So erstellen Sie eine Rechnung: Eine Anleitung zum schnellen und einfachen Erstellen professioneller Rechnungen
Sie versuchen, eine professionelle Rechnung für einen hochkarätigen Kunden zu erstellen, aber es häufen sich kleine Probleme. Sie hätten fast vergessen, Ihre Kontonummer anzugeben, und die Formatierung sieht nicht ganz richtig aus. Sobald die Rechnung verschickt ist, wird sie abgelegt und vergessen. Wochen später stellen Sie fest, dass die Zahlung nie eingegangen ist, und Sie müssen Ihre Schritte zurückverfolgen, um herauszufinden, warum.
Rechnungen sind wichtiger, als Sie vielleicht denken. Eine gute Rechnung ist mehr als nur eine Zahlungsaufforderung. Sie dokumentiert Ihre Vereinbarung klar und deutlich und hilft Ihnen, pünktlich bezahlt zu werden. Oft ist sie auch das erste offizielle Dokument, das Ihr Kunde zu sehen bekommt, was bedeutet, dass sie einen entscheidenden Einfluss auf den Eindruck haben kann, den er von Ihrem Unternehmen gewinnt.
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, was eine Rechnung ist, welche Informationen sie enthalten sollte und wie Sie Schritt für Schritt eine Rechnung erstellen. Wir zeigen Ihnen auch, wie automatisierte Rechnungssoftware die Erstellung, den Versand und das Einziehen von Rechnungen vereinfachen kann. Dabei stellen wir Ihnen die neue Rechnungsfunktion von Slash vor und zeigen Ihnen, wie sie Unternehmen dabei hilft, einheitliche Rechnungen zu erstellen, ausstehende Beträge zu verfolgen und Zahlungen über unsere Full-Stack-Business-Banking-Plattform einzuziehen.¹
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Kunde zur Zahlung von Waren oder Dienstleistungen aufgefordert wird. Neben ihrem eigentlichen Zweck spielen Rechnungen auch eine wichtige Rolle bei der Verwaltung von Forderungen und der Führung genauer Finanzunterlagen für Steuer- und Berichtszwecke.
Eine Rechnung enthält die Details einer Transaktion in Form einer detaillierten Auflistung. Jede Position entspricht einem gelieferten Produkt oder einer erbrachten Dienstleistung, zusammen mit der Menge und dem Preis der Ware. Die Zwischensumme entspricht der Summe aller Positionen. Rechnungen können auch anfallende Steuern, zusätzliche Gebühren oder gewährte Rabatte enthalten, die sich alle auf den endgültigen Rechnungsbetrag auswirken.
Jede Rechnung sollte wichtige Identifikationsdaten und Zahlungsanweisungen enthalten. Eine eindeutige Rechnungsnummer hilft sowohl dem Unternehmen als auch dem Kunden, die Transaktion zu referenzieren, während klar definierte Zahlungsbedingungen erklären, wie und wann die Rechnung zu begleichen ist. Rechnungen können auch Bestellungen (POs) entsprechen, also Dokumenten, die Kunden bei der Anforderung von Waren oder Dienstleistungen einreichen. Durch den Abgleich von Rechnungs- und Bestellnummern lassen sich die Daten in der Debitorenbuchhaltungssoftware besser aufeinander abstimmen.
Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, wird diese an den Kunden gesendet – in der Regel per E-Mail, Rechnungssoftware oder Kundenportal –, um den Zahlungsprozess offiziell einzuleiten.
So erstellen Sie eine Rechnung: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Das Erstellen einer Rechnung muss nicht kompliziert sein, erfordert jedoch einige wichtige Details, die korrekt ausgefüllt werden müssen. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie eine übersichtliche, professionelle Rechnung erstellen, die für Kunden leicht verständlich und bezahlbar ist:
1. Wählen Sie eine Rechnungsvorlage und ein Format aus.
Wählen Sie zunächst eine Rechnungsvorlage aus, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Die Verwendung einer einzigen Vorlage für alle Ihre Rechnungen kann dazu beitragen, die Konsistenz Ihrer Unterlagen zu gewährleisten und das Auslassen wichtiger Details zu vermeiden. Sie können Ihre Rechnung als digitales Dokument mit einem Textverarbeitungsprogramm, einer Buchhaltungssoftware oder einer Business-Banking-Plattform wie Slash erstellen. Viele Unternehmen speichern und versenden Rechnungen als PDF-Dateien, wodurch die ursprüngliche Formatierung beibehalten und Änderungen verhindert werden.
2. Fügen Sie Ihre Unternehmensdaten hinzu
Geben Sie oben auf der Rechnung deutlich Ihre Unternehmensdaten an, darunter Ihren Firmennamen, Ihre Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. So kann der Kunde den Absender schnell identifizieren und weiß, wie er Sie bei Fragen erreichen kann. Weiter unten auf der Rechnung sollten Sie klare Zahlungsanweisungen für den Kunden angeben, z. B. die Bankverbindung für die Anzahlung und Hinweise zu akzeptierten Zahlungsmethoden.
3. Geben Sie die Daten Ihres Kunden an.
Als Nächstes fügen Sie oben auf der Rechnung den Namen des Kunden, den Firmennamen und die Rechnungsadresse hinzu. Durch die Angabe korrekter Kundendaten wird sichergestellt, dass die Rechnung an die richtige Person oder Abteilung weitergeleitet wird, wodurch sich auch Verzögerungen bei der Bearbeitung oder Zahlung vermeiden lassen.
4. Listen Sie die angebotenen Waren oder Dienstleistungen auf.
Erstellen Sie eine detaillierte Liste der von Ihnen gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen. In jeder Zeile sollten das Produkt oder die Dienstleistung, die Menge oder die in Rechnung gestellten Stunden und der Preis angegeben sein.
5. Berechnen Sie Summen, Steuern und Anpassungen.
Sobald alle Einzelposten aufgelistet sind, berechnen Sie die Zwischensumme und wenden Sie dann alle erforderlichen Steuern, Gebühren oder Rabatte an. Zeigen Sie deutlich, wie sich jede Anpassung auf die Endsumme auswirkt, damit der Kunde leicht nachvollziehen kann, wie der zu zahlende Betrag berechnet wurde.
6. Rechnung überprüfen, speichern und versenden
Überprüfen Sie die Rechnung vor dem Versand auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Sobald sie fertiggestellt ist, senden Sie die Rechnung per E-Mail, Rechnungssoftware oder über ein Kundenportal an Ihren Kunden, um den Zahlungsvorgang einzuleiten.
So erstellen Sie eine Rechnung mit Slash
Mit dem integrierten Rechnungsgenerator von Slash können Sie Rechnungen direkt über Ihr Dashboard erstellen, verfolgen und versenden. Kundendaten, Rechnungsbeträge und Fälligkeitstermine werden an einem Ort gespeichert, was die Rechnungsstellung vereinfacht und den manuellen Aufwand für die Dateneingabe und Nachverfolgung reduziert. Rechnungen können in nur wenigen Schritten erstellt und versendet werden, wobei die automatische Buchführung für Ihre Unterlagen erfolgt. So verwenden Sie diese Funktion:
- Navigieren Sie zur Seite „Rechnungsstellung“ im Slash-Dashboard, wo Sie alle Ihre ausstehenden und bezahlten Rechnungen zusammen mit den Beträgen und Fälligkeitsterminen einsehen können.
- Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Neue Rechnung“. Zunächst werden Sie aufgefordert, einen Empfänger auszuwählen. Sie können einen Empfänger anhand seiner gespeicherten Kontakt- und Bankdaten auswählen oder die Daten eines neuen Kunden manuell hinzufügen.
- Anschließend werden Sie aufgefordert, den Rechnungen Einzelposten hinzuzufügen, einschließlich Mengen und Preisen. Slash weist automatisch eine eindeutige Rechnungsnummer zu, damit Ihre Unterlagen übersichtlich bleiben. In diesem Schritt können Sie bei Bedarf auch Umsatzsteuer oder Rabatte anwenden.
- Wählen Sie als Nächstes ein Fälligkeitsdatum und ein Einzahlungskonto aus. Optional können Sie eine Notiz eingeben, die eine Beschreibung der Rechnung oder zusätzliche Zahlungsanweisungen enthält.
- Sobald alle Informationen eingegeben sind, können Sie eine Vorschau Ihrer Rechnung anzeigen, bevor Sie diese erstellen und versenden. Nachdem Sie auf „Rechnung erstellen“ geklickt haben, wird eine Kopie der Rechnung sowohl in Ihrem Slash-Dashboard gespeichert als auch automatisch an die E-Mail-Adresse des Empfängers gesendet.
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Manuelle Rechnungsstellung vs. Rechnungsstellungssoftware: Vor- und Nachteile sowie Kompromisse
In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Rechnungssoftware die Formatierung, Zustellung, Zahlung und Nachverfolgung auf eine Weise handhabt, die mit manuellen Methoden einfach nicht möglich ist:
Digitale Rechnungen können den Zahlungsvorgang optimieren.
Digitale Rechnungen vereinfachen den Rechnungsstellungsprozess, indem sie Reibungsverluste zwischen dem Versand einer Rechnung und dem Zahlungseingang reduzieren. Einige Tools, wie beispielsweise Slash, ermöglichen es den Empfängern, die Zahlung direkt über die Rechnung selbst zu veranlassen, wobei am Ende des Dokuments eine klare Zahlungsoption angezeigt wird. Durch die zentrale Erfassung aller Rechnungen an einem Ort lässt sich auch leichter erkennen, welche Zahlungen noch ausstehen, was den Teams eine effizientere Verwaltung der Forderungen ermöglicht.
Rechnungsvorlagen können automatisch generiert werden.
Wenn Sie eine Rechnung in einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation erstellen, kann es leicht zu Formatierungsfehlern kommen. Logos können Tabellen verschieben, Abstände können inkonsistent werden und Summen werden möglicherweise nicht korrekt berechnet. Slash macht diesen Schritt überflüssig, indem es die erforderlichen Rechnungsdetails im Voraus erfasst und sie automatisch in eine einheitlich formatierte, professionelle Rechnung und die dazugehörige E-Mail einfügt.
Integration mit Ihrer Business-Banking- und Debitorenbuchhaltungssoftware
Wenn Ihr Rechnungsstellungsprozess nicht mit Ihrer Banking-Plattform verbunden ist, überprüfen Sie wahrscheinlich manuell Ihr Bankkonto, um Zahlungen zu bestätigen, und erfassen die Aktivitäten dann in separaten Systemen. Mit Slash werden alle Rechnungsdokumente im Dashboard aufgelistet und eingehende Zahlungen automatisch in Ihre Analysen aufgenommen, sodass Sie einen Echtzeit-Überblick über Ihren Cashflow erhalten.
Rechnungsnummern und Bestellungen können automatisch abgeglichen werden.
Einige Buchhaltungs- und Rechnungsstellungsprogramme können Rechnungsnummern automatisch mit den entsprechenden Bestellungen abgleichen, entweder durch einen Zwei-Wege-Abgleich (Rechnung zu Bestellung) oder einen Drei-Wege-Abgleich (Rechnung, Bestellung und Zahlung oder Quittung). Wenn Rechnungen und Zahlungen aus einem Tool wie Slash mit QuickBooks synchronisiert werden, kann Ihr Buchhaltungssystem die Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsdaten miteinander verknüpfen, wodurch sich der manuelle Abgleichaufwand reduziert.
Verbessern Sie die Genauigkeit durch die Verwendung gespeicherter Empfängerinformationen.
Bei der manuellen Rechnungsstellung müssen oft E-Mails oder alte Unterlagen durchsucht werden, um die richtigen Kundendaten zu finden. Rechnungssoftware wie Slash speichert die Kontakt- und Zahlungsdaten der Empfänger, sodass jede neue Rechnung auf verifizierten Daten basiert. Dadurch lassen sich Eingabefehler reduzieren, die korrekte Zustellung der Rechnungen sicherstellen und der Rechnungsstellungsprozess auch bei wachsender Kundenliste konsistent halten.
Was ist der beste kostenlose Rechnungsgenerator?
Kostenlose Rechnungsgeneratoren unterscheiden sich erheblich in Umfang und Funktionalität. Im Folgenden vergleichen wir die führenden kostenlosen Optionen und zeigen auf, welche Tools die umfassendsten Rechnungsfunktionen bieten:
Insgesamt am besten: Slash
Slash bietet eine einheitliche Finanzplattform, die Rechnungsstellung, Business Banking und Ausgabenmanagement in einem einzigen System vereint. Der kostenlose Tarif umfasst den Zugriff auf Kernfunktionen wie Firmenkreditkarten, globale Zahlungswege, Ausgabenverfolgung, Finanzanalysen und direkte Buchhaltungsintegrationen – Funktionen, die bei anderen Anbietern oft kostenpflichtig sind.
In Slash erstellte Rechnungen unterstützen die integrierte Zahlungsabwicklung, sodass Empfänger direkt über die Rechnung bezahlen können, während die Zahlungen automatisch in Ihrem Dashboard erfasst werden. Unternehmen können ausstehende Forderungen überwachen und den Rechnungsstatus zusammen mit anderen Unternehmenstransaktionen verfolgen. Mit der bevorstehenden Unterstützung von Kryptowährungszahlungen direkt von Rechnungen auf ein Slash-Konto werden die Zahlungsoptionen erweitert, ohne dass die Erstellung oder Verwaltung von Rechnungen geändert werden muss.
Microsoft Word
Microsoft Word ist ein Dokumenteneditor und keine Rechnungssoftware, was bedeutet, dass Rechnungen manuell erstellt und verwaltet werden müssen. Der Hauptvorteil liegt in der Flexibilität beim Design, insbesondere für Benutzer, die bereits mit Microsoft Office vertraut sind und die volle Kontrolle über Layout und Formatierung haben möchten. Allerdings gibt es keine Automatisierung, keine Zahlungsüberwachung, keine Mahnungen, keine Berechnungen und keine Integration von Zahlungsabwicklern – was die Effizienz beeinträchtigen und die Fehleranfälligkeit bei der regelmäßigen Rechnungsstellung erhöhen kann.
Welle
Wave kombiniert Rechnungsstellung mit grundlegenden Buchhaltungstools, was für Freiberufler und kleine Unternehmen, die einfache Finanzen verwalten, nützlich sein kann. Der Haken dabei ist, dass Wave sein Geld durch hohe Zahlungsabwicklungsgebühren verdient: 2,9 % + 60 Cent für Kartentransaktionen und 1 % für ACH-Überweisungen. Außerdem ist die Funktion zum Scannen von Belegen bei Wave ein kostenpflichtiges Add-on für 8 $/Monat. Der Kundensupport für kostenlose Nutzer beschränkt sich auf Hilfeartikel und einen Chatbot, was bei Problemen einschränkend sein kann.
PayPal-Rechnungsstellung
PayPal Invoicing ist in erster Linie als Zahlungsabwicklungstool und nicht als umfassendes Rechnungsstellungssystem konzipiert. Kunden können mit PayPal-Guthaben, Kreditkarten, Venmo oder Pay Later-Optionen bezahlen, aber Unternehmen sind an das Zahlungssystem und die Gebührenstruktur von PayPal gebunden. Die Bearbeitungsgebühren sind mit 3,49 % + 49 Cent für die meisten kommerziellen Transaktionen relativ hoch, wobei internationale Zahlungen 4,49 % plus zusätzliche feste Gebühren kosten, was die Kosten im Laufe der Zeit erheblich erhöhen kann.
Zoho-Rechnung
Zoho Invoice bietet für ein kostenloses Produkt eine Vielzahl von Funktionen, darunter Ausgabenverfolgung und Zahlungsabwicklung. Der kostenlose Tarif unterliegt jedoch einigen erheblichen Einschränkungen: Jedes Zoho Invoice-Konto kann nur maximal drei Benutzer haben, Sie sind auf 1.000 Rechnungen pro Jahr beschränkt, und der kostenlosen Version fehlen auch erweiterte Funktionen wie Genehmigungsworkflows und erweiterte Rechnungsanpassungen.
Quadratische Rechnungen
Square Invoices lässt sich direkt in das POS-System von Square integrieren, was es für Unternehmen, die bereits im Square-Ökosystem tätig sind, besonders praktisch macht. Der kostenlose Tarif umfasst native Zahlungsabwicklung und grundlegendes Projektmanagement, allerdings können die Bearbeitungsgebühren hoch sein: 1 % für ACH-Banküberweisungen und 3,5 % + 15 Cent für manuelle Eingaben oder hinterlegte Karten. Der Kundensupport ist ebenfalls eingeschränkt, da telefonischer Support nur verfügbar ist, wenn Sie ein Upgrade auf Square Premium (149 $/Monat) durchführen.
Vereinfachen Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess mit Slash
Die meisten kostenlosen Rechnungsstellungstools beschränken sich auf die Erstellung von Dokumenten. Einige ermöglichen es Kunden, über ein Online-Portal zu bezahlen, jedoch nur zu hohen Bearbeitungskosten. Andere konzentrieren sich auf die Anpassung und lassen dabei die Tools außer Acht, die für die langfristige Verwaltung von Rechnungen erforderlich sind.
Slash verfolgt einen anderen Ansatz, indem es die Rechnungsstellung direkt mit der Finanzverwaltung Ihres Unternehmens verknüpft. In Slash können Sie kostenlos unbegrenzt Rechnungen erstellen und diese zusammen mit Firmenkreditkarten, Bankkonten, Zahlungen und vielem mehr verwalten. Da alle Ihre Finanzen an einem Ort zusammengefasst sind, können Sie leichter erkennen, was in Rechnung gestellt, was bezahlt und was noch aussteht.
Über die Rechnungsstellung hinaus bietet Slash eine ganze Reihe von Tools, die das tägliche Finanzmanagement und das Wachstum unterstützen:
- Flexibles Business Banking: Eröffnen Sie mehrere virtuelle Konten, um Betriebsmittel, Rücklagen oder Projektbudgets voneinander zu trennen und Ihren Teams einen besseren Überblick über den Cashflow zu verschaffen. Verwalten Sie mehrere Unternehmenseinheiten, Standorte oder Tochtergesellschaften über ein einziges Dashboard mit konsolidierten Berichten und klarer Übersicht über alle Konten.
- Slash Visa® Platinum Card: Eine Firmenkreditkarte, mit der Sie bis zu 2 % Cashback auf Unternehmensausgaben erhalten, mit konfigurierbaren Ausgaberegeln, Kartenkontrollen, KI-gestützter Überwachung und Verschlüsselungsschutz vor Betrug.
- Dynamische Zahlungsmethoden: Slash unterstützt eine Vielzahl von Zahlungsarten, darunter Kartenzahlungen, globale ACH-Überweisungen, internationale Überweisungen in über 180 Länder über SWIFT und Echtzeit-Inlandsüberweisungen über RTP und FedNow.
- Buchhaltungsintegrationen: Synchronisieren Sie Transaktionen direkt mit QuickBooks, um Ihre Bücher automatisch auf dem neuesten Stand zu halten. Slash lässt sich auch über Plaid verbinden und unterstützt den Datenimport aus Tools wie Xero, wodurch es sich leichter in bestehende Buchhaltungsabläufe integrieren lässt.
- Native Kryptowährungsunterstützung: Wandeln Sie Gelder in an den US-Dollar gekoppelte Stablecoins wie USDT oder USDC um, um Überweisungen über die Blockchain zu tätigen. Damit bieten Sie eine alternative Zahlungsmethode, die Kosten und Abwicklungszeiten reduzieren kann.⁴
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Häufig gestellte Fragen
Hat Google einen Rechnungsgenerator?
Google bietet keinen speziellen Rechnungsgenerator an, aber Sie können Rechnungen mit Vorlagen aus Google Docs oder Google Sheets erstellen. Diese müssen manuell eingerichtet werden und enthalten keine integrierten Funktionen zur Zahlungsnachverfolgung oder Rechnungsstellung.
Kann ChatGPT eine Rechnung erstellen?
ChatGPT kann beim Entwerfen einer Rechnungsvorlage oder beim Generieren von Rechnungs Texten helfen, aber es kann keine Rechnungen versenden, Zahlungen annehmen oder den Rechnungsstatus verfolgen. Darüber hinaus kann es unzuverlässig sein, sich beim Eingeben von Einzelposten oder Zahlungsinformationen auf ChatGPT zu verlassen.
Benötige ich eine LLC, um eine Rechnung zu erstellen?
Nein, Sie benötigen keine LLC, um Rechnungen zu erstellen oder zu versenden. Einzelunternehmer, Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer können Rechnungen ausstellen, solange diese korrekte Geschäfts- und Steuerinformationen enthalten. Privatpersonen können ebenfalls Rechnungen versenden, um einen Papiernachweis für Peer-to-Peer-Zahlungen wie Miete oder Nebenkosten zu erstellen.
