如何制作发票：快速轻松创建专业发票指南
你正为重要客户制作专业发票，却发现小问题接踵而至：差点漏填账户号码，排版也总觉得不对劲。发票一经发送便被归档遗忘，数周后才惊觉款项始终未到账，只得重新排查每个环节寻找原因。
发票的重要性远超你的想象。一份优秀的发票不仅是付款请求，更是双方协议的清晰记录，能助你按时收款。它往往也是客户接触到的首份正式文件，这意味着它将深刻影响客户对你企业的印象。
在本指南中，我们将阐释发票的定义、必备信息及分步创建方法。同时介绍自动化开票软件如何简化发票的生成、发送与收款流程。过程中将重点展示Slash全新开票功能，说明该功能如何助力企业在我们的全栈式商业银行平台内¹生成规范发票、追踪未结余额并完成收款。
什么是发票？
发票是向客户索要商品或服务款项的文件。除明确用途外，发票在管理应收账款、维护准确财务记录以满足税务和报告要求方面也发挥着重要作用。
发票以明细列表形式列出交易的具体内容。每项明细代表所提供的产品或服务，并注明商品数量及单价。小计项显示所有明细项的金额总和。发票还可能包含适用税费、附加费用或已享折扣，这些均计入最终应付余额。
每张发票都应包含关键标识符和付款说明。唯一的发票编号有助于企业和客户追溯交易记录，而明确的付款条款则说明了发票的支付方式和时间。发票还可能与采购订单（PO）对应——这是客户在申请商品或服务时提交的文件。匹配发票与采购订单的标识符有助于在应收账款管理软件中保持记录的一致性。
开具发票后，系统会将其发送给客户——通常通过电子邮件、开票软件或客户门户——以正式启动付款流程。
如何创建发票：分步指南
创建发票不必复杂，但需要正确填写几个关键信息。以下步骤将指导您制作清晰专业的发票，让客户易于理解并完成支付：
1. 选择发票模板及格式
首先选择符合您业务需求的发票模板。所有发票统一使用同一模板，有助于确保记录的一致性，避免遗漏关键信息。您可以通过文字处理软件、会计软件或Slash等商业银行平台创建数字发票文档。许多企业将发票保存并发送为PDF格式，这种格式既能保留原始排版样式，又能防止内容被篡改。
2. 添加您的企业信息
在发票顶部清晰列明您的企业信息，包括公司名称、地址、电子邮箱及电话号码。这便于客户快速识别发件方，并知晓如何联系您咨询问题。发票下方需包含清晰的付款说明，例如收款银行账户详情及关于接受付款方式的备注。
3. 包含您的客户详细信息
接下来，在发票顶部添加客户姓名、公司名称和账单地址。准确填写客户信息可确保发票送达正确人员或部门，同时避免处理或付款延误。
4. 列出所提供的产品或服务
请列出您所提供商品或服务的明细清单。每项内容应包含产品或服务描述、计费数量或小时数以及价格。
5. 计算总额、税费及调整项
列出所有明细项目后，计算小计金额，再按要求加收税费或给予折扣。清晰展示每项调整对最终总额的影响，以便客户能轻松理解应付金额的计算过程。
6. 审核、保存并发送发票
发送前请核对发票的准确性和完整性。确认无误后，通过电子邮件、开票软件或客户门户向客户发送发票，以启动付款流程。
如何使用Slash生成发票
Slash内置的发票生成器让您能够直接在仪表盘上创建、追踪和发送发票。客户信息、发票金额及到期日均集中存储，使开票流程更简便，减少人工数据录入和后续跟进。只需几个步骤即可生成并发送发票，系统还会自动完成账目记录。使用方法如下：
- 在Slash仪表盘中导航至"发票"页面，您可在此查看所有待付款和已付款发票，包括金额及到期日期。
- 要创建发票，请点击右上角的“新建发票”。系统将首先提示您选择收款方。您可以通过已保存的联系人及银行信息选择收款方，或手动添加新客户的详细信息。
