정확한 사업 회계 관리를 위한 비용 분류 방법

사업비 분류는 예산을 통제하는 것 이상의 역할을 합니다. 이는 연간 국세청(IRS) 신고 시 사업비에 대한 정확한 세금 공제 및 환급을 가능하게 합니다. 공제 가능한 사업비는 이 분류에 따라 결정되며, 이는 세금 부담을 줄이고 유동성을 확보하여 더 큰 유연성을 제공합니다. 이러한 공제를 활용하고 회사 내 지출을 추적하기 위해서는 정확한 비용 분류 프로세스를 구축하는 것이 도움이 됩니다.

지출 항목을 세분화하면 지불이 발생하는 시점, 장소, 이유를 명확히 파악할 수 있어 재무 보고서의 투명성을 높이고 문제가 발생하기 전에 해결할 수 있습니다. 지출 항목을 추적할 수 없다면 성장 중인 조직은 예상치 못한 출처의 비용으로 인해 빠르게 압도될 수 있습니다. 현대적인 조직은 지출 관리 소프트웨어를 활용하여 데이터 입력을 자동화하고, 가시성을 높이며, 비즈니스 비용을 통제합니다. 그러나 여전히 남아 있는 질문은 무엇일까요? 바로 적합한 소프트웨어는 무엇인가 하는 것입니다.

슬래시는 단일 플랫폼에서 기업 카드 및 결제 내역을 자동으로 기록하고 지출을 분류합니다.¹ 지출을 즉시 분류하고 퀵북스(Quickbooks), 제로(Xero) 같은 도구와 연동할 수 있어 조직의 현금 흐름을 더욱 효과적으로 관리하고 공제 가능한 사업비 경로를 명확히 파악할 수 있습니다. 기업이 흔히 마주하는 주요 지출 항목, 체계적인 관리 방법, 그리고 사업세 공제 가능 시점을 살펴보겠습니다.

사업비 항목 이해하기

사업 비용 분류란 가시성 제고, 체계적 관리, 세금 공제 활용을 목적으로 다양한 지출 유형을 식별하고 분류하는 행위입니다. 예를 들어, 직원 건강 보험 비용은 대차대조표상 직원 급여와 별도로 기록해야 합니다.

참고로, 지출 분류는 예산 편성과 혼동해서는 안 됩니다. 예산 편성은 지출을 줄이는 반면, 분류는 지출을 명확히 하고 보고하는 것입니다.

사업 비용을 효과적으로 분류하는 것은 정확한 기록을 유지하고 지출을 최대한 활용하려는 성장 중인 기업과 재무 팀에 유익합니다.

일반적인 유형의 사업 비용

사업비 항목은 종종 매우 세분화되어 있습니다. 회사의 대차대조표에는 수십 가지의 서로 다른 지출 유형이 기록될 수 있습니다. 일부는 고정비이고 일부는 변동비이며, 일부는 일상적인 지출이고 일부는 예상치 못한 지출입니다. 특정 사업비는 세금 공제가 가능하지만, 특정 상황에서만 해당됩니다. 좋은 소식입니다. Slash의 경비 관리 소프트웨어는 이러한 항목들을 수동으로 분류하는 번거로움을 해결하기 위해 특별히 설계되었습니다.

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비용 분류 방법: 15가지 표준 비즈니스 비용 분류 항목

가장 흔한 15가지 비용 항목을 살펴보겠습니다. 이들 중 상당수는 각각 별도의 하위 항목으로 세분화할 수 있어, 비즈니스 지출 습관에 대한 구체적이고 실행 가능한 통찰력을 얻을 수 있습니다.

재료

원자재 구매는 모든 제조업체나 건설 회사의 이익률에 있어 핵심 요소입니다. 상품 원가, 자재에 지출하는 금액, 거래 빈도를 파악하는 것은 운영을 체계적으로 관리하는 훌륭한 방법입니다. 또한 자재는 세금 공제가 가능한 여러 사업 비용 항목 중 하나이기도 합니다.

사무용품

일반적인 펜과 종이 외에도 사무용품에는 컴퓨터, 인터넷, 와이파이, 프린터, 잉크, 화장실 용품, 전화기 등 업무 목적에 사용되는 다양한 잡다한 품목들이 포함될 수 있습니다. 대기업과 소기업과 마찬가지로 국세청(IRS)은 재택근무자에게도 이러한 비용을 세금 신고 시 공제할 수 있도록 허용합니다.

유틸리티 및 유지 관리

직장 공간을 유지하는 데에는 임대료, 공과금, 인프라 업데이트, 수리, 청소 등 주기적으로 발생하는 비용이 수반됩니다. 특히 창고나 공장 같은 공간에서는 꾸준한 유지 관리가 더욱 중요합니다.

