Guida completa alla scelta del miglior software per la contabilità fornitori e clienti
Tenere sotto controllo sia i conti fornitori (AP) che i conti clienti (AR) è fondamentale per la salute finanziaria e la contabilità di un'azienda. Tuttavia, le aziende di tutte le dimensioni devono fare i conti con processi manuali obsoleti, ritardi nei pagamenti in entrata e in uscita e dati frammentati e errati. È incredibilmente difficile stare al passo con operazioni in espansione e una moltitudine di conti bancari e fornitori quando il team finanziario continua a tenere traccia delle transazioni manualmente.
Le organizzazioni moderne hanno eliminato la maggior parte di questi ostacoli adottando software per la contabilità fornitori e clienti. La scelta della piattaforma giusta semplifica i flussi di lavoro, migliora la visibilità del flusso di cassa, riduce gli errori e libera i team finanziari, consentendo loro di concentrarsi su questioni che prima erano troppo sommersi per poter affrontare.
Questa guida illustra tutto ciò che occorre sapere sui software AP e AR: caratteristiche essenziali, vantaggi principali, criteri di valutazione e confronti tra piattaforme. Verranno inoltre illustrati i modi in cui Slash fornisce un'infrastruttura bancaria integrata insieme a funzionalità di automazione AP e AR, aiutando i team finanziari a eseguire i pagamenti in modo più efficiente e ottenere una migliore visibilità sulla spesa.
Che tu stia sostituendo processi manuali obsoleti o aggiornando sistemi legacy, questa guida ti aiuterà a fare scelte informate su misura per le esigenze della tua azienda e il suo percorso di crescita.
Che cos'è un software per la contabilità fornitori e clienti?
Prima di addentrarsi nella scelta del software, è importante comprendere le differenze fondamentali tra AP e AR:
I debiti commerciali (AP) rappresentano il denaro che la tua azienda deve a venditori, fornitori e prestatori di servizi. Ciò include tutto, dagli acquisti di inventario e dai pagamenti agli appaltatori alle bollette e agli abbonamenti software. Le fasi del processo AP comprendono la ricezione delle fatture dei fornitori, la verifica della loro accuratezza, l'ottenimento delle approvazioni, la pianificazione dei pagamenti e la riconciliazione di tali pagamenti con i registri contabili.
I crediti commerciali (AR), chiamati anche crediti, rappresentano il denaro dovuto alla tua azienda dai clienti. Ciò comprende le fatture dei clienti, il monitoraggio dei pagamenti, gli incassi e la riconciliazione dei pagamenti ricevuti. Il processo AR include la generazione e l'invio delle fatture, il monitoraggio dello stato dei pagamenti, il follow-up dei conti scaduti e la registrazione dei pagamenti quando arrivano.
Il software AR e AP automatizza questi flussi di lavoro finanziari critici, sostituendo i processi manuali cartacei con sistemi digitali che riducono gli errori e forniscono visibilità in tempo reale sul flusso di cassa.
Mentre le grandi imprese dispongono spesso di reparti dedicati alla contabilità fornitori e alla contabilità clienti, i proprietari di piccole imprese gestiscono spesso questi processi autonomamente o con personale limitato. Ciò può comportare errori nell'inserimento dei dati, smarrimento di ricevute e fatture e rendiconti finanziari approssimativi.
Per le piccole imprese, i software AP e AR offrono vantaggi particolarmente significativi. L'automazione elimina ore di lavoro manuale ogni settimana, consentendo ai proprietari di concentrarsi sulla crescita piuttosto che sulle attività amministrative. Questi strumenti possono anche adattarsi alle dimensioni della tua attività, poiché il software è progettato per ricevere e gestire grandi quantità di documenti senza causare crampi ai polsi dovuti alla scrittura continua.
Contabilità fornitori vs. contabilità clienti: come funzionano i software AP e AR
Sebbene i conti attivi e passivi rappresentino i lati opposti del flusso di cassa, le moderne piattaforme software spesso integrano entrambe le funzioni in sistemi unificati. Comprendere il funzionamento di ciascun flusso di lavoro ti aiuta a valutare quali caratteristiche sono più importanti per le tue esigenze specifiche.
