자동화된 결제 시스템이 어떻게 현금 흐름을 개선하고 오류를 줄이는가

올해 가장 바쁜 분기를 앞두고 있습니다: 물품을 비축하고, 일정을 조정하며, 수요 급증에 대비해 팀을 준비시키고 있죠. 모든 것이 순조롭게 진행되는 듯했습니다. 그런데 가장 큰 공급업체 중 한 곳의 대금 지급이 전혀 이루어지지 않았다는 사실을 발견하게 됩니다. 생산이 중단되고, 공급업체들은 좌절하며, 가장 중요한 시즌에 고객을 잃을 위험에 처하게 됩니다.

기업이 구식 결제 절차에 의존할 때 이런 종류의 차질이 발생할 수 있습니다. 현금과 종이 수표는 오류 발생 가능성이 너무 큽니다. 청구서가 분실될 수 있고, 승인 절차가 지연될 수 있습니다. 재무팀이 장부와 스프레드시트를 수작업으로 작성하는 데 매달려 있다면, 수동 경비 보고 및 지출 추적은 감당하기 어려울 정도로 복잡해질 수 있습니다.

이러한 어려움은 현대적인 자동 결제 시스템을 통해 피할 수 있습니다. 선견지명을 가진 기업들은 오류가 발생하기 쉬운 수작업으로 청구서를 분류하고, 공급업체 결제를 승인하며, 종이 수표를 발송하는 방식을 버렸습니다. 결제 시스템을 업그레이드하면 가장 시간이 많이 소요되는 업무를 자동화하고, 현금 흐름 가시성을 개선하며, 공급업체 관계를 강화하고, 전반적인 재무 통제를 향상시키는 도구를 활용할 수 있습니다.

이 글에서는 자동화된 결제 시스템의 작동 방식을 분석하고, 사업주가 시간을 절약하고 오류를 줄이며 운영을 원활하게 유지하는 데 어떻게 도움이 되는지 설명합니다. 또한 Slash의 첨단 결제 솔루션도 소개합니다. 자동화된 공급업체 결제, 실시간 현금 흐름 관리, 국제 결제를 위한 SWIFT 네트워크 접근, ACH, 전신환, RTP, FedNow를 통한 유연한 송금 옵션 등이 포함됩니다.¹ Slash를 통해 자금 관리의 부담을 덜어주고 회사 성장에 집중할 시간을 확보해 주는 올인원 재무 관리 및 비즈니스 뱅킹 플랫폼을 경험해 보세요.

결제 자동화란 무엇인가요?

결제 자동화는 다양한 도구와 기능을 포괄하지만, 그 핵심 목적은 구매채무(AP) 즉, 기업이 공급업체, 벤더, 서비스 제공자에게 지고 있는 단기 부채의 관리를 자동화하고 효율화하는 데 있습니다. 핵심 기능으로는 일반적으로 청구서 처리, 승인 경로 설정, 전자 결제, 대조 작업, 사기 탐지가 포함됩니다.

전통적으로 AP 관리란 수동으로 송장을 입력하고, 경비를 승인하며, 지급을 발행하는 것을 의미했습니다. 자동화된 지급 시스템은 이러한 수동 워크플로를 디지털 도구로 대체하여 정확성을 높이고, 관리 비용을 절감하며, 회사 지출에 대한 실시간 가시성을 제공합니다.

또 다른 중요한 측면은 공급업체 관계 관리(SRM)로, 강력한 비즈니스 파트너십을 유지하고 협상하는 데 중점을 둡니다. 자동화된 결제 시스템은 결제 주기를 단축하고, 정시 결제를 보장하며, 지출에 대한 데이터 기반 통찰력을 제공함으로써 공급업체 관계를 강화할 수 있습니다. 이러한 통찰력은 공급망을 가속화하고 협상에서 비즈니스의 영향력을 높여줍니다.

Slash와 같은 자동화된 결제 시스템은 이러한 모든 프로세스를 하나의 통합 대시보드에서 처리합니다. ACH, 전신환 또는 실시간 결제를 통해 공급업체에 자금을 자동으로 이체할 수 있으며, 자동 분류를 통해 경비 보고를 간소화하고, 재무 데이터를 QuickBooks 및 Xero와 연동하여 회계 관리를 수행할 수 있습니다. 또한 맞춤형 지출 통제 기능과 비정상 거래를 감지하는 AI 기반 모니터링을 통해 사기나 오용으로부터 보호받을 수 있습니다.

자동 결제 시스템은 어떻게 작동하나요?

