사업 경비 관리 방법: 중소기업을 위한 검증된 전략
청구서 처리, 영수증 분류, 적시 환급 확인 등 조직이 지출을 효율적으로 관리하는 것은 종종 어려운 과제입니다. 특히 회계 '팀'이 사실은 어수선한 책상 앞에서 수작업으로 경비 보고서를 작성하고 사업 비용을 추적하는 단 한 명의 직원인 중소기업의 경우 이러한 업무는 더욱 어려울 수 있습니다.
경비 추적은 세금 규정 준수를 유지하고, 회사의 재정적 미래를 계획하며, 직원 지출을 관리하는 데 중요한 단계입니다. 중소기업이 이를 모두 관리하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 경비 관리 소프트웨어를 도입하는 것입니다.
비즈니스 경비 관리 도구는 오류를 최소화하고 소규모 기업 회계 담당자의 업무를 간편하게 해줍니다. Slash 비즈니스 뱅킹 플랫폼의 경비 관리 기능을 활용하는 사용자는 세분화된 지출 통제, 자동화된 데이터 입력, 그리고 다양한 일반 회계 도구와의 연동 기능을 활용할 수 있습니다.¹
이 글에서는 경비 관리 소프트웨어의 핵심 사항을 살펴보겠습니다. 주요 기능, 경비 분류의 이점, 도입을 위한 모범 사례 등을 포함합니다. 또한 Freshbooks, Slash, Quickbooks, Expensify 등 경비 추적에 가장 널리 사용되는 플랫폼들을 비교해 보겠습니다.
경비 관리 소프트웨어란 무엇인가? 중소기업을 위한 핵심 인사이트
경비 관리 소프트웨어는 기업이 규정 준수를 유지하고, 현금 흐름 관리를 개선하며, 자신감 있게 전략적 재무 결정을 내리는 데 도움을 줍니다. 구식 경비 추적 방식과 달리, 전용 소프트웨어는 지루한 프로세스를 자동화하고 거래 내역을 하나의 대시보드에 모아 지출에 대한 가시성을 높여줍니다.
사업비 관리 도구를 활용하면 소규모 기업은 분실된 영수증, 지연된 환급, 숫자 계산에 매달리는 긴 밤을 걱정할 필요가 없습니다. 퀵북스(QuickBooks)나 제로(Xero) 같은 회계 도구로 사업을 시작했을 수 있는데, 이들은 일부 비용 관리 기능을 제공하지만 다른 부분은 다루지 못합니다. 전용 비용 관리 소프트웨어는 이러한 회계 도구와 직접 연동되어 부족한 부분을 보완하고 현금 흐름에 대한 실시간 통찰력을 제공합니다.
Slash와 같은 많은 경비 추적 플랫폼은 분류를 직접 자동화하는 법인 카드와 가상 계좌를 제공합니다.
중소기업을 위한 경비 관리 소프트웨어의 주요 기능
대부분의 비즈니스 경비 관리 도구는 동일한 문제를 해결하기 위해 만들어졌지만, 모든 도구가 동일한 기능을 제공하는 것은 아닙니다. 경비 관리 소프트웨어를 선택할 때는 다음과 같은 솔루션들을 살펴보고, 현재 업무 프로세스와 목표에 어떻게 부합할지 고려해야 합니다:
기업 신용카드 통합
많은 기업들이 직원들에게 법인 카드를 발급하여 재료비, 사무용품부터 점심 식사, 헬스장 회원권에 이르기까지 다양한 항목에 지출할 수 있도록 합니다. 이러한 모든 비용을 관리하는 문제는 법인 카드를 카테고리별로 분류하고 동일한 대시보드에 통합함으로써 해결할 수 있습니다.
실시간 지출 모니터링 및 보고
실시간으로 입출금 내역을 추적할 수 있는 기능은 보다 상세한 지출 보고서를 작성하고 정책 위반 거래가 발생할 때 즉시 파악할 수 있게 합니다.
워크플로 자동화
거래를 자동으로 분류하고 디지털 영수증을 저장하는 프로그램이 없다면, 특히 소규모 회계 팀에게는 다양한 업무 관련 구매 내역을 관리하기가 어렵습니다. 자동화된 경비 추적은 이러한 문제를 해결하고 회계 기록이 항상 정확하고 최신 상태를 유지하도록 보장합니다.
