사업비 관리: 소규모 사업자를 위한 도구와 팁

사업 비용을 추적하는 것은 회사가 어떻게 운영되는지, 자금이 어디로 흐르는지, 어떤 투자가 가장 큰 성장을 이끌어내는지에 대한 창을 여는 것과 같습니다. 그러나 비용을 비효율적으로 관리하면 비용 보고서에서 더 깊은 이야기를 전하는 통찰력을 놓칠 수 있습니다.

기업이 성장하고 운영 범위가 넓어질수록 사업 비용 추적은 더 어려워지지만, 동시에 더 중요해집니다. 따라서 소규모 사업주와 창업 초보자에게는 원활한 비용 추적 시스템을 구축하는 것이 현명한 선택입니다. 이는 시간을 절약하고 오류를 방지하며, 보관된 파일의 바다 속에서 사라지기 전에 중요한 통찰력을 포착하는 데 도움이 됩니다.

슬래시 비즈니스 뱅킹 플랫폼은 경비 분류와 데이터 입력을 자동화하여 시간을 절약하고 오류를 최소화합니다.¹ 그 전에, 비즈니스 경비 추적이 중요한 이유, 프로세스를 간소화하는 실용적인 전략, 도움이 되는 소프트웨어, 그리고 무엇보다도 비즈니스 경비가 무엇인지부터 살펴보겠습니다.

소규모 사업체 경비 관리 - 핵심 개념

사업 비용은 자재를 구입하고, 개인 및 팀을 고용하며, 조직을 운영하기 위해 지출하는 금액입니다. 운영에 곧바로 뛰어들기만 하는 소규모 사업주들은 종종 공과금, 상품 원가, 인건비, 보험료 등 다양한 비용 사이에서 사업 재정을 관리하기가 금세 어려워질 수 있음을 깨닫게 됩니다.

사업 비용을 추적하는 것은 모든 것을 명확히 파악하고 혼란을 줄이는 훌륭한 방법입니다. 그 외에도 회사에 다음과 같은 다양한 이점을 제공합니다:

세금 공제 최적화

세금 절감을 위해 어떤 사업 비용이 공제 가능한지 조사해 보세요. 국세청(IRS)이 예상보다 더 많은 세금 공제를 허용하기 때문입니다.

소홀히 한 점을 발견하다

보험료 변동, 회사 신용카드의 의심스러운 사용, 일회성 결제라고 생각했던 구독 서비스 등, 경비 보고서와 청구서를 자세히 살펴보면 처리해야 할 예상치 못한 비용이 발견될 수 있습니다.

미래 지출 예측

자금의 흐름과 주기적 지출의 빈도를 파악하면 미래를 내다보고 향후 지출 계획을 수립하는 데 훨씬 수월해질 수 있습니다.

예산 계획 강화

회사의 현금 흐름에 대한 심층적인 분석을 통해 잠재적 비용 절감 영역을 파악할 수 있으며, 이를 바탕으로 보다 현실적인 예산을 수립할 수 있습니다.

비용 분류의 중요성

이러한 통찰력을 얻기 위한 첫 번째 단계는 모든 비즈니스 구매, 청구 및 수수료를 포괄하는 별개의 범주인 경비 항목을 개발하는 것입니다. 조직에서 생성할 수 있는 경비 항목은 매우 다양하지만, 가장 일반적인 몇 가지 예시는 다음과 같습니다:

마케팅 및 광고
급여
사무용품 (모든 규모)
공과금 및 임대료
구독 및 라이선스
은행 수수료 및 처리

귀사가 필요로 할 수 있는 다양한 경비 항목들 속에서 수많은 영수증을 해석하고 분류하는 일은 종종 지루해지기 마련입니다. 그래서 Slash의 경비 관리 소프트웨어는 데이터 입력을 자동화하고 거래 내역을 자동으로 분류합니다.

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소규모 사업체의 경비를 어떻게 관리할 수 있을까요?

사업 경비 추적 계획을 수립하기 전에 전용 사업용 은행 계좌를 개설하는 것이 현명합니다. 이는 현금 흐름을 한곳으로 통합할 뿐만 아니라, 많은 사업용 계좌가 자본을 최대한 활용할 수 있도록 지원하는 기능과 혜택을 제공하기 때문입니다.

동시에 개인 지출과 업무 지출을 분리하고 경비 추적을 용이하게 하기 위해 법인 신용카드를 선택하는 것도 고려해야 합니다. Slash는 세분화된 지출 관리 기능, 자동화된 경비 추적 기능, 팀원에게 무제한으로 실물 및 가상 카드를 할당할 수 있는 기능을 갖춘 법인 직불카드를 제공합니다. 또한 모든 업무 지출에 대해 최대 2% 캐시백을 적립할 수 있어 자금을 절약하고 필요할 때 재투자할 수 있는 역량을 강화해 줍니다.