Flussi di lavoro della contabilità fornitori
Il software AP trasforma il modo in cui le aziende gestiscono i pagamenti in uscita, automatizzando il percorso dalla ricezione della fattura all'esecuzione del pagamento:
- Acquisizione fatture: I moderni sistemi AP acquisiscono automaticamente le fatture dei fornitori da più fonti, inclusi allegati e-mail, portali dei fornitori e caricamenti diretti.
- Percorso di approvazione automatizzatoUna volta acquisite, le fatture vengono sottoposte a un processo di approvazione basato su linee guida relative all'importo dell'addebito e alla categoria di spesa.
- Pagamenti programmati ai fornitoriDopo l'approvazione, il sistema pianifica i pagamenti alle date di scadenza. Con Slash, le aziende possono pagare i fornitori tramite diversi metodi: bonifici ACH, pagamenti elettronici, carte aziendali e criptovalute.4
- Riconciliazione con i libri: Molti esempi di software AP & AR possono integrarsi con il vostro sistema contabile, registrando le fatture approvate nel libro mastro, aggiornando i saldi dei fornitori e abbinando i pagamenti eseguiti alle fatture in sospeso. Ad esempio, Slash si integra con app popolari come Quickbooks, Xero e altre ancora.
Flussi di lavoro relativi ai crediti commerciali
Il software AR semplifica il processo di riscossione dei pagamenti dai clienti, automatizzando tutte le fasi, dalla generazione delle fatture alla riscossione:
- Fatturazione e consegna digitali: I sistemi di contabilità clienti possono generare fatture basate sul lavoro completato, sui programmi di fatturazione ricorrenti o sul raggiungimento di traguardi intermedi, per poi inviarle direttamente ai clienti.
- Promemoria di pagamento automaticiAnziché tenere traccia manualmente delle scadenze (e dimenticarle manualmente), il software AR invia automaticamente promemoria di pagamento in base alle scadenze concordate.
- Monitoraggio dei pagamenti dei clienti e reportisticaIl vostro sistema è in grado di monitorare lo stato dei pagamenti per ogni fattura, fornendo visibilità in tempo reale sui saldi in sospeso e generando report che mostrano quali clienti hanno saldi scaduti. L'abbinamento dei pagamenti in questo modo è noto anche come applicazione di cassa.
- Flussi di lavoro delle collezioniPer i conti scaduti, il software AR può automatizzare i processi di recupero crediti, sia per i pagamenti leggermente in ritardo che per quelli che sembrano essere stati dimenticati.
Con il software giusto, sia i flussi di lavoro AP che AR possono sincronizzarsi con una varietà di sistemi contabili, garantendo che tutti i dati finanziari confluiscano automaticamente nel libro mastro. Integrazioni di questo tipo contribuiscono a garantire una contabilità chiara e previsioni finanziarie accurate.
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Come il software AP & AR trasforma il business: casi d'uso reali
Come si suol dire, vedere per credere. Ecco un paio di scenari ipotetici reali che dimostrano come il software di contabilità fornitori e clienti possa essere d'aiuto:
Le piccole imprese riducono i tempi di fatturazione
Un'agenzia di marketing boutique dedicava più di 15 ore alla settimana all'elaborazione dei pagamenti, poiché inseriva manualmente le fatture dei fornitori e richiedeva le approvazioni tramite e-mail.
Dopo l'implementazione dell'automazione AP, il tempo di elaborazione delle fatture è sceso a meno di 2 ore alla settimana. La tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) ha acquisito automaticamente i dati delle fatture, i flussi di lavoro di approvazione hanno inviato immediatamente le fatture alle persone giuste e i pagamenti ACH sono stati eseguiti automaticamente alle date di scadenza. Il proprietario è riuscito a recuperare 13 ore alla settimana per concentrarsi sul lavoro con i clienti e sullo sviluppo del business.
I team finanziari acquisiscono i pagamenti più rapidamente
Un'azienda di e-commerce aveva difficoltà con la lentezza dei pagamenti dei crediti commerciali; le fatture inviate via e-mail erano incoerenti o venivano ignorate e il monitoraggio dei pagamenti dovuti richiedeva ore di lavoro su fogli di calcolo ogni settimana.
