이 6가지 전략으로 직원 지출을 효과적으로 관리하세요

리스크 관리에는 10-80-10 법칙이라는 프레임워크가 있습니다: 10%의 사람들은 항상 규칙을 따르고, 10%는 기회가 주어지면 규칙을 어기며, 나머지 80%는 그 중간 어디쯤에 속합니다. 직원 지출 관리는 단순히 문제 직원들을 감시하는 것이 아닙니다. 대다수가 치명적인 실수를 저지를 기회를 전혀 갖지 못하도록 안전장치를 마련하는 것입니다. 실제로는 몇 가지 기본 규칙을 정립하는 것부터 시작합니다.

귀사에는 이미 경비 정책이 마련되어 있을 수 있습니다. 부서별 규칙과 공식적인 환급 절차가 상세히 명시된 문서일 수도 있고, 팀이 대략적으로 따르는 몇 가지 비공식적인 지침일 수도 있습니다. 어느 쪽이든, 정책만으로는 시행이 뒷받침되지 않으면 충분하지 않습니다.

슬래시 비자® 플래티넘 카드로 재무팀은 경비 정책을 실행으로 전환할 수 있습니다.¹ 법인 카드는 최대 2% 캐시백을 제공하며, 세부적인 지출 통제를 지원해 무분별한 지출을 사전에 방지합니다. 개인별, 팀별, 카테고리별로 지출 규칙을 설정하고, 카드 한도를 조정하여 과다 지출을 방지하며, 실시간 분석, 알림 및 AI 기반 모니터링을 통해 회사 전체 재무 현황에 대한 가시성을 높일 수 있습니다. Slash가 기업이 성장함에 따라 지출 정책을 일관되게 시행하는 데 어떻게 도움을 주는지 자세히 알아보세요.

직원 경비 관리란 무엇이며, 왜 중요한가?

직원 경비 관리는 기업이 업무 관련 지출을 추적, 통제 및 승인하기 위해 사용하는 프로세스를 의미합니다.

첫 번째 단계는 회사 경비 정책을 수립하는 것입니다. 이러한 지침은 신입사원 교육 시 공유하기 쉽고 나중에 참조하기 간편한 형식으로 문서화해야 합니다. 실용적인 경비 정책은 일반적으로 다음과 같은 영역을 다룹니다:

경영진의 기대 사항: 지출 규정이 존재하는 이유와 시행 방식을 설명하십시오. 명확한 배경 설명은 직원들이 통제 조치의 근거를 이해하고 시행 과정에서의 혼란을 줄이는 데 도움이 됩니다.
직원 지출 한도: 직원들이 회사 카드를 사용하거나 업무 경비를 청구할 경우, 한도에 도달하기 전까지 지출 가능한 금액을 정의하십시오. 일일 또는 주간 단위로 일당 지급액이나 카드 사용 제한을 통해 한도를 설정할 수 있으며, 역할, 팀 또는 부서에 따라 다른 기준을 적용할 수 있습니다.
출장 및 경비 규정: 여행 경비는 종종 가장 큰 선택적 지출 항목 중 하나입니다. 비용 절감과 직원들이 고객 회의, 컨퍼런스 및 기타 회사 관련 행사에 참석하는 데 필요한 유연성을 균형 있게 조율하는 출장비 지침을 수립하십시오.
환급 및 승인 경로: 일부 회사 구매는 전문적인 승인이 필요할 수 있습니다. 규모가 크거나 위험도가 높은 비용을 검토하고 승인할 담당자(예: 재무 책임자 또는 임원)를 지정하십시오. 이는 영수증 제출에 의존하는 구매 워크플로우나 경비 처리 채널에서 특히 중요합니다.

