공급업체 온보딩 모범 사례: 규정 준수 및 확장 가능한 공급업체 워크플로 구축

많은 재무 팀은 공급업체 온보딩이 문제가 되는 정확한 시점을 정확히 지적할 수 있습니다: 공급업체 네트워크가 스프레드시트와 이메일 체인으로 처리할 수 있는 범위를 넘어설 때입니다. 5~10개 공급업체에 대해서는 관리 가능한 프로세스로 시작되지만, 50개가 되면 혼란스러워지며, 누락된 규정 준수 문서, 불일치하는 공급업체 기록, 연장된 활성화 일정과 같은 잠재적 문제가 더 흔해집니다.

구조화된 온보딩 워크플로우를 선제적으로 구축하는 기업들은 이러한 성장통을 완전히 피할 수 있습니다. 신규 공급업체를 신속하고 일관되게 온보딩하며, 감사를 견딜 수 있는 체계적인 규정 준수 기록을 유지하고, 조달·재무·법무 팀 전반에 걸쳐 명확한 책임 소재를 설정하며, 대규모로 안정적으로 작동하는 결제 프로세스를 구축할 수 있습니다. 기능하는 공급업체 네트워크와 기능하지 못하는 네트워크의 차이는 종종 온보딩을 우선순위로 삼았는지 아니면 사후 고려사항으로 취급했는지에 달려 있습니다.

이 가이드에서는 벤더 온보딩의 구성 요소를 분석하고, 기업이 직면하는 가장 흔한 과제를 파악하며, 규정 준수 및 확장 가능한 공급업체 워크플로우 구축을 위한 실행 가능한 모범 사례를 제시합니다. 또한 Slash의 비즈니스 뱅킹 플랫폼이 어떻게 더 빠른 국경 간 송금, 유연한 결제 경로, 회사 재무에 대한 향상된 가시성을 통해 벤더 결제를 간소화하여 온보딩부터 지속적인 결제 운영에 이르는 전체 벤더 관리 프로세스를 개선하는지 알아보실 수 있습니다.¹

벤더 온보딩이란 무엇인가? 핵심 통찰과 중요성

공급업체 온보딩은 신규 공급업체를 초기 접촉부터 첫 거래까지 비즈니스 운영에 통합하는 체계적인 프로세스입니다. 온보딩 프로세스는 일반적으로 다음을 포함합니다:

필요한 서류 수집
인증 정보 확인
산업 규정 연구
결제 정보 설정
계약 및 서비스 수준 계약(SLG) 체결
필요한 시스템 또는 포털에 대한 접근 권한 설정

공급업체 온보딩은 공급업체 라이프사이클의 한 단계에 불과하며, 이에는 선정, 계약 체결, 성과 관리, 갱신, 오프보딩도 포함됩니다. 각 단계는 이전 단계를 기반으로 하지만, 온보딩은 전체 파트너십의 분위기를 결정짓습니다. 원활한 온보딩 경험은 조직의 전문성과 운영 성숙도를 보여주지만, 체계적이지 못한 프로세스는 파트너십이 시작되기도 전에 신뢰를 훼손할 수 있습니다.

효과적인 공급업체 온보딩의 중요성은 효율성 그 이상을 넘어섭니다. 적절한 온보딩은 규정 준수를 보다 확실히 보장하고, 재무적 위험을 줄이며, 결제 정확도를 개선하고, 팀 간 명확한 책임 소재를 확립할 수 있습니다. 수십 또는 수백 개의 공급업체를 관리하는 기업에게 표준화된 온보딩 워크플로는 장기적 성공의 토대를 마련해 줍니다.

4 공급업체 온보딩 과정에서 흔히 발생하는 과제들

공급업체 관계 관리

공급업체 관계를 효과적으로 관리하려면 공급업체 라이프사이클 전반에 걸쳐 여러 접점을 조율해야 합니다. 강력한 공급업체 관계 관리에는 유리한 계약 조건 협상, 명확한 성과 기대치 설정, 온보딩 과정 중 개방적인 소통 채널 유지, 그리고 시간이 지남에 따른 파트너십 강화가 포함됩니다. 온보딩 프로세스가 불분명할 경우 공급업체 관계가 초반부터 손상될 수 있습니다. 공급업체는 반복적인 정보 요청, 지연된 응답, 불명확한 다음 단계로 인해 좌절감을 느낄 수 있으며, 이는 긴장된 파트너십으로 이어지거나 우수한 공급업체와의 기회를 상실하는 결과를 초래할 수 있습니다.

