Come semplificare il processo di gestione dei conti fornitori
La contabilità fornitori (AP) è uno strumento finanziario importante per le aziende. Ricevere le fatture dei fornitori ed effettuare pagamenti regolari stimola la crescita, migliora le relazioni e garantisce il corretto svolgimento delle attività lavorative. Quando invece i processi di contabilità fornitori sono inefficienti, si ottiene l'esatto contrario.
Data la complessità della gestione dei conti fornitori, tenere traccia degli ordini di acquisto e delle fatture può essere un compito arduo. Quando vengono eseguiti manualmente dai contabili, i processi AP possono essere soggetti a errori di immissione dati, fatture mancanti o semplicemente rallentamenti. Ottimizzare l'intero processo dei conti fornitori con l'automazione AP può aiutare le aziende a superare questi punti critici.
In questa guida parleremo del processo di contabilità fornitori, delle sue fasi dall'inizio alla fine e di come l'automazione possa far risparmiare tempo ed energie ai team. Metteremo inoltre in evidenza come le moderne piattaforme bancarie come Slash possano automatizzare il processo di contabilità fornitori con strumenti che automatizzano i pagamenti, forniscono visibilità in tempo reale su tutte le transazioni e offrono trasferimenti globali a basso costo con criptovalute.¹, ⁴
Comprendere il processo di contabilità fornitori
In parole semplici, i "conti fornitori" rappresentano l'obbligo di un'azienda di pagare beni e servizi ricevuti a credito. Se le finanze di un'organizzazione sono instabili, è possibile che i rapporti commerciali con i fornitori vengano gestiti a credito anziché con pagamenti immediati. A differenza delle fatture delle carte di credito che riceviamo mensilmente, tuttavia, un'azienda può pagare fatture provenienti da innumerevoli conti, momenti e reparti diversi. Ecco perché il processo di gestione dei conti fornitori deve essere semplificato e accurato.
L'elaborazione delle fatture, l'approvazione dei pagamenti e la redazione di report accurati sono solo alcune delle responsabilità che i professionisti della finanza devono gestire quando si occupano della contabilità fornitori. Garantire che i fornitori vengano pagati puntualmente può rappresentare la sfida più grande, soprattutto quando i processi di contabilità fornitori sono rallentati da procedure di approvazione lente.
Il processo di contabilità fornitori: 6 passaggi chiave
Diamo un'occhiata a una tipica analisi dettagliata del processo di contabilità fornitori:
Creazione di un ordine di acquisto (PO)
Un ordine di acquisto è un documento emesso da un acquirente a un venditore che descrive i termini di pagamento e i beni o servizi previsti prima della consegna. Quindi, il primo passo è crearne uno per il tuo ordine.
Ricezione fatture e acquisizione dati
Raccogli le fatture dei fornitori, sia scansionando una copia cartacea, scaricando un PDF da un'e-mail o caricando un file di fattura nel tuo sistema AP o contabile con tecnologia OCR per acquisire automaticamente i dettagli.
Verifica e approvazione delle fatture
Tieni sotto controllo la contabilità verificando l'accuratezza delle voci, assicurandoti che tutto sia a posto, mandando le cose alle persone giuste per l'approvazione e inserendo tutto nel libro mastro.
Pianificazione dei pagamenti
Pianifica le date di pagamento in base ai termini concordati con il fornitore e al flusso di cassa della tua azienda. La piattaforma bancaria aziendale di Slash ti consente di programmare i pagamenti nei tempi corretti e di automatizzarne l'esecuzione, così non dovrai più preoccuparti di rispettare le scadenze.
Esecuzione del pagamento
Pagate le fatture relative a beni o servizi tramite ACH, bonifico bancario o carta aziendale. Alcune carte aziendali, come la carta Slash Visa® Platinum, sono dotate di controlli di spesa granulari e approfondimenti in tempo reale che semplificano il monitoraggio e la registrazione delle transazioni.¹
Conservazione dei dati e rendicontazione
Torna al libro mastro per documentare i pagamenti ai fini della contabilità, delle verifiche e del mantenimento di solide relazioni con i fornitori.
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Sfide comuni nel processo di contabilità fornitori
La gestione manuale del processo AP può comportare una serie di ostacoli e ritardi, quali:
Sviste ed errori
Quando i contabili inseriscono manualmente i dati provenienti da decine di ricevute sparse tra caselle di posta elettronica, archivi cartacei e piattaforme contabili, il rischio di errore umano aumenta notevolmente. Nel corso del tempo possono accumularsi numeri invertiti, voci duplicate e transazioni non corrispondenti. Ciò può portare a note spese inaccurate, deduzioni fiscali mancate e persino a verifiche fiscali.