- 随后系统将提示您向发票添加明细项目，包括数量和价格。Slash会自动分配唯一的发票编号，以便您在记录中保持条理。在此步骤中，您还可根据需要添加销售税或折扣。
- 接下来，请选择到期日和存款账户。您可选择性地输入备注，用于说明发票详情或提供额外付款指示。
- 输入所有信息后，您可在创建并发送发票前预览发票样本。点击"创建发票"后，发票副本将同时存储在您的Slash仪表盘中，并自动发送至收件人的电子邮箱地址。
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手动开票与开票软件：优缺点及权衡取舍
以下部分阐述了开票软件如何处理格式设置、交付、付款和追踪等环节，这些方面是人工方法无法企及的：
电子发票可简化支付流程
电子发票通过减少开票与收款之间的摩擦，简化了开票流程。某些工具（如Slash）允许收款方直接从发票发起支付，在文档底部设有清晰的付款选项。将所有发票集中管理还能清晰追踪未结款项，帮助团队更高效地管理应收账款。
发票模板可自动生成
当您在文字处理器或电子表格中创建发票时，格式很容易出现错乱。表格位置可能偏移，间距变得不一致，总金额计算也可能出错。Slash通过预先采集所需发票信息，将其自动填入格式统一的专业发票及配套邮件中，彻底省去了这一步骤。
与您的企业银行账户及应收账款软件集成
若您的开票流程未与银行平台对接，您可能需要手动核对银行账户确认付款，再将交易记录分别录入不同系统。使用Slash平台后，所有发票文件均在仪表盘中统一展示，入账款项会自动纳入分析数据，助您实时掌握现金流状况。
发票编号与采购订单可自动匹配
某些会计和开票软件能够通过双向匹配（发票与采购订单）或三向匹配（发票、采购订单及付款或收据）自动关联发票编号与对应采购订单。当发票和付款数据从Slash等工具同步至QuickBooks时，您的会计系统可保持采购订单、发票与付款记录的关联性，从而减少人工对账需求。
通过使用保存的收件人信息提高准确性
手动开票通常需要翻查邮件或过往记录才能找到正确的客户信息。像Slash这样的开票软件会存储收款方的联系及支付信息，因此每张新发票都能调用经过验证的数据。这不仅能降低录入错误的概率，更能确保发票准确送达，并在客户名单不断扩大的情况下保持开票流程的一致性。
最好的免费发票生成器是什么？
免费发票生成器在功能范围和实用性方面存在显著差异。下文将对比主流免费选项，并列出哪些工具提供最全面的发票处理功能：
最佳整体：Slash
Slash提供统一的金融平台，将开票、商业银行服务和支出管理整合于单一系统。其免费方案涵盖企业卡、全球支付通道、费用追踪、财务分析及直接会计集成等核心功能——这些功能在其他供应商处通常需付费才能使用。
在Slash中创建的发票支持嵌入式支付处理功能，收款方可直接通过发票完成支付，款项将自动记录在您的仪表盘中。企业可同步监控应收账款余额、追踪发票状态及其他公司交易。即将推出的加密货币支付功能将支持用户直接从发票向Slash账户付款，在无需改变发票创建或管理流程的前提下拓展支付选项。
Microsoft Word
Microsoft Word 是一款文档编辑器，而非开票软件，这意味着发票必须手动创建和维护。其主要优势在于设计灵活性，尤其适合已熟悉 Microsoft Office 且希望完全掌控版式与格式的用户。然而，该软件缺乏自动化功能、付款追踪、提醒机制、计算功能以及支付处理器集成——这些缺陷使得它在常规开票场景中效率较低且更易出错。
波浪
Wave将开票功能与基础会计工具相结合，对于自由职业者和小型企业管理简单财务非常实用。但需要注意的是，Wave通过高额支付手续费盈利：信用卡交易收取2.9%+60美分，ACH转账收取1%手续费。 此外，Wave的收据扫描功能需额外付费订阅，每月8美元。免费用户仅能通过帮助文档和聊天机器人获取支持，遇到问题时可能受限。