Dopo l'implementazione dell'automazione dei crediti commerciali, il tempo medio di incasso (DSO) è sceso da 42 a 28 giorni. La fatturazione automatizzata con link di pagamento ha consentito ai clienti di pagare immediatamente, i promemoria programmati hanno migliorato i tassi di incasso e i dashboard dei crediti commerciali in tempo reale hanno aiutato il team finanziario a dare priorità alle attività di incasso. Questo miglioramento del flusso di cassa ha consentito un rifornimento più rapido delle scorte e il lancio di nuovi prodotti.
Caratteristiche principali del software per la contabilità fornitori e clienti
Acquisizione delle fatture e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR): la tecnologia OCR è un software che scansiona ed estrae i dati dalle fatture dei fornitori in formato PDF, immagine, e-mail o cartaceo.
Flussi di lavoro di approvazione
Il software AP può instradare le fatture attraverso catene di approvazione appropriate in base alle regole aziendali definite dall'utente.
Controlli di spesa
Alcune carte aziendali, come la Slash Visa® Platinum Card, sono dotate di controlli di spesa granulari che forniscono barriere di protezione per acquisti specifici e segnalano le transazioni sospette per la revisione.
Fatturazione digitale e portali clienti
Le piattaforme AR offrono la generazione di fatture professionali con modelli personalizzabili e l'invio automatico tramite e-mail. Alcune offrono anche portali clienti brandizzati che semplificano la comunicazione con i clienti e rendono più sicuri i trasferimenti di fondi.
Pagamenti programmati e automatizzati ai fornitori
Una volta approvate le fatture, il sistema pianifica automaticamente i pagamenti alle date di scadenza.
Dashboard e reportistica in tempo reale
I dashboard finanziari possono fornire una visibilità immediata delle metriche chiave, tra cui i debiti in sospeso, le previsioni e i rapporti sul flusso di cassa e i tempi medi dei cicli di pagamento. Il dashboard all-in-one di Slash supporta anche le organizzazioni multi-entità, consentendo loro di monitorare ciascuno dei propri conti in un unico luogo.
Riconciliazione dei pagamenti e sincronizzazione contabile
La perfetta integrazione con i sistemi contabili garantisce che tutte le transazioni AP e AR vengano automaticamente registrate nel libro mastro, aggiornino i saldi dei fornitori e dei clienti e riconciliino i pagamenti con le fatture. Ciò elimina la necessità di registrazioni manuali, riduce i tempi di riconciliazione da giorni a minuti e garantisce che i vostri registri finanziari siano sempre aggiornati e accurati.
Integrazione con sistemi ERP e contabili
Le integrazioni predefinite con piattaforme popolari come QuickBooks, Xero, NetSuite e Sage Intacct consentono una rapida implementazione senza dover destreggiarsi tra diversi strumenti. Quando il software AP e AR si collega alle app di contabilità, le transazioni possono essere registrate automaticamente nel libro mastro, aggiornare i saldi dei fornitori e dei clienti e riconciliare i pagamenti con le fatture.
Reportistica e analisi per approfondimenti sul flusso di cassa
L'analisi avanzata trasforma i dati transazionali in informazioni strategiche. Tieni traccia di metriche quali i giorni di pagamento in sospeso (DPO), i giorni di vendita in sospeso (DSO), il comportamento di pagamento dei clienti e le tendenze del capitale circolante. I sistemi di gestione finanziaria come Slash offrono dashboard complete in cui è possibile visualizzare gli obblighi finanziari attuali e futuri, le scadenze di pagamento e le analisi. Questa visibilità ti offre un quadro più chiaro della situazione attuale e futura della tua liquidità.
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Quali sono i vantaggi dell'automazione AP e AR?
Ridurre l'inserimento manuale dei dati e gli errori
L'inserimento manuale dei dati richiede tempo, è soggetto a errori e risulta estremamente fastidioso. L'automazione dei processi AP e AR elimina gli errori di battitura e le perdite di tempo acquisendo e convalidando automaticamente i dati delle fatture, eliminando quasi tutti gli errori e liberando il personale dalle attività ripetitive di inserimento dati.