Difficoltà nel tracciare i pagamenti
Per i team finanziari che lavorano con una combinazione di ricevute digitali e cartacee, ottenere una visibilità in tempo reale delle spese può essere quasi impossibile. L'analisi del flusso di cassa della vostra azienda e la pianificazione dei budget possono richiedere la riconciliazione manuale di ricevute cartacee, PDF digitali, conferme e-mail ed estratti conto bancari. Si tratta di un processo lento: quando tutto è pronto, potrebbe già essere obsoleto o incompleto.
Categorizzazione delle spese incoerente o poco chiara
Una cattiva categorizzazione delle spese aziendali può rendere ancora più difficile il monitoraggio dei pagamenti e la rendicontazione finanziaria. Quando le spese non sono classificate correttamente, ad esempio distinguendo tra forniture per ufficio, abbonamenti software e spese di viaggio, tu e il tuo team potreste avere difficoltà ad analizzare i modelli di spesa o a preparare report accurati. Ordinare gli acquisti con un software moderno come Slash può far risparmiare tempo e migliorare l'accuratezza dei report.
Lentezza nell'elaborazione e nell'approvazione delle fatture
Alcune aziende richiedono approvazioni sequenziali da parte di manager, capi reparto e dirigenti prima di elaborare i pagamenti. Questi ritardi possono prolungarsi notevolmente quando le richieste di approvazione si basano su documenti cartacei che devono essere inoltrati tra diversi uffici o sedi. È preferibile organizzare le fatture su una piattaforma digitale centralizzata dove più approvatori possono esaminarle e firmarle contemporaneamente.
Il vantaggio dell'automazione della contabilità fornitori
Per garantire velocità, accuratezza e scalabilità, i team finanziari dovrebbero prendere in considerazione l'utilizzo di software specializzati progettati per automatizzare il processo AP. Ecco alcuni dei vantaggi distintivi dell'automazione AP rispetto ai metodi manuali:
Efficienza e risparmio di tempo
In poche parole, l'automazione AP fa risparmiare tempo al tuo team. Quando il reparto finanziario riesce a stare al passo con il flusso di lavoro quotidiano, ha più tempo per gestire i budget e prevedere le spese che altrimenti sarebbero state troppo difficili da tenere sotto controllo.
Facilità di segnalazione
Un aspetto importante della contabilità è garantire che le note spese siano conformi alle norme fiscali all'interno del libro mastro generale e sfruttare le detrazioni ogni volta che è possibile. Grazie a solidi strumenti di reporting e alla possibilità di classificare le spese, l'automazione dell'AP può rendere tutto questo molto più semplice. Piattaforme come Slash aggiungono la possibilità di registrare le transazioni in uscita tramite ACH, bonifici e persino tramite crypto rails.
Scalabilità per organizzazioni multi-entità
Un'azienda in rapida crescita spesso supera la propria forza lavoro, con il risultato che una manciata di contabili si ritrova a dover gestire montagne di ricevute e una varietà di conti bancari aziendali diversi. L'automazione AP gestisce tutte queste pratiche burocratiche e ordina i pagamenti senza alcuno sforzo. Per chi ha organizzazioni con più entità, Slash consente agli utenti di configurare viste separate del dashboard per le proprie filiali, consentendo al software AP di funzionare in modo pulito su ciascuna entità.
Accuratezza e coerenza
Quando il software di automazione AP si integra con il sistema contabile attuale, estrae i dati direttamente dalla fonte, consentendo di evitare l'inserimento manuale dei dati ed errori costosi. Le piattaforme AP possono anche classificare automaticamente le spese aziendali, risparmiando tempo ed eliminando l'elemento di valutazione umana. Slash si integra con sistemi contabili come Quickbooks e Xero, consentendo agli utenti di sincronizzare le transazioni dei conti fornitori, i conti bancari e altri dati finanziari in entrambe le direzioni.
Come implementare l'automazione della contabilità fornitori nella tua azienda
Ecco i passaggi da seguire per introdurre l'automazione completa del ciclo dei pagamenti nel reparto finanziario:
Rivedi il tuo flusso di lavoro AP
Ti servirà una visione d'insieme di come è attualmente il tuo processo AP e di come può cambiare. Tieni presente il costo per fattura, quanto paghi per le commissioni sui bonifici o ACH, quanto tempo richiede il processo di approvazione e cosa viene documentato alla fine del percorso.
Identificare i punti critici
Quando valuti il tuo flusso di lavoro, poniti due domande: "Dove vengono commessi gli errori?" e "C'è qualcosa di superfluo?". I compiti soggetti a errori umani possono essere facili da individuare, ma dovresti anche prestare attenzione alle fasi che possono essere eliminate perché ripetitive o non necessarie.
