Come l'automazione delle fatture può semplificare il processo di contabilità fornitori
I flussi di lavoro tradizionali relativi ai debiti commerciali possono rappresentare un notevole svantaggio per il reparto finanziario di un'azienda. Quando i team finanziari si affidano a fatture cartacee, inserimento manuale dei dati e catene di approvazione lente, sorgono ostacoli e si perde tempo. Questo stile obsoleto di elaborazione manuale delle fatture può portare a ritardi nei pagamenti che mettono a dura prova i rapporti con i fornitori, alla perdita di ricevute che passa inosservata e a errori di inserimento dei dati che creano problemi di conformità.
Questi problemi hanno un impatto reale sul business. I ritardi nei pagamenti possono comportare commissioni e danneggiare i rapporti con i fornitori, mentre gli errori nell'inserimento dei dati creano incubi di riconciliazione. Le ricevute mancanti compromettono l'accuratezza delle note spese e invitano potenziali controlli a causa di registrazioni finanziarie incoerenti.
La soluzione a questo problema è l'automazione delle fatture con un software che acquisisce, inoltra, approva e paga le fatture senza intervento manuale. Le piattaforme bancarie aziendali come Slash possono eliminare questi punti critici grazie all'automazione dell'AP, a flussi di lavoro di pagamento sicuri e all'integrazione con il vostro attuale software di contabilità.¹ Il risultato è un'elaborazione più rapida che vi offre una visibilità completa sul processo di contabilità fornitori, dalla ricezione della fattura alla conferma del pagamento.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Che cos'è l'automazione dell'elaborazione delle fatture?
L'automazione dell'elaborazione delle fatture consiste nel semplificare l'intero flusso di lavoro della contabilità fornitori e trasferirlo nel mondo digitale. Invece di inserire manualmente i dati delle fatture nel sistema contabile, inoltrare i documenti cartacei per l'approvazione e contare le ricevute, i sistemi automatizzati gestiscono queste attività senza bisogno dell'intervento umano (e senza errori).
In definitiva, l'automazione delle fatture riduce notevolmente il lavoro noioso. Quando arriva una fattura da un fornitore, il software di elaborazione delle fatture estrae i dettagli chiave come il nome del fornitore, il numero di fattura e i termini di pagamento. Queste informazioni vengono quindi convalidate e inoltrate rapidamente ai responsabili dell'approvazione. Slash può ottimizzare ulteriormente questo processo sincronizzandosi con il vostro software di contabilità per abbinare i registri delle transazioni alle fatture che avete ricevuto dai fornitori.
L'automazione dell'elaborazione delle fatture va di pari passo con l'automazione della contabilità fornitori (AP). Se la tua organizzazione è ancora alle prese con un processo manuale di contabilità fornitori, l'automazione AP è una scorciatoia per pagamenti più rapidi ai fornitori e una contabilità più accurata.
Vantaggi dell'automazione dell'elaborazione delle fatture
Approvazioni e pagamenti delle fatture più rapidi
L'elaborazione automatizzata delle fatture può portare a approvazioni più rapide, soprattutto se confrontata con flussi di lavoro che coinvolgono più persone provenienti da diversi reparti amministrativi. Le funzionalità di pagamento in tempo reale e di criptovaluta di Slash consentono una più rapida acquisizione e liquidazione delle fatture, semplificando l'intero processo di fatturazione.
Migliore visibilità e previsione del flusso di cassa
Prima dell'automazione AP, le fatture venivano spesso archiviate in una varietà di piattaforme, file e cartelle, rendendo difficile per le aziende sapere esattamente quanto dovevano pagare. L'automazione delle fatture fornisce visibilità in tempo reale sulle fatture in sospeso, sul loro stato di approvazione e sulle date di pagamento previste. Queste informazioni consentono una previsione più accurata del flusso di cassa e una migliore gestione del capitale circolante.5
Riduzione degli errori manuali e dei pagamenti duplicati
Con scrivanie piene di documenti cartacei, è inevitabile che i contabili commettano errori durante l'inserimento manuale dei dati. Fatture duplicate, ricevute mancanti e errori di battitura possono verificarsi e causare gravi problemi durante la creazione dei rendiconti spese.
L'automazione delle fatture spesso è accompagnata dalla tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che estrae i dati delle fatture in modo accurato e rapido. Quando l'OCR copia i dati direttamente dalla fonte, non c'è praticamente alcun margine di errore manuale.
Relazioni più solide con i fornitori grazie a pagamenti puntuali
Non vorrai certo compromettere la fiducia dei tuoi fornitori pagando le fatture dopo la data di scadenza. Quando i fornitori non possono contare su transazioni puntuali, potrebbero richiedere condizioni meno favorevoli o dare la priorità ad altri clienti. Le piattaforme di automazione AP come Slash offrono una pianificazione automatizzata dei pagamenti, mantenendo le tue operazioni più organizzate e i tuoi fornitori soddisfatti.
Reportistica in tempo reale per i team finanziari
Per le aziende è importante agire con rapidità sulla base di informazioni aggiornate, ma i processi manuali di gestione dei pagamenti rendono difficile generare report tempestivi sulle spese e sulle previsioni di budget. I team finanziari spesso impiegano ore a compilare dati provenienti da più fonti solo per rispondere a domande contabili di base. I sistemi di automazione della contabilità fornitori come Slash offrono dashboard e report in tempo reale che forniscono ai team finanziari una chiara visibilità delle analisi chiave. Funzionalità come la categorizzazione automatizzata delle spese e l'integrazione con i software di contabilità consentono un processo decisionale più strategico basato sui dati attuali.
Caratteristiche principali del software per l'automazione dell'elaborazione delle fatture
Il software di automazione AP dovrebbe fornire una serie completa di funzionalità che coprano ogni fase del processo di contabilità fornitori. Quando si acquista una soluzione, è importante verificare che disponga delle seguenti funzionalità essenziali:
Acquisizione automatizzata delle fatture ed estrazione dei dati
Grazie alla sua capacità di caricare informazioni sia da fatture in formato PDF che cartacee, la tecnologia OCR è uno degli elementi più utili di un buon sistema di automazione delle fatture. L'OCR può eliminare ore di inserimento manuale dei dati e la maggior parte degli errori che ne derivano.
Inoltro del flusso di lavoro e approvazioni multilivello
L'automazione AP garantisce che le fatture raggiungano i responsabili dell'approvazione corretti il più rapidamente possibile. Il software non solo accelera il processo e centralizza i documenti in un unico posto, ma le sue funzioni di categorizzazione delle spese facilitano l'individuazione delle fatture destinate a determinati individui.
Integrazione con software ERP e contabilità
Il tuo sistema ERP o contabile dovrebbe funzionare in tandem con il tuo software di automazione delle fatture. Grazie alla sincronizzazione in tempo reale, avrai nuove fatture, report aggiornati e pagamenti riconciliati in un unico posto. Tieni d'occhio piattaforme come Slash che si collegano ad app popolari come QuickBooks.
Pianificazione ed esecuzione dei pagamenti
Una volta approvata la fattura, il sistema dovrebbe programmare automaticamente la transazione, quindi eseguire i pagamenti alla data di scadenza tramite il metodo scelto tra ACH, bonifico bancario o carta virtuale.
Percorsi di audit e reportistica
Ai fini della conformità fiscale, ogni azione, dalla creazione dell'ordine di acquisto al pagamento, deve essere registrata con data e ora e informazioni chiave. Ciò consente di creare un registro completo per le verifiche e facilita l'individuazione delle discrepanze. I software di contabilità fornitori come Slash offrono strumenti di visibilità e reporting dettagliati che consentono ai team finanziari di ottimizzare continuamente le operazioni di elaborazione delle fatture.
Con Slash, puoi automatizzare l'elaborazione delle fatture, i flussi di lavoro di approvazione e l'esecuzione dei pagamenti, il tutto collegato ai tuoi conti bancari e alle tue carte aziendali. Questa integrazione elimina la necessità di riconciliare i dati su più sistemi e offre una visibilità senza precedenti sull'intero flusso di cassa. La rendicontazione delle spese e la preparazione delle dichiarazioni fiscali diventano un gioco da ragazzi quando i team finanziari possono monitorare lo stato delle fatture, l'avanzamento delle approvazioni e l'esecuzione dei pagamenti in tempo reale, il tutto da un'unica dashboard.
Sfide comuni nell'elaborazione automatizzata delle fatture
Sebbene l'automazione delle fatture offra spesso vantaggi significativi, l'implementazione e l'ottimizzazione di questi sistemi possono comportare alcune difficoltà iniziali. Ecco alcuni ostacoli che la tua azienda potrebbe incontrare, insieme ai modi per superarli:
Immissione dati errata o dati delle fatture di bassa qualità
Anche la migliore tecnologia OCR può avere difficoltà con fatture formattate male, note scritte a mano o scansioni a bassa risoluzione. Le fatture disordinate ostacolano gravemente l'estrazione dei dati, rendendo i caricamenti imprecisi e vanificando lo scopo del software.
Risolvi il problema: Collaborare con i fornitori per standardizzare i formati delle fatture e dare priorità ai documenti elettronici, ove possibile. È inoltre utile ricordare che tutti i documenti scritti a mano devono essere puliti e leggibili, proprio come ci veniva ricordato quando compilavamo i test standardizzati a scuola.
Flussi di lavoro complessi per l'approvazione
I flussi di lavoro di approvazione possono essere eccessivamente complicati; se ogni fattura richiede più approvazioni indipendentemente dall'importo, l'intero processo spesso subisce ritardi e si blocca.
Risolvi il problema: Sviluppare flussi di lavoro di approvazione più efficienti che bilancino controllo ed efficienza. Se ordini i pagamenti in base all'importo in dollari e alla categoria di spesa, idealmente ridurrai i tuoi invii a una sola persona per fattura invece che a due.
Complessità dei pagamenti multi-entità o transfrontalieri
Le aziende con più entità o clienti internazionali devono affrontare una serie di sfide. I pagamenti transfrontalieri comportano tassi di cambio e tempi di elaborazione più lunghi, mentre le aziende con diverse filiali devono destreggiarsi tra diversi conti bancari e obblighi fiscali.
Risolvi il problema: Scegli una piattaforma di automazione delle fatture progettata per gestire queste complessità. Slash semplifica i pagamenti transfrontalieri grazie a commissioni di trasferimento ridotte, supporto per criptovalute e stablecoin e visibilità in tempo reale sui tassi di cambio.⁴ Le organizzazioni con più filiali possono anche utilizzare la dashboard one-stop di Slash per monitorare e riportare le attività finanziarie di tutte le entità e i conti.
Resistenza all'adozione di nuove tecnologie
Non tutti sono a proprio agio con il cambiamento, specialmente se si ha un team di veterani che ha lavorato "a modo suo" per anni. Alcuni non sono esperti di tecnologia, mentre altri non sono affatto interessati a provare strumenti automatizzati.
Risolvi il problema: Onboarding, formazione e attenzione agli aspetti positivi. Mostra al tuo team finanziario come l'automazione elimina il noioso lavoro manuale, velocizza l'elaborazione dei pagamenti e consente loro di concentrarsi su questioni più urgenti. Quando vedranno la tecnologia OCR estrarre e caricare i dati in pochi secondi, potrebbero cambiare idea.
Semplifica l'automazione delle fatture con Slash
La fatturazione dovrebbe essere allineata con tutto il resto della tua attività finanziaria. Con la piattaforma bancaria aziendale Slash, puoi inviare e tracciare le fatture nello stesso posto in cui gestisci le spese con carta, i pagamenti transfrontalieri e altri elementi finanziari. La nostra piattaforma di automazione AP combina visibilità in tempo reale con controlli granulari, offrendoti il pieno controllo sul flusso di cassa e semplificando i processi di contabilità fornitori che prima erano un peso.
Slash ti consente di monitorare ogni fattura dal ricevimento al pagamento in tempo reale. Puoi vedere quando sono stati creati gli ordini di acquisto, quali fatture sono in attesa di approvazione e quando è prevista l'esecuzione dei pagamenti. Grazie alle nostre integrazioni con software di contabilità come Quickbooks, potrai sincronizzare i tuoi dati contabili in entrambe le direzioni, utilizzare la tecnologia OCR e gestire le fatture provenienti da fonti esterne in un unico posto.
Con la nostra soluzione di automazione, anche i pagamenti transfrontalieri che stai monitorando diventano più snelli. Slash supporta ACH globali, bonifici internazionali in oltre 180 paesi e pagamenti nazionali in tempo reale tramite RTP e FedNow. Le aziende che lavorano con le criptovalute possono anche convertire i fondi in stablecoin ancorate al dollaro statunitense, come USDT o USDC, per inviare trasferimenti in modo rapido ed economico.
Risparmia tempo, denaro e grattacapi al tuo team finanziario modernizzando le tue capacità di elaborazione delle fatture con Slash.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Domande frequenti
Quali sono i sistemi ERP/contabili più adatti alle piccole imprese?
Le dimensioni della tua azienda possono spesso essere un fattore significativo nella scelta della soluzione di automazione più adatta. Quickbooks è un software di contabilità che offre un piano tariffario per principianti che aiuta i team più piccoli ad automatizzare la contabilità, la fatturazione e il monitoraggio delle spese. Al contrario, una piattaforma come Sage Intacct è adatta alle grandi imprese con strumenti multi-entità e reportistica avanzata.
Cosa sono gli ordini di acquisto e come si inseriscono nel flusso di lavoro delle fatture?
Gli ordini di acquisto sono documenti legalmente vincolanti emessi da un acquirente a un venditore che descrivono i termini di pagamento e i beni o servizi previsti prima della consegna. Un ordine di acquisto è il primo passo nel flusso di lavoro di una fattura; un'azienda avvia l'acquisto e la fattura viene creata e registrata.
C'è differenza tra l'automazione dei conti fornitori e l'automazione dell'elaborazione delle fatture?
L'automazione della contabilità fornitori si riferisce in genere a una gamma di flussi di lavoro più ampia rispetto all'automazione dell'elaborazione delle fatture. L'elaborazione delle fatture si concentra specificamente sulle fasi automatizzate relative alle fatture, mentre l'automazione della contabilità fornitori può includere azioni quali la categorizzazione delle spese e la pianificazione dei pagamenti.
