며, 에센셜 플랜은 사용자당 월 49달러, 코퍼레이트 플랜은 사용자당 월 89달러입니다.

티팔티

Tipalti는 주로 대규모 구매 및 조달 수요가 많은 대기업을 위해 설계된 보다 복잡한 인보이스 처리 솔루션입니다. Tipalti는 완전한 뱅킹 플랫폼이 아니며, ERP와 유사한 기능을 수행합니다. 핵심 기능은 인보이스 처리 및 승인 워크플로우에 중점을 두며, 고급 기능은 상위 요금제에서만 이용 가능합니다.

공급업체가 직접 청구서 정보를 제출할 수 있는 공급업체 포털로, 청구서를 승인 및 지급 워크플로를 통해 처리합니다.
글로벌 결제 옵션 및 다중 법인 지원은 Tipalti Advanced를 통해서만 이용 가능하며, 월 $199부터 시작됩니다.
실시간 결제 시스템, 기본적인 뱅킹 기능 또는 암호화폐 결제를 지원하지 않습니다.
기업용 카드는 이용 가능하나, 연계된 뱅킹 스택이 없어 현금 흐름과 지출 데이터를 통합하기 어렵습니다.

Slash로 청구서 관리를 최적화하세요

청구서 발행은 다른 재무 업무와 분리해서 처리해서는 안 됩니다. Slash는 복잡한 업계별 업무 흐름을 지원하도록 설계된 포괄적인 재무 플랫폼의 일부로 청구서 발행 기능을 포함합니다.

Slash를 사용하면 모든 재무 활동을 관리하는 동일한 공간에서 송장을 생성, 발송 및 추적할 수 있습니다. 송장은 카드 지출 내역, 결제 수락, 자동화된 재무 프로세스와 함께 표시되어 도구 간 전환 필요성을 줄여줍니다. Slash는 자금이 비즈니스 내에서 어떻게 이동하는지에 대한 실시간 가시성을 제공하여 현금 흐름을 보다 효과적으로 모니터링하고 관리할 수 있도록 지원합니다.

Slash가 청구서 발행 및 광범위한 재무 워크플로를 지원하는 추가적인 방법에는 다음과 같은 것들이 포함됩니다:

유연성을 위해 설계된 자금 관리: 운영 자본과 재무 자금을 분리하여 현금 흐름을 체계화하거나 특정 목적에 따라 자금을 통합 관리하십시오. 단일 대시보드에서 여러 사업체, 지점 또는 자회사를 관리하며, 통합 보고 기능을 통해 계정 전반에 걸쳐 명확한 가시성을 확보하십시오.
동적 결제 방식: 슬래시는 글로벌 ACH, SWIFT를 통한 180개 이상의 국가로의 국제 송금, RTP 및 FedNow를 통한 실시간 국내 결제를 포함한 다양한 결제 방식을 지원합니다.
운전 자본 금융: 슬래시의 운전자금 대출을 이용하면 추가 유동성이 필요할 때마다 플랫폼 내에서 직접 자금을 인출할 수 있으며, 구매대금 지급 예측에 맞춰 30일, 60일 또는 90일의 유연한 상환 기간 중 선택할 수 있습니다.⁵
네이티브 암호화폐 지원: 자금을 USDT나 USDC와 같은 USD 페그형 스테이블코인으로 전환하여 블록체인 상에서 송금을 수행함으로써, 비용과 결제 시간을 단축할 수 있는 대체 결제 수단을 제공합니다.