마케팅 및 광고

일부 기업은 마케팅과 광고를 부차적인 요소로 취급하는 반면, 다른 기업들은 장기 캠페인에 크게 의존합니다. 어느 쪽이든, 소셜 미디어 게시물처럼 단순한 경우부터 비즈니스 엑스포 부스처럼 복잡한 경우까지 광고는 반드시 비용 항목으로 포함되어야 합니다.

연구 개발

연구개발(R&D)은 기업이 기존 제품을 혁신하고, 신제품을 개발하며, 해당 분야의 선두를 유지하기 위해 수행하는 활동을 의미합니다. 이는 각 조직마다 다른 양상을 보이지만, 일반적으로 자체적인 사업 비용을 수반하는 과정입니다.

직원 채용 및 교육

직원 채용 및 온보딩 과정에서 발생하는 사업 비용은 조직을 당황하게 할 수 있습니다. 직원을 잃고, 대체 인력을 채용하고, 교육하는 데 드는 비용은 해당 직위의 연봉의 약 절반에 달할 수 있습니다. 이직은 비용이 많이 드므로 팀원들을 만족시키는 것이 현명합니다. 하지만 그 이야기는 다음 기회에 하기로 하겠습니다.

이 비용 범주에는 또한 개인이 회사 내에서 성장함에 따라 반복적으로 발생하는 교육 및 훈련 비용도 포함됩니다. 이는 과학/의료 분야뿐만 아니라 OSHA 지침과 관련하여도 흔히 발생하는 사항입니다.

직원 급여 및 복리후생

요즘 급여는 직원에게 지급되는 보상 및 과세 소득의 일부에 불과합니다. 건강보험과 401k 플랜 같은 일반적인 복리후생 외에도 스톡옵션, 퇴직금 제도, 웰니스 프로그램, 식사 제공, 어린이집 지원 등 다양한 혜택이 제공될 수 있습니다.

계약자 지급금

반대로, 대행사나 자영업 계약자에게 지급되는 급여는 일반적으로 그들의 보수의 전부입니다. 이는 회계사 서비스, 채용 대행사, 법률 비용, 프리랜서 또는 귀사가 임시 업무를 수행하도록 비용을 지불하는 기타 모든 사람에게 적용될 수 있습니다.

보험

기업이 자체적으로 가입할 수 있는 보험에는 재산 보험, 책임 및 근로자 보상 보험, 심지어 사이버 보험 등 다양한 종류가 있습니다. 직원 건강 보험을 이 범주에 포함시키지 않도록 주의하세요. 이는 나중에 살펴볼 일반적인 비용 분류 오류 중 하나입니다.

차량/감가상각

또 다른 유형의 보험은 자동차 보험으로, 트럭이나 밴으로 구성된 차량을 보유한 기업에게 중요한 요소입니다. 차량 소유 비용 중 구매, 보험, 연료비보다 더 숨겨진 비용은 감가상각입니다.

자동차는 딜러 매장을 떠나는 순간 가치가 떨어진다고들 하는데, 이는 기업 소유 차량에도 마찬가지로 적용됩니다. 트럭과 밴의 점진적인 감가상각을 추적하는 것은 차량 보유량의 진정한 가치를 파악하고, 언제 보강이 필요한지 인식하는 핵심입니다. 이러한 접근법은 차량뿐만 아니라 기계, 컴퓨터 및 기타 사무용품도 유사한 방식으로 감가상각되므로 더 넓게 적용됩니다.

국세청(IRS)은 또한 차량이 순수히 업무 목적으로만 사용되는 경우에 한해 차량 소유 및 연료비를 공제할 수 있도록 허용합니다.

구독 및 라이선스

재산세, 면허, 허가와 같은 반복적 지출은 영원히 사라지지 않지만, 비용 분류 시 간과하기 쉽습니다. 소프트웨어 구독료 역시 모니터링이 중요합니다. 많은 기업이 인사, 디자인, 프로젝트 관리 플랫폼에 의존하기 때문입니다.

관심

이자는 부동산 담보 대출, 사업 대출, 신용 한도, 사업용 신용카드 또는 미상환 부채 등 다양한 출처에서 발생할 수 있습니다. 이자 지출은 순식간에 통제 불능 상태에 빠질 수 있으므로, 앞으로 발생할 이자와 그 시기를 명확히 파악하는 것이 매우 중요합니다.

보안

일부 기업은 방대한 사이버 보안 계약을 체결하는 반면, 다른 기업들은 시설 내에 첨단 시스템을 구축합니다. 해킹 및 침해로부터 방어하든 독점 기술을 보호하든, 보안은 비즈니스에 중요한 비용 항목이 될 수 있습니다.

