Contabilidade do comércio eletrônico: um guia prático para negócios online
A contabilidade é um processo trabalhoso e, se você é proprietário de uma empresa de comércio eletrônico com gestão de estoque complexa, bases de clientes globais ou planos de crescimento ambiciosos, talvez esteja procurando soluções contábeis para aliviar seu estresse financeiro.
A contabilidade do comércio eletrônico é essencial, mas pode ser um processo complicado construir seu sistema contábil, contratar um contador e garantir que seus livros contábeis estejam corretos. Neste guia, destacaremos as etapas que você pode seguir para tornar sua contabilidade mais fácil e eficiente. Também enfatizaremos como todo o processo pode ser facilitado com o Slash, a ferramenta de gestão financeira completa que permite que você e sua equipe realizem transações bancárias¹, acompanhem despesas, gerenciem livros contábeis precisos e lidem com transações complexas, tudo em um único painel.
O que é contabilidade de comércio eletrônico?
A contabilidade do comércio eletrônico é uma forma especializada de contabilidade adaptada às equipes e empresas de comércio eletrônico. O comércio eletrônico, assim como outros setores, tem necessidades, fluxos financeiros e complexidades específicas. No comércio eletrônico, isso significa que as equipes vendem produtos e serviços pela internet, muitas vezes além das fronteiras e envolvendo sistemas de estoque complicados, ferramentas e plataformas de terceiros e uma complexidade maior em termos de segurança cibernética.
A contabilidade do comércio eletrônico pode ser diferenciada da contabilidade tradicional ou de outras formas por seu foco específico na gestão de vendas, despesas, estoque e impostos para negócios online, digitais e, muitas vezes, internacionais. O Slash foi projetado explicitamente com os padrões, normas e necessidades do setor de comércio eletrônico em mente. Veja como a contabilidade do comércio eletrônico do Slash difere da contabilidade tradicional:
Como a contabilidade do comércio eletrônico difere da contabilidade tradicional
As principais diferenças entre a contabilidade tradicional e a contabilidade do comércio eletrônico podem ser divididas em alguns aspectos fundamentais:
- Gestão de estoque. O gerenciamento de estoques para relatórios corretos é necessário na contabilidade baseada em estoque, que é comum entre as empresas de comércio eletrônico como um método para garantir a conformidade tributária baseada em estoque.
- Plataformas de terceiros. Shopify, Amazon, Plaid e outras plataformas de comércio eletrônico podem significar uma contabilidade complicada e entre sites. A sincronização entre plataformas e a manutenção de uma contabilidade precisa são essenciais para produzir demonstrações de fluxo de caixa e registros financeiros confiáveis.
- Impostos sobre vendas e outros. A apresentação de declarações fiscais para uma empresa de comércio eletrônico é complicada devido à natureza transfronteiriça do comércio eletrônico. É necessário garantir que seu contador esteja ciente das obrigações fiscais relacionadas ao imposto sobre vendas, bem como dos requisitos globais do canal de vendas.
- Canais de vendas globais. As capacidades transfronteiriças globais dos mercados de comércio eletrônico podem complicar ainda mais a gestão fiscal e financeira. Os contabilistas e os revisores oficiais de contas devem monitorizar fluxos de caixa complexos através de inúmeros canais de vendas e vias tributáveis, incluindo obrigações internacionais em matéria de IVA/GST.
- Crescimento extensivo. As empresas de comércio eletrônico podem apresentar níveis elevados de crescimento. Gerenciar a transição de uma pequena empresa para uma empresa global significa lidar com fluxo de caixa, folha de pagamento e contabilidade mais complexos, além de gerenciar finanças e demonstrações financeiras.
Principais métodos contábeis para empresas de comércio eletrônico
O comércio eletrônico é uma forma ampla de negócio, frequentemente caracterizada pela sua presença online e alcance global. Dentro do comércio eletrônico, existe uma grande variedade de empresas com estruturas e fluxos financeiros mais específicos, exigindo diferentes abordagens à contabilidade do comércio eletrônico. Aqui estão os principais métodos contábeis para empresas de comércio eletrônico:
Contabilidade com base no regime de caixa
A contabilidade com base no regime de caixa para transações de comércio eletrônico pode ser um método contábil relativamente mais simples para as empresas, particularmente útil para empresas que estão começando a fazer contabilidade. No método de contabilidade com base no regime de caixa, as receitas e despesas só são registradas quando o dinheiro realmente entra ou sai da conta da empresa. Isso significa que faturas pendentes ou pagamentos não pagos a fornecedores não são registrados nos livros contábeis; em vez disso, a contabilidade com base no regime de caixa fornece uma visão em tempo real da sua posição de caixa.
