경비 관리 자동화가 지출과 규정 준수를 어떻게 간소화하는가

비즈니스가 성장함에 따라 팀의 일상적 지출 관리는 복잡해질 수 있습니다. 더 많은 직원이 더 많은 구매를 하고 있습니다: 출장, 소프트웨어, 소모품, 식사, 고객 관련 비용 등. 머지않아 거래 내역은 신용카드 명세서, 이메일 수신함, 종이 영수증 등에 흩어져 회사 자금이 실제로 어떻게 사용되고 있는지 파악하기 어려워집니다.

경비 관리 시스템이 구축되지 않으면 팀원들은 명세서를 일일이 검토하고, 이메일함에 묻힌 영수증을 찾아내며, 거래 내역을 수동으로 스프레드시트에 입력해야 합니다. 중요한 승인이 누락되거나 영수증이 제출되지 않을 수 있으며, 시간이 지남에 따라 경비 관리는 사전 대응적이기보다 사후 대응적으로 변해갑니다.

자동화된 경비 관리 소프트웨어는 이 프로세스에 체계성을 부여할 수 있습니다. 서로 연결되지 않은 도구와 수동 단계의 혼합에 의존하기보다는, 기업은 환급, 법인 카드, 경비 정책 시행 및 승인 워크플로를 단일 시스템에 중앙 집중화할 수 있습니다. 본 가이드에서는 자동화된 경비 관리 시스템 구현을 위한 모범 사례를 단계별로 살펴보겠습니다. 수동 프로세스를 자동화하는 데 도움이 되는 도구와 시간이 지남에 따라 그 효과를 추적하는 실용적인 방법을 설명하겠습니다.

Slash와 같은 플랫폼은 통합된 일상적 경비 관리 시스템을 통해 이러한 원칙을 적용합니다. Slash 카드를 통해 기업은 세부적인 지출 통제를 설정하고, 구매 시점에 영수증을 자동으로 캡처하며, 실시간으로 거래를 분류할 수 있습니다.¹ 모든 활동은 Slash 대시보드로 유입되어 재무 팀이 지출을 더 명확하게 파악할 수 있게 하며, 회계 소프트웨어와 직접 동기화되는 구조화된 데이터를 생성합니다. 자세한 내용은 계속 읽어보세요.

경비 관리 자동화란 무엇인가요?

경비 관리는 조직 내 경비 보고, 승인, 환급, 정책 시행 등 다양한 프로세스를 포괄합니다. 경비 관리 자동화는 내장된 통제 기능을 통해 회사 지출 채널을 연결하는 소프트웨어로 이러한 활동을 통합하여 보다 신속하고 일관된 감독을 가능하게 합니다.

실무에서 경비 관리 자동화는 소프트웨어 그 이상을 포함합니다. 기업 카드, 뱅킹, 재무 관리 등 상호 연결된 도구를 단일 시스템으로 통합하여 재무 관리를 종단 간 간소화합니다. 예를 들어, 회사 카드로 구매한 내역은 사전 설정된 지출 규칙과 비교 검토될 수 있습니다. 승인 후 영수증과 거래 내역은 경비 관리 대시보드에 자동 업로드되어 자동 분류됩니다. 이후 해당 거래 내역은 세부 정보를 재구성할 필요 없이 회계 소프트웨어로 바로 내보낼 수 있습니다.

잘 구조화된 경비 관리 시스템을 도입할 때의 장점으로는 다음과 같은 것들이 있습니다:

수동 데이터 입력 감소: 자동 분류 및 영수증 스캔 기능은 영수증과 법인카드의 거래 내역을 스프레드시트에 수동으로 입력할 필요가 없도록 합니다. 이를 통해 수작업 시간을 절약하고 중복 입력과 같은 오류 발생 위험을 줄일 수 있습니다.
비용 제출 속도 향상: 직원은 영수증을 업로드하여 개인 부담 업무 경비를 제출할 수 있으며, 해당 영수증은 스캔되어 회사 거래 기록의 광범위한 데이터베이스에 통합됩니다.
더 나은 규정 준수 및 정책 시행: 자동화된 시스템은 내장된 통제 기능을 갖춘 법인 카드를 통해 판매 시점에서 회사 정책을 시행합니다. 정책 위반 지출은 발생 전에 차단될 수 있으며, 비정상적인 거래는 검토를 위해 표시되어 규정 준수 및 사기 방지 노력을 모두 강화합니다.
지출 가시성 및 보고 기능 강화: 거래는 카드에서 출금 은행 송금에 이르기까지 채널 간 통합됩니다. 지출은 자동으로 분류되고 결제 수단별로 세분화되며, 정기적인 재무 검토를 위한 대차대조표 및 손익계산서에 포함시키기 쉽게 정리됩니다.
재무 및 회계 팀의 시간 절감: 통합 회계 또는 ERP 시스템과 재무 데이터를 동기화함으로써 기업은 대조, 보고, 세금 신고 및 감사 준비를 효율화할 수 있습니다.