자동화된 결제가 어떻게 작동하는지 상위에서 하위로 설명하기보다는, 결제 및 조달 과정에 포함된 각 단계를 자세히 살펴보겠습니다. 이러한 내부 시스템을 세분화함으로써 각 시스템이 전체 재무 워크플로우에 어떻게 기여하는지 더 잘 이해할 수 있습니다:

송장 캡처

송장 발송 또는 수신 시 자동 결제 시스템은 PDF, 이메일 첨부 파일, 스캔본 등 모든 문서에서 데이터를 추출 및 디지털화하여 송장 처리를 지원합니다. QuickBooks 및 Xero 기반의 Slash 통합 회계 기능은 AI와 OCR 기술을 활용해 송장과 해당 구매 발주서를 매칭하고, 불일치를 자동으로 표시하며, 수동 데이터 입력을 제거합니다.

자동화된 승인 경로 설정

승인 요청과 청구서는 반드시 적절한 담당자가 검토해야 합니다. 자동화된 승인 라우팅을 통해 프로세스가 신속하고 일관되게 운영될 수 있습니다. 예를 들어, 5,000달러를 초과하는 청구서는 자동으로 승인을 위해 전달될 수 있으며, 동시에 신뢰할 수 있는 공급업체의 반복 구매는 설정된 지출 한도 내에서 사전 승인될 수 있습니다. 이러한 수준의 통제는 병목 현상을 제거하고 규정 준수를 지원하며 자금 흐름을 원활하게 유지합니다.

결제 실행

전자 결제는 자동청산망(ACH) 이체, 전신환, RTP 및 FedNow와 같은 실시간 결제 네트워크 등 여러 경로를 통해 예약할 수 있습니다. 각 공급업체의 선호도에 따라 그들의 요구에 가장 적합한 방법으로 공급업체 결제를 자동화할 수 있습니다. 국제 거래의 경우 기업들은 일반적으로 SWIFT 네트워크를 통해 국경 간 송금을 처리합니다. Slash는 이러한 모든 송금 방식을 지원할 뿐만 아니라 USDC, USDT, USDSL과 같은 달러 연동 스테이블코인으로 결제할 수 있는 기능을 제공하며, 이는 기존 해외 거래 수수료가 적용되지 않습니다.⁴

화해

거래가 발생하면 회계 소프트웨어가 연결된 은행 계좌, 카드, 결제 시스템의 데이터를 자동으로 가져올 수 있습니다. Slash는 QuickBooks 및 Xero와 연동되며, 이들 시스템은 인공지능과 규칙 기반 논리를 활용해 거래 금액, 공급업체, 날짜 등의 세부 정보를 비교하여 결제 내역을 해당 청구서나 송장과 매칭합니다. 이후 시스템은 각 거래를 올바른 비용 또는 수익 계정으로 자동 분류하고 재무 보고서를 실시간으로 업데이트합니다. 수동 데이터 입력을 제거하고 재무 데이터의 지속적인 동기화를 유지함으로써, 이러한 연동 기능은 재무 팀이 결산을 더 빠르게 완료하고 모든 미지급금 및 미수금이 정확하고 규정 준수하며 최신 상태를 유지하도록 보장합니다.

5 기업을 위한 결제 자동화의 이점

매입채무 관리부터 거래 완료까지, 결제 관리의 각 단계마다 개선의 기회가 존재합니다. 결제 자동화가 비즈니스에 제공할 수 있는 몇 가지 이점은 다음과 같습니다:

운영 비용 절감 및 시간 절약

구식 청구서 추적, 결제 승인 및 계정 관리 방식은 귀사의 소중한 시간과 자원을 낭비하게 할 수 있습니다. 수동 데이터 입력과 지속적인 스프레드시트 검토는 업무 속도를 늦추고 종종 추가 회계 인력 채용을 필요로 합니다. Slash와 같은 결제 플랫폼은 지출 분류를 자동화하고 자금 이체를 가속화하며 청구서 관리를 간소화하여 팀이 행정 업무에 소요되는 시간을 줄이고 성장에 더 집중할 수 있도록 합니다.

사기 및 오용 위험 감소

사업이 성장함에 따라 모든 거래를 수동으로 모니터링하는 것은 점점 더 어려워지고, 오용 위험도 높아집니다. Slash는 사전 설정된 지출 규칙과 한도를 적용한 결제 수단을 발급할 수 있도록 하여 감독 및 사기 탐지를 간소화합니다. 가상 카드와 같은 전자 결제 옵션은 데이터 암호화와 토큰화를 통해 보안을 강화하여 거래 중 금융 정보가 유출되는 것을 방지합니다. 또한 실시간 지출 분석과 AI 기반 모니터링은 비정상적인 활동이 발생할 때 즉시 감지하여 심각한 피해가 발생하기 전에 잠재적 사기 행위를 차단할 수 있도록 지원합니다.

