직원이 회사 신용카드를 개인 용도로 사용할 때 취해야 할 조치
기업 신용카드의 가장 유용한 장점 중 하나는 동시에 가장 위험한 요소이기도 하다: 직원들이 고용주의 계좌에서 돈을 지출할 수 있는 능력이다.
직원이 회사 신용카드를 개인적으로 사용하는 데는 여러 가지 일반적인 이유가 있습니다. 업무 목적의 식사나 출장, 제조나 배송을 위한 자재 조달 등이 대표적입니다. 그러나 팀원이 회사 신용카드를 개인 구매에 사용할 경우 문제가 발생합니다. 이는 사기, 절도 또는 횡령으로 분류될 수 있으며 법적 책임을 초래할 수 있습니다.
실수는 발생할 수 있으며, 직원이 일시적인 혼동으로 잘못된 카드를 가져간 가능성도 항상 존재합니다. 예를 들어, 회사 명함이 개인 명함과 같은 색상이라면 그럴듯한 변명이 될 수 있습니다. 그러나 반복되는 사건과 고액의 요금은 오용이 의도적일 가능성이 높다는 강력한 증거입니다. 이는 잘못한 직원에게 심각한 처벌을 초래할 뿐만 아니라, 즉시 적발되지 않을 경우 조직에 수천 달러의 손실을 끼칠 수 있습니다.
슬래시 비자® 플래티넘 법인 카드를 활용하는 기업은 세분화된 제어 기능을 통해 거래를 보다 쉽게 모니터링하고 발생 전에 무단 결제를 차단할 수 있어 계정 보안에 대한 확신을 가질 수 있습니다.¹ 이 가이드에서는 직원이 회사 신용카드를 개인 용도로 사용할 경우 취해야 할 조치, 발생 시 결과, 그리고 향후 재발 방지를 위한 모범 사례를 살펴보겠습니다.
회사 신용카드 사용의 위험성 이해하기
기업 신용카드의 고의적 오용에 관한 법률은 명확히 규정되어 있습니다. 정의상 기업 신용카드는 해당 기업과 관련된 물품 및 서비스 구매를 목적으로 하므로, 개인적 용도로 보이는 모든 예외는 해당 법률을 위반할 수 있습니다.
이러한 사례는 일반적으로 횡령 범주에 속하며, 미국 법률에서는 횡령을 '위탁받은 자가 개인 재산을 사기적으로 취하는 행위'로 정의합니다. 직원이 회사 신용카드나 고용주 계좌라는 '개인 재산'을 위탁받은 상태에서 업무 경비가 아닌 개인적 목적으로 자금을 인출했다면, 이는 일반적으로 신용카드 사기에 해당합니다. 해당 직원이 실제로 회사 카드를 위탁받은 것이 아니라 (예를 들어 사무실에서 동료의 카드를 훔친 경우)라면, 이는 절도죄 정의에 해당하는 예외적 사례일 가능성이 높습니다.
이러한 상황이 발생할 경우, 신뢰 훼손과 계약 해지 이상의 결과가 따릅니다. 회사가 자금을 회수하려는 경우 해당 직원을 상대로 법적 조치를 취해야 할 수 있습니다. 반복적인 부정 사용은 특히 직원의 무분별한 지출로 인해 신용 한도를 초과한 경우, 기업의 신용 점수에도 악영향을 미칠 수 있습니다.
기업 신용카드의 부적절한 사용은 국세청(IRS)이 계정 내 재정 활동에서 의심스러운 움직임을 감지할 수 있어 세무조사로 이어질 가능성도 있습니다. 잘못 분류된 지출은 합법적인 사업 세금 공제에도 영향을 미쳐 골칫거리가 될 수 있습니다.
오용이 발생할 때: 우발적 vs 고의적
직접적인 조치를 취하기 전에 고용주는 업무용 신용카드의 오용이 우발적인 것인지 고의적인 것인지 판단해야 합니다.