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6 경비 관리 자동화의 핵심 구성 요소

경비 관리의 전 과정을 자동화하려면 여러 상호 연결된 도구를 활용해야 합니다. 이러한 도구들은 함께 사용될 때 구매부터 승인, 정산에 이르는 경비 처리의 전체 주기를 지원하면서 직원과 재무 팀 모두의 수작업 부담을 줄일 수 있습니다. 자동화된 경비 관리 시스템에 포함된 핵심 기능 및 도구는 다음과 같습니다:

디지털 영수증 캡처 및 OCR

광학 문자 인식(OCR) 기술은 영수증 이미지에서 세부 정보를 추출하여 경비 관리 시스템에 직접 입력합니다. 직원이 영수증을 업로드하면 시스템이 자동으로 가맹점명, 날짜, 금액을 인식하여 수동 데이터 입력이 필요하지 않습니다. 이후 경비는 사전 정의된 규칙에 따라 분류 및 승인 절차를 거치므로 재무 팀은 일상적인 거래보다 예외 사항에 집중할 수 있습니다.

자동화된 정책 시행 및 지출 통제

기업 신용카드가 경비 관리 소프트웨어와 연동되면 구매 시점에 지출 통제를 적용할 수 있습니다. Slash를 사용하면 사전 설정된 한도, 승인된 가맹점 카테고리 및 카테고리 수준 제한이 적용된 가상 카드를 발급할 수 있습니다. 회사 정책을 위반하는 거래는 발생 전에 차단되어, 정산 과정에서 사후에 표시하는 대신 정책 위반 지출을 사전에 방지합니다.

승인 워크플로우 및 조건부 라우팅

승인 워크플로는 거래가 조직 내에서 검토를 위해 이동하는 방식을 결정합니다. 자동화된 시스템은 금액 기준, 경비 항목, 부서 또는 프로젝트 코드에 따라 경비를 적절한 승인자에게 전달할 수 있습니다. 50달러 상당의 사무용품 구매는 자동 승인될 수 있는 반면, 5,000달러 상당의 장비 임대는 부서 관리자에게 전달됩니다. 동일한 논리가 외부 은행 송금, 직불 거래 및 기타 거래와 같은 다른 재무 활동에도 적용되어 다양한 거래 전반에 걸쳐 일관된 정책 시행을 보장합니다.

회계 및 ERP 도구와의 통합

경비 관리 소프트웨어는 QuickBooks나 Xero와 같은 회계 플랫폼은 물론 Oracle NetSuite 같은 ERP 시스템과도 연동할 수 있습니다. 이러한 연동을 통해 분류된 경비 데이터가 총계정원장(General Ledger)과 자동으로 동기화되어 수동 조정 작업을 줄이고 재무 기록을 최신 상태로 유지합니다. Slash는 QuickBooks 및 Xero와 같은 주요 플랫폼과 연동되어 재무 시스템과 회계 시스템 간 원활한 데이터 공유를 지원합니다.

실시간 대시보드 및 분석

경비 관리 대시보드는 법인카드, 은행 송금, 경비 정산 및 기타 결제 수단의 데이터를 단일 화면으로 통합할 수 있습니다. 모든 재무 활동이 한 곳에 저장되므로 내장된 분석 도구를 활용해 지출 패턴을 추적함으로써 가장 가치 있는 거래처, 비용이 증가하는 분야, 예산 한도에 근접한 직원 또는 팀을 식별할 수 있습니다. 이러한 현금 흐름에 대한 가시성은 예산 편성, 정책 업데이트 및 비용 통제와 관련된 보다 선제적이고 데이터 기반의 의사 결정을 지원합니다.

상환 제도

직원들은 때때로 업무 경비를 개인 비용으로 먼저 지출합니다. 체계적인 경비 정산 워크플로는 회사 정책에 따라 이러한 경비를 검토하고 직원 계좌로의 환급을 간소화하는 데 도움이 됩니다. Slash의 경비 정산 기능을 통해 직원은 개인 은행 계좌를 대시보드에 직접 연결할 수 있습니다. 영수증을 업로드하면 OCR 기술이 거래 내역을 인식하여 경비 보고서에 자동으로 입력합니다. 관리자는 이후 미처리된 정산 건을 검토하고 직원의 계좌로 직접 입금될 환급금을 승인할 수 있습니다.