현금 흐름과 예산에 대한 가시성 향상

기업 내 자금 흐름을 명확히 이해하는 것은 정보에 기반한 재무 결정을 내리는 데 필수적입니다. Slash를 사용하면 공급업체, 결제 수단, 팀별로 지출 내역을 세분화한 종합 분석 대시보드를 통해 현금 흐름과 예산을 분석할 수 있습니다. 즉시 현금 흐름의 효율성과 자금이 가장 많이 배분된 부분을 확인할 수 있습니다. 이러한 통찰력은 재무 데이터를 실행 가능한 지침으로 전환하여 지출 동향을 파악하고, 예산을 선제적으로 조정하며, 장기적인 재무 전략을 강화하는 데 도움을 줍니다.

강화된 규정 준수 및 감사 대비

감사 준비와 규정 준수를 유지하는 것은 재무 데이터가 여러 출처에 흩어져 있을 때 스트레스를 유발할 수 있습니다. Slash의 통합 회계 기능은 거래를 몇 초 만에 정리하고 기록하여 장부를 정확하고 최신 상태로 유지합니다. 자동화된 대조 및 지출 분석을 통해 재무 정보 확인이 용이해지고 내부 통제가 강화되며, 비즈니스가 항상 검토 준비 상태를 유지할 수 있습니다.

효과적인 자동 결제 방법

자동화된 결제 시스템은 다양한 복잡한 금융 업무를 처리할 수 있지만, 사용법은 복잡하지 않아야 합니다. 아래는 비즈니스에 자동화된 결제 시스템을 성공적으로 도입하기 위한 몇 가지 팁입니다.

기존 결제 워크플로우를 도식화하십시오: 먼저, 개선을 위한 기준을 설정하고 최적화가 필요한 영역을 파악하십시오. 지급 명령서 작성부터 청구서 발행, 지급 실행에 이르기까지 조달 프로세스의 모든 단계를 점검하십시오. 각 단계에서 어떤 일이 진행되고 있으며 어떤 지급 방법이 사용되고 있는지 기록하십시오. 또한 지연, 중복 데이터 또는 불필요한 비용 발생으로 인해 문제가 발생할 수 있는지 확인하십시오.
기존 도구와 통합되는 소프트웨어를 선택하십시오: 결제 시스템의 가치를 최대한 활용하려면 회계, 은행, ERP 플랫폼과 통합되도록 하십시오. 추가적인 유연성을 위해 Slash와 같은 API 연결 기능을 갖춘 결제 솔루션을 찾아보세요. 이를 통해 시스템 간 실시간 데이터 공유가 가능합니다.
명확한 승인 정책 수립: 회사의 청구서 발행, 조달 및 회사 지출에 관한 규정 준수 정책을 정의하십시오. 모든 규칙을 마련한 후에는 Slash 플랫폼을 사용하여 지출 한도를 설정하고, 카드 그룹을 생성하며, 단계별 승인 수준을 할당할 수 있습니다. 시스템이 가동되면 자동화된 승인 경로가 나머지를 처리합니다.
보안 프로토콜을 구현하십시오: 실시간 알림을 통해 결제를 모니터링하고, 역할 기반 권한을 활성화하여 승인된 관리자만 결제를 승인하거나 실행할 수 있도록 하며, 지출 통제를 적용하여 직원 및 부서별 지출 한도를 설정하고, 가상 카드와 같은 결제 수단을 활용하여 민감한 계정 정보를 보호하거나 공급업체별 지출을 분리하십시오.
자동으로 조정하고 정기적으로 감사하십시오: Slash를 사용하면 결제 플랫폼을 회계 소프트웨어에 연결하여 거래 내역을 자동으로 청구서나 송장과 매칭할 수 있습니다. 경비 관리 및 회계 업무를 간소화하면 정기적인 내부 감사, 지출 분석 또는 대조 작업과 같은 더 현명한 재무 결정을 내리도록 유도합니다.
시스템을 지속적으로 개선하십시오: 자동화가 회사 업무 프로세스에 더욱 깊이 적용됨에 따라, 직원들이 이러한 기능을 최대한 활용하는 방법을 교육할 시간을 확보해야 합니다. 결제 관리 플랫폼을 정기적으로 재검토하고, 조달 분석을 수행하며, 재무팀의 피드백을 수집하여 시스템을 지속적으로 개선하십시오. Slash는 실시간 알림과 상세한 분석을 통해 개선 과정을 간소화할 수 있습니다.