공급업체 인증 확인

업종에 따라 공급업체는 귀사와 거래하기 전에 특정 인증이나 자격을 갖추어야 할 수 있습니다. 품질 관리용 ISO 9001이나 정보 보안용 ISO 27001과 같은 ISO 표준은 다양한 분야에서 흔히 요구되는 사항입니다. 업종별 자격 요건으로는 기술 공급업체의 SOC 2 준수, 건설 공급업체의 OSHA 인증, 식품 및 제약 공급업체의 FDA 등록, 방위 계약업체의 ITAR 준수가 포함될 수 있습니다. 또한 만료일이나 갱신 요건을 추적하는 것은 또 다른 복잡성을 더할 수 있습니다.

공급업체 기준에 부합하는 고도의 규정 준수 결제 인프라를 필요로 하는 기업을 위해, Slash는 KYC(고객 확인), KYB(기업 확인), AML(자금 세탁 방지) 등의 규정을 준수하며 SOC 2 Type II 인증을 유지하여 고객 자금을 보호하고 안전한 거래를 보장합니다.

해외 공급업체 관리

해외에서 상품을 조달하면 지역에서 구할 수 없는 더 나은 가격이나 특수 자재를 확보할 수 있습니다. 그러나 이와 함께 양국의 규정, 언어, 문화에 부합하는 규정 준수, 외화 송금, 공급업체 관계 관리에 대한 더 복잡한 요구사항이 따릅니다. 해외 공급업체는 서로 다른 세금 서류가 필요할 수 있으며, 다양한 데이터 개인정보 보호법을 준수하고, 다른 시간대에서 운영되며, 현지 통화로 결제를 요구할 수 있습니다.

슬래시는 다양한 결제 수단을 지원하여 국경 간 거래를 간소화합니다. 여기에는 180개 이상의 국가로 송금 가능한 SWIFT 네트워크 전신환과 빠르고 비용 효율적인 USD 스테이블코인 송금을 위한 네이티브 지원이 포함됩니다.⁴

조달

조달은 종종 공급업체 라이프사이클의 시작 단계입니다. 조달이란 비즈니스에 필요한 상품과 자재를 확보하고 구매하는 전략적 종합 프로세스를 의미합니다. 소규모 기업의 경우 공급업체로부터 상품을 조달하는 것이 동네 창고에 전화하는 정도로 간단할 수 있습니다. 반면 대기업은 전 세계에서 자재를 조달하는 과정에서 규정 준수, 효율성, 신뢰성을 확보하기 위해 ERP 시스템을 정기적으로 활용합니다.

온보딩 과정에서 발생하는 조달 관련 과제에는 다음과 같은 사항들이 포함될 수 있습니다: 각기 다른 우선순위를 가진 다수의 이해관계자 간 조정, 기존 조달 시스템에 새로운 공급업체를 통합하면서도 업무 흐름을 방해하지 않는 방법, 공급업체 활성화 지연을 초래할 수 있는 승인 계층 구조 관리, 또는 서로 연결되지 않은 플랫폼 전반에 걸쳐 정확한 공급업체 데이터 유지 관리 등이 있습니다.

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공급업체 온보딩 프로세스 개선 방법: 6가지 모범 사례

규정 준수 및 확장 가능한 공급업체 온보딩 워크플로를 구축하려면 명확한 프로세스, 현대적인 기술, 그리고 역동적인 협업이 결합되어야 합니다. 다음 모범 사례를 통해 모든 유형의 공급업체와 협력사에 적용 가능한 시스템을 구축하면서도 비즈니스에 필요한 통제 및 감독 기능을 유지할 수 있습니다:

1. 표준화된 온보딩 체크리스트 작성

포괄적인 온보딩 체크리스트는 모든 공급업체 관계에서 일관성을 보장하고 중요한 단계를 누락할 위험을 줄입니다. 체크리스트에는 다음이 포함되어야 합니다:

기본 공급업체 정보: 법적 상호명, 세금 식별 번호, 사업장 주소, 매입채무 담당자 연락처 및 합자회사와 관련된 기타 모든 정보.
법률 및 규정 준수 문서: 세금 목적의 1099, W-9 또는 W-8 양식, 보험 증명서, 사업자 등록증, 업종별 인증서 및 관련 규정 준수 증명서.
금융 및 결제 설정: ACH, 전신환 또는 기타 송금 방법을 위한 은행 계좌 정보, 선호하는 결제 조건 및 방법, 해외 공급업체를 위한 통화 선호도. Slash를 결제 수단으로 사용하는 경우, 특히 해외 공급업체와 거래할 때 이 단계에서 결제용 스테이블코인 도입을 고려하십시오.
계약상 합의사항: 구매 주문서, 비밀 유지 계약서 및 서비스 수준 계약서의 초안 개요.
시스템 접근 및 통합: 포털 인증 정보, ERP 또는 조달 시스템 설정, 커뮤니케이션 선호도 및 에스컬레이션 연락처를 구성하십시오.

2. 관련 산업 규정을 준수하도록 보장하십시오.

준수 요건은 산업별로 크게 다르지만, 모든 기업은 업무 시작 전 공급업체가 해당 규제 기준을 충족하는지 반드시 확인해야 합니다. 금융 기관은 공급업체가 은행 규정 및 자금 세탁 방지 요건을 준수하는지 확인해야 합니다. 예를 들어, Slash는 국내 및 국제 결제에 필요한 모든 KYC(고객 확인), KYB(기업 확인), AML(자금 세탁 방지) 규정을 따르는 SOC 2 Type II 준수 플랫폼입니다. 의료 기업은 보호 대상 건강 정보를 처리하는 모든 공급업체의 HIPAA(건강보험 이동성 및 책임법) 준수를 검증해야 합니다. 정부 계약업체는 해당되는 경우 공급업체가 연방 조달 규정 및 보안 허가 요건을 충족하는지 확인할 수 있습니다.

3. 공급업체 관리 시스템 구축

중앙 집중식 공급업체 관리 시스템은 수동적이고 오류가 발생하기 쉬운 온보딩 프로세스를 비즈니스 규모에 맞춰 확장 가능한 효율적인 워크플로로 전환할 수 있습니다. 일부 현대적인 공급업체 관리 시스템은 국제 공급업체를 수용하는 다국어 공급업체 포털, 내장된 검증을 통한 자동화된 규정 준수 적용, 통합된 요청 및 승인 도구를 통한 조달 지원 등의 기능을 제공합니다.

4. 이해관계자 간 명확한 책임 소재를 강조한다

신규 공급업체 온보딩에는 조달, 재무, 법무, 보안, IT, 운영 등 여러 팀이 관여할 수 있습니다. 승인 워크플로우를 수립하고 커뮤니케이션을 중앙화하여 각 팀의 신규 공급업체와의 관계를 정의하는 것이 중요합니다. 이를 통해 여러 팀이 중복 작업 없이 공급업체를 관리할 수 있습니다.

5. 포괄적인 서비스 수준 계약서 초안 작성

서비스 수준 계약(SLA)은 성능, 가동 시간, 납품 일정 및 책임에 관한 기대 사항을 명시합니다. 잘 작성된 SLA는 파트너십을 규율하고 분쟁 해결을 위한 틀을 제공하는 측정 가능한 기준을 수립함으로써 양 당사자를 보호합니다. 효과적인 SLA의 주요 요소에는 다음이 포함될 수 있습니다:

구체적인 성과 지표 및 목표
배송 일정 및 리드 타임
품질 기준 및 합격 기준
지원 요청 또는 문제 해결에 대한 응답 시간
합의된 기준을 충족하지 못할 경우의 결과
보고, 상급자 보고 및 검토 절차.

6. 수동 워크플로우 자동화

공급업체가 등록된 후에도 지급 송금, 거래 기록, 청구서 문서화를 수동 프로세스에 의존하면 공급업체 관리 체인에서 오류 발생 가능성이 높아지고, 최적화될 수 있는 프로세스의 속도가 느려질 수 있습니다.

슬래시는 공급업체 결제 관리를 위한 다양한 자동화 기능을 활용할 수 있게 해주며, 거래 기록의 정확성을 높이고 재무 운영 전반에 걸친 가시성을 강화하는 도구를 제공합니다. 슬래시가 지원하는 공급업체 관리 효율화 기능은 다음과 같습니다:

예정된 결제 자동화: 반복되는 공급업체 결제의 경우, Slash의 모든 결제 경로를 통해 이체를 예약하여 수동 처리를 없애고 매 주기마다 제때 결제가 이루어지도록 할 수 있습니다.
가상 계정: 여러 가상 계좌를 활용하여 서로 다른 팀과 법인 간에 서로 다른 현금 흐름 채널을 분리함으로써, 공급업체 관련 지출에 대한 가시성과 통제력을 향상시키기 위해 자금 풀을 분리할 수 있습니다.
실시간 결제 추적: 모든 공급업체 지급금을 실시간으로 모니터링하고, 지급 상태를 추적하며, 현금 흐름에 대한 완벽한 가시성을 유지하여 예상치 못한 상황을 방지하고 예측 정확도를 높입니다.
청구서 관리: 슬래시가 출시됩니다. 이제 사용자는 저장된 연락처 정보로 청구서를 생성하고 슬래시 대시보드 내에서 미결제 청구서를 관리할 수 있습니다.

슬래시와 함께 더 스마트한 공급업체 관리 솔루션을 발견하세요

Slash는 독립적인 공급업체 온보딩 또는 조달 도구는 아니지만, 공급업체 관리의 결제 측면을 크게 개선할 수 있는 포괄적인 비즈니스 뱅킹 플랫폼입니다. 공급업체가 등록되면 Slash를 통해 신속하고 비용 효율적으로 지급할 수 있으며, 회사의 현금 유출에 대한 가시성을 높일 수 있습니다.

슬래시는 공급업체 결제 업무를 간소화하기 위해 설계된 다양한 결제 옵션과 금융 도구를 제공합니다:

다양한 결제 방법: 글로벌 ACH 송금, 180개국 이상 공급업체 대상 국제 송금, RTP 또는 FedNow를 통한 실시간 결제를 이용하세요. Slash Visa Platinum 카드로 일일 지출을 통제하고 최대 2% 캐시백을 적립하세요. 위치, 긴급성, 비용을 고려하여 각 공급업체에 가장 효율적인 결제 경로를 선택하세요.
네이티브 암호화폐 지원: USD에 연동된 스테이블코인 USDC 또는 USDT를 활용한 송금으로 가장 효율적이고 비용 효율적인 송금 서비스를 이용하세요. 이는 다양한 결제 요구사항을 가진 글로벌 공급업체를 관리하는 기업에게 특히 유용합니다. 원생 암호화폐 지원은 기존 처리 과정과 외환 수수료를 우회하면서 더 빠른 결제 시간을 제공합니다.
실시간 분석: 동기화된 결제 정보는 재무 팀이 공급업체별 지출 추적, 결제 상태 모니터링, 포괄적인 분석 대시보드를 통한 회사 재무에 대한 보다 엄격한 통제를 가능하게 합니다.
통합 회계: QuickBooks와 원활하게 연동하여 수동 대조 작업을 줄이고 모든 공급업체 거래에 걸쳐 정확한 재무 기록을 보장합니다.
고수익 국고 예금 계좌: 블랙록과 모건 스탠리의 통합 머니마켓 펀드를 통해 유휴 자금을 운용하세요. 연간 최대 4.1%의 수익률을 달성하면서도 필요 시 공급업체 결제에 즉시 활용할 수 있습니다.⁶

결제 프로세스를 간소화하고 재무 가시성을 개선함으로써 Slash는 기업이 공급업체 관리 운영을 강화할 수 있도록 지원합니다. 자세한 내용은 다음을 방문하여 확인하세요. 슬래시닷컴 오늘.