경비 자동화 구현을 위한 모범 사례

경비 관리 자동화는 단순히 새로운 소프트웨어를 도입하는 것 이상의 노력이 필요합니다. 최상의 성과를 거두는 조직들은 명확한 정책 수립, 업무 흐름에 맞는 시스템 구성, 직원들의 효과적인 도구 활용법 이해를 위해 충분한 시간을 투자합니다. 이러한 모범 사례는 전환 과정에서의 혼란을 최소화하면서 자동화의 이점을 극대화하는 데 도움이 될 수 있습니다:

경비 항목 및 정책을 표준화하십시오

명확히 정의된 비용 분류 체계는 지출 패턴 분석, 예산 관리, 세금 신고 준비를 용이하게 합니다. 분류 항목은 회계 계정 체계 및 세금 요건과 일치해야 하며, 출장비 및 접대비 같은 공제 가능 비용, 장비 구입과 같은 자본 지출, 그리고 공제 불가 비용을 구분해야 합니다. 표준화된 분류 체계는 부서 간 일관성을 보장하여 지출 비교와 비용 절감 기회 발굴을 용이하게 합니다.

사전에 자동화된 규칙과 한도를 정의하십시오

자동화 시스템은 규칙을 처음부터 철저히 설정할 때 가장 효과적으로 작동합니다. 카드 발급이나 시스템 도입 전에 지출 통제, 승인 기준, 처리 절차를 꼼꼼히 계획하는 데 시간을 투자하십시오. 명확한 규칙은 수동 감독의 필요성을 줄이고 정책 위반이 발생하기 전에 예방하는 데 도움이 됩니다.

직원들에게 자동화 워크플로우에 대한 교육을 실시하십시오.

지출 정책을 설명하는 포괄적인 문서를 작성하여 팀원들에게 규칙이 어떻게 시행되는지 전달하고 지출에 대한 명확한 기대치를 설정하십시오. 또한 영수증 제출, 환급 요청 또는 법인 카드 사용과 같은 일반적인 작업에 대한 단계별 지침과 함께 자동화된 경비 관리 규칙이 어떻게 작동하는지에 대한 정보를 포함하십시오.

성과를 모니터링하고 시간이 지남에 따라 프로세스를 개선합니다.

경비 자동화는 설정 후 방치해도 되는 솔루션이 아닙니다. 적절한 지표를 추적하면 병목 현상이 지속되는 부분, 정책이 지나치게 제한적이거나 관대한 부분, 추가 교육이 필요한 부분을 파악하는 데 도움이 됩니다. 지출 패턴을 정기적으로 검토하면 예산을 지속적으로 초과하거나 미달하는 경비 항목을 파악할 수 있어, 사소한 문제가 커지기 전에 팀이 통제 및 프로세스를 조정할 수 있습니다.

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성공 측정: 핵심 성과 지표(KPI)와 측정 기준

효과적인 경비 관리의 중요한 부분은 시스템의 성능을 시간 경과에 따라 모니터링하는 것입니다. 주요 지표를 추적하면 시스템이 경비 정책을 지원하고, 지연을 줄이며, 비즈니스 성장에 따라 확장되고 있는지 판단하는 데 도움이 됩니다. 다음은 기업이 경비 관리 정책 및 자동화의 효과를 평가하기 위해 사용하는 일반적인 지표들입니다:

경비 처리 시간: 비용이 제출된 후 회계 시스템에 완전히 기록되기까지 걸리는 시간을 측정합니다. 이 지표는 자동화를 통해 달성된 시간 절감 효과를 강조하며, 갑작스러운 지연은 종종 보고 접수 또는 승인 경로상의 문제를 나타내므로 지속적으로 모니터링해야 합니다.
정책 준수율: 회사 정책을 준수하는 지출 비율과 예외가 필요한 지출 또는 위반으로 표시된 지출 비율을 추적합니다. 낮은 준수율은 정책이 불명확하거나 지출 한도가 지나치게 제한적이거나 특정 지출 범주가 개선이 필요함을 시사할 수 있습니다.
오류 또는 예외 발생률: 비용 처리 과정에서 오류 발생 빈도, 정보 누락 또는 수동 개입 필요성을 측정합니다. 높은 오류율은 영수증 품질 저하, 불분명한 분류 규칙, 제출 워크플로우에 대한 직원 추가 교육 필요성 등의 문제를 시사할 수 있습니다.
환급 처리 기간: 직원들이 자비 지출을 제출한 후 환급을 받기까지의 대기 시간을 추적합니다. 경비 처리 시간과 관련이 있지만, 이 지표는 환급에 특화되어 있으며 승인 속도와 행정적 노력 모두를 반영합니다.
비용당 비용: 각 경비 거래 처리 시 발생하는 관리 비용(직원 인건비 및 시스템 비용 포함)을 계산합니다. 이 지표를 경비 유형별로 비교하면 자동화가 가장 큰 효과를 발휘하는 분야와 추가적인 업무 흐름 개선을 통해 간접비를 절감할 수 있는 분야를 파악하는 데 도움이 됩니다.

