외부 업체에 채무 관리 업무를 위탁해야 할까? 올바른 결정을 위한 실용 가이드

재무팀이 미결제 청구서로 인해 업무에 지쳐 있고, 공급업체의 요구를 충족시키기 위해 애쓰며, 데이터 입력 업무에 뒤처지고 있다면, 제3자 공급업체에 채무 관리 업무를 아웃소싱하는 것을 고려해 볼 수 있습니다.

아웃소싱의 이점은 처음에는 명백해 보일 수 있습니다: 팀의 업무량 감소, 추가 인력 채용 불필요, 전문적인 AP(구매대금 지급) 역량 활용 가능성 등입니다. 그러나 아웃소싱된 구매대금 지급 서비스에 비용을 지불하기로 결정하기 전에, 어떤 상황에 처하게 되는지 알아두는 것이 중요합니다. 채무 관리 프로세스를 아웃소싱할 경우 다음과 같은 대가가 따릅니다: 재무 통제력 약화, 공급업체와의 중간 매개체 존재, 그리고 적절한 도구만 있다면 내부에서 처리 가능한 업무에 대한 높은 처리 비용입니다.

대안을 모색하는 것이 장기적으로 더 나은 결과를 가져올 수 있습니다. Slash와 같은 사내 재무 소프트웨어를 도입하면 재무 통제력을 유지하면서 채무 처리 프로세스를 효율화할 수 있습니다. Slash를 통해 반복 결제를 예약하고, 현금 흐름에 대한 실시간 통찰력을 확보하며, 현대적인 글로벌 결제 인프라를 활용하여 비용을 절감하고 공급업체 선호 방식을 충족시킬 수 있습니다.¹ 아웃소싱 서비스와 자동화 소프트웨어의 실질적 차이점을 이해하면 비즈니스 요구에 맞는 올바른 결정을 내리고 재무 팀이 지속 가능한 성공을 이룰 수 있도록 지원할 수 있습니다.

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매입채무 아웃소싱이란 무엇인가? 정의와 주요 이점

매입채무 아웃소싱을 논의하기 전에, 먼저 매입채무 자체를 정의하는 것이 도움이 됩니다. 매입채무(AP)란 기업이 제공받은 상품 및 서비스에 대해 지불해야 할 단기 채무를 의미합니다. 예를 들어, 공급업체로부터 10,000달러 상당의 제조 자재를 구매하기 위해 구매 발주를 제출하면, 해당 10,000달러는 청구서가 결제될 때까지 매입채무로 기록됩니다.

매입채무는 매출채권(AR)의 상대 계정입니다. 매입채무(AP)는 사업체에서 유출되는 자금을 나타내는 반면, 매출채권(AR)은 유입되는 자금을 나타냅니다. 매출채권은 고객이 제공된 상품이나 서비스에 대해 아직 지급하지 않은 단기 채무 금액으로 구성됩니다.

매입채무 아웃소싱은 제3자 서비스 제공업체와 계약하여 기업의 매입채무 관리 기능 일부 또는 전부를 위탁하는 것을 의미합니다. 이러한 제공업체는 일반적으로 다음과 같은 업무를 처리합니다:

청구서 처리
결제 처리
발행된 청구서의 코딩 및 회계 시스템에 대한 데이터 입력
귀사를 대신한 공급업체 관리

이러한 업무를 AP 서비스 제공업체에 아웃소싱하면, 해당 업체는 본질적으로 귀사의 재무팀의 연장선 역할을 수행하게 됩니다. 승인 워크플로우와 내부 통제에 따라 일상적인 청구서 처리 및 공급업체 결제를 관리합니다.

효율적인 구매대금 지급(AP) 워크플로는 공급업체에 제때 대금을 지급하고, 구매 주문서와 청구서를 정확히 매칭하며, 경비 추적을 정확하게 유지하는 데 도움이 됩니다. 아웃소싱이 이러한 요구를 해결하는 한 가지 방법이지만, 많은 팀은 내부 프로세스를 개선하거나 통제권을 넘기지 않으면서 팀의 업무량을 줄여주는 AP 자동화 도구를 도입함으로써 AP 부담을 해소할 수도 있습니다.