지출 통제 및 정책 관리
직원의 독단적인 지출이나 예상치 못한 구독 요금 등 일부 무단 거래는 감시망을 피해 지나갈 수 있습니다. 엄격한 지출 통제 기능을 갖춘 비즈니스 경비 추적기를 사용하면 안전 장치를 설정하고 잠재적인 규정 준수 문제가 즉시 발견되도록 할 수 있습니다.
청구서 관리
적합한 경비 관리 소프트웨어를 사용하면 재무 운영 전반을 관리하는 동일한 플랫폼에서 청구서를 생성, 발송 및 추적할 수 있습니다. 청구서 처리 및 기록 관리는 업무에 추가되는 또 다른 부담입니다. 단, Slash와 같이 모든 업무를 통합하는 플랫폼을 사용한다면 이야기가 달라집니다.
회계 소프트웨어와의 연동
모든 것을 하나로 묶는 데 있어, 회계 시스템과 업무 경비 추적 도구를 연동하여 사용하는 것이 현명합니다. Freshbooks, Expensify 또는 다른 도구를 사용하든, 경비 추적 솔루션은 현재 사용 중인 회계 도구에서 전체 데이터 세트를 가져올 수 있어야 합니다.
경비 관리 소프트웨어 사용의 이점은 무엇인가요?
사업비 관리 도구를 활용하기로 결정한 중소기업은 이를 통해 시간을 절약하고 재무 운영을 최적화하며 전체 회계 업무량을 줄일 수 있음을 알게 될 것입니다. 사업의 현금 흐름을 더 깊이 파악하면 실시간 재무 데이터에 접근할 수 있고 세금 신고 절차를 간소화할 수 있습니다.
자동화 없이는 회계사들이 수동으로 지출을 추적해야 하는데, 이는 인적 오류와 영수증 분실을 초래하는 과정입니다. 자동 데이터 입력과 회계 소프트웨어와의 완벽한 연동은 이러한 실수를 최소화합니다.
또 다른 이점은 데이터 보안 강화입니다. 대부분의 경비 관리 시스템은 암호화 방식과 안전한 접근 제어 기능을 제공하여 가장 민감한 재무 데이터를 안전하게 보호합니다. 법인카드 사용 내역에 대한 실시간 업데이트 덕분에, 귀사의 비즈니스 은행 계좌 역시 무단 사용이나 카드 도난 사례에 대비해 더욱 안전해집니다.
비용 관리 소프트웨어를 효과적으로 도입하는 방법은 무엇인가요?
귀사의 새로운 소프트웨어는 귀사의 리더십과 직원들이 함께 협력하지 않으면 프로세스를 제대로 간소화할 수 없습니다. 효율적인 교육과 도입을 통해 비즈니스 경비 관리 도구를 최대한 활용할 수 있습니다. 다음은 취해야 할 단계입니다:
- 소규모 기업의 기존 프로세스와 요구 사항을 평가하여 어떤 기능을 주목해야 할지 결정하십시오.
- 팀의 워크플로우에 가장 적합한 도구를 선택하세요 (구체적인 플랫폼에 대해서는 잠시 후에 설명하겠습니다)
- 핵심 재무 리더 및 회계 담당자를 참여시켜 다가오는 변경 사항을 알리십시오.
- 팀원들에게 플랫폼 사용 방법 및 정책 또는 법인카드 지침 변경 사항에 대해 교육하십시오.
- 지출 정책과 부합하는 명확하고 투명한 KPI를 설정하십시오
- 회계 소프트웨어 통합 동기화
- 진행 상황을 모니터링하고, 회사 카드를 자주 사용하는 회계 담당자와 직원들로부터 피드백을 수집하십시오.
- 소프트웨어 업데이트를 꾸준히 진행하면서 정기적으로 검토하고 개선하십시오.
소규모 사업주에게 좋은 소식은 회사 설립 초기 단계에서 경비 관리 도구를 도입하면 온보딩 과정이 더 빨라진다는 점입니다. 팀이 더 단단히 결속된 시기에 새로운 소프트웨어를 도입함으로써 향후 복잡한 재무 프로세스에 대비하는 것이 현명합니다.
