청구서 작성 방법: 전문적인 청구서를 빠르고 쉽게 만드는 가이드

고액 고객을 위한 전문적인 청구서를 작성하려는데 사소한 문제들이 쌓이기 시작합니다. 계좌 번호를 기재하는 걸 거의 잊을 뻔했고, 서식도 제대로 보이지 않습니다. 일단 청구서를 보내면 보관되어 잊혀집니다. 몇 주 후, 결제가 이루어지지 않았다는 사실을 깨닫고는 원인을 파악하기 위해 다시 모든 과정을 되짚어봐야 합니다.

청구서는 생각보다 중요합니다. 좋은 청구서는 단순히 대금 지급을 요청하는 것 이상입니다. 계약 내용을 명확히 기록하고 제때 대금을 받도록 도와줍니다. 또한 고객이 접하는 첫 공식 문서인 경우가 많아, 고객이 귀사에 대해 갖는 인상에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

이 가이드에서는 청구서가 무엇인지, 어떤 정보를 포함해야 하는지, 그리고 단계별로 작성하는 방법을 설명합니다. 또한 자동 청구 소프트웨어가 청구서 생성, 발송, 수금 과정을 어떻게 간소화하는지 살펴보겠습니다. 이 과정에서 Slash의 새로운 청구 기능을 소개하고, 풀스택 비즈니스 뱅킹 플랫폼 내에서 기업이 일관된 청구서를 생성하고, 미결제 잔액을 추적하며, 결제를 수금하는 데 어떻게 도움이 되는지 보여드리겠습니다.¹

청구서란 무엇인가요?

청구서는 고객에게 상품이나 서비스에 대한 대금을 요청하기 위해 사용되는 문서입니다. 명시된 목적 외에도 청구서는 미수금 관리와 세금 및 보고를 위한 정확한 재무 기록 유지에 중요한 역할을 합니다.

청구서는 거래 내역을 항목별 목록 형식으로 상세히 기재합니다. 각 항목은 제공된 상품 또는 서비스를 나타내며, 해당 물품의 수량과 가격이 함께 명시됩니다. 소계는 모든 항목의 금액 합계를 반영합니다. 청구서에는 적용 가능한 세금, 추가 수수료 또는 적용된 할인도 포함될 수 있으며, 이 모든 항목은 최종 미납 잔액에 반영됩니다.

모든 청구서에는 주요 식별 정보와 결제 지침이 포함되어야 합니다. 고유한 청구서 번호는 기업과 고객 모두 거래를 참조하는 데 도움이 되며, 명확히 정의된 결제 조건은 청구서 결제 방법과 시기를 설명합니다. 청구서는 고객이 상품이나 서비스를 요청할 때 제출하는 문서인 구매 주문서(PO)와도 연계될 수 있습니다. 청구서와 PO 식별자를 일치시키면 매출채권 관리 소프트웨어 내에서 기록을 일관되게 유지하는 데 도움이 됩니다.

청구서를 작성한 후에는 고객에게 발송됩니다. 일반적으로 이메일, 청구 소프트웨어 또는 고객 포털을 통해 발송되며, 이를 통해 공식적으로 결제 절차가 시작됩니다.

청구서 작성 방법: 단계별 가이드

청구서 작성은 복잡할 필요는 없지만, 몇 가지 핵심 사항을 정확히 처리해야 합니다. 아래 단계는 고객이 쉽게 이해하고 결제할 수 있는 명확하고 전문적인 청구서를 만드는 방법을 안내합니다:

1. 청구서 템플릿과 서식을 선택하세요

먼저 비즈니스 요구사항에 맞는 청구서 템플릿을 선택하세요. 모든 청구서에 동일한 템플릿을 사용하면 기록의 일관성을 유지하고 중요한 세부사항 누락을 방지할 수 있습니다. 워드 프로세서, 회계 소프트웨어 또는 Slash와 같은 비즈니스 뱅킹 플랫폼을 사용하여 청구서를 디지털 문서로 생성할 수 있습니다. 많은 기업들이 원본 서식을 유지하고 수정을 방지하기 위해 PDF로 청구서를 저장하고 발송합니다.

2. 귀사의 사업 정보를 추가하십시오

청구서 상단에는 사업체 정보(사업체명, 주소, 이메일, 전화번호)를 명확히 기재하십시오. 이를 통해 고객은 발신자를 신속히 식별하고 문의 사항이 있을 때 연락처를 알 수 있습니다. 청구서 하단에는 고객을 위한 명확한 결제 안내를 포함시키십시오. 예를 들어 입금 은행 계좌 정보와 허용되는 결제 수단에 관한 참고 사항 등이 포함됩니다.