또 다른 단계는 경비 승인 절차를 마련하는 것입니다. 다양한 직원이 각각의 법인 신용카드를 보유한 기업들은 거래 내역을 추적하는 것이 어려운 과제임을 종종 깨닫습니다. 경비 승인 절차는 영수증을 확인하고 구매를 완전히 확정하기 전에 한 명 이상의 승인을 받는 과정을 포함합니다. 이는 지출을 통제하면서 특정 경비 항목에 대한 추가적인 가시성을 확보하는 현명한 방법입니다.

궁극적으로 지출을 추적하는 가장 좋은 방법은 전용 소프트웨어를 도입하는 것입니다. 예전에는 회계사들이 직접 앉아서 청구서, 영수증 및 기타 서류들을 꼼꼼히 살펴 수동으로 비용을 기록하고 분류했습니다. 우리는 그런 시대를 훨씬 넘어섰습니다. 오늘날에는 지출 추적을 자동화하는 다양한 솔루션이 존재하며, 이는 다른 어떤 방법보다도 빠르고 정확합니다.

자동화가 비즈니스 경비 추적에 최선의 방법인 이유

비즈니스 경비 추적 자동화는 단순히 '쉬운' 방법이 아닙니다. 물론 쉽긴 하지만, 그 이상의 많은 장점이 있습니다. 자동화는 다음과 같은 이점을 제공합니다:

오류가 적음수동적인 인간 방식의 경비 추적은 오류가 발생하기 쉬우며, 특히 기업이 성장하고 영수증이 쌓이기 시작할 때 더욱 그렇습니다. 거래 정보를 자동으로 수집하고 회계 시스템과 동기화하면 이러한 실수를 최소화할 수 있습니다.
강화된 규정 준수 통제세금 규정 준수는 회계사에게 최우선 과제입니다. 소프트웨어가 데이터 입력을 자동화하면, 불일치로 인해 세금 신고가 규정 미준수 상태가 될 수 있는 오타나 실수를 걱정할 필요가 없습니다. 또한 연중 내내 세금 보고를 일관되게 유지할 수 있어, 세금 신고 시즌이 되어서야 모든 자료를 급하게 모으는 일이 사라집니다.
강화된 보안 보호 기능귀사의 재무 데이터는 항상 완벽하게 보호되어야 합니다. 대부분의 자동화 시스템은 데이터 보호 규정을 준수하는 안전한 접근 제어 및 암호화 방식을 제공하여 가장 중요한 정보를 안전하게 보호합니다.
확장 가능하도록 설계됨: 회사가 성장할수록 밤샘 근무가 늘어나는 구식 회계사와 달리, 경비 관리 소프트웨어는 10장의 영수증도 1000장의 영수증도 똑같이 손쉽게 처리합니다. 즉각적인 데이터 입력과 무제한 가상 카드를 지원하는 플랫폼은 이에 따른 조정 없이도 빠른 확장을 가능하게 합니다.
운영 효율성 향상마지막으로, 그리고 아마도 가장 중요한 점은 자동화가 많은 시간과 노력을 절약해 준다는 것입니다. 이를 통해 더 민첩하게 움직이고, 자원을 재배분하며, 심지어 조금은 휴식을 취할 수도 있습니다.

경비 관리 소프트웨어를 도입하면 소규모 사업주에게 경쟁 우위를 제공할 수 있다는 점은 쉽게 알 수 있습니다. 이제 이 소프트웨어의 중요성을 알게 되었으니, 귀사에 가장 적합한 제품을 선택할 때입니다.

비즈니스 경비 관리를 위한 최고의 소프트웨어는 무엇인가요?

경비 추적 도구는 다양한 회계 소프트웨어와 금융 플랫폼에서 찾을 수 있지만, 일반적으로 모든 상황에 딱 맞는 만능 도구는 아닙니다. 비즈니스 경비를 추적할 솔루션을 선택할 때는 회사의 규모, 예산, 그리고 일반적인 사용 사례를 고려해야 합니다.

2026년 최고의 경비 관리 소프트웨어를 위한 저희 추천 목록은 다음과 같습니다:

슬래시

슬래시 비즈니스 뱅킹 플랫폼은 기업이 지출을 분류하고 관리할 수 있는 강력하고 통합된 방식을 제공합니다. 당사 소프트웨어는 자동화된 데이터 입력 및 비용 분류를 지원할 뿐만 아니라 ACH, 전신환, 암호화폐 결제를 실시간으로 추적할 수 있게 합니다.⁴ 이제 하나의 포괄적인 대시보드에서 카드 발급, 지출 승인, 비용 추적을 자동으로 수행할 수 있습니다.