경비 정책은 회사 자금 사용의 경계를 설정하지만, 그 영향력은 문서화나 승인 절차를 넘어섭니다. 지출 관리 방식은 현금 흐름 예측 가능성, 규정 준수 위험 노출도, 그리고 직원들이 일상적인 구매 결정을 얼마나 자신 있게 내리는지에 직접적인 영향을 미칩니다. Slash는 올인원 뱅킹, 경비 추적, 재무 관리, 글로벌 결제 플랫폼에 경비 관리 도구를 통합하여 이를 간편하게 해결합니다.⁶

잘 설계된 경비 관리 프로세스에서 도출될 수 있는 하류 결과는 다음과 같습니다:

개선된 비용 관리

경비 관리 시스템을 통해 기업은 거래 발생 후 문제를 해결하는 대신 지출을 사전에 관리할 수 있습니다. 지출 한도를 현재 현금 수요에 맞춰 조정하고, 구매를 승인된 범주로 제한하며, 거래 단위 가시성을 확보함으로써 회사 자금이 적절히 사용되도록 보장합니다. 이를 통해 상품이나 서비스 결제 시 예산 범위 내 유지와 규정 준수를 보다 용이하게 할 수 있습니다.

운영 효율성 향상

자동화는 경비 정책 시행에 수반되는 수동 조정의 상당 부분을 제거합니다. 재무 팀은 지출 규칙과 승인 워크플로를 사전에 정의하여 일상적인 업무 경비가 수동 검토 없이 진행되도록 할 수 있습니다. 정책 위반 거래는 자동으로 표시되거나 차단되어 영수증 확인 및 후속 조치에 소요되는 시간을 줄이면서도 적절한 감독을 유지합니다.

신뢰와 기업 문화를 구축하라

정책 위반 지출이 발생한 후 대응하는 것은 불필요한 갈등을 야기할 수 있습니다. 명확한 지침과 일관된 시스템을 통해 조직 전체에 공통된 기대치를 설정하고 의사 결정 과정의 추측을 줄일 수 있습니다. 직원들이 경계를 이해하고 규칙이 공정하게 적용된다는 신뢰를 가질 때, 경비 관리는 더 건강한 기업 문화 조성에 기여할 수 있습니다.

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직원 지출 관리 방법: 성공을 위한 6가지 전략

회사 정책을 문서화하는 것은 중요한 첫걸음이지만, 서면 규칙만으로는 한계가 있습니다. 기대치가 설정된 후에는 기업이 일상적인 지출 결정에서 해당 규칙을 일관되게 적용할 수 있는 시스템이 필요합니다. 아래 전략은 경비 정책을 대규모로 작동하는 실용적인 통제 수단으로 전환하는 데 중점을 둡니다:

예산 설정 및 집행

예산 수립에는 균형이 필요합니다. 지출은 현금 흐름을 보호할 만큼 보수적이면서도 성장을 지원할 만큼 유연해야 합니다. 반복적인 유입과 유출을 추적하고, 유동성을 평가하며, 미지급금과 미수금을 관리하는 것은 모두 더 정확한 예산 편성에 기여할 수 있습니다. Slash의 분석 대시보드와 같은 도구는 계정, 결제, 회사 카드, 재무 활동 전반에 걸친 지출 동향을 파악하는 데 도움을 주어 과다 지출을 유발하는 패턴을 쉽게 발견할 수 있게 합니다.

구매를 승인된 공급업체로 제한하십시오

승인된 공급업체 목록으로 지출을 제한하면 사기 위험을 줄이고 감독을 간소화할 수 있습니다. 결제 권한을 가진 직원은 의도적이든 실수든 검증되지 않거나 부적절한 수취인에게 자금을 송금할 수 있습니다. Slash는 재무팀이 사전 정의된 승인 경로를 통해 송금을 처리하도록 하여 공급업체 결제가 송금 전에 검토, 검증되고 회사 정책과 일치하도록 보장합니다.

내장된 지출 통제 기능이 있는 법인 카드 발급

현대적인 기업 카드는 재무팀이 회사 정책에 부합하는 지출 규칙을 사전 정의할 수 있도록 합니다. Slash Card를 사용하면 지출 카테고리, 가맹점 유형, 거래 금액 또는 직원 역할별로 규칙을 설정할 수 있어 카드 사용이 승인된 용도와 일치하도록 보장합니다. 또한 종이 영수증을 추적하여 직원에게 환급할 필요가 없습니다. 팀은 초과 지출을 방지하는 통제 기능과 함께 회사 자금에 직접 접근할 수 있습니다.