결제 자동화 소프트웨어 선택 방법

결제 솔루션 선택은 사업 규모, 거래량과 규모, 복잡한 자동 결제 시스템을 관리할 수 있는 직원 수 등에 따라 달라집니다. 회사가 성장한 단계와 무관하게, 의사결정에 도움이 될 수 있는 보편적인 고려 사항은 다음과 같습니다:

은행 및 회계 소프트웨어와의 통합

결제 자동화는 시스템이 은행 및 회계 플랫폼과 직접 연결될 때 가장 효과적입니다. QuickBooks나 Xero 같은 도구와 통합함으로써 Slash는 거래 내역, 청구서, 지출을 동기화하여 수동 데이터 입력과 대조 오류를 줄입니다. 실시간 데이터 공유는 재무 기록의 정확성을 유지하고 시스템 전반에 걸쳐 현금 흐름을 가시화합니다.

강력한 보안 기능

결제 시스템은 민감한 금융 데이터를 처리하므로, 종단 간 암호화, 토큰화 또는 다중 인증과 같은 기능을 갖춘 플랫폼을 선택하는 것이 가장 좋습니다. PCI DSS 표준 준수는 지속적인 위험 관리 프로토콜을 시행하면서 저장 및 전송 중 적절한 데이터 보호를 보장합니다. Slash는 이러한 안전 장치에 AI 기반 모니터링 및 연중무휴 지원팀과 같은 추가 보호 기능을 통합하여 심각한 피해를 입히기 전에 비정상적인 활동을 신속하게 감지할 수 있도록 지원합니다.

다양한 결제 수단 지원

결제 시스템은 공급업체 및 비즈니스 요구를 충족시키기 위해 다양한 결제 방식을 지원해야 합니다. ACH 이체는 정기 결제를 위한 신뢰성 있는 수단이며, 전신환은 대규모 또는 긴급 거래에 적합합니다. 가상 또는 실물 카드는 일상적 지출에 대한 통제 및 추적 기능을 제공합니다. RTP 및 FedNow와 같은 새로운 옵션은 거의 즉각적인 결제를 가능하게 하여 현금 흐름과 공급업체 관계 관리(SRM)를 개선합니다.

확장성과 유연성

강력한 결제 시스템은 비즈니스 성장을 지원할 수 있어야 합니다. 사업 규모가 확장됨에 따라 새로운 통화 처리, 국경 간 결제, 여러 자회사 및 법인으로부터의 결제 수납 등 새로운 과제에 직면할 수 있습니다. Slash를 사용하면 빠른 송금으로 전 세계적으로 결제를 송수신하고, 다중 법인 지원 기능을 통해 다양한 결제 출처를 손쉽게 관리할 수 있습니다.

투명한 가격 및 수수료

다양한 가격대의 결제 솔루션이 존재합니다. 그러나 플랫폼에 더 많은 비용을 지불한다고 해서 반드시 더 많은 기능을 이용할 수 있는 것은 아닙니다. Slash는 모든 규모의 기업을 위한 유연한 가격 정책을 제공하며, 핵심 자동화 도구가 포함된 무료 플랜과 더 낮은 수수료 및 더 높은 보상을 제공하는 플래티넘 플랜을 제공합니다.

Slash로 결제 및 현금 흐름을 최적화하세요

구식 결제 절차는 업무 속도를 늦추고 불필요한 비용을 발생시키며 재무 가시성 유지에 어려움을 초래할 수 있습니다. Slash는 결제를 자동화하여 이러한 문제를 해결함으로써 회사 재무 관리에 대한 가시성과 신뢰도를 높여줍니다.

슬래시를 사용하면 실시간 지출 모니터링이 가능하며, 내장된 회계 연동 기능을 통해 정확한 장부 관리를 유지할 수 있습니다. 자동화된 경비 추적은 수동 데이터 입력을 줄여주며, 맞춤형 카드 제어 및 예약 이체 기능으로 공급업체 결제를 간소화합니다. 또한 다중 법인 지원 기능을 통해 단일 통합 대시보드에서 여러 법인 또는 자회사의 현금 흐름을 관리할 수 있어, 비즈니스 성장을 돕는 결제 처리 역량을 제공합니다.

Slash가 비즈니스 뱅킹 및 결제 자동화를 개선할 수 있는 다른 방법들:

함께 슬래시 비자® 플래티넘 카드직원들에게 회사 구매 시 최대 2% 캐시백을 제공하는 충전식 카드로 유연한 지출 권한을 부여할 수 있습니다.
ACH, 전신환 또는 실시간 결제를 관리하든, 모든 것이 하나의 통합 대시보드를 통해 처리되어 회사의 재무 활동에 대한 전체적인 현황을 파악할 수 있습니다.
전 세계 160여 개국으로 송금을 이용할 수 있는 서비스를 통해 결제하세요. SWIFT 네트워크, 그리고 전통적인 해외 거래 수수료를 피하세요 USD 페그 스테이블코인 USDC, UDST, USDSL과 같은.

Slash가 귀사의 재무 운영을 자동화하고 체계화하며 확장하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요. 슬래시닷컴.