Scegli un software per l'automazione della contabilità fornitori
La soluzione AP giusta completerà il tuo flusso di lavoro e si integrerà con il tuo attuale software di contabilità. La piattaforma bancaria aziendale Slash è un ottimo esempio di sistema che automatizza il monitoraggio dei pagamenti, la gestione delle spese e i pagamenti ai fornitori, sincronizzandosi con molte app di contabilità popolari.
Forma e integra il tuo team
Sebbene queste piattaforme siano in grado di automatizzare i processi di contabilità fornitori, non possono automatizzare l'inserimento dei propri dipendenti. Assicurati di avere le persone giuste responsabili del tuo software AP e che siano dotate di tutte le conoscenze necessarie per utilizzarlo in modo efficiente.
Monitorare e ottimizzare
Ti consigliamo di rivedere il tuo nuovo flusso di lavoro nello stesso modo in cui hai fatto con quello precedente. Confronta il tuo processo AP automatizzato con il metodo precedente, assicurandoti che i problemi precedenti siano stati risolti e prestando attenzione agli intoppi che potrebbero sorgere mentre il tuo team si adatta ai nuovi strumenti.
Semplifica il processo di gestione dei pagamenti con Slash
Un sistema AP moderno e automatizzato può rivoluzionare il flusso di lavoro finanziario di un'azienda. I nostri strumenti di automazione AP aiutano i team finanziari a elaborare i pagamenti più rapidamente, migliorare la reportistica, ridurre gli errori e mantenere solide relazioni con i fornitori.
Slash consente agli utenti di automatizzare i pagamenti ai fornitori e l'organizzazione delle fatture, consentendo di ridurre al minimo i pagamenti in sospeso e ottenere una maggiore visibilità su quelli che devono essere gestiti. Grazie alle funzionalità di pagamento globale della nostra piattaforma e al supporto nativo delle criptovalute, queste transazioni possono essere effettuate in qualsiasi luogo senza le elevate commissioni che solitamente ne derivano.
Grazie alle nostre integrazioni con sistemi di contabilità come Quickbooks e altri, i tuoi dati finanziari attuali possono essere sincronizzati e centralizzati in un unico posto. I nostri strumenti di automazione offrono alle aziende l'accesso a dati trasparenti relativi a fatture e pagamenti, monitoraggio e reportistica in tempo reale e un miglior controllo finanziario. Potrai godere dei vantaggi dell'automazione senza dover gestire più sistemi contemporaneamente.
La piattaforma di servizi bancari aziendali Slash offre anche accesso a:
- La carta Slash Visa Platinum: Automatizza la categorizzazione delle spese e approfitta di controlli di spesa granulari, guadagnando fino al 2% di cashback.
- Pagamenti globali semplificati: Invia e ricevi pagamenti in oltre 180 paesi in più di 35 valute
- Sistemi di pagamento in tempo realeIl supporto per RTP e FedNow consente trasferimenti nazionali quasi istantanei che garantiscono maggiore velocità e flessibilità alla tua attività.
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Domande frequenti
Qual è un esempio del processo di contabilità fornitori?
Ecco una tipica panoramica dettagliata dell'intero ciclo del processo di contabilità fornitori attraverso gli occhi di un'azienda immaginaria produttrice di lampade:
- Fantastic Lamps Inc. crea un ordine di acquisto (PO) per acquistare paralumi in lino dal proprio fornitore di biancheria.
- Non pagano immediatamente, ma inseriscono la fattura dell'ordine di acquisto nel loro sistema.
- I responsabili finanziari di Fantastic Lamps verificano l'accuratezza e la conformità delle fatture.
- I contabili stabiliscono che l'azienda sarà in grado di pagare la biancheria entro 60 giorni.
- Trascorsi 60 giorni, inviano i pagamenti tramite il metodo da loro preferito.
- Registrano i dettagli di questo acquisto e il conseguente flusso di lavoro nel loro libro mastro.
Qual è la differenza tra conti fornitori e conti clienti?
I crediti commerciali sono semplicemente l'inverso dei debiti commerciali. Mentre i debiti commerciali sono il denaro che devi ai fornitori per beni o servizi ricevuti, i crediti commerciali sono l'importo che le aziende ti devono per beni o servizi forniti. A seconda delle attività della tua azienda, potresti fare maggiore affidamento su un flusso di lavoro piuttosto che sull'altro.
In che modo l'automazione ha cambiato il processo di gestione dei debiti?
Dopo aver esaminato il modo in cui l'automazione ha migliorato le attività quotidiane di contabilità fornitori e rafforzato i rapporti con i fornitori, possiamo anche soffermarci su come ha cambiato la contabilità fornitori in tutti i settori. Grazie all'automazione, molte organizzazioni gestiscono la contabilità generale e l'elaborazione delle fatture in modo più rapido ed efficiente che mai. L'automazione della contabilità fornitori era un tempo il modo per superare la concorrenza, ora è il modo per evitare di rimanere indietro.
