Che cos'è un saldo negativo della carta?
Tutti noi abbiamo controllato il saldo della nostra carta di credito aziendale solo per scoprire un importo più alto di quanto ci aspettassimo. È facile dimenticare le spese passate, soprattutto quando più dipendenti hanno accesso al conto aziendale. Ma vi è mai capitato di accedere al conto della vostra carta di credito e vedere un numero negativo?
Avere un saldo negativo sulla carta di credito aziendale non significa necessariamente che hai fatto qualcosa di sbagliato o che ci sia motivo di preoccuparsi. Se gestisci una piccola impresa con un capitale limitato, può effettivamente essere una cosa positiva, poiché ora è l'emittente della carta a essere in debito con te. tu denaro. Tuttavia, i saldi negativi che non vengono controllati possono creare problemi di conformità contabile e fiscale per le aziende con operazioni più complesse. In breve: un saldo negativo significa che hai più fondi sul tuo conto di quanto ti aspettassi, ma può anche essere un sintomo di finanze disorganizzate.
Ci sono alcuni fattori che possono causare un saldo negativo, come rimborsi imprevisti e pagamenti in eccesso. In questa guida discuteremo tutti i modi in cui ciò può verificarsi, cosa fare per risolverlo e come assicurarsi che non continui a succedere. Confronteremo anche le diverse strutture di pagamento delle carte di credito aziendali e delle carte di debito prima di esaminare come la carta di debito aziendale Slash può aiutarti a monitorare le tue finanze, evitare saldi di credito a sorpresa e altro ancora.¹
Quali sono le cause più comuni dei saldi negativi delle carte di credito?
Quando utilizzi la tua carta di credito aziendale, accumuli pagamenti dovuti nel tempo, che si riflettono in un importo positivo in dollari nel tuo bilancio. Un importo negativo in dollari significa che è successo il contrario e che l'emittente della tua carta di credito dovrebbe restituirti dei soldi. Ecco alcuni modi in cui ciò può accadere:
- RimborsoSe un acquisto è stato effettuato con carta di credito e l'articolo è stato restituito ottenendo un rimborso completo, tale importo in dollari verrà riaccreditato sul tuo conto come addebito negativo.
- Accredito dell'estratto contoAlcune carte di credito che offrono un rimborso in contanti lo accreditano sul tuo estratto conto, sottraendo l'importo dovuto dal tuo saldo.
- Pagare più del dovutoA seconda di come pianifichi i rimborsi della tua carta di credito o se imposti un importo costante da pagare, potresti finire per pagare all'emittente più di quanto devi, con conseguente saldo negativo.
- Storno di addebiti contestati o frode: Se un dipendente ha utilizzato la carta di credito aziendale per effettuare un addebito non autorizzato, è possibile che tu lo abbia contestato e che i fondi siano stati restituiti sul tuo conto.
- Storni di commissioniMolte società di carte di credito sono flessibili nei confronti dei propri clienti di lunga data e rinunciano alla commissione di mora se si tratta della prima volta. Se hai saldato un saldo con una commissione di mora elevata e l'hai fatta annullare, il risultato sarà un importo negativo in dollari.
È importante notare che questi scenari non comportano automaticamente un saldo negativo. Il saldo della tua carta di credito diventerà negativo solo se era pari a zero quando hai ricevuto il rimborso dall'emittente della carta. Potresti aver ricevuto diversi rimborsi e contestato addebiti senza pensarci due volte, semplicemente perché hanno ridotto il tuo saldo positivo.
Scenari specifici per il business
Ecco alcuni esempi reali di come le carte di credito aziendali possono finire con un saldo negativo:
- Diversi dipendenti avevano in programma di partecipare a un evento di networking, ma il volo di una persona è stato cancellato a causa delle condizioni meteorologiche. Il biglietto è stato rimborsato e il denaro è stato restituito sul conto.
- Hai pagato il tuo debito con una rata mensile di 1000 dollari e finalmente hai saldato il tuo debito senza rendertene conto, versando 1000 dollari su un saldo di 800 dollari.
- Spendi molto denaro in un mese e accumuli molti premi cashback, quindi paghi il conto prima che i premi arrivino ufficialmente. Se l'emittente ti rimborsa sotto forma di credito in conto, avrai un saldo negativo.
- Un dipendente effettua un acquisto non autorizzato in un ristorante per un importo di 90 dollari durante il fine settimana e tu contesti l'addebito. Una volta elaborata la contestazione, tale importo ti verrà rimborsato.
Cosa succede quando si ha un saldo negativo?
Avere un saldo negativo non influisce in alcun modo sulla situazione del tuo conto, né danneggia il tuo punteggio di credito. Semmai, c'è la possibilità che aiuti il tuo punteggio di credito: molte società di carte di credito monitorano il tuo rapporto di utilizzo del credito, che misura quanto del credito assegnato utilizzi ogni ciclo. Utilizzare il 10-30% del tuo limite mensile ha un impatto positivo sul tuo punteggio di credito e, dopo aver risolto il tuo saldo negativo, ti avvicinerai a tale intervallo.