여러 회계 및 경비 관리 앱이 원활하게 통합되어도 여러 앱을 동시에 사용하는 것은 여전히 번거로울 수 있습니다. Slash는 단일 관리 솔루션과 직관적인 대시보드를 통해 여러 도구를 따로 사용할 필요가 없도록 합니다.

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프레시북스

프레시북스는 주로 회계 시스템으로 사용되지만, 소규모 기업과 창업 초보자에게 자연스럽게 적용되는 내장형 경비 추적 기능도 제공합니다. 신용카드 및 은행 계좌와 연동되어 자동으로 데이터를 가져오며, 영수증 스캔 기능과 청구서 관리 도구가 결합되어 경비 추적이 더욱 편리해집니다.

그러나 일부에서는 Freshbooks를 '초보자용 소프트웨어'라고 부를 수 있습니다. 이는 여러 부서가 복잡한 경비 보고서를 처리하면서 세금 규정 준수를 유지해야 하는 대규모 조직보다는 소규모 팀에 더 적합하기 때문입니다.

엑스펜시파이

영수증 스캔 및 환급 관리 같은 도구를 갖춘 Expensify는 경비 추적을 위한 또 다른 선택지입니다. 또한 Xero 및 Netsuite 같은 회계 플랫폼과 연동되므로, 기존 소프트웨어를 고수하는 일부 조직에게는 플러그 앤 플레이 방식의 솔루션이 될 수 있습니다.

그러나 Freshbooks와 마찬가지로, 대기업이 항상 Expensify에 적합한 것은 아닙니다. 특히 법인 신용카드를 사용하는 조직의 경우, 플랫폼이 여전히 카드 관리와 결제를 위한 별도의 시스템을 요구한다는 점 때문에 어려움을 겪을 수 있습니다.

인튜이트 퀵북스

퀵북스는 강력한 기능과 다용도성 덕분에 가장 널리 사용되는 회계 소프트웨어 중 하나입니다. 주요 특징 중 하나는 통합에 대한 개방성입니다. 퀵북스는 수십 개의 은행 서비스 데이터와 연동되며 다양한 금융 도구와도 호환됩니다.

퀵북스의 성공 여부는 조직마다 다를 수 있습니다. 각기 다른 목적으로 활용하거나 다양한 타사 앱과 연동하기 때문입니다. 이러한 플랫폼들이 서로 분리된 상태로 운영될 경우 문제가 발생할 수 있습니다. 회계 담당자가 한 시스템에서는 카드를, 다른 시스템에서는 분석을, 또 다른 시스템에서는 결제를 관리해야 하는 상황이 생기기 때문입니다. 다행히 퀵북스는 Slash의 경비 추적 시스템과 연동되므로 경비를 손쉽게 동기화하고 회계 현황을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

슬래시로 지출 관리가 얼마나 쉬운지 확인해 보세요

중소기업과 대기업 모두 Slash의 경비 관리 도구를 활용할 수 있습니다. 당사 플랫폼의 장점 중 하나는 사용 편의성입니다. 직원들이 가장 많이 사용할 도구이므로 접근성이 중요합니다. 단계별로 살펴보겠습니다:

귀사의 직원이 법인카드 또는 연결된 Slash 계정을 통해 구매를 하면, 당사 소프트웨어가 해당 거래를 기록합니다.
현재 사용 중인 회계 소프트웨어는 영수증 스캐너와 같은 도구를 활용하여 영수증을 캡처하는 즉시 적절한 경비 항목으로 자동 분류할 수 있습니다.
세부적인 지출 통제를 통해 안전 장치를 설정하고 잠재적인 규정 준수 문제가 즉시 표시되도록 할 수 있습니다.
무제한 가상 카드를 발급하여 각기 다른 지출 항목에 연결할 수 있으므로, 단일 화면에서 다양한 거래 유형을 추적할 수 있습니다.

당사의 경비 추적 소프트웨어를 도입하면 업무 효율성이 향상되고 팀에 실행 가능한 인사이트를 제공하며, 사업주가 장기적으로 자본을 절약할 수 있는 선제적인 재무 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 무제한 무료 국내 송금, 심층적인 경비 추적, 다양한 스테이블코인, 그리고 연간 최대 3.93%의 수익을 제공하는 고수익 예금 계좌 접근성을 갖춘 Slash 플랫폼은 소규모 사업을 한 단계 도약시키기 위해 찾고 계신 바로 그 솔루션일 수 있습니다.⁶