Para empresas de comércio eletrônico pequenas e em fase inicial, a simplicidade da contabilidade com base no regime de caixa pode ser uma grande vantagem, permitindo que equipes pequenas com tempo limitado gerenciem a forma mais simples de contabilidade disponível. Além disso, isso pode ser necessário para equipes em fase inicial de crescimento no comércio eletrônico, onde a receita é irregular e muitas vezes prevista em torno de campanhas e lançamentos de produtos.
A contabilidade com base no regime de caixa, no entanto, não é uma solução contábil única para todas as empresas de comércio eletrônico. Como ela não rastreia contas a receber ou a pagar, muitas vezes fornece apenas um panorama parcial de suas finanças. Você pode ver um saldo de caixa saudável hoje, mas ignorar faturas não pagas ou pagamentos pendentes de plataformas como Shopify ou Amazon que ainda não foram depositados em sua conta. Esse ponto cego é o motivo pelo qual o IRS limita a contabilidade com base no regime de caixa a empresas menores e por que os operadores de comércio eletrônico em crescimento muitas vezes a superam rapidamente.
Contabilidade de exercício
A contabilidade de exercício é um método alternativo à contabilidade de caixa para empresas de comércio eletrônico. A contabilidade de exercício se distingue por um reconhecimento de receitas mais complexo, que envolve o registro das transações à medida que elas ocorrem, independentemente de o pagamento ter sido efetivamente feito e recebido. Isso significa que a contabilidade de exercício envolve o registro de dívidas e passivos pendentes; portanto, pagamentos pendentes da Shopify ou passivos futuros são todos registrados em sua contabilidade.
Da maioria das pequenas às grandes empresas de comércio eletrônico, a contabilidade de exercício é uma prática padrão, permitindo que você tenha uma visão clara de suas receitas e despesas, registrando as transações quando elas são realizadas ou incorridas, e não apenas quando o dinheiro é recebido. No entanto, a contabilidade de exercício pode ser complicada para empresas em estágio inicial.
Contabilidade baseada no inventário (ou método do custo das mercadorias vendidas)
Muitas empresas de comércio eletrônico dependem de sistemas complexos de inventário que exigem contabilidade baseada em estoque. Ao contrário da contabilidade baseada em caixa ou contabilidade de exercício, esse método contábil baseia-se no fluxo de mercadorias desde a criação, armazenamento e compra pelos consumidores.
A contabilidade baseada no inventário é um método contábil crucial para o comércio eletrônico, pois registra não apenas a receita de uma venda, mas também o custo dos produtos vendidos. Isso significa que, quando você vende por meio de uma plataforma terceirizada, como Shopify ou Amazon, seus livros refletem as receitas e despesas vinculadas ao inventário desse produto.
A contabilidade baseada em estoque oferece várias vantagens para uma contabilidade precisa e também fornece uma visão mais abrangente em tempo real de suas margens e lucratividade. No entanto, esse método pode ser bastante complexo e difícil de gerenciar para empresas em estágio inicial com equipes de contabilidade pequenas.
Se o seu negócio de comércio eletrônico está crescendo, suas necessidades contábeis podem estar aumentando mais rápido do que você consegue acompanhar. É essencial manter-se em dia com suas contas, e encontrar uma solução por meio de suporte contábil pode ajudá-lo a gerenciar seus negócios e finanças com precisão, eficiência e benefícios para o seu sucesso contínuo:
Como um contador especializado em comércio eletrônico pode beneficiar sua empresa
Um contador especializado em comércio eletrônico pode oferecer uma infinidade de serviços de apoio à contabilidade da sua empresa, especialmente à medida que sua equipe cresce. Aqui estão algumas das principais razões pelas quais você deve considerar a contratação de um contador especializado em comércio eletrônico para sua empresa:
Garantir a conformidade com as regulamentações fiscais
Os impostos podem ser complicados, especialmente para empresas de comércio eletrônico. Quer você esteja gerenciando vendas internacionais, estoques extensos ou áreas mais recentes, como ativos digitais e criptomoedas, as regras estão em constante mudança. Tentar acompanhar as regulamentações fiscais por conta própria pode consumir tempo e energia que poderiam ser melhor gastos no crescimento, e os erros podem expô-lo a riscos desnecessários. É por isso que contratar um contador ou um contador público certificado com experiência direta em comércio eletrônico pode ser inestimável. Eles garantirão que sua empresa permaneça em conformidade com as regulamentações mais recentes, ao mesmo tempo em que otimizam a parte tributária das operações para que você possa concentrar sua energia no crescimento do seu negócio.
