如何通过发票自动化简化应付账款流程
传统应付账款工作流程可能严重阻碍企业财务部门的运作。当财务团队依赖纸质发票、人工数据录入和低效审批流程时，障碍频现，时间流逝。这种过时的手工发票处理方式可能导致付款延迟，影响供应商关系；收据遗失却无人察觉；数据录入错误更会引发合规难题。
这些问题对业务产生切实影响。逾期付款可能导致罚金并损害供应商关系，而数据录入错误则会引发对账噩梦。收据缺失会破坏费用报告的准确性，并因财务记录不一致而招致潜在审计风险。
解决此问题的方案是采用发票自动化软件，该软件能自动捕获、分发、审批和支付发票，无需人工干预。像Slash这样的企业银行平台可通过应付账款自动化、安全支付流程以及与现有会计软件的集成¹消除这些痛点。由此实现更快的处理速度，让您从发票接收至付款确认全程掌握应付账款流程的完整可视性。
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什么是发票处理自动化？
发票处理自动化是指将整个应付账款工作流程进行优化，并将其迁移至数字化领域。无需人工将发票数据录入会计系统、传递纸质文件进行审批、清点收据，自动化系统可自主完成这些任务，省去人力操作（或人为失误）。
最终，发票自动化极大减少了繁琐工作。当供应商的发票到达时，发票处理软件会提取关键信息，如供应商名称、发票编号和付款条款。这些信息经过验证后，将快速转交至审批负责人。Slash还能通过与会计软件同步，将交易记录与供应商开具的发票进行匹配，进一步优化该流程。
发票处理自动化与应付账款（AP）自动化相辅相成。若贵机构仍在苦于手动处理应付账款流程，那么AP自动化正是实现供应商快速付款与精准记账的捷径。
发票处理自动化的优势
更快的发票审批与支付
自动化发票处理可显著加快发票审批速度，尤其相较于需要行政部门多个环节人员参与的工作流程。Slash平台的实时支付与加密货币功能，能实现更高效的发票接收与结算，从而优化整个发票处理流程。
增强现金流可见性与预测能力
在应付账款自动化之前，发票常分散存储于各类平台、文件和文件夹中，导致企业难以准确掌握应付款项。发票自动化可实时呈现未结发票、审批状态及预定付款日期，这些洞察力有助于实现更精准的现金流预测和更优化的营运资金管理。
减少人工错误和重复付款
面对堆积如山的文书工作，会计人员在人工录入数据时难免出错。重复的发票、缺失的收据和输入错误都可能出现，并在后续编制费用报告时引发连锁混乱。
发票自动化通常配备光学字符识别（OCR）技术，能够快速准确地提取发票数据。当OCR直接从源头复制数据时，几乎不会出现人为错误。
通过及时付款加强供应商关系
您不希望因逾期支付发票而破坏与供应商的信任关系。当供应商无法依赖及时的交易时，他们可能会要求更不利的条款或优先考虑其他客户。像Slash这样的应付账款自动化平台提供自动付款安排功能，让您的运营更井井有条，同时保持供应商满意。
财务团队实时报告
企业需要根据最新信息灵活行动，但手动应付账款流程使得及时生成支出报告和预算预测变得困难。 财务团队常需耗费数小时整合多源数据，仅为解答基础会计问题。Slash等应付账款自动化系统通过实时仪表盘和报告，为财务团队提供关键分析数据的清晰视图。其自动费用分类和会计软件集成等功能，使决策者能基于实时数据进行更具战略性的决策。
发票处理自动化软件的核心功能
您的应付账款自动化软件应提供全面的功能集，覆盖应付账款流程的每个阶段。在选购解决方案时，请关注以下核心功能：
自动发票捕获与数据提取
得益于其能够同时从PDF和纸质发票中提取信息的能力，OCR技术是优质发票自动化系统中最实用的组件之一。该技术可省去数小时的手动数据录入工作，并能避免由此引发的大部分错误。
工作流路由与多级审批
AP自动化确保发票能以最快速度送达正确的审批人。该软件不仅能加速流程并将文件集中管理，其费用分类功能还能更轻松地确定哪些发票应由哪些人员处理。
与ERP和会计软件的集成
您的企业资源规划（ERP）或会计系统应与发票自动化软件协同运作。借助实时同步功能，您可在同一平台获取新发票、更新的报告及核对后的付款记录。请关注像Slash这样的平台，它们能与QuickBooks等主流应用程序实现无缝对接。
付款安排与执行
发票经批准后，您的系统应自动安排交易，随后在到期日通过您选择的ACH、电汇或虚拟卡方式执行付款。
审计追踪与报告
