중소기업을 위한 미지급금 자동화 가이드

소규모 팀은 제한된 자원으로 많은 일을 동시에 처리해야 합니다. 스마트한 자동화 솔루션이 없다면 일상적인 업무가 쌓여 소중한 시간을 잡아먹고 현금 흐름 관리가 어려워질 수 있습니다. 적절한 도구를 활용하면 수동 작업을 간소화된 워크플로로 전환하여 처리 시간을 단축하고 오류를 줄이며 전반적인 효율성을 높여 재무 및 운영 업무 부담을 덜어줄 수 있습니다.

비즈니스 프로세스를 자동화하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 핵심 방법 중 하나는 매입채무 자동화를 통한 것입니다. 매입채무(AP)는 당사의 유동부채와 공급업체에 지불해야 할 금액과 관련되어 있어 비즈니스에 필수적인 가치 및 재무 프로세스입니다. 본 가이드에서는 매입채무 자동화에 초점을 맞추어 그 정의, 작동 방식, 그리고 비즈니스의 시간과 노력을 절약하는 방법을 살펴보겠습니다.

매입채무 자동화란 무엇이며, 왜 중소기업에게 중요한가?

매입채무(AP)란 기업이 상품이나 서비스를 조달 및 수령한 후 공급업체나 판매자에게 지불해야 할 금액을 의미합니다. AP는 본질적으로 매출채권(AR)과 반대 개념으로, 고객이나 클라이언트에게 상품이나 서비스를 제공한 후 그들이 귀사에 지불해야 할 금액을 반영합니다. 양자 모두 대차대조표상 중요한 항목이지만, 청구서 처리, 승인 절차, 기한 내 결제 마감 등으로 인해 복잡해질 수 있습니다.

매입채무는 기업의 당기 부채로, 모니터링과 정확한 처리, 합의된 기한 내 공급업체 지급이 중요합니다. 따라서 수동 처리에만 의존하는 것은 위험할 수 있으며, 이는 기업을 비용이 많이 드는 오류에 취약하게 만들고 다른 핵심 업무에 할애할 수 있는 시간을 제한합니다. 매입채무 자동화 솔루션은 다음과 같은 여러 영역에서 수작업 부담을 줄여 전체 프로세스를 효율화하는 데 도움이 됩니다:

자동화할 수 있는 주요 미지급금 업무

자동화된 구매대금 지급 프로세스는 반복적인 수작업 업무를 간소화하고 오류를 줄이며 더 깔끔한 업무 흐름을 제공합니다. 자동화의 혜택을 누릴 수 있는 주요 영역은 다음과 같습니다:

송장 대조. OCR(광학 문자 인식) 및 머신 러닝 기술을 활용하여 디지털 문서, 스캔된 종이 청구서 및 영수증에서 데이터(공급업체, 날짜, 금액, 세금 등)를 추출합니다. 자동화된 데이터 입력 기능이 이 정보를 처리하여 귀하의 대조 작업을 가속화합니다.
자동 조정. 청구서 대조와 마찬가지로 자동 조정 기능은 지출 내역을 자동으로 분류하여 효율성을 높여줍니다.
공급업체 관계. 발주처에게 송장 수신, 승인 또는 지급 예정 시 자동으로 알림을 전송합니다. 또한 송장 수정, 리마인더, 발주처용 양식 및 송장 생성 과정도 자동화할 수 있습니다.
승인 경로. 승인 자동화는 일치하는 항목을 선별해 주어 프로세스를 간소화합니다. 자동화는 승인 내역을 추적하는 데에도 활용될 수 있습니다. 이는 감사 추적이나 승인 이력 관리에 특히 유용합니다.
결제 일정 설정. 자동화를 통해 지급 일정을 설정할 수 있으므로, 중요한 지급 기한을 놓치지 않으면서 현금 흐름을 최적화할 수 있습니다.
결제 처리. 승인 조건을 설정하고 수동 승인 건수를 제한하여 승인 담당자의 업무를 간소화하십시오.