Otimização do fluxo de caixa e acompanhamento de despesas
Um contador tem uma visão geral de todas as suas finanças. Isso permite que ele identifique áreas de crescimento potencial, como gastos excessivos em um local, passivos em outro ou ineficiências no fluxo de caixa de maneira mais geral. Contratar um contador para acompanhar suas despesas e histórico financeiro lhe dará uma ferramenta para construir fluxos financeiros melhores, mais otimizados e eficientes.
Melhorando a precisão dos relatórios
Contratar um contador com experiência em contabilidade de comércio eletrônico ajudará a garantir que você esteja relatando as finanças da sua empresa corretamente. Com experiência em contabilidade específica do setor, os contadores de comércio eletrônico estarão familiarizados com fluxos de receita, incluindo plataformas de terceiros como Shopify e PayPal, gerenciamento de estoque, transações em moeda estrangeira, reembolsos e lidar com transações mais complexas. Com esse conhecimento, um contador de comércio eletrônico pode garantir que você esteja relatando com precisão seus fluxos financeiros e não incorra em multas.
Apoiando decisões estratégicas
Além das decisões do dia a dia, os contadores podem moldar as estratégias de negócios de comércio eletrônico por meio de seu amplo conhecimento dos dados financeiros da sua empresa. Ao analisar dados de receita e renda, como fluxos de caixa, estruturas de custos e tendências dos clientes, os contadores podem identificar áreas em que sua empresa pode fortalecer seu desempenho e melhorar sua saúde financeira. Encontrar um contador com experiência em comércio eletrônico pode ajudá-lo ainda mais a tomar decisões estratégicas informadas e adaptadas ao setor, como obrigações fiscais sobre vendas, taxas de transação ou relatórios de estoque.
Obrigações fiscais do comércio eletrônico
As empresas de comércio eletrônico muitas vezes precisam lidar com transações digitais internacionais, o que exige que elas cumpram várias leis estaduais e federais. Para mitigar os possíveis efeitos negativos de declarações e relatórios fiscais imprecisos, sua empresa deve considerar a contratação de um contador com experiência em comércio eletrônico e um conhecimento profundo do processo para otimizá-lo e garantir o cumprimento das obrigações fiscais.
Para empresas de comércio eletrônico que operam em vários estados, os impostos sobre vendas e o nexo tributário estão relacionados às obrigações fiscais designadas pelos diferentes estados onde você vende aos consumidores. Mesmo que você não esteja fisicamente no estado, as obrigações fiscais sobre vendas acompanham você por meio do nexo e exigem sistemas robustos de relatórios precisos.
Para empresas de comércio eletrônico que operam em vários países, elas não só lidam com obrigações fiscais, como o nexo do imposto sobre vendas, mas também com o IVA/GST internacional. Isso se refere às obrigações do país que exigem que as empresas registrem, recolham e declarem impostos sobre as vendas feitas a residentes desse país. É importante contabilizar os impostos no estado, país ou local onde você vende. É necessário cumprir os requisitos de declaração e relatório para garantir que sua empresa não enfrente riscos legais e financeiros.
Escolhendo o software de contabilidade certo para o comércio eletrônico
Com despesas, estoque e obrigações fiscais geográficas para lidar, a contabilidade do comércio eletrônico pode ser desafiadora, mesmo que você tenha contratado um contador interno. Felizmente, existem várias ferramentas de software de contabilidade disponíveis, que oferecem soluções de gestão financeira e contábil, como controle de despesas, gestão de balanço patrimonial e integrações com ferramentas de terceiros, como Shopify, Amazon e Plaid.
Ao procurar um software para apoiar o seu negócio, considere as integrações disponíveis com plataformas de comércio eletrônico, automação e IA, relatórios e recursos de rastreamento. O Slash é um exemplo de software financeiro que permite automatizar sua contabilidade por meio de integrações com pacotes de terceiros, pagamentos criptográficos,³ contas bancárias e ferramentas de contabilidade para o seu negócio. Aqui está uma lista de softwares de contabilidade que podem ajudar o seu negócio de comércio eletrônico:
QuickBooks
O QuickBooks e o QuickBooks Online são soluções populares de software de contabilidade, que oferecem uma visão abrangente de seus relatórios financeiros, incluindo balanços patrimoniais, demonstrações de resultados, demonstrações de lucros e perdas, acompanhamento de despesas, ferramentas de faturamento e recebimento e até mesmo gerenciamento de estoque. O Slash se integra ao QuickBooks, para que você possa acessar todas as suas úteis ferramentas de software de contabilidade e, ao mesmo tempo, ter acesso à plataforma bancária do Slash, que inclui suporte para contas correntes e poupança, pagamentos globais em tempo real e reembolso em seus gastos com cartão.²
Xero
O Xero é outro software de contabilidade popular com inúmeras integrações com outras ferramentas de software financeiro. O Slash integra-se com o Xero, permitindo que os usuários do Slash acessem seus recursos e integrações através do painel do Slash, onde também podem gerenciar suas outras ferramentas, incluindo serviços bancários empresariais, tesouraria, criptomoedas e pagamentos globais.