Se lo desideri, puoi mantenere un saldo negativo per un periodo prolungato. L'importo in dollari rimarrà semplicemente come credito in estratto conto e non sarà influenzato dagli interessi in un senso o nell'altro.
Per quanto tempo è possibile mantenere un saldo negativo?
Il periodo di tempo durante il quale è consentito mantenere un saldo negativo varia in base alle politiche dell'emittente della carta. Di solito va dai sei mesi ai due anni, ma è consigliabile verificare prima con l'emittente. Se e quando si raggiunge tale limite, verrà attivato un rimborso automatico e il denaro verrà restituito sul conto, riportando il saldo a 0,00 $.
Detto questo, non ci sono molti buoni motivi per cui la carta di credito aziendale dovrebbe rimanere in negativo per un periodo di tempo prolungato. A meno che il tuo conto non abbia ricevuto un rimborso consistente per un acquisto andato a vuoto, un saldo costantemente negativo è segno che il tuo conto è inattivo o completamente incustodito.
Se stai cercando un modo migliore per tenere traccia delle finanze della tua azienda, potresti prendere in considerazione una carta di credito aziendale.
Carte di credito e carte di debito: differenze principali
Sia le carte di credito che le carte di debito consentono di prendere in prestito fondi per effettuare acquisti. La differenza principale risiede nei cicli di pagamento richiesti: le carte di credito consentono agli utenti di accumulare interessi e debiti per lunghi periodi di tempo, mentre le carte di debito non applicano interessi e devono essere pagate per intero alla fine di ogni mese.
Con una carta di credito, non ti ritroverai mai con un saldo negativo per un periodo prolungato, perché verrà sempre individuato e risolto entro un mese o meno. Ciò significa che potrai evitare l'aumento del debito e gli acquisti incontrollati che possono derivare dalle carte di credito standard. Tuttavia, poiché pagherai l'importo totale ogni mese, potrebbero comunque verificarsi pagamenti doppi accidentali o pagamenti in eccesso, con conseguenti saldi negativi.
Le carte di credito aziendali favoriscono anche un migliore monitoraggio delle spese, poiché ogni mese vengono esaminati gli addebiti e gli addebiti negativi possono essere individuati immediatamente. La carta Slash Visa Platinum integra la carta di credito aziendale direttamente nella nostra dashboard bancaria aziendale, consentendo un monitoraggio più approfondito delle transazioni e dei limiti di spesa. Offre inoltre un cashback fino al 2%, un tasso superiore a quello di molti concorrenti.
Le carte di credito offrono ai titolari dei conti una maggiore flessibilità, poiché l'assenza di una scadenza mensile consente alle aziende con margini ridotti di utilizzare capitale extra. Tuttavia, un uso eccessivo delle carte di credito porta a debiti, interessi elevati e punteggi di credito bassi. La scelta tra le due carte può dipendere dalla situazione finanziaria della tua azienda e da come desideri gestire le tue spese.
Modi per risolvere un saldo negativo della carta
Ecco alcune soluzioni che puoi adottare per azzerare il tuo saldo negativo:
- Continua a spendere come faresti normalmente. Se hai un saldo negativo di 50 $ e spendi 160 $ per una cena di gruppo, il tuo saldo tornerà a 110 $.
- Richiedi un assegno di rimborso o un bonifico bancario diretto per riavere subito i soldi sul tuo conto. Per farlo, contatta il servizio clienti con i dettagli del tuo conto e la cronologia delle spese a portata di mano. Secondo il Truth in Lending Act, gli emittenti devono elaborare la tua richiesta entro sette giorni lavorativi.
- Se hai una carta di credito con trasferimento di saldo, puoi trasferire il tuo saldo negativo su una carta con saldo positivo. Trasferendo un saldo di -100 $ su una carta con un saldo di 400 $, otterrai un saldo di 300 $.
- Basta avere pazienza! Come già detto, alla fine verrà attivato un rimborso automatico per restituirti il denaro.
Migliori pratiche per prevenire i saldi negativi
Controllare e monitorare costantemente il flusso di cassa è il modo più intelligente per evitare di trovarsi con saldi negativi. Controlla gli estratti conto prima di effettuare i resi, imposta avvisi sul conto per i crediti ricevuti e verifica il saldo corrente prima di effettuare pagamenti forfettari di importo elevato.
Sebbene non sia possibile evitare del tutto i rimborsi e gli acquisti annullati, è possibile mitigare alcuni dei problemi che causano saldi negativi. La carta di credito Slash offre controlli granulari e limiti di spesa, garantendo che gli acquisti dei dipendenti possano provenire solo da fornitori approvati. Ciò significa che gli acquisti non autorizzati sono rari e quelli che si verificano possono essere immediatamente risolti grazie al monitoraggio delle transazioni in tempo reale.