Accelerare i cicli dalla fatturazione al pagamento
I processi di approvazione manuali rallentano i cicli di pagamento, soprattutto quando ci sono troppi cuochi metaforici in cucina. L'automazione semplifica questi flussi di lavoro con instradamento istantaneo, promemoria automatici ed esecuzione programmata dei pagamenti.
Migliora la visibilità e la previsione del flusso di cassa
Quando i dati finanziari sono sparsi tra thread di posta elettronica, file cartacei e sistemi multipli, è quasi impossibile gestire i conti e ottenere un quadro accurato della situazione finanziaria della propria azienda. L'automazione dei crediti e dei debiti consolida tutti i dati finanziari in dashboard unificate che forniscono visibilità in tempo reale sulle fatture in sospeso, sugli obblighi di pagamento imminenti e sugli incassi previsti. Ciò semplifica e consolida anche la rendicontazione per i team finanziari.
Rafforzare la conformità e le tracce di audit
Con e-mail non strutturate e documenti cartacei disorganizzati, i processi manuali creano rischi di conformità e rendono difficili gli audit. Il software di elaborazione dei pagamenti crea tracciati di audit completi che registrano ogni azione e abbinano i pagamenti con timestamp e attribuzione utente.
Migliora le relazioni con fornitori e clienti
Per quanto riguarda i debiti, i ritardi nei pagamenti ai fornitori danneggiano i rapporti commerciali e possono causare interruzioni nella catena di approvvigionamento o condizioni di pagamento meno favorevoli. Per quanto riguarda i crediti, processi di fatturazione e incasso incoerenti frustrano i clienti e possono comportare costi aggiuntivi. L'automazione dei debiti e dei crediti garantisce pagamenti affidabili e puntuali ai fornitori e una fatturazione professionale e coerente ai clienti.
Ecco un altro esempio reale: pensiamo a un distributore all'ingrosso regionale con 25 dipendenti che dedicava gran parte della settimana alle attività di contabilità fornitori e clienti, elaborando manualmente oltre 100 fatture dei fornitori al mese, generando e inviando oltre 200 fatture ai clienti e sollecitando i pagamenti in ritardo.
Dopo aver implementato l'automazione integrata AP/AR, il tempo di elaborazione delle fatture è sceso a meno di 5 ore alla settimana. Il responsabile finanziario, che in precedenza dedicava la maggior parte del suo tempo alle attività amministrative, ora si concentra su iniziative strategiche come la negoziazione di condizioni più vantaggiose con i fornitori, l'implementazione di programmi di sconto per pagamenti anticipati e l'analisi della redditività per linea di prodotti. Anche la soddisfazione dei clienti è migliorata grazie a una fatturazione più coerente e a una migliore comunicazione sullo stato dei pagamenti.
Le migliori piattaforme consigliate per la contabilità fornitori e clienti
Il mercato dei software AP/AR comprende tutto, dalle piattaforme aziendali complete alle soluzioni puntuali specializzate. Ecco una panoramica delle principali opzioni di software di automazione per aziende di diverse dimensioni ed esigenze:
Oracle NetSuite
Netsuite è una solida piattaforma di gestione aziendale che offre automazione AP e AR, integrazioni ERP estese e funzionalità di personalizzazione avanzate. Tuttavia, le sue dimensioni e la sua portata possono anche rappresentare un punto debole; talvolta è considerata eccessivamente complessa e difficile da adottare rapidamente per l'utente medio. È ideale per le aziende di medie dimensioni e le grandi imprese che cercano un ERP completo.
Quadient
Il punto di forza di Quadient è l'elaborazione delle fatture, grazie agli strumenti dedicati al monitoraggio delle fatture e alla potente tecnologia OCR. Include anche portali di pagamento che semplificano la visualizzazione delle fatture e il monitoraggio dei pagamenti. Quadient non è però il più personalizzabile e non offre l'ampia gamma di funzionalità disponibili in altri prodotti dello stesso settore.
Tipalti
Tipalti funziona come un ERP che si concentra principalmente sull'elaborazione delle fatture e sui flussi di lavoro di approvazione. Analogamente a Quadient, offre portali di pagamento per i clienti che consentono ai fornitori di inviare direttamente le informazioni relative alle fatture e di indirizzarle attraverso i flussi di lavoro. È considerato un'ottima opzione anche per le transazioni globali, sebbene gli strumenti di pagamento internazionali siano disponibili solo nel livello Advanced.