Livros Zoho
O Zoho Books é um software de contabilidade integrado a outros produtos Zoho, incluindo ferramentas de vendas, marketing e comércio. O Zoho Books oferece acesso a inúmeras funcionalidades; no entanto, pode ser mais difícil trabalhar com terceiros, como o Slash, em comparação com os concorrentes.
Otimize suas finanças de comércio eletrônico com o Slash
Seu negócio de comércio eletrônico tem necessidades financeiras específicas. Desde pagamentos digitais que muitas vezes ultrapassam fronteiras até gerenciamento extensivo de estoque, controle de despesas e obrigações fiscais complexas, a contabilidade do comércio eletrônico é um processo complexo que requer equipes contábeis experientes e com amplo conhecimento, além de suporte abrangente.
O Slash foi especialmente projetado para fornecer suporte a empresas de comércio eletrônico. Com ferramentas verticais específicas, adaptadas para atender às necessidades reais de gestão financeira da sua empresa e à declaração precisa de impostos, o Slash está impulsionando alguns dos maiores nomes do comércio eletrônico atualmente.
Inscreva-se hoje mesmo para obter uma conta Slash e tenha acesso à integração contábil com QuickBooks, QuickBooks Online e Xero, além de um painel completo para serviços bancários empresariais, controle de despesas, gestão financeira, pagamentos com stablecoins e muito mais. O Slash também se integra ao Plaid, permitindo que você sincronize suas contas do Shopify, Amazon, PayPal ou outras contas bancárias com os recursos do Slash. Saiba mais sobre como sua empresa de comércio eletrônico pode melhorar sua contabilidade e finanças com o Slash em slash.com/setores/comércio eletrônico.
Perguntas frequentes
Como configurar a contabilidade do comércio eletrônico?
Configure a contabilidade do comércio eletrônico acompanhando seu fluxo de caixa por meio de demonstrações de fluxo de caixa, realizando a gestão de estoque e mantendo balanços patrimoniais e contabilidade precisos. Ferramentas de software como QuickBooks Online e Xero podem ajudá-lo com a contabilidade do comércio eletrônico. O Slash se integra a ambas as ferramentas, fornecendo acesso de sincronização direta entre contabilidade, contas bancárias comerciais e outras demonstrações financeiras e dados de transações.
Por que financiar com a Slash?
A Slash é uma empresa de tecnologia financeira que fornece acesso a todas as suas finanças, contabilidade, suporte bancário, criptomoedas e muito mais em um único painel. Você pode acessar demonstrações financeiras, extratos bancários, rastrear pagamentos online e despesas comerciais. Com integrações ao QuickBooks e ao Xero, você pode sincronizar facilmente com ferramentas de contabilidade conhecidas.
Qual é a diferença entre contabilidade e contabilidade de comércio eletrônico?
A contabilidade e a contabilidade podem ser semelhantes; no entanto, a contabilidade é frequentemente mais complexa, envolvendo o imposto sobre vendas e a declaração de impostos, bem como a gestão do fluxo de caixa.
¹ A Slash Financial, Inc. é uma empresa de tecnologia financeira e não é um banco. Serviços bancários fornecidos pela Column N.A., membro da FDIC.
² O cartão Slash Platinum é um cartão de crédito Visa® emitido pela Column N.A., de acordo com uma licença da Visa U.S.A. A aprovação está sujeita a elegibilidade. O pagamento do saldo da conta deve ser feito integralmente todos os dias. Podem ser aplicadas taxas mensais de adesão. As compras com cartão podem ser elegíveis para reembolso. Consulte https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms para obter mais informações.
³ Os serviços de conversão, transferência e custódia de criptomoedas são fornecidos pela Bridge, e não pela Column, N.A. ou Slash. As criptomoedas não são custodiadas por nenhum banco, não são seguradas pela FDIC, podem flutuar em valor e estão sujeitas a perdas. Aplicam-se termos e condições; consulte https://www.slash.com/legal/global-usd-terms.
