従業員の支出を効果的に管理する6つの戦略

リスク管理において、10-80-10の法則と呼ばれる枠組みがある。すなわち、10％の人は常に規則を守り、10％の人は機会があれば規則を破り、残りの80％はその中間にある。従業員の支出管理は、問題のある行動を監視するだけではありません。大多数が重大な過ちを犯す機会を永遠に与えないよう、安全策を設けることです。実際には、まず基本的なルールを定めることから始まります。

御社には既に経費規程が存在するかもしれません。部門別の詳細なルールや正式な精算ワークフローを定めた文書である場合もあれば、チームが緩やかに従っている数点の非公式なガイドラインである場合もあるでしょう。いずれにせよ、規程だけでは不十分であり、それを徹底して運用しなければ意味がありません。

スラッシュ・ビザ®プラチナカードなら、財務部門は経費ポリシーを即座に実行に移せます¹。法人カードは最大2%のキャッシュバックを獲得可能。同時に、細かな支出管理機能により、不正支出を未然に防止します。個人・チーム・カテゴリー別に支出ルールを設定し、カード限度額を調整して過剰支出を防止。リアルタイム分析・アラート・AI監視機能で全社財務の可視性を向上させます。スラッシュが企業の規模拡大に伴い支出ポリシーを一貫して適用する方法を、ぜひご覧ください。

従業員経費管理とは何か、そしてなぜ重要なのか？

従業員経費管理とは、企業が業務関連の支出を追跡、管理、承認するために用いるプロセスを指す。

最初のステップは、会社の経費規定を確立することです。これらのガイドラインは、入社時の説明で共有しやすく、後で参照しやすい形式で文書化すべきです。実用的な経費規定では通常、以下の項目を扱います：

経営陣の期待： 支出ルールが存在する理由とその施行方法を説明してください。明確な背景説明は、従業員が管理措置の根拠を理解し、施行に関する混乱を軽減するのに役立ちます。
従業員の支出限度額： 従業員が会社カードを使用する場合や業務経費の精算を申請する場合、上限に達するまでの支出可能額を定義します。日当やカード管理を通じて日単位または週単位で上限を設定でき、役職・チーム・部署ごとに異なる閾値を設定可能です。
出張および経費に関する規定： 出張費は往々にして最大の裁量経費項目の一つです。経費規律と、顧客との打ち合わせや会議、その他の会社関連イベントへの参加に必要な従業員の柔軟性のバランスが取れた出張・経費ガイドラインを確立してください。
償還および承認経路： 一部の会社購入には特別な承認が必要な場合があります。大規模な支出やリスクの高い支出については、承認者（財務責任者や役員など）を指定し、審査と承認を行わせてください。これは、領収書の提出に依存する調達ワークフローや経費精算チャネルにおいて特に重要です。

経費ポリシーは会社の資金使用に関する境界線を定めるものですが、その影響は文書化や承認手続きを超えた領域にまで及びます。支出管理の方法が、キャッシュフローの予測可能性、コンプライアンスリスク、そして従業員が日常的な購買判断をどれほど自信を持って行えるかに直接影響するのです。Slashはこの課題を容易に解決します。オールインワンバンキング、経費追跡、財務管理、グローバル決済プラットフォームに経費管理ツールを統合しているからです。⁶

以下は、適切に設計された経費管理プロセスから得られる可能性のある下流の成果の一部です：

コスト管理の改善

経費管理システムにより、企業は取引発生後の問題対応ではなく、支出を積極的に管理できます。支出限度額は現在の資金ニーズに合わせて設定可能で、購入は承認済みカテゴリーに制限され、取引レベルの可視性により会社資金が適切に使用されることが保証されます。これにより、商品やサービスの支払い時に予算内での支出とコンプライアンス維持が容易になります。

業務効率の向上

自動化により、経費ポリシーの適用に伴う手動調整作業の大半が削減されます。財務チームは事前に支出ルールと承認ワークフローを定義できるため、日常的な業務経費は手動レビューなしで処理されます。ポリシー違反の取引は自動的にフラグ付けまたはブロックされるため、領収書確認やフォローアップに費やす時間を削減しつつ、適切な監督を維持できます。

信頼と企業文化を築く

ポリシー外の支出が発生した後に処理すると、不必要な緊張が生じる可能性があります。明確なガイドラインと一貫したシステムを組み合わせることで、組織全体で共通の期待値を設定し、意思決定における推測を減らせます。従業員が境界線を理解し、ルールが公平に適用されると信頼すれば、経費管理は健全な企業文化の構築に貢献します。