3. 고객의 세부 정보를 포함하십시오

다음으로, 청구서 상단에 고객 이름, 회사명 및 청구 주소를 기재하십시오. 정확한 고객 정보를 포함하면 청구서가 올바른 담당자나 부서로 전달되어 처리나 지급 지연을 방지할 수 있습니다.

4. 제공된 상품 또는 서비스를 열거하십시오

제공한 상품 또는 서비스의 항목별 목록을 작성하십시오. 각 항목에는 제품 또는 서비스의 내용, 청구된 수량 또는 시간, 그리고 가격이 명시되어야 합니다.

5. 총액, 세금 및 조정액을 계산합니다.

모든 항목이 나열되면 중간 합계를 계산한 후 필요한 세금, 수수료 또는 할인을 적용하십시오. 각 조정 사항이 최종 합계에 미치는 영향을 명확히 표시하여 고객이 결제 금액이 어떻게 산정되었는지 쉽게 이해할 수 있도록 하십시오.

6. 송장을 검토하고 저장한 후 발송하십시오

발송 전, 청구서의 정확성과 완결성을 검토하십시오. 최종 확정 후, 이메일, 청구 소프트웨어 또는 고객 포털을 통해 고객에게 청구서를 발송하여 결제 절차를 시작하십시오.

Slash를 사용하여 청구서를 생성하는 방법

슬래시의 내장형 송장 생성기를 사용하면 대시보드에서 직접 송장을 생성, 추적 및 발송할 수 있습니다. 고객 정보, 송장 금액, 결제 기한이 한 곳에 저장되어 송장 처리가 간편해지고 수동 데이터 입력이나 후속 작업이 줄어듭니다. 몇 단계만으로 송장을 생성 및 발송할 수 있으며, 장부 기록이 자동으로 관리됩니다. 사용 방법은 다음과 같습니다:

Slash 대시보드 내 청구서 페이지로 이동하면 미결제 및 결제 완료된 모든 청구서와 금액, 결제 기한을 확인할 수 있습니다.
청구서를 생성하려면 오른쪽 상단의 '새 청구서'를 클릭하세요. 먼저 수취인을 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 저장된 연락처 및 은행 정보를 사용하여 수취인을 선택하거나, 새 고객의 세부 정보를 수동으로 추가할 수 있습니다.
그런 다음 청구서에 품목(수량 및 가격 포함)을 추가하라는 안내가 표시됩니다. Slash는 기록 관리를 위해 자동으로 고유한 청구서 번호를 할당합니다. 이 단계에서 필요에 따라 부가가치세나 할인을 적용할 수도 있습니다.
다음으로, 지급 기한과 입금 계좌를 선택하십시오. 선택적으로, 청구서 설명이나 추가 결제 지침을 제공하는 메모를 입력할 수 있습니다.
모든 정보를 입력한 후에는 송장을 생성하여 발송하기 전에 샘플을 미리 확인할 수 있습니다. '송장 생성'을 클릭하면 송장 사본이 Slash 대시보드에 저장되고 수신자의 이메일 주소로 자동 발송됩니다.

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수동 청구서 발행 vs. 청구서 발행 소프트웨어: 장점, 단점 및 장단점 비교

아래 섹션에서는 수동 방식으로는 불가능한 방식으로 청구 소프트웨어가 서식 지정, 발송, 결제 및 추적을 처리하는 방법을 설명합니다:

디지털 인보이스는 결제를 간소화할 수 있습니다

디지털 인보이스는 송장과 결제 수령 사이의 마찰을 줄여 청구 프로세스를 간소화합니다. Slash와 같은 일부 도구는 수신자가 문서 하단의 명확한 결제 옵션을 통해 송장 자체에서 직접 결제를 시작할 수 있도록 합니다. 모든 송장을 한곳에서 추적하면 미결제 금액을 쉽게 파악할 수 있어 팀이 매출채권을 보다 효율적으로 관리하는 데 도움이 됩니다.

송장 템플릿은 자동으로 생성될 수 있습니다

워드 프로세서나 스프레드시트로 청구서를 작성할 때 서식이 깨지기 쉽습니다. 로고가 테이블 위치를 이동시키거나 간격이 불규칙해지며, 합계가 정확히 계산되지 않을 수 있습니다. Slash는 필요한 청구서 세부 정보를 미리 수집하여 일관된 서식의 전문적인 청구서와 첨부 이메일에 자동으로 입력함으로써 이 단계를 생략합니다.

