كيفية تبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك
تعد الحسابات الدائنة (AP) جزءًا مهمًا من الأدوات المالية للأعمال التجارية. إن استلام فواتير الموردين وإصدار مدفوعات منتظمة للموردين يحفز النمو ويحسن العلاقات ويحافظ على سير العمل بسلاسة. ولكن عندما تكون عمليات الحسابات الدائنة غير فعالة، فإن النتيجة ستكون عكس ذلك تمامًا.
نظرًا لتعقيد إدارة الحسابات الدائنة، قد يكون تتبع أوامر الشراء والفواتير أمرًا مرهقًا. عندما يتم تنفيذ عمليات الحسابات الدائنة يدويًا بواسطة المحاسبين، قد تتعرض لخطأ في إدخال البيانات أو فقدان الفواتير أو ببساطة بطء في السرعة. يمكن أن يساعد تحسين عملية الحسابات الدائنة بالكامل من خلال أتمتة الحسابات الدائنة الشركات على تجاوز هذه المشكلات.
في هذا الدليل، سنناقش عملية الحسابات المستحقة الدفع، وخطواتها من البداية إلى النهاية، وكيف يمكن للأتمتة أن توفر الوقت والطاقة للفرق. سنسلط الضوء أيضًا على كيفية قيام المنصات المصرفية الحديثة مثل Slash بأتمتة عملية الحسابات المستحقة الدفع باستخدام أدوات تعمل على أتمتة الدفع، وتوفر رؤية في الوقت الفعلي لجميع المعاملات، وتقدم تحويلات عالمية منخفضة التكلفة باستخدام العملات المشفرة.¹, ⁴
فهم عملية الحسابات الدائنة
ببساطة، "الحسابات الدائنة" هي التزام الشركة بدفع ثمن السلع والخدمات التي حصلت عليها بالائتمان. إذا كانت الأوضاع المالية للمؤسسة متقلبة، فقد تضع تعاملاتها التجارية مع الموردين على الائتمان بدلاً من الدفع لهم على الفور. على عكس فاتورة بطاقة الائتمان التي تتلقاها أنت أو أنا شهريًا، يمكن للشركة دفع الفواتير من عدد لا يحصى من الحسابات والأوقات والأقسام المختلفة. لهذا السبب يجب أن تكون عملية الحسابات الدائنة مبسطة ودقيقة.
تعد معالجة الفواتير والموافقات على الدفع والتقارير الدقيقة مجرد أمثلة قليلة على المسؤوليات التي يتعين على المتخصصين في الشؤون المالية القيام بها عند إدارة الحسابات المستحقة الدفع. قد يكون ضمان دفع مستحقات الموردين في الوقت المحدد أكبر التحديات التي يواجهونها، خاصةً عندما تتعثر عمليات الحسابات المستحقة الدفع بسبب بطء عمليات الموافقة.
عملية حسابات الدفع: 6 خطوات أساسية
دعونا نلقي نظرة على تفصيل خطوة بخطوة لعملية الحسابات المستحقة الدفع:
إنشاء أمر الشراء (PO)
أمر الشراء هو مستند يصدره المشتري إلى البائع ويحدد شروط الدفع والسلع أو الخدمات المتوقعة قبل التسليم. لذا، فإن الخطوة الأولى هي إعداد أمر شراء لطلبك.
استلام الفواتير وتسجيل البيانات
اجمع الفواتير من الموردين، سواء عن طريق مسح نسخة ورقية ضوئيًا، أو تنزيل ملف PDF من بريد إلكتروني، أو تحميل ملف فاتورة إلى نظام الحسابات الدائنة أو نظام المحاسبة باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لالتقاط التفاصيل تلقائيًا.
التحقق من الفواتير والموافقة عليها
ابق على اطلاع على عمليات المحاسبة من خلال التحقق من دقة البنود، وضمان الامتثال، وتوجيهها إلى الأشخاص المناسبين للموافقة عليها، وإدخال كل شيء في دفتر الأستاذ العام.
جدولة الدفع
خطط مواعيد الدفع وفقًا للشروط التي اتفقت عليها مع المورد وتدفق النقد في شركتك. تتيح لك منصة الخدمات المصرفية للأعمال من Slash جدولة المدفوعات في الأوقات المناسبة وأتمتة تنفيذها، مما يعني أنك لن تقلق أبدًا بشأن تفويت مواعيد الاستحقاق.
