كيف يمكن لأتمتة الفواتير تبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك
يمكن أن تشكل سير عمل الحسابات الدائنة القديمة ضررًا كبيرًا لقسم الشؤون المالية في الشركة. عندما تعتمد فرق الشؤون المالية على الفواتير الورقية وإدخال البيانات يدويًا وسلاسل الموافقة البطيئة، تظهر العقبات ويضيع الوقت. يمكن أن يؤدي هذا الأسلوب القديم في معالجة الفواتير يدويًا إلى تأخر المدفوعات مما يوتر العلاقات مع الموردين، وفقدان الإيصالات دون أن يلاحظ أحد، وأخطاء في إدخال البيانات مما يسبب مشاكل في الامتثال.
هذه المشكلات لها تأثير حقيقي على الأعمال. فقد يؤدي التأخر في السداد إلى فرض رسوم وإلحاق الضرر بالعلاقات مع الموردين، بينما تؤدي الأخطاء في إدخال البيانات إلى صعوبات في التسوية. كما أن فقدان الإيصالات يضر بدقة تقارير النفقات ويؤدي إلى احتمال إجراء عمليات تدقيق بسبب عدم اتساق السجلات المالية.
الحل لهذه المشكلة هو أتمتة الفواتير باستخدام برنامج يقوم بتسجيل الفواتير وتوجيهها والموافقة عليها ودفعها دون تدخل يدوي. يمكن لمنصات الخدمات المصرفية للأعمال مثل Slash التخلص من هذه المشاكل من خلال أتمتة حسابات الدفع، وتأمين سير عمل الدفع، والتكامل مع برنامج المحاسبة الحالي لديك.¹ والنتيجة هي معالجة أسرع تمنحك رؤية كاملة لعملية حسابات الدفع الخاصة بك من استلام الفاتورة إلى تأكيد الدفع.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
ما هي أتمتة معالجة الفواتير؟
أتمتة معالجة الفواتير هي عملية تبسيط سير عمل الحسابات المستحقة الدفع بالكامل ونقلها إلى العالم الرقمي. بدلاً من إدخال بيانات الفواتير يدويًا في نظام المحاسبة الخاص بك، وتوجيه المستندات الورقية للموافقة عليها، وحساب الإيصالات، تتولى الأنظمة الآلية هذه المهام دون الحاجة إلى جهد بشري (أو أخطاء).
في النهاية، تقلل أتمتة الفواتير بشكل كبير من الأعمال المملة. عند وصول فاتورة من مورد، يستخرج برنامج معالجة الفواتير التفاصيل الأساسية مثل اسم المورد ورقم الفاتورة وشروط الدفع. ثم يتم التحقق من صحة هذه المعلومات وتوجيهها بسرعة إلى المسؤولين عن الموافقة عليها. يمكن لـ Slash تحسين هذه العملية بشكل أكبر من خلال المزامنة مع برنامج المحاسبة الخاص بك لمطابقة سجلات المعاملات مع الفواتير التي تلقيتها من الموردين.
تعمل أتمتة معالجة الفواتير جنبًا إلى جنب مع أتمتة الحسابات الدائنة (AP). إذا كانت مؤسستك لا تزال تعاني من عملية الحسابات الدائنة اليدوية، فإن أتمتة الحسابات الدائنة هي طريق مختصر لدفعات أسرع للموردين ومحاسبة أكثر دقة.
فوائد أتمتة معالجة الفواتير
الموافقة على الفواتير والدفعات بشكل أسرع
يمكن أن تؤدي المعالجة الآلية للفواتير إلى تسريع عملية الموافقة عليها، خاصةً عند مقارنتها بسير العمل الذي يشمل عدة أشخاص من أقسام مختلفة في الإدارة. تتيح إمكانات الدفع الفوري والعملات المشفرة التي توفرها Slash تسريع عملية استلام الفواتير وتسويتها، مما يؤدي إلى تبسيط عملية إصدار الفواتير بأكملها.