소규모 기업을 위한 최고의 경비 관리 도구는 무엇인가요?
소규모 기업의 경비 추적 및 회계 관리를 돕는 다양한 도구가 있으며, 각각 특화된 기능을 제공합니다. 다음은 저희가 추천하는 주요 도구들입니다:
슬래시
슬래시는 결제, 고액 캐시백 법인카드, 경비 관리 등을 통합한 단일 플랫폼 솔루션입니다. 실시간 보고 및 자동화된 경비 승인으로 비즈니스 현금 흐름을 실시간으로 파악할 수 있으며, 회계 소프트웨어 연동을 통해 모든 재무 데이터를 클릭 한 번으로 동기화할 수 있습니다.
경사로
램프는 자동 분류, 승인 관리, 법인 카드 기능을 특화한 플랫폼으로, 업무 흐름 자동화를 원하는 기술 스타트업 사이에서 인기 있는 선택지입니다. 다만 일상적인 구매에 높은 캐시백을 제공하는 카드를 찾는 이용자들에게는 다소 아쉬울 수 있습니다.
제로
제로는 청구서 발행 도구와 실시간 보고서 등 핵심 회계 기능을 풍부하게 제공하지만, 소규모 기업들은 가격 정책에 발목 잡힐 수 있습니다. 제로의 '경비 청구' 기능은 가장 비싼 '에스테이블리시드' 요금제에서만 이용할 수 있어, 경비를 청구하고 싶어 하는 소규모 기업들에게 걸림돌이 됩니다.
샐프 컨커 경비
Sap Concur는 회계 통합 및 영수증 스캔 기능에서 강력한 포트폴리오를 보유하고 있지만, 불편한 사용자 인터페이스로도 유명합니다. 직관적이지 않은 UI는 단순히 성가신 수준을 넘어 팀의 소프트웨어 채택률에 영향을 미칠 수 있으며, 경비 보고 시 실수로 이어질 수도 있습니다. 또한 Concur Expense는 중소기업보다는 대기업에 더 적합한 솔루션으로 평가됩니다.
프레시북스
프레시북스는 견고한 경비 추적 도구와 함께 영수증 스캔 기능도 제공하며, 소규모 기업에 적합합니다. 다만 소규모 기업에 지나치게 특화된 면이 있습니다. 프레시북스의 요금은 팀원을 추가할수록 꾸준히 상승하므로, 회사가 성장함에 따라 비용을 크게 절감하기는 어려울 것입니다.
엑스펜시파이
Expensify는 HR 플랫폼 연동 및 모바일 경비 관리 앱을 비롯한 다양한 독보적인 강점을 제공합니다. 그러나 카드 관리와 결제에 별도의 시스템이 필요하기 때문에 Expensify 플랫폼을 활용한 업무 흐름이 원활하지 않을 수 있습니다.
조호 경비
Zoho Expense의 경비 추적 기능은 클라우드 기반이므로 모바일과 데스크톱에서 동등하게 이용할 수 있습니다. 또한 현금 선지급 및 예산 관리 도구 같은 흔치 않은 기능도 제공합니다. 그러나 Sap Concur와 마찬가지로 많은 사용자들이 Zoho Expense를 탐색하기 어렵고 직관적이지 않다고 평가합니다.
인튜이트 퀵북스
퀵북스는 현금 흐름을 명확히 파악할 수 있고, 유용한 연동 기능, 영수증 스캔, 세금 신고 솔루션 등을 제공하여 사업 경비 관리를 위한 가장 널리 사용되는 플랫폼 중 하나입니다. 다만 가격이 다소 비싼 편이며, 카드, 분석, 결제 등 다양한 기능을 동시에 사용하려 할 때 서로 분리된 시스템에 갇혀버리는 경우가 있습니다.
경비 관리 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 요소는 무엇인가요?