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중소기업이 직면한 주요 미지급금 문제점

소규모 팀이 청구서, 공급업체 계약 등을 통해 조직의 업무 흐름을 유지하는 데는 두통이 따르기 마련입니다. 매입채무 처리 시 예상되는 어려움을 파악하면 자동화된 AP 워크플로우를 더욱 효과적으로 개선할 수 있습니다:

시간이 많이 소요되는 수동 데이터 입력. 수기 입력으로 날짜, 금액, 세금 등을 추가하는 것은 미지급금 처리에서 흔히 발생하는 과정입니다. 다행히 OCR 및 기타 자동화 도구를 통해 이러한 번거로움을 크게 줄일 수 있습니다. 클라우드 기반 및 디지털화된 기능은 물리적 영수증이나 문서의 보관 및 관리와 관련된 추가적인 번거로움도 최소화합니다.
지불 누락 또는 지연. 결제 미이행은 고액의 수수료 발생, 신용도 및 공급업체 관계 악화, 전반적인 회계 업무 흐름에 영향을 미칠 수 있습니다. 거래 일정을 자동화하면 향후 결제 누락 위험을 방지할 수 있습니다.
회계 도구와의 통합 부족. 회계 처리와 매입채무 처리가 분리되어 있을 경우, 많은 수작업과 복잡한 장부 관리가 발생할 수 있습니다. Slash¹과 같은 재무 관리 플랫폼은 내장된 지출 추적, 청구서 처리 및 회계 도구 연동 기능을 제공합니다. 단일 대시보드를 통해 회계 팀의 장부 관리와 매입채무 처리를 간소화하여 업무 효율을 높입니다.
현금 흐름 관리의 어려움. 청구서가 제때 도착하지 않거나, 승인이 지연되거나, 할인을 놓치거나, 마감 직전 결제로 인해 수수료가 발생하는 경우가 흔합니다. 자동화는 청구서를 중앙 집중화하고, 언제 결제해야 하는지 명확히 보여주며, 적절한 시기에 결제가 이루어지도록 자동으로 일정을 조정합니다. 이를 통해 현금 흐름을 최적화할 뿐만 아니라 연체료를 피하고 할인을 받을 기회도 잡을 수 있습니다.

자동화된 채무 관리의 주요 이점.

더 빠른 청구서 처리 및 승인. 자동화는 OCR 및 머신 러닝을 활용하여 디지털 및 스캔된 물리적 종이 문서를 읽고 데이터를 추출 및 저장할 수 있습니다.
오류가 줄어들면서 정확도가 향상되었다. 오류는 예상되는 일입니다. 자동화 도구는 중복 입력, 불일치, 사기 등의 오류를 포착할 수 있습니다. 또한 AP 자동화 도구를 활용하면 오류가 발생하기 전에 차단할 수 있으며, 표준화된 데이터 수집과 OCR 또는 머신러닝 기반의 인보이스, 영수증, 구매 주문서 데이터 매칭 기능을 제공합니다.
현금 흐름에 대한 가시성 향상. Slash와 같은 재무 관리 시스템은 대시보드를 제공하여 현재 및 예정된 의무, 지급 마감일, 현재 현금 흐름 상태를 확인할 수 있게 합니다. 이를 통해 현재 현금의 위치와 미래에 있어야 할 위치를 더 명확하게 파악할 수 있습니다.
더 강력한 공급업체 관계. 일관되고 제때 이루어지는 지불과 자동화된 지불 알림은 의사소통을 개선하고 분쟁을 줄여, 시간이 지남에 따라 더 나은 조건을 지원할 수 있습니다.
회계 통합. 총계정원장과의 양방향 동기화를 통해 공급업체 기록, 청구서 및 지급 내역을 일치시키고 완전한 감사 추적을 유지합니다.
가시적인 투자 수익률과 장기적인 비용 절감. 처리 비용 절감, 연체료 감소, 할인 혜택 확보 개선, 업무량 감소는 시간이 지남에 따라 비용 절감으로 이어집니다. AP 자동화의 가시적인 성과는 다른 측면에서도 확인할 수 있습니다:

AP 자동화의 가시적인 성과

수작업 감소와 처리 시간 단축을 통해 AP 자동화는 비즈니스에 실질적인 이점을 제공합니다. 아래 목록은 귀사가 실질적인 혜택을 경험하여 팀에 더 많은 시간, 비용 및 에너지를 확보할 수 있는 방법입니다:

청구서 처리 주기를 최대 80% 단축합니다. 자동화된 경로 설정, 알림, 조달 및 청구서 대조 기능은 구매 주문부터 청구서, 수령, 승인, 지급에 이르기까지 모든 단계에서 미지급금 처리 시간을 단축시켜 공급업체의 만족도를 높일 것입니다.
팀 규모를 늘리지 않고도 지급금을 확장하세요. AP 자동화는 동일한 규모의 팀이 더 많은 업무량을 처리할 수 있게 하여 인건비를 절감할 수 있습니다.
시간. 자동화를 통해 AP 처리가 더 쉽고, 빠르며, 효율적으로 이루어집니다. 간단히 말해, 이는 여러분에게 더 많은 시간을 선사합니다.

비즈니스에서 AP 자동화를 구현하는 방법

1단계: 현재 AP 워크플로우 평가하기

먼저, 현재 프로세스의 명확한 그림을 그립니다. 이를 위해 일반적인 매입채무 처리 워크플로우의 단계를 세분화하는 것이 도움이 될 수 있습니다:

섭취량: 송장은 이메일, PDF, 물리적 형태 또는 기타 방법으로 전달될 수 있습니다. 송장 데이터를 어디에서 가져오고 어디에 저장하는지 확인하십시오.
리뷰: 정보 확인, 구매 주문서 추가, 공급업체 정보, 프로젝트 및 기타 관련 정보 추가.
매치: 송장을 영수증 또는 구매 주문서와 대조하고 불일치 사항을 표시하십시오.
승인: 모든 정보가 입력되고 검토되어 정확함이 확인된 후 결제를 승인합니다.
급여: 최적화된 결제 일자와 일정을 파악하거나, 이후 지원되는 송금 방식(일반적으로 ACH, 전신환, 실시간 결제 또는 실물 수표)을 통해 정확한 금액을 송금하십시오.
보고서: 향후 감사 및 세금 신고를 위해 데이터를 보관하십시오.

2단계: 반복적이거나 오류가 발생하기 쉬운 작업 식별하기

팀이 지급을 누락하거나 매칭을 잘못 관리하거나 프로세스의 다른 단계에서 어려움을 겪고 있다면, 그 원인을 파악하여 적절한 자동화 솔루션을 도입하는 것이 중요합니다.

3단계: 규모와 통합에 맞는 소프트웨어 선택

여러분께 제공되는 다양한 재무 관리 및 자동화 도구가 있습니다. Slash는 회계 도구와 연동되고, 송장 추적 기능을 제공하며, 간편한 ACH 및 전신환 송금이 가능한 재무 플랫폼으로서 하나의 선택지입니다. 또한 Slash의 단일 대시보드 디자인을 통해 구매 프로세스의 다양한 단계를 손쉽게 관리할 수 있으므로, 문제 영역을 파악하고 필요한 곳에 적절한 자동화를 구현할 수 있습니다.

4단계: 팀 온보딩 및 교육 보장

자동화만으로는 팀의 역량을 한계까지 끌어올릴 수 없습니다. 구매대금 지급(AP) 및 기타 재무 프로세스를 모니터링하고 관리할 적합한 인력을 확보하는 것이 핵심입니다. 팀을 구성한 후에는 그들이 성공할 수 있도록 적절한 도구와 접근 권한을 부여하십시오. 이를 통해 기업은 위험을 줄이고 지급 누락을 방지하는 효과를 거둘 수 있습니다.

5단계: 성능 모니터링 및 정기적 최적화

AP 및 기타 재무 프로세스에 대한 올바른 해결책을 즉시 찾기를 기대하지 마십시오. 인내심을 유지하고, 지속적으로 성과를 모니터링하며, 필요할 때마다 새로운 해결책을 도입하는 것이 재무 상태를 효과적으로 관리하고 업무 흐름을 지속적으로 최적화하는 탁월한 방법입니다.

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소기업을 위한 최고의 AP 자동화 도구

AP 자동화 소프트웨어는 매우 유용할 수 있습니다. 다행히도 통합된 AP 자동화 도구를 갖춘 여러 도구가 있으며, 현재 이용 가능한 최고의 선택지 몇 가지를 소개합니다:

1. 퀵북스

주요 제안: 청구서 관리 및 결제 처리 기능을 갖춘 회계 시스템.

