如何优化应付账款流程
应付账款（AP）是企业财务工具箱中的重要组成部分。及时接收供应商发票并向供应商支付款项，能够促进业务增长、改善合作关系并确保工作流程顺畅运行。然而，当应付账款流程效率低下时，结果恰恰相反。
鉴于应付账款管理的复杂性，追踪采购订单和发票可能令人不堪重负。当会计人员手动处理时，应付账款流程可能出现数据录入错误、遗漏发票或效率低下等问题。通过应付账款自动化优化整个流程，可帮助企业突破这些痛点。
在本指南中，我们将探讨应付账款流程的完整操作步骤，以及自动化如何为团队节省时间和精力。同时重点介绍Slash等现代银行平台如何通过自动化支付工具、实时交易可视化功能以及基于加密货币的低成本全球汇款服务¹，实现应付账款流程的自动化管理。⁴
应付账款流程解析
应付账款，简而言之，是指企业对已赊购商品或服务的付款义务。当企业资金周转紧张时，可能会选择与供应商建立赊销关系，而非即时付款。但与个人每月收到的信用卡账单不同，企业需要处理来自无数不同账户、时间节点和部门的发票。正因如此，应付账款流程必须高效且精准。
发票处理、付款审批和精准报表只是财务专业人员在管理应付账款时需要同时处理的几项职责。确保供应商按时收到款项可能是他们面临的最大挑战，尤其当应付账款流程因审批迟缓而陷入停滞时。
应付账款流程：6个关键步骤
让我们来看看应付账款流程的典型分步解析：
采购订单（PO）创建
采购订单是由买方向卖方签发的文件，其中概述了付款条款以及交货前预期的货物或服务。因此，第一步是为您的订单制定一份采购订单。
发票接收与数据采集
从供应商处收集发票，无论是扫描纸质副本、从电子邮件下载PDF文件，还是通过OCR技术将发票文件上传至应付账款或会计系统以自动提取详细信息。
发票核验与审批
通过核对明细项目的准确性、确保合规性、将事项转交至正确审批人，并将所有内容录入总账，从而保持账务处理的精准把控。
付款安排
根据您与供应商商定的条款以及公司的现金流状况规划付款日期。Slas商业银行平台可让您在正确的时间安排付款并自动执行，这意味着您再也不必担心错过付款期限。
付款执行
通过ACH转账、电汇或公司卡支付商品或服务发票。部分公司卡（如Slash Visa®白金卡）配备精细化支出管控功能与实时数据洞察，让交易追踪与记录变得轻松便捷。¹
记录保存与报告
返回总账系统记录付款，以满足记账、审计及维护良好供应商关系的需求。
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应付账款流程中的常见挑战
手动管理应付账款流程可能导致多种障碍和延误，例如：
疏忽与错误
当会计人员手动录入散落在电子邮箱、文件柜和会计平台中的数十张收据数据时，人为失误的概率会显著增加。数字错位、重复录入和交易不匹配等问题可能随时间累积，最终导致费用报表不准确、错失税务减免机会，甚至引发税务审计。
支付追踪困难
对于同时处理电子收据和纸质收据的财务团队而言，实时掌握支出情况几乎是不可能的任务。分析公司现金流和规划预算时，往往需要手动核对纸质收据、电子PDF、邮件确认函及银行对账单。这个过程极其耗时——待所有资料整理完毕时，数据可能早已过时或存在缺漏。
费用分类不一致或不明确
业务费用的分类不当会使付款追踪和财务报告工作更加困难。当费用未能正确分类——例如未能区分办公用品、软件订阅和差旅费用——您和团队可能难以分析支出模式或编制准确报告。使用Slash等现代软件对采购进行分类可节省时间并提高报告准确性。
发票处理与审批效率低下
某些公司要求在处理付款前需依次获得经理、部门主管和高管的审批。当审批请求依赖于必须在不同办公室或地点之间传递的纸质文件时，这些延迟可能显著延长。更优的解决方案是将发票集中管理于数字平台，使多位审批人能够同时进行审核并签字确认。
自动化应付账款的优势
为提升速度、准确性和可扩展性，财务团队应考虑采用专门设计的自动化应付账款软件。相较于人工处理方式，应付账款自动化具有以下显著优势：
效率与时间节约
简而言之，应付账款自动化能为团队节省时间。当财务部门能够从容应对日常工作流程时，便能腾出精力管理预算和预测支出——这些工作原本会因事务繁重而无暇顾及。
报告便捷性
记账的重要环节在于确保费用报告在总账中符合税务要求，并尽可能利用各项扣除优惠。得益于强大的报表工具和费用分类功能，应付账款自动化能显著简化这一流程。像Slash这样的平台还支持通过ACH转账、电汇甚至加密货币渠道记录外向交易。
多实体组织的可扩展性