تنفيذ الدفع
ادفع فواتير البضائع أو الخدمات عبر ACH أو التحويل البنكي أو بطاقة الشركة. بعض بطاقات الشركات، مثل بطاقة Slash Visa® Platinum، تأتي مع ضوابط إنفاق دقيقة ورؤى في الوقت الفعلي تجعل تتبع المعاملات وتسجيلها أمرًا بسيطًا.¹
حفظ السجلات وإعداد التقارير
العودة إلى دفتر الأستاذ العام لتوثيق المدفوعات لأغراض المحاسبة والتدقيق والحفاظ على علاقات قوية مع الموردين.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
التحديات الشائعة في عملية حسابات الدفع
يمكن أن تؤدي إدارة عملية AP يدويًا إلى العديد من العقبات والتأخيرات، مثل:
الإغفالات والأخطاء
عندما يقوم المحاسبون بإدخال البيانات يدويًا من عشرات الإيصالات المبعثرة في صناديق البريد الإلكتروني وخزائن الملفات ومنصات المحاسبة، يمكن أن تزداد الأخطاء البشرية بشكل كبير. قد تتراكم الأرقام المنقولة والمدخلات المكررة والمعاملات غير المتطابقة بمرور الوقت. وهذا يمكن أن يؤدي إلى تقارير نفقات غير دقيقة، وخصومات ضريبية مفقودة، وحتى عمليات تدقيق.
صعوبة تتبع المدفوعات
بالنسبة لفرق الشؤون المالية التي تعمل بمزيج من الإيصالات الرقمية والورقية، قد يكون من المستحيل تقريبًا الحصول على رؤية في الوقت الفعلي للإنفاق. قد يتطلب تحليل التدفق النقدي لشركتك وتخطيط الميزانيات مطابقة الإيصالات الورقية وملفات PDF الرقمية وتأكيدات البريد الإلكتروني وكشوف الحسابات المصرفية يدويًا. هذه عملية بطيئة – بحلول الوقت الذي يتم فيه تجميع كل شيء، قد يكون قد أصبح قديمًا أو غير مكتمل بالفعل.
تصنيف النفقات غير المتسق أو غير الواضح
قد يؤدي التصنيف السيئ لنفقات الأعمال إلى زيادة صعوبة تتبع المدفوعات وإعداد التقارير المالية. عندما لا يتم تصنيف النفقات بشكل صحيح — مثل التمييز بين اللوازم المكتبية واشتراكات البرامج وتكاليف السفر — قد تواجه أنت وفريقك صعوبة في تحليل أنماط الإنفاق أو إعداد تقارير دقيقة. يمكن أن يوفر فرز المشتريات باستخدام برامج حديثة مثل Slash الوقت ويحسن دقة إعداد التقارير.
بطء معالجة الفواتير والموافقات عليها
تتطلب بعض الشركات موافقات متتالية من المديرين ورؤساء الأقسام والمديرين التنفيذيين قبل معالجة المدفوعات. يمكن أن تطول هذه التأخيرات بشكل كبير عندما تعتمد طلبات الموافقة على الأوراق المادية التي يجب تمريرها بين مكاتب أو مواقع مختلفة. من الأفضل تنظيم الفواتير على منصة رقمية مركزية حيث يمكن لعدة موافقين مراجعتها والتوقيع عليها في وقت واحد.
ميزة أتمتة حسابات الدفع
من أجل السرعة والدقة وقابلية التوسع، يجب على فرق الشؤون المالية النظر في استخدام برامج متخصصة مصممة لأتمتة عملية حسابات الدفع. فيما يلي بعض المزايا التي تتمتع بها أتمتة حسابات الدفع مقارنة بالطرق اليدوية:
الكفاءة وتوفير الوقت
ببساطة، توفر أتمتة AP الوقت لفريقك. عندما يتمكن قسم الشؤون المالية من البقاء في صدارة سير العمل اليومي، يصبح لديه الوقت الكافي لإدارة الميزانيات وتوقع النفقات التي كان من الصعب عليه مراقبةها في ظل ضغوط العمل.
سهولة إعداد التقارير
أحد الجوانب المهمة في مسك الدفاتر هو الحفاظ على امتثال تقارير النفقات الخاصة بك للضرائب في دفتر الأستاذ العام والاستفادة من الخصومات كلما أمكن ذلك. بفضل أدوات إعداد التقارير القوية والقدرة على تصنيف نفقاتك، يمكن لأتمتة حسابات الدفع أن تجعل هذا الأمر أسهل بكثير. تضيف منصات مثل Slash القدرة على تسجيل المعاملات الصادرة عبر ACH والتحويلات البنكية وحتى عبر قنوات التشفير.
