通过智能发票管理简化企业财务
创业初期手动管理发票完全可行。供应商开具的发票数量不多，发给客户的发票也不多，付款记录也容易掌握。但随着业务量增加，这些流程就会变得越来越难管理。
实施发票管理系统是一个积极的里程碑。这意味着您的客户群正在扩大，业务往来日益活跃，需要能够与运营同步的工具。但选择合适的管理软件需要周全考虑：您需要找出发票流程中容易出现延误的环节，并评估新工具与现有财务系统集成程度如何。
在本指南中，我们将探讨发票管理的运作机制、企业可能面临的常见挑战，以及选择发票处理解决方案时应关注的要点。 同时我们将介绍Slash开票仪表盘，该功能与Slash更广泛的财务管理平台深度集成。通过Slash，您可生成专业发票、集中追踪付款状态，并支持从银行转账到加密货币⁴等多样化支付方式。继续阅读，了解Slash如何优化您的企业发票管理流程。
什么是发票管理？
发票管理指企业处理发票的全流程，涵盖从开具发票、接收供应商发票、流转审批、处理相关付款到为审计和报告目的存储文件等环节。
发票管理与企业应付账款（AP）和应收账款（AR）管理紧密相连。系统化记录收到的发票有助于追踪企业资金流出情况。创建专业发票并有效管理，可加速收款周期、减少价格争议，并简化后续对账流程。
如今，各类电子发票解决方案层出不穷，以支持应付账款和应收账款涉及的不同工作流程。 部分业务伙伴仍依赖纸质发票和实体归档系统，此时光学字符识别（OCR）技术便发挥作用——通过扫描发票提取数据并导入集中管理系统。其他发票以PDF格式接收，可直接上传实现高效录入、收据追踪及采购订单匹配。在更专业化的场景中，发票工具被集成到专用的供应商发票管理系统或应付账款自动化平台中，根据特定流程和运营需求进行定制化配置。
为何高效的发票管理对您的业务至关重要
发票管理的影响不仅限于账单的发送与支付方式。它还关乎企业对资金收支的追踪清晰度，以及日常财务任务的处理效率：
简化应付账款和应收账款操作
应付账款涵盖企业因购买商品或服务所欠的款项，而应收账款则反映客户欠企业的款项。发票通过在双方之间传达价格、税费、折扣及付款条款，为两类账目提供支撑。
简化的对账流程
发票也是内部会计工作流程的关键参考依据，尤其在对账环节。对账工作需要比对不同系统间的交易记录以确认准确性。当发票和付款数据通过自动化方式采集而非人工录入时，该流程更易于优化且耗时大幅减少，从而降低了保持记录一致所需的工作量。
避免延迟付款并加强供应商关系
当发票散落在邮件链和文件柜中时，付款可能会被遗漏。一个能显示审批状态、到期日和付款进度发票追踪系统，有助于保持发票有序管理。增强的可见性可减少延误、支持及时付款，并有助于维持更稳定的供应商关系。
建立可靠的审计追踪
除了日常记账外，系统化管理发票记录还能为内部或外部审计做好准备。对于拥有正式采购流程的高度监管企业而言，这尤为重要——发票能证明采购是否通过批准的渠道、供应商及供货商完成。
增强现金流可见性
理解未结账单如何影响短期应付账款和应收账款，有助于更清晰地掌握现金流状况及整体财务态势。Slash的分析仪表盘可提供跨公司卡、银行转账、数字资产支付等渠道的资金流向统一视图，通过实时数据可见性，助力财务团队围绕即将到期的债务进行周密规划。
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分解发票管理流程
虽然不同企业的业务流程各异，但发票管理通常遵循从创建到付款的相似路径。以下是通过Slash发票仪表板管理该流程的概述。
1. 发票创建与审批
要在Slash中创建发票，请导航至发票仪表盘并选择"新建发票"。随后您将选择收款方并指定收款账户。Slash将为您生成专业发票；您只需添加明细项目、设定付款截止日期，并添加相关税费、折扣或付款备注。发送发票前务必仔细核对细节，确保准确无误，避免因疏漏导致付款延迟。
2. 向客户发送发票
选择"发送发票"后，Slash将自动格式化发票并通过电子邮件发送给收件人。通过Slash发送的发票内置支付选项，客户可直接付款，无需另行索要支付指引或链接。
3. 追踪发票状态及付款到期日
发票发送后，将自动显示在开票仪表盘中，与其他发票并列呈现。您可一目了然地查看发票状态——未付款、已付款、逾期或作废，到期日期清晰可见。随着付款日临近，您可更新发票备注或添加提醒，确保付款流程顺利推进。
4. 支付处理