귀사의 비즈니스 뱅킹 및 매출채권 관리 소프트웨어와의 통합

청구서 처리 과정이 은행 플랫폼과 연동되지 않았다면, 아마도 수동으로 은행 계좌를 확인하여 입금을 확인한 후 별도의 시스템에 거래 내역을 기록하고 있을 것입니다. Slash를 사용하면 모든 청구서 문서가 대시보드에 표시되며, 입금 내역이 자동으로 분석 데이터에 포함되어 현금 흐름을 실시간으로 확인할 수 있습니다.

송장 번호와 구매 주문서는 자동으로 매칭될 수 있습니다

일부 회계 및 청구 소프트웨어는 양방향 매칭(청구서 대 구매 주문서) 또는 삼방향 매칭(청구서, 구매 주문서, 결제 또는 영수증)을 통해 청구서 번호를 해당 구매 주문서와 자동으로 연결할 수 있습니다. Slash와 같은 도구에서 청구서와 결제를 QuickBooks로 동기화하면 회계 시스템이 구매 주문서, 청구서 및 결제 기록을 계속 연결하여 수동 조정 필요성을 줄일 수 있습니다.

저장된 수신자 정보를 사용하여 정확도를 향상시키세요

수동 청구서 발행은 종종 이메일이나 과거 기록을 뒤져 정확한 고객 정보를 찾아야 합니다. Slash와 같은 청구서 발행 소프트웨어는 수취인 연락처 및 결제 정보를 저장하므로, 새로 발행하는 각 청구서는 검증된 데이터를 기반으로 합니다. 이는 입력 오류 가능성을 줄이고, 청구서가 올바른 수신처로 발송되도록 보장하며, 고객 목록이 늘어남에 따라 청구서 발행 프로세스의 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

가장 좋은 무료 송장 생성기는 무엇인가요?

무료 송장 생성기는 범위와 기능 면에서 크게 차이가 납니다. 아래에서는 주요 무료 옵션을 비교하고, 가장 완벽한 송장 발행 기능을 제공하는 도구를 소개합니다:

최고의 종합: 슬래시

슬래시는 인보이스 발행, 비즈니스 뱅킹, 지출 관리를 단일 시스템으로 통합한 통합 금융 플랫폼을 제공합니다. 무료 플랜에는 법인 카드, 글로벌 결제 시스템, 경비 추적, 재무 분석, 직접 회계 연동 등 핵심 기능이 포함되어 있으며, 이러한 기능들은 다른 제공업체에서는 유료로 제공되는 경우가 많습니다.

Slash에서 생성된 청구서는 내장형 결제 처리를 지원하여 수취인이 청구서에서 직접 결제할 수 있으며, 결제는 대시보드에 자동으로 기록됩니다. 기업은 미수금을 모니터링하고 다른 회사 거래와 함께 청구서 상태를 추적할 수 있습니다. 향후 청구서에서 Slash 계정으로 직접 암호화폐 결제를 지원할 예정으로, 청구서 생성 또는 관리 방식을 변경하지 않고도 결제 옵션을 확장할 수 있습니다.

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Connect QuickBooks or Xero and stay in sync.

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마이크로소프트 워드

마이크로소프트 워드는 문서 편집 프로그램이지 청구서 발행 소프트웨어가 아닙니다. 즉, 청구서는 수동으로 작성하고 관리해야 합니다. 주요 장점은 디자인 유연성으로, 특히 레이아웃과 서식을 완벽하게 제어하고자 하는 마이크로소프트 오피스 사용자에게 적합합니다. 그러나 자동화 기능, 결제 추적, 알림, 계산 기능, 결제 처리기 연동 등이 없어 정기적인 청구서 발행 시 효율성이 떨어지고 오류 발생 가능성이 높아질 수 있습니다.

파도

웨이브는 청구서 발행과 기본 회계 도구를 결합하여 프리랜서나 간단한 재무 관리를 하는 소규모 사업자에게 유용할 수 있습니다. 단점은 웨이브가 높은 결제 처리 수수료로 수익을 창출한다는 점입니다: 카드 거래 시 2.9% + 60센트, ACH 이체 시 1%가 부과됩니다. 게다가 Wave의 영수증 스캔 기능은 월 8달러의 유료 추가 기능입니다. 무료 사용자를 위한 고객 지원은 도움말 문서와 챗봇으로 제한되어 있어 문제가 발생했을 때 불편할 수 있습니다.