Intuit Quickbooks
Quickbooks è un popolare software di contabilità con tecnologia OCR e robusti strumenti di gestione delle fatture per piccole imprese e aziende. Si integra completamente con Slash, consentendo di esportare i dati delle transazioni senza soluzione di continuità tra i due. Grazie alle sue integrazioni e alla sua profonda configurabilità, è una delle opzioni più flessibili disponibili per la contabilità fornitori e la contabilità clienti.
Xero
Xero è un software di contabilità basato su cloud che si integra anche con Slash. Le sue soluzioni AP e AR includono utili promemoria di pagamento che possono essere inviati sia tramite e-mail che SMS, e sono disponibili integrazioni di pagamento online con Paypal, Stripe e i principali gestori di carte di credito. Xero offre anche la divertente possibilità di applicare marchi personalizzati e combinazioni di colori ai modelli di fattura.
In che modo Slash integra i flussi di lavoro della contabilità fornitori e della contabilità clienti
Mentre le piattaforme sopra citate si concentrano specificatamente sull'automazione AP e AR, Slash opera come piattaforma bancaria aziendale complementare che rafforza tali flussi di lavoro attraverso la gestione integrata dei conti bancari e delle spese.
Slash offre visibilità in tempo reale sulle transazioni, carte aziendali con controlli granulari sulla spesa e integrazioni contabili senza soluzione di continuità con app come QuickBooks e Xero. Questa combinazione aiuta i team finanziari a gestire in modo più efficiente l'esecuzione dei pagamenti dei conti fornitori, monitorando al contempo tutte le attività finanziarie su un dashboard all-in-one.
Scegliere il software giusto per la contabilità fornitori e clienti: criteri chiave
Con decine di piattaforme che competono per attirare la tua attenzione, come scegliere la soluzione giusta per le tue esigenze specifiche? Concentrati su questi criteri pratici per orientare la tua valutazione:
Facilità d'uso e implementazione
Il software è utile solo se il tuo team lo utilizza effettivamente. L'interfaccia utente è intuitiva o richiede una formazione approfondita? Cerca piattaforme con processi di configurazione guidati, assistenza clienti reattiva e recensioni positive da parte degli utenti.
Integrazione con strumenti di contabilità
Una perfetta integrazione con il tuo sistema contabile esistente può essere di grande aiuto. Se utilizzi QuickBooks, Xero, NetSuite o un'altra piattaforma, verifica che il software AP/AR offra un'integrazione solida e ben gestita.
Scalabilità e automazione approfondita
Valuta se la piattaforma è in grado di adattarsi all'aumento del volume delle fatture, supportare più entità o sedi e gestire flussi di lavoro più complessi. Cerca piattaforme in grado di crescere insieme a te, piuttosto che quelle che diventeranno presto insufficienti.
Supporto per più metodi di pagamento
I diversi fornitori e clienti preferiscono metodi di pagamento diversi. Assicurati che la piattaforma supporti i metodi di pagamento rilevanti per la tua attività: bonifici ACH, pagamenti elettronici, carte di credito, carte virtuali e persino criptovalute. La piattaforma bancaria Slash offre tutti questi servizi con commissioni basse e piena visibilità.
Reportistica e dashboard in tempo reale
Le migliori piattaforme AP e AR offrono visibilità immediata su metriche chiave, fatture attive, dashboard personalizzabili e potenti strumenti di reporting. Le analisi possono avere un impatto sulle previsioni di bilancio solo se sono facilmente accessibili e aggiornate.
Modello di costi e prezzi
Il software AP/AR non ha un prezzo unico: il suo costo varia notevolmente in base alle funzionalità, al volume delle fatture e al numero di utenti. Verificate se il prezzo è mensile o per utente, se sono previsti costi di installazione e contratti a lungo termine e se esistono livelli con funzionalità diverse.
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Domande da considerare prima dell'acquisto
Prima di prendere la tua decisione finale, rifletti su queste domande fondamentali:
- Quali sono i punti critici specifici che stiamo cercando di risolvere? Chiarisci se ti stai occupando principalmente dei conti fornitori, dei conti clienti o di entrambi. Questo approccio ti aiuterà a evitare di pagare per funzionalità che non ti servono.