تحسين رؤية التدفق النقدي والتنبؤ به
قبل أتمتة AP، كانت الفواتير تُخزن غالبًا في مجموعة متنوعة من المنصات والملفات والمجلدات، مما يجعل من الصعب على الشركات معرفة ما عليها بالضبط. توفر أتمتة الفواتير رؤية في الوقت الفعلي للفواتير المستحقة، وحالة الموافقة عليها، وتواريخ السداد المجدولة. تتيح هذه الرؤى توقعات أكثر دقة للتدفق النقدي وإدارة أفضل لرأس المال العامل.5
تقليل الأخطاء اليدوية والمدفوعات المزدوجة
مع وجود مكاتب مليئة بالأوراق، من المحتم أن يرتكب المحاسبون أخطاء أثناء إدخال البيانات يدويًا. قد تظهر فواتير مكررة وإيصالات مفقودة وأخطاء مطبعية وتسبب فوضى عند إعداد تقارير النفقات.
غالبًا ما تأتي أتمتة الفواتير مزودة بتقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التي تستخرج بيانات الفواتير بدقة وسرعة. لا يوجد أي مجال للخطأ اليدوي عندما تنسخ تقنية OCR البيانات مباشرة من المصدر.
علاقات أقوى مع الموردين من خلال الدفع في الوقت المحدد
لا تريد أن تخل بالثقة مع مورديك من خلال دفع الفواتير بعد تواريخ استحقاقها. عندما لا يستطيع البائعون الاعتماد على المعاملات في الوقت المحدد، فقد يطلبون شروطًا أقل ملاءمة أو يعطون الأولوية لعملاء آخرين. توفر منصات أتمتة حسابات الدفع مثل Slash جدولة آلية للمدفوعات، مما يجعل عملياتك أكثر تنظيمًا ويجعل بائعيك سعداء.
تقارير في الوقت الفعلي لفرق الشؤون المالية
من المهم أن تتحرك الشركات بسرعة بناءً على أحدث المعلومات، ولكن عمليات AP اليدوية تجعل من الصعب إنشاء تقارير في الوقت المناسب عن الإنفاق وتوقعات الميزانية. غالبًا ما تقضي فرق الشؤون المالية ساعات في تجميع البيانات من مصادر متعددة لمجرد الإجابة على أسئلة محاسبية أساسية. توفر أنظمة أتمتة الحسابات الدائنة مثل Slash لوحات معلومات وتقارير في الوقت الفعلي تمنح فرق الشؤون المالية رؤية واضحة للتحليلات الرئيسية. تتيح ميزات مثل التصنيف الآلي للمصروفات وتكامل برامج المحاسبة اتخاذ قرارات أكثر استراتيجية بناءً على البيانات الحالية.
الميزات الرئيسية لبرنامج أتمتة معالجة الفواتير
يجب أن يوفر برنامج أتمتة الحسابات الدائنة مجموعة شاملة من الميزات التي تتناول كل مرحلة من مراحل عملية الحسابات الدائنة. عند البحث عن حل، ابحث عن هذه القدرات الأساسية:
التقاط الفواتير واستخراج البيانات تلقائيًا
بفضل قدرتها على تحميل المعلومات من الفواتير الورقية وملفات PDF، تعد تقنية OCR واحدة من أكثر العناصر فائدة في نظام أتمتة الفواتير الجيد. يمكن لتقنية OCR أن توفر ساعات من إدخال البيانات يدويًا وتقضي على معظم الأخطاء التي تنتج عن ذلك.
توجيه سير العمل والموافقات متعددة المستويات
تضمن أتمتة AP وصول الفواتير إلى المصادقين المناسبين في أسرع وقت ممكن. لا يقتصر دور البرنامج على تسريع العملية وتجميع المستندات في مكان واحد فحسب، بل إن ميزات تصنيف النفقات التي يوفرها تسهل تحديد الفواتير المخصصة لكل فرد.
التكامل مع برامج تخطيط موارد المؤسسات والمحاسبة
يجب أن يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظام المحاسبة الخاص بك بالتزامن مع برنامج أتمتة الفواتير. بفضل المزامنة في الوقت الفعلي، ستحصل على فواتير جديدة وتقارير محدثة ومدفوعات متوافقة في مكان واحد. ابحث عن منصات مثل Slash التي تتصل بتطبيقات شائعة مثل QuickBooks.
جدولة الدفع وتنفيذه
بمجرد الموافقة على الفاتورة، يجب أن يقوم نظامك تلقائيًا بجدولة المعاملة، ثم تنفيذ المدفوعات في تاريخ الاستحقاق عبر الطريقة التي اخترتها من بين ACH أو التحويل البنكي أو البطاقة الافتراضية.