페이팔 인보이싱

페이팔 인보이싱은 포괄적인 인보이스 시스템이라기보다는 주로 결제 수금 도구로 설계되었습니다. 고객은 페이팔 잔액, 신용카드, 벤모 또는 페이 레이터 옵션을 통해 결제할 수 있지만, 기업은 페이팔의 결제 생태계와 수수료 구조에 묶이게 됩니다. 대부분의 상업 거래에 대해 처리 수수료는 3.49% + 49센트로 상대적으로 높으며, 국제 결제는 4.49%에 추가 고정 수수료가 부과되어 시간이 지남에 따라 비용이 크게 증가할 수 있습니다.

조호 인보이스

Zoho Invoice는 무료 제품임에도 불구하고 경비 추적 및 결제 처리 등 다양한 기능을 제공합니다. 그러나 무료 플랜에는 몇 가지 중요한 제한 사항이 있습니다: 각 Zoho Invoice 계정은 최대 3명의 사용자만 허용되며, 연간 1,000건의 청구서로 제한됩니다. 또한 무료 버전은 승인 워크플로우 및 확장된 청구서 맞춤 설정과 같은 고급 기능을 지원하지 않습니다.

스퀘어 인보이스

Square Invoices는 Square의 POS 시스템과 직접 연동되어 이미 Square 생태계 내에서 운영 중인 기업에게 편리합니다. 무료 플랜에는 기본 결제 처리 및 프로젝트 관리 기능이 포함되지만, 처리 수수료가 높을 수 있습니다: ACH 은행 송금 시 1%, 수동 입력 또는 등록된 카드 결제 시 3.5% + 15¢입니다. 고객 지원도 제한적이며, Square Premium(월 149달러)으로 업그레이드하지 않는 한 전화 지원이 제공되지 않습니다.

Slash로 청구서 처리 과정을 간소화하세요

대부분의 무료 청구서 발행 도구는 문서 생성 기능에 국한됩니다. 일부는 고객이 온라인 포털을 통해 결제할 수 있도록 하지만, 처리 비용이 매우 높습니다. 다른 도구들은 맞춤 설정에 집중하는 반면, 장기적인 청구서 관리를 위한 필수 도구는 제공하지 않습니다.

슬래시는 청구서 발행 기능을 기업의 자금 관리 방식과 직접 연계하는 차별화된 접근법을 제공합니다. 무료로 슬래시에서 무제한 청구서를 생성하고, 법인 카드, 은행 계좌, 결제 내역 등과 함께 관리할 수 있습니다. 모든 재무 정보를 한곳에 모아두면 청구된 금액, 결제 완료된 금액, 미결제 금액을 한눈에 파악하기가 훨씬 수월해집니다.

인보이스 발행 외에도 Slash는 일상적인 재무 관리와 성장을 지원하기 위해 설계된 완벽한 도구 세트를 제공합니다:

유연성을 위해 설계된 비즈니스 뱅킹: 운영 자금, 준비금 또는 프로젝트 예산을 분리하기 위해 여러 가상 계좌를 개설하여 팀이 현금 흐름을 더 명확하게 파악할 수 있도록 합니다. 단일 대시보드에서 여러 사업체, 지점 또는 자회사를 관리하며, 통합 보고 기능과 계정 전반에 걸친 명확한 가시성을 제공합니다.
슬래시 비자® 플래티넘 카드: 회사 지출에 대해 최대 2% 캐시백을 제공하는 법인 신용카드로, 설정 가능한 지출 규칙, 카드 관리 기능, AI 기반 모니터링, 암호화 수준의 사기 방지 기능을 갖추고 있습니다.
동적 결제 방식: 슬래시는 카드 결제, 글로벌 ACH, SWIFT를 통한 180여 개국 국제 송금, RTP 및 FedNow를 통한 실시간 국내 결제를 포함한 다양한 결제 방식을 지원합니다.
회계 통합: QuickBooks와 직접 거래를 동기화하여 장부를 자동으로 최신 상태로 유지하세요. Slash는 Plaid를 통해 연결되며 Xero 같은 도구로부터의 데이터 가져오기를 지원하여 기존 회계 워크플로우에 쉽게 통합할 수 있습니다.
네이티브 암호화폐 지원: 자금을 USDT나 USDC와 같은 USD 페그형 스테이블코인으로 전환하여 블록체인 상에서 송금을 수행함으로써, 비용과 결제 시간을 단축할 수 있는 대체 결제 수단을 제공합니다.⁴