직원이 구매 시 잘못된 카드를 사용했다고 신속히 알리고 영수증을 제시한다면, 이는 단순한 실수일 가능성이 높습니다. 회계 처리 중 주유소에서 일요일 저녁에 물 한 병을 산 것과 같이 사소한 법인카드 사용 내역을 발견했다면, 해당 직원에게 확인하여 실수였는지 확인할 수 있습니다.
결국, 우발적인 카드 오용에 어떻게 대응할지는 조직의 선택에 달려 있습니다. 간단한 회의와 보상만으로도 대부분의 직원들이 업무용 신용카드를 소지할 때 더 주의를 기울이도록 장려하기에 충분합니다.
고의적이거나 악의적인 사용은 보통 매우 다르게 보입니다. 각종 품목에 대한 반복적인 결제로 나타날 수도 있고, 신뢰할 수 없는 직원이 회사 계정으로 한 번에 큰 금액을 구매하는 형태일 수도 있습니다. 단 한 번의 실수라 해도 의도를 판단할 때는 귀사의 판단을 적용할 수 있습니다. 예를 들어 직원이 회사 신용카드를 '실수로' 개인 스트리밍 서비스에 연결할 수 있지만, TV에 카드 정보를 입력하는 것이 얼마나 번거로운지 우리는 잘 알고 있습니다. 그러한 결제는 실수가 아닐 것입니다.
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무단 청구에 대한 책임 소재 확인
직원이 회사 신용카드로 허가되지 않은 고액 구매를 할 경우, 그 금액을 누가 책임져야 할까요? 글쎄요… 바로 귀사가 책임집니다. 거래가 합법적이든 사기든 상관없이, 회사 계좌로 발생한 모든 비용은 회사가 부담해야 합니다.
그러나 그렇다고 해서 직원이 훔친 자금을 회수할 수 없다는 뜻은 아닙니다. 특정 상황에서는 직원이 배상하도록 요구하는 법적 절차를 취할 수 있습니다.
회사 신용카드를 개인적으로 사용했을 때 취해야 할 조치
무단 법인카드 사용을 발견했을 때 취해야 할 조치는 다음과 같습니다:
- 오용을 확인하십시오: 해당 혐의에 대한 평가와 직원과의 논의를 통해, 그것이 일회성 실수인지 의도적인 결정인지 판단하십시오.
- 관련된 모든 세부 사항을 기록하십시오.거래의 시간, 장소 및 영수증은 발생한 상황과 취해야 할 조치를 명확히 파악하기 위해 기록해야 할 중요한 요소들입니다. 이는 또한 경비 보고를 위한 재정 상황을 명확히 하는 데 도움이 됩니다.
- 적절한 다음 단계를 결정하십시오: 실수로 인한 경우, 다음 조치로는 회의 소집 및 신속한 환급이 포함될 수 있습니다. 그러나 고의적인 경우, 거래 규모가 크고 직원이 환급을 거부할 시 강력한 징계 조치, 해고 또는 법적 절차를 선택할 수 있습니다.
- 경비 정책 재검토 및 명확화가능하다면, 귀사의 조직은 비즈니스 신용카드 사용의 가이드라인과 규정 위반 시 취해야 할 조치를 명시한 경비 정책을 철저히 수립해 두셨기를 바랍니다. 이러한 정책이 마련되어 있다면 팀과 함께 검토하시기 바랍니다. 그러나 정책이 문서화되어 있지 않다면, 지금 당장 정책을 수립해야 합니다.
- 적절한 자동화 도구로 감독을 강화하십시오일부 회사 카드에는 직원 지출 및 경비 보고서에 대한 완전한 통제, 가시성 및 통찰력을 제공하는 소프트웨어가 함께 제공됩니다. 슬래시에서는 그런 유형의 카드에 대해 꽤 잘 알고 있습니다.
기업 신용카드의 오용 방지 방법
사기, 도난 또는 횡령이 발생하기 전에 비즈니스 신용카드 오용 위험을 완화하는 방법은 다음과 같습니다:
- 사전 차단 기능이 탑재된 법인 신용카드를 선택하십시오. 이 기능은 승인되지 않은 구매가 발생하기 전에 차단할 수 있습니다.