실시간 모니터링 구현

많은 신용카드가 기본적인 사기 경보를 제공하지만, 이러한 경보는 종종 해당 기업의 다른 금융 활동과 분리되어 운영됩니다. 카드 사용 내역, ACH 이체, 전신환 및 기타 결제 유형이 한 곳에서 확인될 때 실시간 모니터링이 더 효과적입니다. Slash는 송금 및 카드 거래를 단일 대시보드에 통합하여 재무 팀이 실시간으로 발생하는 지출 활동에 대한 즉각적인 통찰력을 제공하고 알림 제어 기능을 제공합니다.

보고서 통찰력을 활용하여 시간이 지남에 따라 통제 방식을 조정하십시오

인원이 증가하고 매출이 늘어남에 따라 지출 패턴도 변화합니다. 정기적인 경비 보고는 재무팀이 정책을 강화하거나 확대 또는 재조정해야 할 부분을 파악하는 데 도움이 됩니다. 손익계산서, 카테고리별 경비 요약, 공급업체 지출 분석과 같은 보고서는 통제 체계를 개선하는 데 필요한 맥락을 제공합니다. Slash의 QuickBooks 연동을 통해 경비 데이터가 회계 시스템으로 직접 유입되어 수동 데이터 입력을 줄이고 보고서의 정확성을 유지할 수 있습니다.

지출을 정기적으로 검토하고 감사하십시오

주기적인 검토를 통해 통제 수단이 의도된 대로 작동하고 정책이 비즈니스 요구사항과 계속 부합하는지 확인할 수 있습니다. 내부 감사를 통해 반복되는 예외 사항, 구식 승인 규칙 또는 더 세밀한 감독이 필요한 지출 범주를 발견할 수 있습니다. Slash를 사용하면 영수증, B2B 거래 내역, 청구서, 공식 보고를 위해 QuickBooks에 동기화되는 경비 데이터 등 내부 검토에 필요한 문서가 자동으로 수집 및 중앙 집중화됩니다.

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Slash로 정책 위반 지출이 발생하기 전에 차단하세요

10-80-10 법칙은 서면 정책과 선의만으로는 직원 지출을 관리하기에 충분하지 않은 이유를 설명합니다. 시스템이 수동 검토나 사후 집행에 의존할 경우, 선의를 가진 중간 80%에 속하는 직원들조차 정책을 벗어난 구매를 할 수 있습니다.

슬래시에서는 지출 통제가 거래 시점에 적용됩니다. 즉, 회사 지출의 100%가 동일한 규칙, 승인 절차 및 가시성을 통해 처리됩니다. 재무 팀은 예외 상황에 대응하기보다 허용 범위를 사전에 결정하고 시스템이 이를 일관되게 적용하도록 합니다.

카드와 결제 활동을 단일 대시보드에 통합함으로써 Slash는 업무 부담을 늘리지 않고도 정책을 더 쉽게 시행할 수 있게 합니다. 재무 팀은 사전 정의된 승인 경로를 통해 지급을 처리하고, 법인 카드에 세분화된 지출 통제를 적용하며, 검토를 위해 거래 문서를 체계적으로 관리할 수 있습니다. 결산 시기가 되면 Slash의 QuickBooks 연동 기능을 통해 수동 입력 없이 지출 데이터를 내보낼 수 있으므로, 보고 및 감사 준비를 더 정확하고 효율적으로 수행할 수 있습니다.

슬래시는 단순한 사업비 모니터링을 넘어섭니다. 일상적인 재무 운영을 지원하는 몇 가지 추가 기능은 다음과 같습니다:

동적 결제 방식: 글로벌 ACH 결제 접근, 180개 이상 국가로의 전신환 송금, 국내 실시간 결제 시스템.
네이티브 암호화폐 지원: 8개 지원 블록체인 간 스테이블코인을 송수신하여 몇 분 내 결제 처리 및 은행 처리 비용 절감⁴. USDC, USDT, USDSL의 온/오프램프 서비스 제공, 전환 수수료 1% 미만.
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슬래시 비자® 플래티넘 카드: 무제한 가상 카드를 발급하고, 팀별로 카드를 관리하며, 개인별 지출 한도를 설정하고, 승인되지 않은 카테고리를 제한하면서 최대 2% 캐시백을 적립하세요.
글로벌 USD 계좌: 외국인 사업주가 미국에 등록된 유한책임회사(LLC)를 설립하지 않고도 Slash의 결제 및 암호화폐 인프라를 이용할 수 있도록 하여 전 세계적으로 USD 결제를 가능하게 합니다.³