PayPal 发票服务
PayPal开票功能主要作为收款工具设计，而非完整的开票系统。客户可通过PayPal余额、信用卡、Venmo或延迟付款选项完成支付，但商家将被锁定在PayPal的支付生态系统及费率结构中。处理费率相对较高，多数商业交易收取3.49% + 0.49美元手续费，国际支付则收取4.49%手续费外加额外固定费用，长期使用将显著增加成本。
Zoho 发票
作为一款免费产品，Zoho Invoice 提供了丰富的功能，包括费用追踪和支付处理。但免费套餐确实存在一些显著限制：每个 Zoho Invoice 账户最多只能有三个用户，每年发票数量上限为 1,000 张，且免费版本缺少审批工作流和扩展发票自定义等高级功能。
Square 发票
Square Invoices与Square的POS系统直接集成，为已在Square生态系统中运营的企业提供了便利。免费套餐包含原生支付处理和基础项目管理功能，但处理费可能较高：ACH银行转账收取1%手续费，手动输入或预存卡支付则收取3.5% + 15美分。客户支持也有限制，除非升级至Square Premium（每月149美元），否则无法获得电话支持。
使用Slash简化您的开票流程
大多数免费开票工具仅限于文档创建。部分工具允许客户通过在线门户支付，但需承担高昂的处理费用。另一些则侧重于定制化功能，却忽略了长期管理发票所需的工具。
Slash 采用独特方式，将开票功能直接与企业资金管理流程深度融合。您可在 Slash 中免费生成无限数量的发票，并同步管理公司信用卡、银行账户、收付款等财务事项。所有财务数据集中管理，助您清晰掌握已开票款项、已付款项及待结算款项的动态。
除了开具发票，Slash还提供一套完整的工具，旨在支持日常财务管理和业务增长：
- 为灵活而生的商业银行： 开设多个虚拟账户以分离运营资金、储备金或项目预算，使团队能够更清晰地掌握现金流状况。通过单一仪表盘管理多个业务实体、地点或子公司，实现跨账户的综合报告与清晰可见性。
- Slash Visa® 白金卡： 一款企业信用卡，公司消费可享高达2%现金返还，配备可配置的消费规则、卡片管控功能、人工智能驱动的监控系统以及加密级别的欺诈防护。
- 动态支付方式： Slash支持多种支付方式，包括信用卡消费、全球ACH转账、通过SWIFT向180多个国家进行国际电汇，以及通过RTP和FedNow实现的实时国内支付。
- 会计集成： 直接与QuickBooks同步交易，自动保持账目更新。Slash还通过Plaid连接，并支持从Xero等工具导入数据，使其更易融入现有会计工作流程。
- 原生加密货币支持： 将资金转换为与美元挂钩的稳定币（如USDT或USDC），通过区块链进行转账，提供一种替代支付方式，可降低成本并缩短结算时间。⁴
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常见问题
谷歌有发票生成器吗？
谷歌虽未提供专用的发票生成器，但用户可通过谷歌文档或谷歌表格模板创建发票。这些模板需手动设置，且不包含内置的付款追踪或发票工作流功能。
ChatGPT能生成发票吗？
ChatGPT可协助起草发票模板或生成发票文本，但无法发送发票、接收付款或追踪发票状态。此外，依赖ChatGPT输入明细项目或付款信息可能不可靠。
我需要成立有限责任公司才能开具发票吗？
不，开具或发送发票无需注册有限责任公司（LLC）。个体经营者、自由职业者和独立承包商均可开具发票，只要确保包含准确的商业和税务信息即可。个人用户也可通过发送发票为租金或水电费等点对点支付建立书面记录。