为确保税务合规，从创建采购订单到付款的每个环节都应记录时间戳和关键信息。这将形成完整的审计记录，便于追溯差异。像Slash这样的应付账款软件提供详细的可视化功能和报告工具，使财务团队能够持续优化发票处理流程。
通过Slash，您可实现自动化的发票处理、审批流程与付款执行，所有操作均与您的企业银行账户及卡片无缝衔接。这种集成消除了跨系统数据对账的需求，并为您提供整个现金流的无与伦比的可视性。当财务团队能够通过单一仪表盘实时追踪发票状态、审批进度及付款执行时，费用报销与税务筹备将变得轻而易举。
自动化发票处理中的常见挑战
虽然发票自动化通常能带来显著效益，但实施和优化这些系统时难免会遇到成长的烦恼。以下是贵公司可能遭遇的障碍及其应对之道：
数据录入错误或发票数据质量低劣
即便是最先进的OCR技术，也难以处理格式混乱的发票、手写笔记或低分辨率扫描件。杂乱的发票会严重阻碍数据提取，导致上传内容失真，从而使软件失去其应有的价值。
通过以下方式修复： 与供应商合作，规范发票格式，并尽可能优先采用电子文档。同时提醒各方注意：手写文件应保持整洁清晰，正如我们在学校填写标准化试卷时被反复强调的那样。
复杂审批流程
审批流程可能过于复杂；如果每张发票无论金额大小都需经过多重审批，整个流程往往会陷入停滞，陷入泥潭。
通过以下方式修复： 开发更高效的审批流程，在控制与效率之间取得平衡。若按金额和费用类别对付款进行分类，理想情况下可将每张发票的发送对象从两人缩减至一人。
多实体或跨境支付的复杂性
拥有多个实体或国际客户的企业面临着多种挑战。跨境支付涉及外汇汇率和更长的处理时间，而拥有多家子公司的企业则需要同时管理不同的银行账户和税务义务。
通过以下方式修复： 选择专为应对这些复杂性而设计的发票自动化平台。Slash 通过低转账费、加密货币与稳定币支持以及实时汇率可见性，让跨境支付变得轻松便捷。⁴ 拥有多家子公司的企业还可利用 Slash 的统一仪表盘，跨实体和账户追踪及报告财务活动。
抵制新技术的采用
并非所有人都能轻松接受改变，尤其当团队由资深成员组成，多年来一直按"自己的方式"行事时。有些人对技术不熟悉，另一些人则根本不愿尝试自动化工具。
通过以下方式修复： 入职培训、技能培养与积极心态培养。向财务团队展示自动化如何消除繁琐的手工操作，加速支付处理流程，使他们能够专注于更紧迫的任务。当他们亲眼见证OCR技术在数秒内完成数据提取与上传时，或许会改变想法。
通过Slash实现发票自动化流程优化
开票流程应与财务体系的其他环节无缝衔接。通过Slash企业银行平台，您可在同一界面管理信用卡支出、跨境支付及其他财务要素的同时，轻松发送并追踪发票。我们的应付账款自动化平台融合实时可视化与精细化管控，助您全面掌控现金流，彻底优化曾令人头疼的应付账款流程。
Slash让您能够实时追踪每张发票从收件到付款的全过程。随时查看采购订单创建时间、待审批发票清单以及付款执行计划。通过与Quickbooks等会计软件的集成，您可实现会计数据双向同步，运用OCR技术处理文件，并集中管理来自外部渠道的发票。
借助我们的自动化解决方案，您所追踪的跨境支付流程也将实现高效化。Slash支持全球ACH转账、覆盖180多个国家的国际电汇，以及通过RTP和FedNow系统实现的实时国内支付。对于涉及加密货币业务的企业，您还可将资金转换为USDT或USDC等与美元挂钩的稳定币，从而实现快速低成本的资金转移。
通过Slash现代化您的发票处理能力，为财务团队节省时间、金钱和烦恼。
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常见问题解答
哪些ERP/会计系统最适合小型企业？
贵公司的规模往往是决定自动化解决方案适配性的关键因素。Quickbooks作为会计软件，其入门级定价方案能帮助小型团队实现记账、开票和费用追踪的自动化。相反，Sage Intacct这类平台则凭借多实体工具和高级报表功能，更适合大型企业使用。
什么是采购订单，它们在发票工作流程中扮演什么角色？
采购订单是由买方向卖方签发的具有法律约束力的文件，其中载明付款条款及交货前预期的货物或服务。采购订单是发票工作流的第一步：企业发起采购后，发票随即生成并登记入账。
应付账款自动化与发票处理自动化之间存在区别吗？
应付账款自动化通常涵盖比发票处理自动化更广泛的工作流程。发票处理专注于围绕发票的自动化步骤，而应付账款自动化则可包含费用分类和付款安排等操作。