매입채무 아웃소싱 대 매입채무 자동화 비교

아웃소싱은 특정 조직, 특히 복잡한 규정 준수 요건이나 극심한 거래량을 가진 기업에게 이점이 있습니다. 그러나 모든 비즈니스에 항상 적합한 것은 아닙니다. 아웃소싱 업체와 계약하기 전에, 자동화 소프트웨어와 비교하여 아웃소싱이 어떤지 이해한 후 어떤 옵션이 자신에게 적합한지 평가하는 것이 도움이 될 수 있습니다:

비용 비교

가장 큰 고려사항이자 가장 큰 걸림돌은 비용입니다. AP 아웃소싱은 비용이 많이 들 수 있으며, 종종 내부에서 처리할 수 있는 업무에 대해 비용을 지불하게 됩니다. 많은 AP 아웃소싱 업체들은 월 수백 달러에서 수천 달러에 이르는 월간 서비스 요금을 부과합니다. 또한 처리된 청구서당 고정 요금이 청구될 수 있으며, 이는 청구서당 10달러를 초과할 수 있습니다.

Slash와 같은 자동화된 AP 솔루션과 비교해 보세요. 무료 플랜에서도 전문적인 송장 생성, 상태별 미결제 송장 관리, 예약 송금 및 거래 내역 캡처를 통한 결제 추적이 가능합니다. 월 25달러의 프로 플랜으로 귀사는 추가 비용 없이 무제한 국내 ACH, 전신환 또는 실시간 결제를 송수신할 수 있습니다.

통제 및 감독

AP 업무를 아웃소싱할 경우, 귀사는 제3자에게 회사 정책을 준수하고 공급업체 관계를 관리하도록 위탁하게 되며 해당 프로세스에 대한 직접적인 통제권은 상실합니다. 아웃소싱 업체는 귀사의 AP 요구사항을 충족하도록 훈련받았지만, 직접적인 감독 없이 문제를 쉽게 해결할 수 있다는 실질적인 보장은 없습니다. 공급업체가 지급 시기에 대해 문의하거나 청구서를 이의 제기할 경우, 귀사 팀과 직접 소통하기보다는 서비스 제공업체를 통해 절차를 진행해야 합니다. 이는 지연을 초래할 수 있으며 주요 공급업체와의 관계에 부담을 줄 수 있습니다.

확장성

AP 프로세스 아웃소싱과 관련된 높은 비용으로 인해, 이러한 서비스는 일반적으로 전문 서비스를 지원할 수 있는 재정적 여유가 있는 대기업이나 전문 조달 지원이 필요한 규제 산업을 대상으로 합니다.

다시 말해, AP 아웃소싱은 사업을 처음부터 성장시키는 데 도움이 되는 서비스가 아니라, 이미 성숙한 성장 단계에 도달한 기업을 위한 것입니다. 반면 Slash는 사업 규모에 맞춰 확장할 수 있도록 설계된 AP 자동화 솔루션입니다. 월 50건의 송장을 처리하든 5,000건을 처리하든, 어떤 성장 단계의 기업이든 접근할 수 있습니다.

실행 일정

운영 규모에 따라 제3자에게 미지급금 관리를 위탁하는 데는 수주에서 수개월이 소요될 수 있습니다. 현재 프로세스에 대한 상세한 문서를 제공하고, 아웃소싱 팀에게 특정 업무 흐름과 승인 계층 구조를 교육하며, 공급업체 데이터를 이전하고, 커뮤니케이션 프로토콜을 수립한 후, 실제 운영 전 테스트를 수행해야 합니다. 이러한 전환 기간은 정상적인 지급 주기를 방해할 수 있으며 재무팀의 상당한 참여가 필요할 수 있습니다.