مسارات التدقيق وإعداد التقارير
من أجل الامتثال الضريبي، يجب تسجيل كل إجراء بدءًا من إنشاء أمر الشراء وحتى الدفع مع توقيعات زمنية ومعلومات أساسية. وهذا يخلق سجلاً كاملاً للتدقيق ويجعل من السهل تتبع التناقضات. توفر برامج الحسابات الدائنة مثل Slash رؤية تفصيلية وأدوات إعداد تقارير تمكن فرق الشؤون المالية من تحسين عمليات معالجة الفواتير باستمرار.
مع Slash، يمكنك الحصول على معالجة الفواتير الآلية، وسير عمل الموافقة، وتنفيذ الدفع، وكل ذلك مرتبط بحساباتك المصرفية وبطاقاتك التجارية. هذا التكامل يلغي الحاجة إلى مطابقة البيانات عبر أنظمة متعددة ويوفر رؤية لا مثيل لها لتدفقك النقدي بالكامل. يصبح إعداد تقارير النفقات والضرائب أمراً سهلاً عندما تتمكن فرق الشؤون المالية من تتبع حالة الفواتير، وتقدم الموافقة، وتنفيذ الدفع في الوقت الفعلي، كل ذلك من لوحة تحكم واحدة.
التحديات الشائعة في معالجة الفواتير الآلية
على الرغم من أن أتمتة الفواتير غالبًا ما تحقق فوائد كبيرة، إلا أن تنفيذ هذه الأنظمة وتحسينها قد يصاحبه صعوبات في البداية. فيما يلي بعض العقبات التي قد تواجهها شركتك، إلى جانب طرق تجاوزها:
إدخال بيانات رديء أو بيانات فواتير منخفضة الجودة
حتى أفضل تقنيات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) قد تواجه صعوبات في التعامل مع الفواتير ذات التنسيق السيئ أو الملاحظات المكتوبة بخط اليد أو المسح الضوئي ذي الدقة المنخفضة. الفواتير غير المنظمة تعيق استخراج البيانات بشكل كبير، مما يجعل عمليات التحميل غير دقيقة ويحبط الغرض من البرنامج.
قم بإصلاحه عن طريق: العمل مع الموردين لتوحيد تنسيقات الفواتير وإعطاء الأولوية للوثائق الإلكترونية كلما أمكن ذلك. من المفيد أيضًا إرسال تذكيرات بأن أي مستندات مكتوبة بخط اليد يجب أن تكون واضحة ومقروءة، تمامًا كما كنا نتذكر عندما كنا نملأ الاختبارات الموحدة في المدرسة.
عمليات الموافقة المعقدة
قد تكون إجراءات الموافقة معقدة للغاية؛ فإذا كانت كل فاتورة تتطلب عدة موافقات بغض النظر عن المبلغ، غالبًا ما تتعطل العملية برمتها وتصبح عالقة في المأزق.
قم بإصلاحه عن طريق: تطوير سير عمل أكثر كفاءة للموافقة يوازن بين الرقابة والكفاءة. إذا قمت بفرز المدفوعات حسب المبلغ بالدولار وفئة النفقات، فستقلل بشكل مثالي إرسالاتك إلى شخص واحد لكل فاتورة بدلاً من شخصين.
تعقيد المدفوعات متعددة الكيانات أو عبر الحدود
تواجه الشركات التي لديها كيانات متعددة أو عملاء دوليين مجموعة متنوعة من التحديات. تتطلب المدفوعات عبر الحدود التعامل مع أسعار صرف العملات الأجنبية وفترات معالجة أطول، كما يتعين على الشركات التي لديها عدة فروع التعامل مع حسابات بنكية مختلفة والتزامات ضريبية متنوعة.
قم بإصلاحه عن طريق: اختيار منصة أتمتة الفواتير المصممة خصيصًا لهذه التعقيدات. تسهل Slash عمليات الدفع عبر الحدود بفضل رسوم التحويل المنخفضة، ودعم العملات المشفرة والعملات المستقرة، والرؤية الفورية لأسعار الصرف.⁴ يمكن للمؤسسات التي لديها عدة شركات تابعة أيضًا الاستفادة من لوحة التحكم الشاملة من Slash لتتبع الأنشطة المالية عبر الكيانات والحسابات وإعداد التقارير عنها.