قابلية التوسع للمؤسسات متعددة الكيانات
غالبًا ما تتفوق الشركات سريعة النمو على قوتها العاملة، مما يؤدي إلى ترك عدد قليل من المحاسبين مسؤولين عن جبال من الإيصالات ومجموعة متنوعة من الحسابات المصرفية التجارية المختلفة. تعمل أتمتة حسابات الدفع على إدارة جميع تلك الأعمال الورقية وفرز المدفوعات دون عناء. بالنسبة لأولئك الذين لديهم مؤسسات متعددة الكيانات، يتيح Slash للمستخدمين تكوين عروض لوحة معلومات منفصلة لشركاتهم الفرعية، مما يتيح لبرنامج حسابات الدفع العمل بشكل سلس عبر كل كيان.
الدقة والاتساق
عندما يتكامل برنامج أتمتة حسابات الدفع مع نظام المحاسبة الحالي لديك، فإنه يسحب البيانات مباشرة من المصدر، مما يتيح لك تخطي الإدخال اليدوي للبيانات وتجنب الأخطاء المكلفة. يمكن لمنصات حسابات الدفع أيضًا تصنيف نفقات الأعمال تلقائيًا، مما يوفر الوقت ويزيل عنصر التقدير البشري. يتكامل Slash مع أنظمة المحاسبة مثل Quickbooks و Xero، مما يتيح للمستخدمين مزامنة معاملات حسابات الدفع والحسابات المصرفية والبيانات المالية الأخرى في كلا الاتجاهين.
كيفية تنفيذ أتمتة حسابات الدفع في شركتك
فيما يلي الخطوات التي يجب اتخاذها من أجل إدخال أتمتة دورة كاملة لحسابات الدفع إلى قسم الشؤون المالية لديك:
راجع سير عمل AP الخاص بك
ستحتاج إلى رؤية شاملة لما يبدو عليه عملية AP حاليًا وكيف يمكن أن تتغير. انتبه إلى التكلفة لكل فاتورة، والمبلغ الذي تدفعه مقابل رسوم التحويلات البنكية أو ACH، والمدة التي تستغرقها عملية الموافقة، وما يتم توثيقه في نهاية الرحلة.
تحديد نقاط الضعف
اسأل نفسك سؤالين عند تقييم سير عملك: "أين تحدث الأخطاء؟" و"هل أي من هذه الخطوات زائدة عن الحاجة؟". قد يكون من السهل تحديد المهام المعرضة للخطأ البشري، ولكن يجب عليك أيضًا الانتباه إلى الخطوات التي يمكن حذفها لأنها متكررة أو غير ضرورية.
اختر برنامج أتمتة حسابات الدفع
الحل المناسب لإدارة الحسابات الدائنة سيكمل سير عملك ويتكامل مع برنامج المحاسبة الحالي لديك. منصة Slash للخدمات المصرفية للأعمال هي مثال جيد على نظام يعمل على أتمتة تتبع المدفوعات وإدارة النفقات ومدفوعات الموردين مع المزامنة مع العديد من تطبيقات المحاسبة الشائعة.
تدريب فريقك وتأهيله
على الرغم من أن هذه المنصات يمكنها أتمتة عمليات الحسابات المستحقة الدفع، إلا أنها لا تستطيع أتمتة عملية تهيئة الموظفين الجدد. تأكد من أن الأشخاص المناسبين هم المسؤولون عن برنامج الحسابات المستحقة الدفع وأنهم مزودون بالمعرفة اللازمة لاستخدامه بكفاءة.
المراقبة والتحسين
ستحتاج إلى مراجعة سير العمل الجديد بنفس الطريقة التي كنت تتبعها مع سير العمل القديم. قارن عملية AP الآلية بالطريقة القديمة، وتأكد من حل المشكلات السابقة وكن حذراً من أي عقبات قد تنشأ أثناء تكيف فريقك مع الأدوات الجديدة.
