Wie lang ist ein Abrechnungszyklus? Verwaltung von Visitenkarten und Spesenabrechnungen

Wie lang ist ein Abrechnungszyklus? Ein umfassender Leitfaden für Unternehmen

Die Diskussion über die Länge eines Abrechnungszyklus mag einfach erscheinen – vielleicht sogar unbedeutend. Abrechnungszyklen bestimmen, wann Ihre monatliche Abrechnung erscheint, was wiederum Ihr Zahlungsziel bestimmt. Das klingt einfach. In der Praxis können Abrechnungszyklen jedoch eine viel größere Rolle dabei spielen, wie Geld durch Ihr Unternehmen fließt. Sie können beeinflussen, wann Ausgaben bezahlt werden müssen, wie Sie Kundenbeziehungen verwalten und wie vorhersehbar Ihr Cashflow von Monat zu Monat sein kann.

In diesem Leitfaden erläutern wir die Bedeutung von Abrechnungszyklen für Ihre Geschäftsabläufe, beginnend mit einer Erklärung, was sie sind, wie sie funktionieren und wie lange sie in der Regel dauern. Außerdem erfahren Sie, wie Sie eine Abrechnung lesen, wie Abrechnungszyklen die Bonität beeinflussen können und wie Finanzteams den Zeitpunkt des Abrechnungszyklus strategisch nutzen können.

Wir zeigen Ihnen auch, wie Slash die Verwaltung Ihrer monatlichen Zahlungen verbessern kann. Mit dem Finanzmanagement-Dashboard von Slash können Sie Zahlungen über mehrere Kanäle automatisieren, Rechnungen erstellen und verwalten, die Ausgaben Ihres Unternehmens im Blick behalten und Firmenkreditkarten verwalten, mit denen Sie bis zu 2 % Cashback erhalten können.¹

Was ist ein Abrechnungszyklus?

Ein Abrechnungszyklus ist der wiederkehrende Zeitraum, in dem Transaktionsaktivitäten erfasst werden. Diese Aktivitäten können Belastungen des Kontos, Gutschriften oder Rückerstattungen sowie Zahlungen umfassen, die während des Zyklus verbucht werden. Diese Aktivitäten werden dann in einer Abrechnung zusammengefasst, die dem Kontoinhaber vor der Zahlung zugestellt wird.

In den meisten Geschäftskontexten gelten Abrechnungszyklen für:

• Kreditkarten und Kundenkarten
• Wiederkehrende Lieferantenrechnungen und Dienstleistungsausgaben
• Miete und Nebenkosten
• SaaS-Plattformen und Software-Abonnements

Wie funktionieren Abrechnungszyklen?

Ein Abrechnungszyklus folgt einem vorhersehbaren Muster. Er beginnt an einem festgelegten Startdatum, läuft über einen definierten Zeitraum und endet an einem Abrechnungsdatum. Alle Transaktionen, die während dieses Zeitraums verbucht werden, werden in die Abrechnung aufgenommen, die am Ende des Zyklus erstellt wird. Sobald ein Abrechnungszyklus abgeschlossen ist, werden alle danach verbuchten Transaktionen in den nächsten Zyklus aufgenommen.

Nach der Rechnungsstellung folgt ein Zahlungsziel. Dieses umfasst häufig eine Nachfrist, die Unternehmen Zeit gibt, die Rechnung zu prüfen und die Zahlung zu planen. Der Abrechnungszyklus bestimmt zwar, wann Rechnungen gestellt werden und welche Transaktionen darauf erscheinen, aber nicht unbedingt, wann die Zahlung fällig ist.

Diese Unterscheidung kann bei der Verwendung verschiedener Zahlungskartenstrukturen für Unternehmen wichtig sein. Die Slash Visa Platinum Card ist beispielsweise eine Charge Card, bei der der Saldo täglich beglichen werden muss. Dennoch kann das Konto regelmäßig Abrechnungen erstellen, die die Aktivitäten zur Überprüfung, Abstimmung und Aufzeichnung zusammenfassen.

Wie lang ist ein Abrechnungszyklus?

In den meisten Fällen beträgt die Abrechnungsperiode einen Monat. Dies gilt für die meisten Kreditkarten, Mietzahlungen, Versorgungsleistungen und wiederkehrende Unternehmensdienstleistungen. Während die Dauer in der Regel einheitlich ist, kann das genaue Abschlussdatum variieren. Einige Abrechnungsperioden enden an einem festen Kalendertag, beispielsweise am ersten oder fünfzehnten Tag jedes Monats. Andere laufen fortlaufend, d. h. die Periode endet jeden Monat am selben Tag, je nachdem, wann das Konto oder die Dienstleistung erstmals aktiviert wurde.