반면 Slash와 같은 AP 솔루션은 아웃소싱 계약보다 훨씬 빠르게 구현할 수 있습니다. Slash는 재무 팀을 위한 직관적인 인터페이스를 제공하며, 일반적인 회계 시스템과 연동되고, 긴 온보딩 과정 없이도 결제 자동화를 가능하게 합니다.

재무 가시성

이번 주에 처리 중인 청구서가 무엇인지, 특정 공급업체 대금이 언제 지급될지 알고 싶으신가요? 분쟁 중인 청구서가 해결되었는지 확인하고 싶으신가요? 서비스 제공업체에 문의한 후 답변을 기다려야 합니다. 이러한 즉각적인 정보 부족은 현금 흐름 계획을 어렵게 만들고, 정기 보고서나 수동 조회에 의존하게 만듭니다.

슬래시는 재무 관리의 모든 측면을 실시간으로 파악할 수 있게 해줍니다. 대시보드에서 미결제 청구서, 예정된 결제, 거래 내역, 현금 흐름 예측을 한눈에 확인할 수 있습니다. 누구에게 연락하거나 업데이트를 기다릴 필요 없이, 필요한 모든 재무 데이터를 언제든지 확인할 수 있습니다.

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외부 업체에 회계 지급 업무를 위탁할 때의 장점과 단점

매입채무 업무를 아웃소싱할지 여부를 평가할 때는 아웃소싱된 매입채무 서비스 제공업체가 비즈니스 프로세스, 공급업체 관계 및 전반적인 재무 운영에 어떤 영향을 미칠지 고려해야 합니다.

아웃소싱의 이점으로는 내부 팀의 업무 부담 감소, 청구서 처리 및 공급업체 관리 분야의 전문 지식 활용, 추가 인력 채용 없이 증가하는 거래량을 처리할 수 있는 능력이 포함될 수 있습니다. 그러나 아웃소싱은 통제권, 데이터 보안, 처리 비용, 현금 흐름에 대한 가시성 유지 능력과 관련하여 상당한 상충 관계를 초래할 수도 있습니다:

외부 업체에 채무 관리 업무를 위탁할 때의 이점

전문 지식에 대한 접근성: 아웃소싱 기업들은 내부 팀이 갖추지 못할 수 있는 모범 사례, 규정 준수 요건 및 산업별 규정을 이해하는 훈련된 AP 전문가들을 고용합니다.
핵심 사업 활동에 집중하십시오: 일상적인 구매대금 지급 업무를 아웃소싱하면 기존 팀이 재무 계획, 분석, 사업 개발과 같은 전략적 계획에 집중할 수 있습니다.
내부 인력 수요 감소: 증가하는 청구서 처리량을 관리하기 위해 추가 재무 인력을 채용, 교육 및 관리하는 데 드는 비용과 복잡성을 피할 수 있습니다.
확립된 공급업체 네트워크: 일부 아웃소싱 제공업체는 결제 처리업체 및 공급업체와 기존 관계를 맺고 있어 거래를 원활하게 진행하는 데 도움이 될 수 있습니다.

외부 위탁 처리의 단점

높은 수수료 및 처리 비용: 월별 서비스 요금, 청구서당 부과금, 긴급 결제나 특별 요청에 따른 추가 비용은 초기 예상치를 쉽게 초과하여 예산 편성을 어렵게 만들 수 있습니다.
직접 통제 상실: 중요한 재무 프로세스에 대한 감독 권한을 포기하게 되어 회사 정책 시행, 예외 상황 대응 또는 신속한 업무 흐름 조정이 어려워집니다. 또한 공급업체와의 중간 단계가 추가되면 커뮤니케이션이 지연되고 비즈니스 파트너와의 마찰이 발생할 수 있습니다.
데이터 보안 및 개인정보 보호 위험: 민감한 금융 정보, 은행 계좌 정보 및 공급업체 데이터를 외부 제공자와 공유하면 잠재적인 데이터 보안 침해, 사기 또는 오용에 대한 노출 위험이 증가합니다.
제한된 실시간 가시성: 결제 상태, 미결제 청구서 및 현금 흐름에 대한 즉각적인 통찰력을 확보하지 못하게 되어, 필요할 때마다 정보를 확인하는 대신 서비스 제공업체에 업데이트를 요청해야 합니다.
긴 구현 과정: 아웃소싱 서비스 도입에는 수주에서 수개월이 소요될 수 있으며, 서비스 개시 전 방대한 문서화, 교육 및 프로세스 매핑이 필요합니다.
조직적 지식 감소: AP 기능이 회사 외부로 이전되면 팀은 더 나은 재무적 의사결정에 필요한 결제 패턴, 공급업체 선호도 및 프로세스 세부 사항에 대한 친숙함을 잃게 됩니다.
의무와 전환 비용: 장기 서비스 계약은 더 이상 필요하지 않은 조건에 묶여 있을 수 있으며, 새로운 공급자로 전환하거나 기능을 다시 사내로 가져오는 것은 시간과 비용이 많이 듭니다.