Slash支持多种支付方式，包括ACH转账、电汇及加密货币支付。加密货币支付通过与美元挂钩的稳定币（如USDC和USDT）进行处理。通过稳定币收到的资金可在Slash平台内原生转换为现金或兑换回加密货币，为企业管理收款提供了灵活方案。
5. 在会计系统中记录和核对交易
一旦收到付款，Slash仪表盘中的发票状态将更新为“已付款”。应收账款数据将自动记录并反映在公司的现金流分析中。当需要对账时，Slash可直接与QuickBooks同步交易数据，您无需手动输入即可将付款与发票、采购订单和收据进行匹配。
6. 为审计创建书面记录
即使付款已完成，仍应保留发票和付款记录。这些记录在外部合规审计、内部审查或日后解决与客户的账单问题或争议时均可发挥重要作用。
企业发票管理面临的主要挑战
在实施发票管理软件之前，您的企业可能会经历一些成长中的阵痛，这些迹象表明是时候进行转变了。以下部分概述了几个可能表明值得考虑采用专用发票解决方案的征兆：
发票格式不统一
使用文字处理软件创建专业发票可能相当繁琐。添加公司徽标可能破坏版式；小计、税费或折扣可能需要手动计算。使用自动生成发票的工具可帮助标准化格式，并确保计算结果始终如一。Slash能为您生成结构化发票，无需手动调整布局。
难以追踪以PDF格式发送的发票
以PDF附件形式发送发票并非万无一失。若客户未使用具备OCR数据提取功能的发票管理系统，该文件可能深埋于邮件往来中，或被保存却未附明确付款提醒。像Slash这样的开票系统通过内置清晰的支付选项，既能降低收件人的操作门槛，又能提供更专业的账单处理体验。
手动输入发票详情导致的错误
错别字、遗漏项目或金额错误可能导致付款延迟和对账问题。随着发票数量增加，手动录入也日益耗时。Slash与Quickbooks的集成可有效减少这些问题，该会计平台能将发票与采购订单匹配，从而快速发现错误。
处理未结清及逾期发票
若缺乏集中化的发票视图，则难以掌握哪些发票尚未支付、已逾期或已结算。Slash发票仪表盘清晰展示发票状态与到期日，助力团队保持条理，降低遗漏发票的可能性。
更智能的发票管理最佳实践
通过在单一系统中应用若干一致且明确的规范操作，可实现更智能的发票管理。随着计费业务量增加，以下步骤将重点优化发票的创建、发送及追踪流程：
- 规范发票开具流程： 使用自动生成发票版式和邮件文案的系统，确保账单格式统一且内容完整。Slash 为您创建结构化发票并格式化发票邮件。
- 提供多种支付方式： 通过支持ACH、电汇、实时支付通道以及USDC和USDT等美元挂钩稳定币，让客户轻松完成支付，所有内置支付处理功能均可直接通过Slash完成。
- 在同一处追踪发票状态： Slash的发票仪表盘可显示发票的付款状态，帮助应收账款团队掌握未结款项情况，并确定需要跟进的环节。
- 减少过度的后续跟进： 集中化跟踪有助于减少不必要的提醒，仅在真正需要时才进行跟进。
- 保持发票记录的条理清晰： 将所有发票和付款记录存储在单一系统中，便于查阅历史账单、重新发送发票或回应客户咨询。
领先的自动化发票管理平台
发票管理工具通常分为两类：将发票处理作为更广泛财务操作系统组成部分的平台，或专注于自动化特定应付账款（AP）或应收账款（AR）工作流的工具。理解这些平台的差异有助于团队选择既能满足当前需求又符合未来发展方向的软件：
斜杠
Slash将发票处理与您的整个财务体系无缝集成，使发票管理流程直接关联资金在企业内部的流动路径。借助Slash，您可通过在发票中嵌入支付处理功能来优化应收账款管理，同时支持通过多渠道支付系统实现定期自动计费，从而优化应付账款流程。
关键的发票管理和财务管理功能包括：
- 一个用于创建专业发票、利用存储的收款人银行信息发送发票并追踪付款状态的仪表盘。
- 内置支付选项，支持客户通过ACH转账、电汇或与美元挂钩的稳定币直接支付账单。
- 直接集成QuickBooks实现自动交易同步与实时记账，同时支持Plaid连接及从Xero导入数据。
- 通过RTP和FedNow支持国内实时支付，同时通过SWIFT向180多个国家提供国际支付服务。
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Intuit QuickBooks
QuickBooks是一款与Slash直接集成的会计软件，可实现两个平台间交易数据的无缝导出。该软件支持应付账款流程，其OCR功能能自动识别并记录发票信息，而近期新增的Intuit Assist等功能则引入了人工智能驱动的工具，可实现发票的自动生成与审批。