청구서 추적, 기본 승인 기능, Quadient와 같은 AP 및 AR 도구와의 통합. Slash와 같은 제3자 뱅킹 플랫폼에서 일반적으로 지원되며, Quickbooks를 일반 재무 관리 소프트웨어와 연동합니다.

2. 제로

주요 제안: 청구서, 승인 및 자동화된 데이터 입력이 포함된 회계 시스템.

사기 방지(중복 탐지, 공급업체 검증), 송장 추적, 도구와의 통합 및 Slash와 같은 제3자 은행 플랫폼 지원.

3. 넷스위트

주요 제공 사항: 완전한 ERP 시스템, 구매대금 관리, 클라우드 기반 보고.

다양한 금융 서비스를 제공하며, 여기에는 ERP 및 채무 관리 소프트웨어가 포함됩니다. 후자는 구매 주문서 및 송장 추적, 자동 결제, 공급업체 기록 관리 기능을 제공합니다.

4. 슬래시

주요 혜택: 회계 시스템 연동, 법인카드², 경비 추적.

QuickBooks 및 Xero와의 회계 연동 기능을 제공하며, 동시에 재무 관리 소프트웨어, 자동화된 지출 추적, 스테이블코인 도구³, 그리고 Column, N.A.를 통한 뱅킹 지원을 제공합니다.

스마트 뱅킹, 간소화: 자동화된 AP를 위해 Slash를 선택해야 하는 이유

슬래시는 귀사의 업종에 맞춤화된 금융 도구를 제공하는 금융 기술 플랫폼입니다. 슬래시의 주요 서비스에는 회계 시스템 연동, 기업용 신용카드, 상세한 카드 사용 내역 및 지출 내역 추적, 그리고 비즈니스 계좌가 포함됩니다.

이 금융 플랫폼은 구매대금 지급(AP)과 같은 자금 관리 및 회계 업무를 더 빠르고, 쉽고, 자동화되도록 설계되었습니다. 자동화 도구를 통해 더 스마트하고 빠르게 업무를 수행할 수 있도록 지원하는 Slash의 주요 기능은 다음과 같습니다:

비용 관리. 슬래시 대시보드에서는 실물 카드와 가상 카드를 발급하고, 지출 한도와 가맹점 제어를 설정하며, 자동화된 결제 및 사기 탐지 도구를 통해 실시간으로 거래를 모니터링할 수 있습니다.
결제 방법. 자동화되고 클라우드 기반의 결제 도구를 통해 Slash 대시보드에서 ACH, 전신환, 실시간 결제(RTP), 스테이블코인을 통한 송금을 승인할 수 있습니다.
회계. 슬래시는 향상된 워크플로우와 회계 통합 도구를 통해 구매대금 지급 프로세스를 자동화합니다. 동일한 대시보드에서 사용자는 승인을 자동화하고, 지급 일정을 설정하며, 경비를 추적하고, 데이터를 회계 페이지로 복제할 수 있습니다. 이는 퀵북스와 통합되어 있습니다. 슬래시의 회계 소프트웨어는 사용이 간편하고 효율적입니다.

소규모 기업, 창업자, DIY 회계사 또는 공인회계사(CPA)에게 Slash는 장부 관리를 추적하고 업무를 더 쉽게 완료하며 오류에 대한 걱정을 덜어줍니다.

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¹ Slash Financial, Inc.는 금융 기술 기업으로 은행이 아닙니다. 은행 서비스는 FDIC 회원사인 Column N.A.에서 제공합니다.

슬래시 플래티넘 카드는 Visa®의 라이선스에 따라 Column N.A.에서 발행하는 Visa® 직불카드입니다. 승인은 자격 요건에 따라 결정됩니다. 계좌 잔액은 매일 전액 결제해야 합니다. 월별 회원비가 적용될 수 있습니다. 카드 구매 시 캐시백 대상이 될 수 있으며, 자세한 내용은 https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms을 참조하십시오.

암호화폐 변환, 이체 및 보관 서비스는 Column, N.A. 또는 Slash가 아닌 Bridge에서 제공합니다. 암호화폐는 어떠한 은행에도 보관되지 않으며, FDIC 보험 적용 대상이 아니며, 가치가 변동될 수 있고 손실 위험이 있습니다. 이용 약관이 적용됩니다.