快速发展的公司往往会超越自身人力承载能力，导致少数会计人员需处理堆积如山的收据和各类企业银行账户。应付账款自动化系统能轻松管理所有文书工作并完成付款分类。对于拥有多个实体的组织，Slash允许用户为子公司配置独立的仪表盘视图，使应付账款软件能在各实体间高效运行。
准确性与一致性
当您的应付账款自动化软件与现有会计系统集成时，它能直接从源头提取数据，让您免去人工录入环节，避免代价高昂的错误。应付账款平台还能自动分类业务支出，既节省时间又消除了人为判断因素。Slash可与Quickbooks、Xero等会计系统无缝对接，支持用户双向同步应付账款交易、银行账户及其他财务数据。
如何在企业中实施应付账款自动化
以下是您为财务部门引入全周期应付账款自动化所需采取的步骤：
检查您的AP工作流程
您需要从整体视角审视当前应付账款流程的现状及其优化空间。请重点关注每张发票的处理成本、电汇或ACH转账手续费支出、审批流程耗时，以及最终产生的书面记录。
识别痛点
评估工作流程时，请自问两个问题："错误出现在哪里？"以及"其中是否存在冗余环节？"。容易发现的是那些容易出错的任务，但你也应留意那些因重复或无必要而可被剔除的步骤。
选择应付账款自动化软件
合适的应付账款解决方案将完善您的工作流程，并与现有会计软件无缝集成。Slash商业银行平台便是典范之作——该系统不仅能自动化处理付款追踪、费用管理及供应商支付，还能与众多主流会计应用同步数据。
培训并引导您的团队
虽然这些平台能够自动化处理应付账款流程，但它们无法自动化完成自身员工的入职流程。请确保由合适的人员负责管理您的应付账款软件，并确保他们具备充分的知识储备，能够高效地运用该系统。
监控与优化
您需要像审查旧工作流程那样，对新工作流程进行全面评估。将自动化应付账款流程与旧方法进行对比，确保先前存在的问题已得到解决，同时警惕团队适应新工具过程中可能出现的意外状况。
使用Slash优化您的应付账款流程
一套现代化的自动化应付账款系统能够彻底改变企业的财务工作流程。我们的应付账款自动化工具助力财务团队加速支付处理、优化报告生成、减少错误发生，并维系稳固的供应商关系。
Slash平台支持用户自动化处理供应商付款与发票管理，助您减少未结账款，并清晰掌握待处理款项。依托平台的全球支付能力及原生加密货币支持，您可向任何地区完成交易，且无需承担通常的高额手续费。
通过与Quickbooks等会计系统的集成，您的当前财务数据可同步至统一平台集中管理。我们的自动化工具为企业提供透明的发票与付款数据、实时追踪与报告功能，并提升财务管控能力。 您将享受自动化带来的优势，同时无需承担同时管理多个系统的负担。
Slash商业银行平台还提供以下服务：
- Slash Visa白金卡: 自动分类开支，享受精细化支出管控——同时赚取高达2%的现金返还。
- 简化全球支付：支持向180多个国家/地区收付款，涵盖35种以上货币
- 实时支付通道支持实时支付协议（RTP）和联邦即时支付系统（FedNow），实现近乎即时的国内转账，为您的业务解锁额外的速度与灵活性。
通过Slash自动化您的应付账款流程，更有效地追踪现金流，并发掘新的节省开支机会。
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常见问题解答
应付账款流程的具体示例是什么？
以下是一个典型的应付账款全周期流程，通过一家虚拟灯具公司的视角进行逐步解析：
- 奇幻灯具公司向其亚麻供应商创建采购订单（PO），用于采购灯罩亚麻布。
- 他们不会立即付款，而是将采购订单中的发票录入他们的系统。
- 奇幻灯具公司的财务主管负责核验发票的准确性与合规性。
- 会计师判定该公司将在60天内具备支付床单费用的能力。
- 60天后，他们将通过首选方式发送付款。
- 他们将此次采购的详细信息及后续工作流程记录在总账中。
应付账款和应收账款有什么区别？
应收账款本质上是应付账款的反向概念。应付账款指企业因已接收的货物或服务而欠供应商的款项，而应收账款则是客户因已接收的货物或服务而欠企业的款项。根据企业运营模式的不同，企业可能更依赖其中一种工作流程。
自动化如何改变了应付账款流程？
在探讨自动化如何提升日常应付账款处理效率并强化供应商关系的同时，我们亦可关注其对各行业应付账款管理的变革。得益于自动化技术，众多企业如今能以前所未有的速度与效率管理总账及发票处理流程。应付账款自动化曾是企业领先竞争对手的利器——如今已成为避免落后于人的必要手段。