Bestimmte Dienstleistungen können längere oder kürzere Abrechnungszyklen haben, was sich auf Ihren Cashflow auswirken kann. Beispielsweise bieten viele Softwareanbieter Jahresabonnements an, die einmal pro Jahr in Rechnung gestellt werden. Diese Tarife sind oft günstiger als monatliche Zahlungen, erfordern jedoch die Planung für einen größeren, weniger häufigen Zahlungsabfluss. Andere Abrechnungsmodalitäten können wöchentlich, zweiwöchentlich oder vierteljährlich erfolgen, je nach Dienstleistung und den von Ihnen ausgehandelten Bedingungen.

Manchmal können Abrechnungszyklen durch Verhandlungen mit Ihrem Anbieter angepasst werden. Eine Änderung des Abrechnungszyklus kann dazu beitragen, große Ausgaben mit Zahlungseingängen abzustimmen oder Zahlungen gleichmäßiger über den Monat zu verteilen, um die Liquiditätsbelastung zu verringern. Letztendlich hängt die richtige Struktur des Abrechnungszyklus davon ab, wie Ihr Unternehmen in der Regel Geld verdient und ausgibt. Unternehmen mit vorhersehbaren monatlichen Einnahmen bevorzugen möglicherweise einen einzigen konsolidierten Abrechnungstermin, während Unternehmen mit stärkeren Schwankungen bei den Zahlungseingängen von gestaffelten Zyklen profitieren können.

Ihre Abrechnung verstehen

Ihre Abrechnung ist eine Zusammenfassung aller Vorgänge während eines bestimmten Abrechnungszeitraums. Für Unternehmen kann das Verständnis der Abrechnung eine nützliche Fähigkeit sein, um Ausgaben genau zu verfolgen, den Cashflow zu planen und Zahlungen pünktlich zu leisten. Jeder Abschnitt der Abrechnung dient einem bestimmten Zweck und hat direkten Einfluss darauf, wie viel Sie wann bezahlen müssen:

Anfangsbestand

Die Abrechnung beginnt in der Regel mit dem aus dem vorherigen Abrechnungszeitraum übertragenen Saldo. Dieser Betrag entspricht dem zum Ende des letzten Abrechnungszeitraums noch ausstehenden Betrag. Wenn das Konto vollständig beglichen wurde, beträgt der Anfangssaldo null. Andernfalls wird dieser Saldo übertragen und zum aktuellen Gesamtbetrag hinzugerechnet.

Aktivität während des aktuellen Zyklus

Als Nächstes werden auf der Abrechnung alle Aktivitäten aufgeführt, die während des aktuellen Abrechnungszeitraums verbucht wurden. Dazu können Einkäufe mit der Karte oder dem Konto, wiederkehrende Abonnementgebühren, Gebühren (z. B. Verzugsgebühren oder Servicegebühren) und Zinsgebühren gehören. Auf Ihrer Abrechnung erscheinen nur Transaktionen, die vor dem Stichtag des Abrechnungszeitraums verbucht wurden. Nach dem Stichtag angefallene Gebühren werden in den nächsten Abrechnungszeitraum übertragen, selbst wenn sie nur einen Tag später anfallen.

Zahlungen und Gutschriften

In diesem Abschnitt werden alle Zahlungen oder Gutschriften angezeigt, die den Saldo während des Abrechnungszeitraums verringert haben. Dazu können manuelle Zahlungen, automatische Zahlungen, Rückerstattungen oder Gutschriften gehören. Zahlungen, die vor dem Stichtag getätigt wurden, verringern den auf der Abrechnung ausgewiesenen Saldo, während Zahlungen, die danach getätigt wurden, auf der nächsten Abrechnung erscheinen. Dieser Zeitpunkt ist wichtig für die Planung von Zahlungsausgängen und um zu verstehen, was fällig wird.

Saldo zum Stichtag

Die Abrechnung endet mit der Angabe des Saldos zum Stichtag. Dieser Betrag umfasst alle im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten und wird in der Regel von Unternehmen zur Überprüfung der Gebühren, zum Abgleich der Konten und zur Vorbereitung der Zahlungen verwendet.