외부 위탁 결제 관리: 귀사에 적합한지 판단하는 방법

외부 업체에 채무 관리 업무를 위탁하는 것은 특정 유형의 기업에 가장 적합합니다:

매월 수만 건의 송장을 여러 국가와 통화로 처리하는 대기업은 기존 아웃소싱 업체가 제공하는 전문 인프라와 글로벌 네트워크를 통해 혜택을 얻을 수 있습니다.
의료나 정부 계약과 같이 규제가 엄격한 산업의 기업들은 전담 AP 서비스 제공업체가 제공하는 규정 준수 전문성이 필요할 수 있습니다.
중대한 전환(합병, 인수 또는 시스템 개편)을 겪는 기업들은 상당한 변화가 있는 기간 동안 운영을 유지하기 위해 일시적인 아웃소싱이 유용할 수 있습니다.

대다수의 중소기업에게 현대적인 자동화 도구가 존재하는 상황에서 아웃소싱은 단순히 올바른 선택이 아닙니다. 수동 데이터 입력을 줄이고, 결제 정확도를 높이며, 현금 흐름 가시성을 개선하거나 성장에 따라 구매대금 지급 프로세스를 확장하는 것이 주요 관심사라면, 구매대금 지급 프로세스를 자동화함으로써 아웃소싱의 단점 없이 이러한 이점을 얻을 수 있습니다.

Slash와 같은 솔루션은 비즈니스 규모가 확장됨에 따라 재무 관리, 공급업체 관계 또는 가격 투명성에 대한 통제력을 희생하지 않으면서도 효율성을 개선합니다.

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첫 공급업체 결제를 처리하는 스타트업이든, 매월 수백 건의 송장을 관리하는 기존 기업이든, Slash는 성장 과정의 어느 단계에서든 접근할 수 있도록 설계되었습니다.

슬래시 플랫폼은 공급업체에게 매번 제때 지급되도록 보장하는 예약 지급과 같은 기능으로 매입채무 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 포괄적인 청구서 관리 도구는 미결제 청구서를 상태별로 정리하여 모든 미결제 금액을 완벽하게 관리할 수 있게 합니다. 원생 암호화폐 지원을 포함한 다중 통화 및 결제 경로를 아우르는 글로벌 결제 기능을 통해 슬래시는 처리 시간을 단축하는 동시에 거래 비용을 절감합니다.⁴ 슬래시를 사용하면 재무 통제권을 포기하지 않고도 매입채무 아웃소싱의 효율성을 극대화할 수 있습니다.

매입채무 관리 효율화를 넘어, Slash는 귀사의 비즈니스를 지원하는 완벽한 재무 관리 도구 모음을 제공합니다:

다양한 결제 방법: 국내 및 해외에서 귀사와 공급업체 모두에게 가장 적합한 방식으로 결제를 송금하고 수취하세요. Slash는 180개 이상의 국가로 SWIFT 네트워크를 통한 글로벌 ACH 및 전신환 송금, RTP 및 FedNow와 같은 실시간 결제 시스템, 그리고 8개 지원 블록체인을 통해 USD 페그 스테이블코인을 활용한 암호화폐 결제를 지원합니다.
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