従業員が会社のクレジットカードを私的利用した場合の対応方法

法人クレジットカードの最も有用な特徴の一つは、同時に最もリスクの高い点でもある。すなわち、従業員が雇用主の口座から資金を支出できる点である。

従業員が会社のクレジットカードを個人で使用する一般的な理由は数多く存在します。例えば、業務目的の食事や出張、製造や出荷のための資材調達などが挙げられます。しかし、チームメンバーが会社のクレジットカードを私的な購入に使用した場合、問題が生じます。これは詐欺、窃盗、横領に分類され、法的責任を問われる可能性があります。

ミスは起こり得るもので、従業員が一度だけ取り違えた可能性は常にあります。例えば、会社のビジネスカードが自分のカードと同じ色であれば、それなりの言い訳にはなる。しかし、繰り返される事例や高額な請求は、不正使用が意図的な可能性が高いことを強く示唆している。これは過失のある従業員に厳しい罰則が科されるだけでなく、すぐに発見されなければ組織に数千ドルもの損失をもたらす可能性がある。

スラッシュ・ビザ®プラチナ法人カードを活用する企業は、取引の監視や不正利用の発生前にブロックする細かな制御機能により、口座のセキュリティに対する安心感を高められます。¹ このガイドでは、従業員が会社のクレジットカードを私的な支出に使用した場合の対応策、その結果、そして将来的に同様の事態を防ぐためのベストプラクティスについて解説します。

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会社用クレジットカード利用のリスクを理解する

企業用クレジットカードの故意の不正使用については、明確に定められた法律が存在します。定義上、会社用クレジットカードは当該企業に関連する物品やサービスの調達を目的としているため、個人的な使用と見なされる例外は、これらの法律に違反する可能性があります。

これらの事例は通常、横領の範疇に該当します。米国法では、横領とは委託された者が個人財産を不正に取得することを指します。従業員に会社のクレジットカードや雇用主口座という「個人財産」を委託し、その従業員が業務経費ではなく私的な理由で金銭を引き出した場合、通常はクレジットカード詐欺に該当します。実際にその従業員に法人カードを委託していなかった場合（例えば、職場で同僚からこっそり盗んだ場合など）、それは窃盗の定義に該当する例外となる可能性が高いでしょう。

このような事態が発生した場合、信頼の喪失や契約解除以上の結果が生じます。貴社が資金の回収を図る場合、当該従業員に対して法的措置を講じる必要が生じる可能性があります。また、悪質な不正使用が繰り返されると、特に従業員の無謀な支出によって与信枠を超過した場合、貴社の信用スコアに悪影響を及ぼす恐れがあります。

法人クレジットカードの不正使用は、IRSが口座の財務状況から不審な動きを検知する可能性があるため、監査を招く恐れもあります。誤分類された支出は正当な事業経費控除にも影響を与え、頭痛の種となる可能性があります。

誤用が発生した場合：偶発的 vs 意図的

いかなる直接的な措置を講じる前に、雇用主は業務用クレジットカードの不正使用が偶発的か意図的かを判断すべきである。

従業員が購入時に誤ったカードを使用したことを速やかに報告し、領収書を提示した場合、それはおそらく単なる過失である可能性が高い。経理処理中に、例えば日曜日の夜にガソリンスタンドで水を購入したといった些細な法人カードの利用履歴を発見した場合は、当該従業員に確認を取り、誤りであったことを確かめることができる。

結局のところ、偶発的なカード不正使用への対応方法は組織次第です。簡単な面談と補償があれば、ほとんどの従業員は業務用クレジットカードを携帯する際の注意を促すのに十分です。

意図的または悪意のある使用は、通常まったく異なる様相を呈します。あらゆる品目に対する繰り返しの請求に見えることもあれば、信頼できない従業員が会社のアカウントで大きな買い物をしたケースもあり得ます。たとえ単なるミスであっても、意図の判断には裁量が働きます。例えば、従業員が「誤って」会社のクレジットカードを自宅のストリーミングサービスに登録する可能性はありますが、テレビにカード情報を入力する手間を考えれば、その支払いが偶然であるはずがありません。

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不正請求の責任の所在の決定

従業員が会社のクレジットカードで許可されていない高額な購入を行った場合、その支払いの責任は誰にあるのでしょうか？ええと…それは貴社です。取引が正当なものか不正使用かに関わらず、法人口座で行われた請求については、会社が責任を負うことになります。

ただし、従業員から盗まれた資金を回収できないわけではありません。特定の状況下では、従業員に返還を義務付ける法的手段が存在します。

会社用クレジットカードを私的に使用した場合の対応手順

不正な法人カード利用を発見した際の対応手順は以下の通りです：

不正使用を確認する申し立て内容の評価と従業員との話し合いを通じて、それが単発のミスであったか、意図的な判断であったかを判断する。
関連する詳細をすべて記録する取引の時間、場所、領収書は、何が起こったのか、どのような行動を取るべきかを明確に示すために記録すべき重要な要素です。これは経費報告書の作成においても財務状況を明確にするのに役立ちます。
適切な次のステップを決定する: 偶発的な場合、次の対応として面談や迅速な返金が含まれます。しかし、意図的な行為である場合、取引額が大きく従業員が返金を拒否する場合には、厳しい懲戒処分、解雇、さらには法的措置を選択する可能性があります。
経費規定の再検討と明確化: 貴組織では、ビジネス用クレジットカードの利用ガイドラインと、規則違反時の対応策を定めた経費規程を十分に整備されていることを願います。これらの規程が既に存在する場合、チームと内容を確認してください。ただし、明文化されていない場合は、速やかに作成すべきです。
適切な自動化ツールで監視を強化する一部の法人カードには、従業員の支出や経費報告を完全に管理・可視化し、分析できるソフトウェアが付属しています。当社Slashでは、そうしたカードについて豊富な知見を有しています。

法人クレジットカードの不正使用を防ぐ方法

不正使用、盗難、横領が発生する前に、ビジネスクレジットカードの不正利用リスクを軽減する方法は以下の通りです：

不正な購入が発生する前にブロックできるカード管理機能付きの法人向けクレジットカードを選択してください。
経費規定を見直し、ガイドライン、規則、および結果が完全に網羅されていることを確認する。
経費を制限し、支出の完全な透明性を可能にするバーチャルカードを活用する。
承認ワークフローをサポートし、承認済みカテゴリへの購入を制限できる経費管理システムを使用する。

スラッシュで会社の支出を管理する

明確なポリシー、積極的な監視、強力なツールにより、企業は社用カードの不正使用を未然に防止し、万一発生した場合も効率的に対処できます。社内ポリシーの策定は貴社の責任となるかもしれませんが、それ以外の部分はSlashバンキングプラットフォームにお任せください。

スラッシュ・ビザ®プラチナ法人カードをご提供しております。本カードでは財務ダッシュボードへのアクセスが可能で、支出限度額の設定、経費のカテゴリー分類、加盟店制限、その他カスタマイズ可能な権限レベルを設定できます。これにより、従業員による不正利用への懸念を軽減します。

スラッシュ法人カードは創業者に優しい設計で、EIN（雇用者識別番号）のみで簡単に取得可能。SSN（社会保障番号）、個人保証、信用調査は不要です。24時間365日のサポート体制で安全性を確保。最大2%のキャッシュバック還元、ビジネスクレジット構築支援、無料ACH送金機能を備えており、これらの特典が従業員の適切な利用意欲を高める可能性があります。

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