Consigli per la gestione dei conti aziendali
È difficile tenere sotto controllo il saldo della carta di credito quando non si gestiscono le spese in modo efficiente dall'alto verso il basso. Un buon punto di partenza è quello di stabilire un solido sistema di monitoraggio delle spese. Il software di monitoraggio delle spese di Slash supporta l'inserimento automatico dei dati e la categorizzazione delle spese, consentendo di monitorare con precisione le spese a livello aziendale. I nostri strumenti consentono inoltre di monitorare i pagamenti ACH, i bonifici bancari e i pagamenti in criptovaluta durante la loro elaborazione.⁴
Inoltre, grazie al monitoraggio in tempo reale del saldo offerto dal nostro sistema, potrai evitare pagamenti in eccesso accidentali prima che si verifichino. Per quanto riguarda i rimborsi e i resi, invece, la soluzione migliore è stabilire procedure chiare e privilegiare la comunicazione tra i membri del tuo team.
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Impatto sul flusso di cassa aziendale e sulla contabilità
Un saldo negativo può avere alcuni effetti interessanti sulla contabilità della tua azienda. Nel libro mastro, un saldo negativo è tecnicamente un'attività piuttosto che una passività. Poiché i saldi delle carte di credito sono quasi sempre etichettati come passività, ciò può creare confusione nel tuo sistema contabile. Può anche creare difficoltà di riconciliazione; il saldo negativo può finire per essere erroneamente registrato come un debito piuttosto che come un credito.
Anche le detrazioni fiscali possono essere interessate. Ad esempio, se una voce di spesa aziendale come una stampante viene acquistata e restituita, può essere cancellata dal conto della carta di credito ma rimanere presente tra le detrazioni fiscali registrate. È qui che la comunicazione e procedure chiare sono davvero utili.
Quando contattare l'emittente della carta
La maggior parte dei saldi negativi non è motivo di preoccupazione, ma in alcuni casi quel numero negativo potrebbe effettivamente essere un motivo per contattare la società emittente della carta di credito. A volte possono verificarsi degli errori: se il saldo è pari a -4.294.967.295 dollari, probabilmente si tratta di un errore di overflow dell'intero, non di una spesa incredibile da parte di un dipendente.
È inoltre possibile contattarli se un pagamento contestato non è stato restituito entro circa 7 giorni lavorativi, poiché la contestazione è stata respinta o si è verificato un problema da parte loro. È consigliabile familiarizzare con le loro politiche di rimborso prima di trovarsi in una situazione di contestazioni e crediti extra sull'estratto conto.
Assumi il controllo delle spese aziendali con la carta di credito aziendale Slash
La carta Slash Visa Platinum ti consente di correggere i saldi negativi e personalizzare le abitudini di spesa dei dipendenti. I nostri limiti di spesa configurabili, le restrizioni di categoria e il monitoraggio dei pagamenti in tempo reale ti consentono di gestire il flusso di cassa della tua azienda e di riconciliare ogni transazione alla fine del mese. La carta Slash offre anche un rimborso fino al 2% su ogni acquisto aziendale, consentendoti di guadagnare capitale extra che puoi reinvestire man mano che la tua azienda cresce.
Ogni carta, fisica e virtuale, è accessibile dalla dashboard della nostra piattaforma di business banking. Questa piattaforma offre una suite completa di strumenti finanziari, tra cui:
- Potenti integrazioni con piattaforme di contabilità come Quickbooks che consentono di semplificare la chiusura di fine mese e allineare i dati delle carte e dei pagamenti.
- Diverse opzioni di pagamento quali ACH globale, bonifici nazionali e trasferimenti internazionali SWIFT
- Supporto nativo delle criptovalute che supporta stablecoin come USDC e USDT, sbloccando metodi rapidi e a basso costo per trasferire fondi
- Finanziamento del capitale circolante che consente di scegliere tra termini di rimborso di 30, 60 o 90 giorni⁵
La piattaforma bancaria aziendale Slash può trasformare completamente gli strumenti finanziari della tua organizzazione. Affrontare il saldo negativo imprevisto della tua carta è solo l'inizio.
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Domande frequenti
Posso prelevare contanti da un saldo negativo sulla carta?
Quando la società emittente della tua carta ti rimborsa il denaro, il rimborso può avvenire sotto forma di assegno, che puoi incassare rapidamente. È il modo più simile a ricevere denaro contante dal punto A al punto B.
E se la mia azienda avesse bisogno di denaro immediatamente?
Contatta quanto prima la società emittente della tua carta e chiedi se esistono opzioni per ottenere rimborsi rapidi o soluzioni alternative. Detto questo, la tua azienda deve trovarsi in una situazione finanziaria piuttosto curiosa se ha bisogno di trasformare immediatamente il proprio saldo negativo in contanti e allo stesso tempo dispone di una linea di credito completa con cui operare.