Mindestzahlung und Fälligkeitsdatum

Schließlich sind in der Abrechnung der erforderliche Mindestzahlungsbetrag und das Fälligkeitsdatum aufgeführt. Dies gilt insbesondere für Kreditkartenabrechnungen. Durch die Zahlung des Mindestbetrags bis zum Fälligkeitsdatum lassen sich Verzugsgebühren und negative Zahlungshistorie vermeiden.

Wenn Ihr Unternehmen Kreditkarten verwendet, gibt es keine Mindestzahlung, da die Karteninhaber den gesamten Saldo und nicht nur einen Mindestbetrag bezahlen müssen. Wenn Sie diesen Abschnitt verstehen, wissen Sie genau, wie viel bis wann bezahlt werden muss, sodass Ihr Finanzteam die Zahlungen planen kann, ohne den Cashflow zu stören.

Wie wirkt sich ein Abrechnungszyklus auf Ihre Kreditwürdigkeit aus?

Abrechnungszyklen können sich direkt auf den Kreditauskunftsprozess auswirken. Während jedes Kreditkartenabrechnungszyklus sammeln sich die Gebühren an, bis der Zyklus abgeschlossen ist und eine Kreditkartenabrechnung ausgestellt wird. Der auf dieser Abrechnung ausgewiesene Saldo ist in der Regel der Betrag, den Kreditkartenunternehmen an Kreditauskunfteien melden.

Dieser gemeldete Saldo wird mit dem Kreditlimit der Karte verglichen, um Ihre Kreditauslastung zu berechnen. Wenn auf der Abrechnung ein hoher Saldo erscheint, kann Ihr verfügbarer Kreditrahmen geringer aussehen, selbst wenn Sie den Saldo kurz darauf begleichen. Infolgedessen kann die Auslastung allein aufgrund des Zeitpunkts der Kreditkartenabrechnung vorübergehend steigen.

Die Kreditauslastung ist einer der einflussreichsten Faktoren bei der Bonitätsbewertung. Die Nutzung eines großen Teils Ihres verfügbaren Kredits kann sich negativ auf Ihre Bonität auswirken, insbesondere wenn Ihre Kreditkartenabrechnungen regelmäßig hohe Salden aufweisen. Dies kann selbst dann der Fall sein, wenn Unternehmen jeden Monat den gesamten Betrag begleichen.

Die Zahlungshistorie ist auch an Abrechnungszyklen gebunden. Jede Kreditkartenabrechnung enthält ein vom Kartenaussteller festgelegtes Fälligkeitsdatum. Wird diese Frist versäumt, kann dies zu Verzugsgebühren und negativen Einträgen in der Kreditauskunft führen. Wenn Unternehmen wissen, wann Abrechnungszyklen enden und Zahlungen fällig sind, können sie die Auslastung besser verwalten, verfügbare Kreditlinien erhalten und eine gute Bonität bei Kreditauskunfteien aufrechterhalten.

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Warum Abrechnungszyklen für Ihre Finanzen wichtig sind und wie Sie sie effektiv nutzen können

Abrechnungszyklen spielen eine wichtige Rolle im Cashflow-Management. Durch die Nachverfolgung von Ausgaben und Zahlungsfristen können Finanzteams den kurzfristigen Liquiditätsbedarf besser einschätzen und Situationen vermeiden, in denen mehrere große Zahlungen gleichzeitig anfallen. Dies ist besonders wichtig bei der Überwachung von Forderungen, da Verzögerungen bei Zahlungseingängen die negativen Auswirkungen großer Zahlungsausgänge noch verstärken können.

Eine weitere häufige Anwendung des Rechnungszyklusmanagements ist der Umgang mit säumigen Kunden oder Partnern. Wenn ein Kunde Rechnungen regelmäßig eine Woche oder länger nach Fälligkeit bezahlt, kann eine Verkürzung des Rechnungszyklus helfen, diese Verzögerung auszugleichen. Anstatt nachträglich auf verspätete Zahlungen zu reagieren, können Unternehmen proaktiv Zeitpläne anpassen, um den Cashflow zu schützen, ohne sofort auf Strafen oder strengere Durchsetzungsmaßnahmen zurückzugreifen.

Verkürzte oder angepasste Abrechnungszyklen können auch nützlich sein, wenn Sie mit hochkarätigen Kunden arbeiten, Kreditrisiken verwalten oder einem Kunden strengere Zahlungsbedingungen auferlegen möchten. Diese Ansätze sind zwar nicht für jede Geschäftsbeziehung erforderlich, können Finanzteams jedoch dabei helfen, die Abrechnungsstrukturen der Kunden an das tatsächliche Zahlungsverhalten anzupassen.