이 모든 비즈니스 경비 추적 도구를 검토하는 것은 특히 자신의 비즈니스 워크플로와 교차 참조할 때 압도적일 수 있습니다. 염두에 두어야 할 핵심 기능을 살펴보겠습니다:
- 사용자 편의성
- 자동화 역량
- 회계 소프트웨어 통합
- 기업 카드 호환성
- 모바일 접속
- 확장성
- 가격 책정
- 강력한 데이터 보안
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
슬래시 비즈니스 뱅킹 플랫폼으로 지출을 체계적으로 관리하세요
중소기업은 카드, 청구서, 은행 계좌에 흩어진 지출 데이터를 파악하는 데 어려움을 겪는 경우가 많습니다. Slash는 세금 규정 준수를 유지하면서 지출 관리를 간소화하고 실시간 지출을 모니터링하는 탁월한 솔루션입니다.
당사의 경비 분류 도구는 팀이 거래를 유형(예: 출장, 사무용품, 소프트웨어)별로 자동으로 정리하도록 지원하여 수동 분류 없이도 자금 흐름을 쉽게 추적할 수 있게 합니다. 이를 통해 더 깔끔한 장부 관리, 신속한 세금 신고, 예산 준수 현황에 대한 명확한 통찰력을 얻을 수 있습니다. 원천에서 경비를 분류함으로써 당사 플랫폼은 현금 흐름에 대한 실시간 가시성을 제공하고 회계 시스템과의 대조를 간소화합니다.
슬래시의 법인 신용카드는 당사 경비 관리 솔루션의 핵심 요소입니다. 당사 플랫폼의 세분화된 지출 통제 기능과 실시간 인사이트를 통해 카드 사용 내역을 모니터링하고 잠재적 규정 준수 문제 또는 무단 구매를 즉시 파악할 수 있습니다. 가맹점별 한도 설정 및 승인 제한 기능을 통해 기업 계좌의 자금 흐름을 걱정할 필요가 없습니다.
한 가지 더? 해당 카드는 최대 2% 캐시백 혜택을 제공하여, 귀하 또는 귀하의 팀이 업무 관련 구매를 할 때마다 업계 최고 수준의 가치를 누릴 수 있습니다.
슬래시 비즈니스 뱅킹 플랫폼을 사용하면 영수증을 모으고 숫자를 입력하느라 밤을 새울 필요가 없습니다. 저희 경비 관리 소프트웨어가 모든 과정을 자동화하여 귀하의 시간과 자본을 절약하고 불필요한 스트레스를 크게 줄여드립니다.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
자주 묻는 질문
Slash와 연동하기에 가장 적합한 회계 소프트웨어는 무엇인가요?
슬래시(Slash)의 업무 경비 추적기는 여러 회계 플랫폼과 호환되지만, 특히 추천하는 두 플랫폼은 퀵북스(Quickbooks)와 제로(Xero)입니다. 퀵북스를 사용하면 상세한 거래 내역을 검토하고, 퀵북스 온라인과의 정기 동기화를 설정하며, 슬래시 API를 통해 플랫폼 간 실시간 데이터 공유가 가능합니다. 제로 사용자는 현금 관리를 자동화하고 운전자금을 최적화하면서 계정을 완벽하게 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
국세청(IRS)의 경비 영수증 관련 규정은 무엇입니까?
국세청 규정에 따르면, 직원은 다음에 대한 영수증을 제출해야 합니다:
1. 전자 영수증 상에서 지출 성격이 명확하지 않은 75달러를 초과하는 모든 지출
2. 신용카드사가 각 비용에 대한 가맹점의 전자적 내역서를 제공하지 않는 모든 숙박 요금 청구서
3. 직원이 회사 신용카드를 사용하지 않고 지출한 모든 비용.
마일리지 추적과 같이 영수증이 없는 지출도 많지만, 합리적으로 영수증이 발급되는 지출은 기록해야 합니다.
경비 보고서에 무엇을 포함해야 합니까?
완벽한 경비 보고서는 각 구매 날짜, 경비 항목, 금액, 공급업체, 업무 목적(구매 필요성에 대한 근거) 및 영수증이나 관련 증빙 서류를 포함해야 합니다. 명확한 분류와 증빙 서류는 환급 절차를 신속하게 처리하고 회계 장부가 세금 규정 준수 상태를 유지하도록 합니다.