적합한 자동화된 경비 관리 솔루션 선택하기

모든 경비 관리 플랫폼이 동일한 기능을 제공하거나 모든 비즈니스 모델에 적합한 것은 아닙니다. 적합한 솔루션은 회사의 규모, 지출 패턴, 기존 회계 시스템, 그리고 직원 경비에 대한 통제 수준에 따라 달라집니다. 그러나 현재 환경과 무관하게 반드시 확인해야 할 중요한 기능들이 있습니다. 옵션을 평가할 때 다음 사항을 살펴보세요:

회사 정책을 자동으로 적용하는 지출 규칙이 적용된 법인 신용카드의 간편한 발급.
실시간 거래 가시성, 재무 감독을 강화하는 분석 대시보드와 잠재적 사기 탐지를 지원하는 경보 시스템으로 지원됩니다.
공급업체와 비용 세부 정보를 식별하여 거래 전반에 걸쳐 일관된 태그를 적용하는 자동 분류 기능.
직원들의 영수증 제출과 재무팀의 검토 및 처리를 간소화하는 환급 워크플로우.
회계 및 ERP 시스템과의 연동을 통해 대조, 보고 및 세금 준비를 간소화합니다.
맞춤형 승인 워크플로로 일상적인 구매 시 마찰을 줄이고, 고가 거래는 추가 검토를 위해 별도로 처리합니다.

Slash로 경비 관리를 자동화하세요

지출 관리가 가장 효과적인 방법은 지출, 검토, 보고가 한 곳에서 이루어질 때입니다. Slash는 법인 카드, 자동 영수증 캡처, 정책 제어 기능을 단일 시스템에 통합하여 기업의 직원 지출 관리를 지원합니다. 재무 팀은 사후에 경비를 검토하는 대신 거래 발생 시 실시간으로 추적하여 보다 명확한 감독이 가능하며, 사후에 해결해야 할 문제도 줄일 수 있습니다.

슬래시는 자동화와 완벽한 비즈니스 뱅킹 인프라를 결합하여 재무 팀이 지출을 통제하고, 비용을 추적하며, 자금을 효율적으로 이동할 수 있는 단일 시스템을 제공합니다. 주요 기능은 다음과 같습니다:

슬래시 비자 플래티넘 카드: 세부적인 지출 관리, 설정 가능한 한도, 자동 영수증 캡처, 직원 대상 무제한 카드 발급 기능을 통해 최대 2% 캐시백을 누리세요.
실시간 지출 모니터링: 인공지능 기반 모니터링은 비정상적인 활동을 감지하고, 정책 위반 지출이 발생하기 전에 차단하며, 관리자에게 직접 경고를 전달합니다.
승인 워크플로: 자금 이동 전에 대규모 또는 민감한 거래에 대한 결제 및 차감을 적절한 관리자에게 전달하십시오.
환급 도구: 자비 지출에 대한 영수증과 세부 내역을 정리하고 연결된 직원 은행 계좌로 직접 입금합니다.
회계 통합QuickBooks와 거래 데이터를 자동으로 동기화하거나, Plaid를 통해 추가 도구에 연결하거나, Xero에서 데이터를 가져와 대조 및 보고를 간소화하세요.
다양한 결제 방법: 글로벌 ACH를 통한 송금, SWIFT를 통한 180개국 이상 국제 전신환, RTP 및 FedNow와 같은 실시간 국내 결제망을 통해 자금을 송금하세요. 블록체인 기반 송금을 위해 자금을 USDC 또는 USDT와 같은 USD 페그형 스테이블코인으로 전환할 수 있는 기본 암호화폐 지원이 포함됩니다.⁴
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