بسّط عملية حسابات الدفع الخاصة بك باستخدام Slash
يمكن لنظام AP حديث وآلي أن يغير كل شيء في سير العمل المالي للشركة. تساعد أدوات أتمتة AP الخاصة بنا فرق الشؤون المالية على معالجة المدفوعات بشكل أسرع، وتحسين إعداد التقارير، وتقليل الأخطاء، والحفاظ على علاقات قوية مع الموردين.
يتيح Slash للمستخدمين أتمتة مدفوعات الموردين وتنظيم الفواتير، مما يتيح لك تقليل المدفوعات المستحقة إلى الحد الأدنى والحصول على رؤية أوضح للمدفوعات التي تحتاج إلى معالجة. بفضل إمكانات الدفع العالمية لمنصتنا ودعمها للعملات المشفرة الأصلية، يمكن إجراء هذه المعاملات إلى أي مكان دون الرسوم المرتفعة التي عادة ما تترتب عليها.
بفضل تكاملنا مع أنظمة المحاسبة مثل Quickbooks وغيرها، يمكن مزامنة بياناتك المالية الحالية وتركيزها في مكان واحد. تتيح أدوات الأتمتة الخاصة بنا للشركات الوصول إلى بيانات الفواتير والمدفوعات الشفافة، والتتبع والإبلاغ في الوقت الفعلي، وتحسين الرقابة المالية. ستتمتع بمزايا الأتمتة دون الحاجة إلى التعامل مع أنظمة متعددة.
توفر منصة Slash للأعمال المصرفية أيضًا إمكانية الوصول إلى:
- بطاقة سلاش فيزا بلاتينيوم: أتمتة تصنيف النفقات والاستفادة من ضوابط الإنفاق التفصيلية – مع كسب ما يصل إلى 2٪ من استرداد النقود.
- مدفوعات عالمية مبسطة: إرسال واستلام المدفوعات إلى أكثر من 180 دولة بأكثر من 35 عملة
- نظام الدفع الفوري: يدعم RTP و FedNow التحويلات المحلية شبه الفورية التي توفر سرعة ومرونة إضافية لعملك.
أتمتة عمليات AP الخاصة بك، وتتبع تدفقك النقدي بشكل أفضل، واكتشف فرص توفير جديدة مع Slash.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
الأسئلة الشائعة
ما هو مثال على عملية الحسابات المستحقة الدفع؟
فيما يلي نظرة تفصيلية على عملية دورة كاملة لحسابات الدفع من وجهة نظر شركة مصابيح خيالية:
- تقوم شركة Fantastic Lamps Inc. بإنشاء أمر شراء (PO) لشراء أغطية مصابيح من موردها.
- لا يدفعون على الفور، بل يقومون بإدخال الفاتورة من أمر الشراء في نظامهم.
- يقوم رؤساء قسم المالية في Fantastic Lamps بالتحقق من دقة الفواتير وامتثالها.
- يقرر المحاسبون أن الشركة ستكون قادرة على دفع ثمن البياضات في غضون 60 يومًا.
- يمر 60 يومًا، ويقومون بإرسال المدفوعات عبر الطريقة المفضلة لديهم.
- يقومون بتسجيل تفاصيل هذا الشراء وسير العمل الناتج عنه في دفتر الأستاذ العام.
ما الفرق بين الحسابات الدائنة والحسابات المدينة؟
الحسابات المستحقة القبض هي ببساطة عكس الحسابات المستحقة الدفع. في حين أن الحسابات المستحقة الدفع هي الأموال التي تدين بها للموردين مقابل البضائع أو الخدمات التي تلقيتها، فإن الحسابات المستحقة القبض هي المبلغ الذي تدين به الشركات لك مقابل البضائع أو الخدمات التي قدمتها. اعتمادًا على عمليات شركتك، قد تعتمد على أحد سير العمل أكثر من الآخر.
كيف غيرت الأتمتة عملية الحسابات المستحقة الدفع؟
بعد أن استعرضنا كيف ساهمت الأتمتة في تحسين المهام اليومية المتعلقة بحسابات الدفع وتعزيز العلاقات مع الموردين، يمكننا الآن أن نتطرق إلى كيفية تغييرها لحسابات الدفع في مختلف القطاعات. بفضل الأتمتة، أصبحت العديد من المؤسسات تدير دفتر الأستاذ العام ومعالجة الفواتير بسرعة وكفاءة أكبر من أي وقت مضى. كانت أتمتة حسابات الدفع في الماضي وسيلة للتفوق على المنافسين، أما الآن فهي وسيلة لتجنب التخلف عن الركب.