مقاومة تبني التكنولوجيا الجديدة
لا يشعر الجميع بالراحة تجاه التغيير، خاصةً إذا كان لديك فريق من الموظفين المخضرمين الذين اعتادوا على العمل "بطريقتهم" لسنوات. بعض الأشخاص ليسوا على دراية بالتكنولوجيا، بينما لا يهتم آخرون بتجربة الأدوات الآلية على الإطلاق.
قم بإصلاحه عن طريق: التأهيل والتدريب والتركيز على الجوانب الإيجابية. أظهر لفريقك المالي كيف تعمل الأتمتة على التخلص من الأعمال اليدوية المملة وتسريع معالجة المدفوعات وتمكينهم من التركيز على الأمور الأكثر إلحاحًا. عندما يشاهدون تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) تستخرج البيانات وتحملها في ثوانٍ معدودة، قد يغيرون رأيهم.
تبسيط أتمتة الفواتير باستخدام Slash
يجب أن تكون الفواتير متوافقة مع كل شيء آخر في ملفاتك المالية. باستخدام منصة Slash للخدمات المصرفية للأعمال، يمكنك إرسال الفواتير وتتبعها في نفس المكان الذي تدير فيه نفقات بطاقتك والمدفوعات عبر الحدود والعناصر المالية الأخرى. تجمع منصة أتمتة حسابات الدفع لدينا بين الرؤية في الوقت الفعلي والضوابط الدقيقة، مما يمنحك تحكمًا كاملاً في تدفقك النقدي وينظف عمليات حسابات الدفع التي كانت تشكل عبئًا في السابق.
يتيح لك Slash تتبع كل فاتورة من الاستلام إلى الدفع في الوقت الفعلي. اطلع على وقت إنشاء أوامر الشراء، والفواتير التي تنتظر الموافقة، وموعد تنفيذ المدفوعات. بفضل تكاملنا مع برامج المحاسبة مثل Quickbooks، ستتمكن من مزامنة بيانات المحاسبة في كلا الاتجاهين، واستخدام تقنية OCR، وإدارة الفواتير من مصادر خارجية في مكان واحد.
بفضل حلولنا للأتمتة، أصبحت المدفوعات عبر الحدود التي تتابعها أكثر سلاسة. يدعم Slash نظام ACH العالمي والتحويلات البنكية الدولية إلى أكثر من 180 دولة والمدفوعات المحلية في الوقت الفعلي من خلال RTP و FedNow. بالنسبة للشركات التي تعمل بالعملات المشفرة، يمكنك أيضًا تحويل الأموال إلى عملات مستقرة مربوطة بالدولار الأمريكي مثل USDT أو USDC لإرسال التحويلات بسرعة وبتكلفة منخفضة.
وفر على فريقك المالي الوقت والمال والمتاعب من خلال تحديث قدرات معالجة الفواتير باستخدام Slash.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
الأسئلة الشائعة
ما هي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات/المحاسبة الأفضل للشركات الصغيرة؟
غالبًا ما يكون حجم شركتك عاملاً مهمًا في تحديد الحل الأفضل للأتمتة. Quickbooks هو برنامج محاسبة يقدم خطة أسعار للمبتدئين تساعد الفرق الصغيرة على أتمتة مسك الدفاتر وإصدار الفواتير وتتبع النفقات. على العكس من ذلك، فإن منصة مثل Sage Intacct تناسب الشركات الكبيرة بفضل أدواتها متعددة الكيانات وتقاريرها المتقدمة.
ما هي أوامر الشراء، وكيف تتناسب مع سير عمل الفواتير؟
أوامر الشراء هي مستندات ملزمة قانونًا يصدرها المشتري إلى البائع وتحدد شروط الدفع والسلع أو الخدمات المتوقعة قبل التسليم. أمر الشراء هو الخطوة الأولى في سير عمل الفاتورة؛ تبدأ الشركة عملية الشراء، ثم يتم إنشاء الفاتورة وتسجيلها.
هل هناك فرق بين أتمتة الحسابات المستحقة الدفع وأتمتة معالجة الفواتير؟
عادةً ما تشير أتمتة الحسابات الدائنة إلى نطاق أوسع من سير العمل مقارنة بأتمتة معالجة الفواتير. تركز معالجة الفواتير بشكل خاص على الخطوات الآلية المتعلقة بالفواتير، بينما يمكن أن تشمل أتمتة الحسابات الدائنة إجراءات مثل تصنيف النفقات وجدولة المدفوعات.