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従業員の支出を管理する方法：成功のための6つの戦略

社内規定を文書化することは重要な第一歩ですが、書面による規則だけでは限界があります。期待値を設定した後、企業は日常的な支出判断においてそれらの規則を一貫して適用するシステムを必要とします。以下の戦略は、経費規定を大規模で機能する実践的な管理手法へと転換することに焦点を当てています：

予算を設定し、遵守させる

予算作成にはバランスが不可欠です。支出はキャッシュフローを守るために控えめであるべきですが、成長を支える柔軟性も必要です。定期的な収入と支出の追跡、流動性の評価、買掛金と売掛金の管理は、いずれもより正確な予算編成に貢献します。Slashの分析ダッシュボードのようなツールは、口座、支払い、法人カード、財務活動にわたる支出傾向を可視化し、過剰支出につながるパターンを発見しやすくします。

購入を承認済みベンダーに限定する

承認済みベンダーの短リストに支出を制限することで、不正リスクを低減し、監視を簡素化できます。支払権限を持つ従業員は、意図的または誤って、未確認または不適切な受取人へ資金を振り向ける可能性があります。Slashは財務チームが事前定義された承認経路を通じて支払いをルーティングすることを可能にし、ベンダーへの支払いが送信前に審査・検証され、会社方針に準拠していることを保証します。

支出管理機能を組み込んだ法人カードを発券する

現代の法人カードは、財務チームが会社のポリシーに沿った支出ルールを事前に定義することを可能にします。Slash Cardでは、支出カテゴリー、加盟店タイプ、取引金額、または従業員の役割ごとにルールを設定でき、カードの使用が承認された用途に沿った状態を維持するのに役立ちます。さらに、紙の領収書を追跡して従業員に払い戻す必要はありません。チームは会社の資金に直接アクセスでき、過剰支出を防ぐ管理機能を備えています。

リアルタイム監視を実施する

多くのクレジットカードは基本的な不正利用アラートを提供していますが、こうしたアラートは企業のその他の財務活動から切り離されて運用されることがよくあります。カード利用、ACH送金、電信送金、その他の支払い方法を一元的に可視化することで、リアルタイム監視の効果が向上します。Slashは送金とカード取引を単一のダッシュボードに集約し、通知制御機能により財務チームが支出活動を発生と同時に即座に把握できるようにします。

レポートの知見を活用して、時間の経過とともに管理を調整する

従業員数が増加し収益が拡大するにつれ、支出パターンは変化します。定期的な経費報告は、財務チームがポリシーの強化・拡大・再調整が必要な箇所を特定するのに役立ちます。損益計算書、カテゴリー別経費サマリー、ベンダー支出分析などのレポートは、管理体制を精緻化するために必要な背景情報を提供します。SlashのQuickBooks連携により、経費データが直接会計システムに流入するため、手動データ入力が削減され、レポートの正確性を維持できます。

支出を定期的に見直し、監査する

定期的なレビューは、管理体制が意図した通りに機能していること、およびポリシーが事業ニーズに沿った状態を維持していることを確認するのに役立ちます。内部監査では、繰り返し発生する例外事項、時代遅れの承認ルール、より厳格な監視が必要な支出カテゴリーを明らかにできます。Slashでは、内部レビューに必要な書類（領収書、B2B取引明細、請求書、QuickBooksに同期される経費データなど）が自動的に収集・一元管理され、正式な報告に活用されます。

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Slashでポリシー違反支出を未然に防止

10-80-10の法則は、書面による方針や善意だけでは従業員の支出管理が不十分である理由を説明している。システムが手動による審査や事後的な執行に依存している場合、善意ある中間層の80％の従業員でさえ、規定外の購入を行う可能性がある。

スラッシュでは、支出管理が取引時点で適用されます。つまり、会社の支出の100%が同一のルール、承認プロセス、可視性を通じて処理されます。財務チームは例外対応ではなく、事前に許可事項を決定し、システムが一貫してそれを強制します。

カードと支払いの活動を単一のダッシュボードに集約することで、Slashは業務負荷を増やすことなくポリシーの徹底を容易にします。財務チームは、事前定義された承認経路を通じた支払いのルーティング、法人カードへの詳細な支出管理の適用、監査対応のための取引記録の整理が可能になります。決算時には、SlashのQuickBooks連携により手動入力なしで経費データをエクスポートできるため、報告や監査準備をより正確かつ効率的に行えます。

スラッシュは事業経費の監視以上の機能を提供します。日常の財務業務を支える追加機能は以下の通りです：

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ネイティブ暗号通貨サポート： 8つの対応ブロックチェーン間でステーブルコインを送受信し、数分で決済を完了させ、銀行処理コストを削減します。⁴ USDC、USDT、USDSLのオンランプ/オフランプ機能を提供し、変換手数料は1%未満です。
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