Entdecken Sie intelligentere Lösungen für das Kapitalmanagement mit Slash

Mit den richtigen Tools wird die Verwaltung von Abrechnungszyklen erheblich vereinfacht. Slash bietet Ihnen über ein einziges Dashboard einen klaren Überblick über den gesamten Finanzworkflow Ihres Unternehmens – Firmenkreditkarten, Geschäftskonten, Zahlungen, Rechnungen und vieles mehr. Mit einem umfassenderen Überblick über Ihre Finanzlage können Finanzteams fundiertere Entscheidungen darüber treffen, wie sie die Abrechnungszyklen sowohl für Betriebsausgaben als auch für die Einnahmenerfassung strukturieren und verwalten.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Kreditkarten wird die Slash Visa Platinum Card täglich zurückgezahlt, wodurch Unternehmen eine strengere Kontrolle über ihre Salden behalten und gleichzeitig bis zu 2 % Cashback-Prämien verdienen können. Slash erleichtert auch die Verwaltung der Ausgaben Ihrer Mitarbeiter, indem Sie individuelle Ausgaberegeln nach Kategorie oder Transaktion festlegen, Kartengruppen nach Teams erstellen und Kartenaktivitäten automatisch in Ihr umfassendes Analyse-Dashboard integrieren können, sodass die Ausgaben mit Ihrer allgemeinen Finanzlage übereinstimmen.

Weitere Möglichkeiten, wie Slash zur Optimierung des Finanzmanagements beiträgt, sind:

• Unterstützung mehrerer Entitäten: Konsolidieren Sie Berichte über mehrere Unternehmen, Tochtergesellschaften oder Filialen hinweg in einem einzigen Dashboard, um die Übersicht zu vereinfachen.
• Rechnungsverwaltung: In Kürze können Sie Ihre Forderungen über ein intuitives Dashboard für die Rechnungsverwaltung verwalten. Erstellen Sie Rechnungen aus gespeicherten Kontakt- und Bankdaten, verfolgen Sie den Zahlungsstatus und akzeptieren Sie Zahlungen über verschiedene Kanäle – einschließlich Kryptowährungen.
• Verschiedene Zahlungsmethoden: Wählen Sie Zahlungsoptionen, die Ihren Anforderungen hinsichtlich Geschwindigkeit und Kosten entsprechen, darunter Global ACH, internationale Überweisungen in mehr als 180 Länder und Echtzeit-Überweisungen wie RTP und FedNow.
• Flexible Finanzierung: Decken Sie Ihren kurzfristigen Liquiditätsbedarf mit der Betriebsmittelfinanzierung von Slash, einer maßgeschneiderten Kreditlinie, die bedarfsgerechte Inanspruchnahmen mit flexiblen Rückzahlungsfristen von 30, 60 oder 90 Tagen unterstützt.⁵
• Native Krypto-Unterstützung: Halten, senden und empfangen Sie auf USD lautende Stablecoins wie USDC und USDT mit einfachen Ein- und Auszahlungsmöglichkeiten und nahezu sofortigen weltweiten Überweisungen, die die üblichen Verzögerungen bei Banküberweisungen und Gebühren für Auslandsüberweisungen umgehen.⁴

Wenn Sie einen besseren Überblick über Ihre Ausgaben und weniger Überraschungen am Ende jedes Abrechnungszeitraums wünschen, bietet Ihnen Slash mehr Kontrolle über die Finanzen Ihres Unternehmens. Erfahren Sie mehr unter slash.com.

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Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet doppelte Abrechnungsperiode?

Bei der Doppelzyklusabrechnung werden die Zinsen anhand der Salden des aktuellen und des vorherigen Abrechnungszyklus berechnet, was zu höheren Zinskosten führen kann. Um zu vermeiden, dass Sie mehr Zinsen zahlen als erwartet, sollten Sie die Verwendung einer Charge Card wie der Slash Visa Platinum Card in Betracht ziehen.

Ist ein Abrechnungszyklus dasselbe wie ein Fälligkeitsdatum?

Nein. Ein Abrechnungszeitraum definiert den Zeitraum der Aktivitäten, die auf einer Abrechnung zusammengefasst sind, während das Fälligkeitsdatum die Zahlungsfrist ist.

Was ist die 15-3-Regel?

Die 15-3-Regel ist eine Strategie für Kreditkartenzahlungen. Sie zielt darauf ab, die gemeldete Kreditauslastung zu senken, indem eine Zahlung vor Ablauf des Abrechnungszyklus und eine weitere vor dem Fälligkeitsdatum geleistet wird.