- 경비 정책을 검토하여 지침, 규정 및 결과에 대한 내용을 철저히 포함하도록 하십시오.
- 지출을 제한하고 지출 내역을 완전히 투명하게 확인할 수 있는 가상 카드를 활용하세요.
- 승인 워크플로를 지원하고 구매를 승인된 범주로 제한할 수 있는 경비 관리 시스템을 사용하십시오.
Slash로 회사 지출을 통제하세요
명확한 정책, 사전 예방적 모니터링, 강력한 도구는 기업이 회사 신용카드의 오용을 사전에 방지하고, 발생 시 효율적으로 처리하는 데 도움이 됩니다. 회사 정책 수립은 귀하의 몫일 수 있지만, 나머지는 Slash 뱅킹 플랫폼에 맡기시면 됩니다.
슬래시 비자® 플래티넘 법인 카드를 제공하며, 이 카드는 지출 한도 설정, 업무 경비 분류, 가맹점 제한 및 기타 맞춤형 권한 수준을 허용하는 재무 대시보드에 대한 접근 권한을 제공합니다. 이를 통해 직원의 부적절한 사용에 대한 우려를 해소할 수 있습니다.
슬래시 법인 카드는 창업자에게 친화적이며 쉽게 발급받을 수 있습니다. 사업자등록번호(EIN)만 있으면 되며, 사회보장번호(SSN), 개인 보증 또는 신용 조회는 필요하지 않습니다. 안전하며 연중무휴 24시간 지원이 제공됩니다. 또한 최대 2% 캐시백을 적립하고, 비즈니스 신용 구축을 지원하며, 무료 ACH 이체를 제공합니다. 이러한 기능들은 직원들이 카드를 올바르게 사용하도록 더 적극적으로 유도할 수 있습니다.
회사 카드 외에도 Slash 뱅킹 플랫폼은 비미국 법인 대상 글로벌 USD 계좌, 기본 암호화폐 지원, 무제한 무료 국내 송금, 그리고 Quickbooks 및 Xero³ ,⁴와 같은 회계 솔루션과의 연동을 제공합니다.
당사의 포괄적인 재무 솔루션으로 회사 재정을 보호하고 경비 관리를 효율화하십시오. 정교한 지출 통제와 향상된 가시성 덕분에 무단 구매 및 신용카드 사기를 사전에 방지할 수 있습니다.
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자주 묻는 질문
가상 및 실물 비즈니스 신용카드는 기존 신용카드보다 더 안전한가요?
대부분의 경우 그렇습니다. 기업 신용카드의 '안전성'은 가시성과 지출 통제 기능에 의해 결정됩니다. 두 기능 모두 오용될 수 있지만, 일반적인 가상 및 실물 비즈니스 카드(특히 Slash Visa® Platinum 법인카드)는 더 많은 통제 옵션을 제공하므로 기존 카드보다 현명한 선택일 가능성이 높습니다.
충전 카드와 비즈니스 신용 카드의 차이점은 무엇인가요?
이 두 종류의 카드는 모두 업무 경비 지출에 흔히 사용되지만, 핵심적인 차이점이 있습니다: 비즈니스 신용카드는 시간이 지남에 따라 이자가 발생하는 회전 신용 한도를 제공하는 반면, 직불카드는 매월 말에 잔액을 전액 결제해야 합니다. 두 카드 중 하나를 선택할 때는 주로 조직이 재정을 어떻게 관리하고자 하는지와 가장 일반적인 업무 경비 유형이 무엇인지에 따라 결정됩니다.
선불 카드 대신 충전식 카드를 사용하는 것이 기업의 재정적 위험을 줄일 수 있나요?
선불 카드는 카드에 미리 충전된 회사 자금에서 직접 인출되는 반면, 신용 카드는 각 청구 주기마다 전액 상환되는 단기 신용을 제공합니다. 기업의 재정적 위험 측면에서는 단순히 고용주가 선불 카드로 직원에게 맡기는 금액에 따라 달라질 수 있습니다.
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