비즈니스 여행 및 숙박

많은 기업들이 정기적으로 전국 비즈니스 컨벤션에 참석하는데, 이는 참가하는 직원마다 항공권과 호텔을 예약해야 함을 의미합니다. 식사비, 차량 공유 비용, 세미나 참가비 등이 출장 총 경비에 포함되는 경우가 많습니다. 흥미롭게도, 국세청(IRS) 규정에 따르면 업무 목적의 식사비는 100%가 아닌 50%만 세금 공제가 가능합니다.

은행 수수료 및 결제 처리

결국, 여러 금융 계좌를 보유하고 꾸준한 현금 흐름을 가진 기업이라면 다양한 은행 수수료 및 거래 비용이 많이 발생할 것으로 예상할 수 있습니다. 송금 수수료, 국제 거래 수수료, 가맹점 서비스 수수료, 은행 수수료 등은 모든 종류의 결제에 붙는 소액 요금의 몇 가지 예시입니다. 월별 계좌 수수료와 송금 비용을 절감하고자 하는 기업을 위해, 슬래시 프로 계획이 해답이 될 수 있습니다.

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주의해야 할 일반적인 보고 오류

경비 항목을 분류할 때 실수를 하기 쉬우며, 이는 종종 나중에 문제를 일으킵니다. 흔히 발생하는 실수로는 다음과 같은 것들이 있습니다:

직원 건강보험을 회사 보험과 함께 묶어 처리하는 것.
소규모 사무용품 구매를 무시하고 더 중요한 구매를 우선시하는 것.
공제 기회를 놓치거나 공제 대상이 아닌 비용을 잘못 식별하는 경우.
감가상각 요소를 간과하다.
계약직 근로자 지급액과 직원 급여를 합산함.
추적하는 것을 잊어버리다 채용 비용 (직원 급여의 약 절반 정도).

경비 승인 절차란 무엇인가요?

각 지출을 정리하는 것은 절반의 싸움에 불과합니다. 이러한 지출의 상당수는 여러 사람이 참여하고 검증 가능한 영수증이 필요한 승인 절차를 거쳐야 합니다. 가장 흔한 사례는 직원들의 출장비 및 업무 관련 지출이지만, 사무용품이나 차량 등 다른 분야로도 확대될 수 있습니다. 어쨌든 이러한 승인 절차는 평소에도 번거롭고, 영수증이 없거나 팀원이 신뢰할 수 없을 때는 더욱 어려워집니다.

이러한 경비는 관련 내용을 첨부하여 제출되며, 정책 및 예산과의 일치 여부를 검토한 후 승인 또는 거절되고 보고를 위해 문서화됩니다. 분류와 함께 체계적인 승인 워크플로를 구축하는 것이 현명합니다.

슬래시 경비 관리 도구를 사용하면 이 과정이 더욱 간편해집니다. 해당 도구는 분류 기준에 따라 경비를 자동 승인할 수 있도록 지원합니다. 각 거래 내역은 기존 회계 시스템과 연동되어 단일 대시보드에서 통합된 접근이 가능합니다.

무질서한 승인 절차, 반복되는 결제, 예상치 못한 요금, 일관성 없는 보고서로 인해 조직이 결제를 추적하고 세금 신고를 준비하는 것이 불가능해집니다. 바로 그 때문에 Slash가 등장했습니다.

성장하는 기업을 위한 슬래시(Slash)의 스마트한 비용 분류

귀사의 경비 관리 소프트웨어는 단순히 지출을 감시하는 것 이상의 기능을 수행해야 합니다. 당사 플랫폼은 거래 관리와 그 배후에서 작동하는 시스템 모두를 관리하도록 구축되었습니다.

슬래시는 지출을 자동으로 분류해 드립니다. 카테고리를 설정하면 모든 구매 내역과 수수료가 실시간으로 정확한 위치에 표시되어 보고서를 간편하게 관리하고, 회계 업무를 체계적으로 정리하며, 세금 신고에 필요한 지출 내역을 완벽하게 준수할 수 있습니다. 입출금 거래부터 슬래시 법인카드로 이루어진 직원 구매 내역까지 모든 거래 내역이 대시보드에 즉시 반영됩니다.

경비 관리 소프트웨어를 도입하는 대부분의 기업은 이를 기존 도구 더미에 추가해야 하므로 후속 문제가 발생합니다. 앱과 계정이 늘어날수록 연결 단절과 오류가 증가하여 일관되고 명확한 재무 보고서 작성이 어려워집니다. 이에 슬래시는 법인 카드, 은행 계좌, 다중 법인 거래, 자동 경비 분류 기능을 하나의 재무 플랫폼에 통합합니다.

국세청(IRS)이 인정하는 공제 가능 항목도 명확히 파악할 수 있습니다. 공제 가능한 사업 비용과 세금 공제는 사업 비용 범주를 구분함으로써 얻을 수 있는 가장 큰 혜택 중 일부입니다.

지출 및 공제 관련 솔루션과 함께 Slash는 다음과 같은 서비스도 제공합니다: