인보이스 자동화가 어떻게 귀사의 채무 관리 프로세스를 간소화할 수 있는가

구식 채무 처리 워크플로는 기업의 재무 부서에 심각한 장애 요인으로 작용할 수 있습니다. 재무 팀이 종이 청구서, 수동 데이터 입력, 느린 승인 절차를 의존할 경우 장애물이 발생하고 시간이 낭비됩니다. 이러한 구식 수동 청구서 처리 방식은 공급업체 관계에 부담을 주는 지연된 지급, 발견되지 않은 분실된 영수증, 규정 준수 문제를 야기하는 데이터 입력 오류로 이어질 수 있습니다.

이러한 문제들은 실제 비즈니스에 영향을 미칩니다. 지연된 결제는 수수료 발생과 공급업체 관계 악화로 이어질 수 있으며, 데이터 입력 오류는 대조 작업의 악몽을 초래합니다. 누락된 영수증은 경비 보고서의 정확성을 떨어뜨리고, 불일치하는 재무 기록으로 인해 잠재적인 감사 위험을 초래합니다.

이 문제의 해결책은 수동 개입 없이 송장을 캡처, 라우팅, 승인 및 지급하는 소프트웨어를 통한 송장 자동화입니다. Slash와 같은 비즈니스 뱅킹 플랫폼은 AP 자동화, 안전한 결제 워크플로우, 기존 회계 소프트웨어와의 연동을 통해 이러한 불편함을 해소할 수 있습니다.¹ 그 결과 송장 수령부터 지급 확인까지 미지급금 프로세스에 대한 완벽한 가시성을 제공하는 더 빠른 처리가 가능해집니다.

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인보이스 처리 자동화란 무엇인가요?

인보이스 처리 자동화는 전체 채무 관리 워크플로우를 간소화하고 디지털 영역으로 전환하는 행위입니다. 회계 시스템에 인보이스 데이터를 수동으로 입력하거나, 종이 문서를 승인을 위해 전달하거나, 영수증을 계산하는 대신, 자동화 시스템이 이러한 작업을 사람의 노력(또는 오류) 없이 처리합니다.

궁극적으로, 인보이스 자동화는 지루한 업무를 크게 줄여줍니다. 공급업체로부터 인보이스가 도착하면 인보이스 처리 소프트웨어가 공급업체명, 인보이스 번호, 결제 조건과 같은 핵심 정보를 추출합니다. 이 정보는 검증된 후 승인 담당자에게 신속하게 전달됩니다. Slash는 회계 소프트웨어와 연동하여 거래 내역을 공급업체로부터 받은 인보이스와 매칭함으로써 이 프로세스를 더욱 최적화할 수 있습니다.

청구서 처리 자동화는 매입채무(AP) 자동화와 함께 작동합니다. 조직이 여전히 수동 매입채무 프로세스에 발목 잡혀 있다면, AP 자동화는 공급업체에 대한 더 빠른 지급과 더 정확한 장부 기록을 위한 지름길입니다.

청구서 처리 자동화의 이점

더 빠른 청구서 승인 및 지급

자동화된 청구서 처리는 특히 행정 부서 내 여러 담당자가 참여하는 워크플로와 비교할 때 청구서 승인을 가속화할 수 있습니다. Slash의 실시간 결제 및 암호화폐 기능은 청구서 접수와 정산을 신속하게 처리하여 전체 청구 프로세스를 간소화합니다.

현금 흐름 가시성 및 예측 능력 향상

AP 자동화 이전에는 청구서가 다양한 플랫폼, 파일 및 폴더에 저장되는 경우가 많아 기업이 정확히 얼마를 지불해야 하는지 파악하기 어려웠습니다. 청구서 자동화는 미결제 청구서, 승인 상태 및 예정된 지급 일자에 대한 실시간 가시성을 제공합니다. 이러한 통찰력을 통해 보다 정확한 현금 흐름 예측과 향상된 운전 자본 관리가 가능해집니다.5

수작업 오류 및 중복 지급 감소

서류로 가득 찬 책상 앞에서 회계사들이 수동 데이터 입력 과정에서 실수를 저지르는 것은 피할 수 없는 일이다. 중복된 청구서, 누락된 영수증, 오타 등이 발생할 수 있으며, 이는 경비 보고서를 작성할 때 심각한 문제를 야기할 수 있다.

인보이스 자동화에는 종종 인보이스 데이터를 정확하고 신속하게 추출하는 광학 문자 인식(OCR) 기술이 적용됩니다. OCR이 원본에서 직접 데이터를 복사할 때 수작업 오류가 발생할 여지는 거의 없습니다.

적시 결제를 통한 공급업체 관계 강화

납품업체와의 신뢰를 깨뜨리지 않도록 청구서 결제 기한을 넘기지 마십시오. 공급업체가 제때 거래를 기대할 수 없다면 불리한 조건을 요구하거나 다른 고객을 우선시할 수 있습니다. Slash와 같은 AP 자동화 플랫폼은 자동화된 결제 일정을 제공하여 운영을 체계적으로 관리하고 공급업체의 만족도를 높여줍니다.

재무팀을 위한 실시간 보고

기업은 최신 정보를 바탕으로 민첩하게 움직이는 것이 중요하지만, 수동적인 AP 프로세스는 지출 및 예산 예측에 대한 시의적절한 보고서 작성을 어렵게 만듭니다. 재무팀은 기본적인 회계 질문에 답하기 위해 여러 출처의 데이터를 몇 시간씩 취합하는 경우가 흔합니다. Slash와 같은 구매대금 자동화 시스템은 재무팀이 핵심 분석 항목을 명확히 파악할 수 있도록 실시간 대시보드와 보고서를 제공합니다. 자동화된 비용 분류 및 회계 소프트웨어 연동과 같은 기능은 최신 데이터를 기반으로 보다 전략적인 의사 결정을 가능하게 합니다.

청구서 처리 자동화 소프트웨어의 주요 기능

귀사의 AP 자동화 소프트웨어는 채무 처리 프로세스의 모든 단계를 다루는 포괄적인 기능 세트를 제공해야 합니다. 솔루션을 선택할 때는 다음과 같은 필수 기능을 확인하십시오:

자동화된 송장 캡처 및 데이터 추출

PDF와 종이 청구서 모두에서 정보를 업로드할 수 있는 능력 덕분에 OCR 기술은 우수한 청구서 자동화 시스템의 가장 유용한 요소 중 하나입니다. OCR은 수 시간에 걸친 수동 데이터 입력과 그로 인한 대부분의 오류를 제거할 수 있습니다.

워크플로 라우팅 및 다단계 승인

AP 자동화는 청구서가 가능한 한 신속하게 적절한 승인자에게 전달되도록 보장합니다. 이 소프트웨어는 프로세스를 가속화하고 문서를 한곳에 중앙 집중화할 뿐만 아니라, 비용 분류 기능을 통해 어떤 청구서가 누구에게 전달되어야 하는지 쉽게 판단할 수 있게 합니다.

ERP 및 회계 소프트웨어와의 통합

귀사의 ERP 또는 회계 시스템은 인보이스 자동화 소프트웨어와 연동되어야 합니다. 실시간 동기화 덕분에 새로운 인보이스, 업데이트된 보고서, 조정된 결제를 한 곳에서 확인할 수 있습니다. QuickBooks와 같은 인기 앱과 연결되는 Slash 같은 플랫폼을 주목하세요.

지급 일정 수립 및 실행

청구서가 승인되면 시스템이 자동으로 거래 일정을 수립한 후, 이후 선택한 ACH, 전신환 또는 가상 카드 방식을 통해 결제일을 기준으로 결제를 실행해야 합니다.

감사 추적 및 보고

세금 규정 준수를 위해 구매 주문서 생성부터 결제까지 모든 작업은 타임스탬프와 핵심 정보와 함께 기록되어야 합니다. 이는 감사에 대비한 완벽한 기록을 생성하며 불일치 사항을 쉽게 추적할 수 있게 합니다. Slash와 같은 채무 관리 소프트웨어는 재무 팀이 청구서 처리 업무를 지속적으로 최적화할 수 있도록 상세한 가시성과 보고 도구를 제공합니다.

슬래시를 사용하면 자동화된 청구서 처리, 승인 워크플로우, 결제 실행이 모두 비즈니스 은행 계좌 및 카드와 연결됩니다. 이 통합으로 여러 시스템 간 데이터 조정의 필요성이 사라지며, 전체 현금 흐름에 대한 탁월한 가시성을 제공합니다. 재무 팀이 단일 대시보드에서 실시간으로 청구서 상태, 승인 진행 상황, 결제 실행을 추적할 수 있게 되면 경비 보고 및 세금 준비가 훨씬 수월해집니다.

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자동화된 청구서 처리의 일반적인 과제

인보이스 자동화는 상당한 이점을 제공하지만, 이러한 시스템을 구현하고 최적화하는 과정에는 성장통이 따를 수 있습니다. 기업이 마주칠 수 있는 장애물과 이를 극복하는 방법은 다음과 같습니다:

불량한 데이터 입력 또는 저품질 청구서 데이터

최고의 OCR 기술조차도 형식이 불량한 청구서, 손글씨 메모 또는 저해상도 스캔본을 처리하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 정돈되지 않은 청구서는 데이터 추출을 심각하게 방해하여 업로드 정확도를 떨어뜨리고 소프트웨어의 목적을 무력화시킵니다.

다음과 같이 수정하십시오: 공급업체와 협력하여 청구서 서식을 표준화하고 가능한 경우 전자 문서를 우선적으로 처리합니다. 또한 손으로 작성된 문서는 깨끗하고 가독성이 좋아야 한다는 점을 상기시키는 것도 도움이 됩니다. 마치 학교에서 표준화된 시험지를 작성할 때 우리가 받았던 지침처럼 말이죠.

복잡한 승인 워크플로

승인 워크플로는 지나치게 복잡해질 수 있습니다. 금액과 상관없이 모든 청구서에 여러 차례의 승인이 필요하면 전체 프로세스가 자주 지연되고 막히게 됩니다.

다음과 같이 수정하십시오: 통제와 효율성을 균형 있게 조화시킨 보다 효율적인 승인 워크플로우 개발. 지급 건을 금액과 비용 항목별로 분류하면, 이상적으로는 송장을 처리하는 담당자를 두 명에서 한 명으로 줄일 수 있습니다.

다중 기관 또는 국경 간 결제 복잡성

복수 법인 또는 국제 고객을 보유한 기업들은 다양한 과제에 직면합니다. 국경 간 결제는 환율 변동과 처리 시간 연장을 초래하며, 여러 자회사를 보유한 기업들은 서로 다른 은행 계좌와 세금 의무를 동시에 관리해야 합니다.

다음과 같이 수정하십시오: 이러한 복잡성을 고려해 설계된 인보이스 자동화 플랫폼 선택. 슬래시(Slash)는 낮은 송금 수수료, 암호화폐 및 스테이블코인 지원, 실시간 환율 가시성을 통해 국경 간 결제를 간편하게 합니다.⁴ 다수의 자회사를 보유한 기업은 슬래시의 원스톱 대시보드를 활용해 여러 법인 및 계좌에 걸친 재무 활동 추적 및 보고가 가능합니다.

신기술 도입에 대한 저항

모든 사람이 변화를 편안하게 받아들이는 것은 아닙니다. 특히 수년간 '자신들만의 방식'으로 일해온 베테랑 팀이라면 더욱 그렇습니다. 어떤 사람들은 기술에 익숙하지 않고, 또 다른 사람들은 자동화 도구를 시도해보는 데 전혀 관심이 없을 것입니다.

다음과 같이 수정하십시오: 온보딩, 교육, 그리고 긍정적인 측면에 집중하기. 재무팀에게 자동화가 어떻게 지루한 수작업을 없애고, 결제 처리 속도를 높이며, 더 시급한 문제에 집중할 수 있게 하는지 보여주세요. OCR 기술이 몇 초 만에 데이터를 추출하고 업로드하는 모습을 보면, 그들의 생각이 바뀔 수도 있습니다.

Slash로 간소화된 청구서 자동화

청구서 발행은 재무 관리 시스템의 다른 모든 요소와 연계되어야 합니다. Slash 비즈니스 뱅킹 플랫폼을 사용하면 카드 지출, 해외 송금 및 기타 재무 요소를 관리하는 동일한 공간에서 청구서를 발송하고 추적할 수 있습니다. 당사의 AP 자동화 플랫폼은 실시간 가시성과 세분화된 제어 기능을 결합하여 현금 흐름을 완벽하게 관리하고 부담이 되던 미지급금 프로세스를 간소화합니다.

슬래시를 사용하면 모든 인보이스를 수령부터 결제까지 실시간으로 추적할 수 있습니다. 구매 주문서가 생성된 시점, 승인이 보류 중인 인보이스, 결제 실행 예정일을 확인하세요. 퀵북스와 같은 회계 소프트웨어와의 연동 덕분에 회계 데이터를 양방향으로 동기화하고, OCR 기술을 활용하며, 외부 출처의 인보이스를 한 곳에서 관리할 수 있습니다.

당사의 자동화 솔루션을 통해 귀사가 추적하는 국경 간 결제 역시 간소화됩니다. Slash는 글로벌 ACH, 180개 이상의 국가로 송금 가능한 국제 전신환, RTP 및 FedNow를 통한 실시간 국내 결제를 지원합니다. 암호화폐를 취급하는 기업은 자금을 USDT나 USDC와 같은 USD 페그 스테이블코인으로 전환하여 빠르고 저렴하게 송금할 수도 있습니다.

Slash로 청구서 처리 기능을 현대화하여 재무팀의 시간, 비용, 번거로움을 줄이세요.