- Quante fatture elaboriamo mensilmente e quale sarà la crescita prevista? Il volume influisce in modo significativo sui prezzi e sulla scelta della piattaforma. Scegli una soluzione in grado di gestire comodamente il tuo volume attuale con margini di crescita.
- Qual è il livello di complessità delle approvazioni di cui abbiamo bisogno? Le approvazioni semplici a un solo livello richiedono capacità diverse rispetto ai flussi di lavoro complessi che passano attraverso diversi livelli amministrativi.
- Abbiamo bisogno di funzionalità multi-entità o internazionali adesso o nel prossimo futuro? Queste funzionalità aggiungono complessità e costi, quindi dovresti optare per esse solo se la tua azienda ne ha effettivamente bisogno.
Scopri come Slash può ottimizzare le tue operazioni finanziarie
Le moderne piattaforme di contabilità fornitori e clienti automatizzano i flussi di lavoro manuali, eliminano gli errori, accelerano i cicli di pagamento e forniscono una visibilità in tempo reale che consente una gestione finanziaria strategica. Slash offre alle aziende un approccio complementare alla gestione della contabilità fornitori e clienti, fornendo un'infrastruttura bancaria integrata insieme a queste funzionalità. Anziché competere direttamente con le piattaforme dedicate alla contabilità fornitori e clienti, Slash lavora a fianco di esse e aiuta i team finanziari a eseguire i pagamenti in modo più efficiente e ad ottenere una migliore visibilità sulla spesa.
La nostra piattaforma offre integrazioni contabili con QuickBooks e Xero, consentendo una riconciliazione più fluida e una rendicontazione più accurata. Le funzionalità di tracciamento delle fatture aiutano i team a monitorare lo stato dei pagamenti, mentre il supporto di più metodi di pagamento offre flessibilità nelle modalità di pagamento dei fornitori. La nostra dashboard consolida le attività finanziarie in un unico posto, aiutando i team a identificare i colli di bottiglia, gestire i conti e implementare l'automazione dove è più sensato per i loro flussi di lavoro specifici. I team finanziari possono inviare e riscuotere pagamenti, monitorare le tendenze di spesa e accedere ai dati necessari per prendere decisioni finanziarie informate.
La categorizzazione automatica delle spese, la sincronizzazione delle transazioni in tempo reale e la pianificazione dei pagamenti di Slash supportano sia i processi di contabilità fornitori che quelli di contabilità clienti. Che tu debba gestire decine o migliaia di fatture al mese, ti forniamo gli strumenti per gestire le tue operazioni finanziarie in modo più efficiente e risparmiare tempo.
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Domande frequenti
Il software per la gestione dei crediti può essere integrato con i sistemi contabili esistenti?
Sì, la maggior parte delle moderne soluzioni di automazione AR offre integrazioni con piattaforme di contabilità diffuse come QuickBooks, Xero, NetSuite e Sage Intacct. Queste integrazioni in genere sincronizzano automaticamente le informazioni sui crediti, come i dati delle fatture, le informazioni di pagamento e i registri dei clienti, tra i vari sistemi, anche se ciò varia a seconda dei casi.
Che cos'è l'applicazione di cassa?
L'applicazione dei pagamenti è il processo di contabilità clienti che consiste nell'abbinare i pagamenti dei clienti alle fatture in sospeso corrispondenti nei sistemi ERP. Senza un processo di applicazione dei pagamenti efficiente, la riscossione dei pagamenti può diventare disorganizzata e le fatture dimenticate potrebbero non essere individuate fino alla riconciliazione successiva.
Che cos'è il days sales outstanding (DSO)?
Il Days Sales Outstanding (DSO) è una formula che misura il tempo medio impiegato da un'azienda per riscuotere il pagamento dopo una vendita a credito. Per le aziende che trattano maggiormente crediti commerciali, il DSO illustra per quanto tempo il potenziale profitto rimane in sospeso. È vero che spesso i clienti si affidano al credito per concludere accordi, ma è consigliabile tenere sotto controllo la situazione e assicurarsi che il DSO rimanga basso.