- 可自定义的发票模板，支持自动品牌标识和专业设计选项。
- 订阅式或持续性计费的周期性发票自动化处理，支持自动发送排程。
- 进度发票：根据项目里程碑或完成百分比分阶段向客户开具账单。
- 批量开票功能，通过单次数据录入即可生成多张发票。
Xero
Xero是一款基于云的会计软件，专为需要便捷财务工具且自动化程度高的企业打造。通过Plaid连接和数据导入功能，Xero可直接与Slash集成，使Xero的会计和支付数据直接流入Slash的分析系统和交易记录。
- 可定制的发票模板，支持灵活的品牌标识、配色方案和版式选项。
- 自动付款提醒功能，在到期日临近时主动提醒客户。
- 多种交付选项，包括电子邮件和短信，以提升覆盖率和响应率。
- 支持PayPal、Stripe及主流信用卡支付网关的在线支付集成，实现更快速的结算。
账单
BILL是一款围绕应收账款和应付账款自动化软件构建的费用管理平台，主要专注于处理发票接收、审批流程转发及付款处理。虽然这种方案适用于应付账款和应收账款的专用工作流程，但相较于更综合的平台，BILL在支付方式支持方面选择较少，且将发票与更广泛的银行或金融系统对接的方式也更为有限。
- 支持发票处理和应付账款自动化，但将付款处理从发票结算限制为ACH和卡支付。
- 不提供资金管理、高收益储蓄账户或资本融资产品。
- 采用按用户计费的定价模式，随着团队规模扩大成本可能攀升，基础版套餐为每月49美元/用户，企业版套餐为每月89美元/用户。
Tipalti
Tipalti是一款更为复杂的发票解决方案，主要面向具有大量应付账款和采购需求的大型企业。该平台并非完整的银行服务平台，其功能更类似于企业资源规划系统（ERP）。其核心功能聚焦于发票处理与审批流程，更高级的功能仅在更高价位层级中提供。
- 供应商门户，允许供应商直接提交发票信息，并通过审批和付款工作流处理发票。
- 全球支付选项及多实体支持仅通过Tipalti高级版提供，月费起价199美元。
- 不支持实时支付通道、原生银行功能或加密货币支付。
- 公司卡虽可使用，但缺乏配套的银行服务体系，导致现金流与支出数据难以统一管理。
使用Slash优化您的发票管理
开具发票不应与其他财务事务分开处理。Slash将发票功能纳入其更广泛的财务平台，该平台旨在支持复杂的行业特定工作流程。
使用Slash，您可在同一平台创建、发送和追踪发票，同时管理所有财务活动。发票功能与信用卡消费记录、收款服务及自动化财务流程无缝集成，大幅减少工具切换需求。Slash提供资金流向的实时可视化管理，助您更高效地监控和管理企业现金流。
Slash 支持发票处理及更广泛财务工作流的其他方式包括：
- 为灵活性而生的资金管理： 将运营资本与资金池分开管理，以便组织现金流或为不同目的汇集资金。通过单一仪表板管理多个业务实体、地点或子公司，实现综合报告和跨账户的清晰可见性。
- 动态支付方式： Slash支持多种支付方式，包括全球自动清算所（ACH）转账、通过SWIFT向180多个国家/地区进行国际电汇，以及通过实时支付（RTP）和FedNow系统实现的实时国内支付。
- 营运资金融资： 通过Slash的营运资金贷款，您可在平台内随时提取资金以满足额外流动性需求，并可根据应付账款预测灵活选择30天、60天或90天的还款期限。⁵
- 原生加密货币支持： 将资金转换为与美元挂钩的稳定币（如USDT或USDC），通过区块链进行转账，提供一种替代支付方式，可降低成本并缩短结算时间。
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常见问题
Slash能否实现应付账款流程的自动化？
Slash通过支持跨多种支付渠道的定时和自动化付款，简化了应付账款工作流程，减少了向供应商付款过程中涉及的手动操作步骤。
什么是OCR技术？
光学字符识别（OCR）技术能够从纸质发票或PDF等文档中读取文本，并将其转换为结构化数字数据。通过自动提取发票关键信息，该技术有效减少了人工数据录入工作。
Slash 是否与 ERP 或会计软件集成？
Slash可直接与QuickBooks集成，实现交易数据自动同步，并支持通过Plaid从Xero导入数据。这些集成方案确保发票和付款数据与您的会计系统保持同步，同时支持通过导出或现有会计工作流实现ERP系统连接。
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