คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการเลือกซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ที่ดีที่สุด
การติดตามบัญชีเจ้าหนี้ (AP) และบัญชีลูกหนี้ (AR) อย่างใกล้ชิดเป็นกุญแจสำคัญต่อสุขภาพทางการเงินและการทำบัญชีของบริษัท อย่างไรก็ตาม ธุรกิจทุกขนาดมักประสบปัญหาจากกระบวนการทำงานที่ล้าสมัย การชำระเงินเข้าและออกที่ล่าช้า และข้อมูลที่กระจัดกระจายและไม่ถูกต้อง การติดตามการดำเนินงานที่ขยายตัวและบัญชีธนาคารและซัพพลายเออร์จำนวนมากในขณะที่ทีมการเงินยังคงติดตามธุรกรรมด้วยมือเป็นเรื่องที่ยากอย่างยิ่ง
องค์กรสมัยใหม่ได้กำจัดอุปสรรคส่วนใหญ่เหล่านี้ไปแล้วโดยการนำซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้มาใช้ การเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมจะช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่มความโปร่งใสของกระแสเงินสด ลดข้อผิดพลาด และช่วยให้ทีมการเงินมีเวลาไปมุ่งเน้นกับปัญหาที่พวกเขาเคยไม่มีเวลาจัดการ
คู่มือนี้ได้แยกแยะทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์ AP และ AR: คุณสมบัติที่จำเป็น, ประโยชน์หลัก, เกณฑ์การประเมิน, และการเปรียบเทียบแพลตฟอร์ม. เราจะหารือเกี่ยวกับวิธีที่ Slash มอบโครงสร้างพื้นฐานการธนาคารแบบบูรณาการควบคู่ไปกับคุณสมบัติการอัตโนมัติของ AP และ AR ซึ่งช่วยให้ทีมการเงินสามารถดำเนินการชำระเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และได้รับการมองเห็นที่ดีขึ้นเกี่ยวกับการใช้จ่าย.1
ไม่ว่าคุณจะกำลังแทนที่กระบวนการทำงานแบบเก่าที่ต้องทำด้วยมือหรืออัปเกรดจากระบบเก่าที่ล้าสมัย คู่มือนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลและเหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจและเส้นทางการเติบโตของคุณ
ซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้คืออะไร?
ก่อนที่จะเริ่มเลือกซอฟต์แวร์ ควรทำความเข้าใจความแตกต่างพื้นฐานระหว่าง AP และ AR:
บัญชีเจ้าหนี้ (AP) คือเงินที่ธุรกิจของคุณเป็นหนี้ต่อผู้ขาย ซัพพลายเออร์ และผู้ให้บริการ ซึ่งรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่การซื้อสินค้าคงคลัง การชำระเงินให้กับผู้รับเหมา ไปจนถึงค่าสาธารณูปโภคและค่าสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์ ขั้นตอนของกระบวนการ AP ประกอบด้วยการรับใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย การตรวจสอบความถูกต้อง การขออนุมัติ การกำหนดตารางการชำระเงิน และการกระทบยอดการชำระเงินเหล่านั้นกับบันทึกบัญชีของคุณ
บัญชีลูกหนี้ (AR) หรือที่เรียกว่าลูกหนี้การค้า หมายถึงเงินที่ลูกค้าค้างชำระให้กับธุรกิจของคุณ ซึ่งครอบคลุมถึงใบแจ้งหนี้ของลูกค้า การติดตามสถานะการชำระเงิน การติดตามทวงถามหนี้ และการกระทบยอดการชำระเงินที่ได้รับ กระบวนการบัญชีลูกหนี้ประกอบด้วยการออกและส่งใบแจ้งหนี้ การติดตามสถานะการชำระเงิน การติดตามทวงถามบัญชีที่ค้างชำระ และการบันทึกการชำระเงินเมื่อได้รับ
ซอฟต์แวร์ AR และ AP ช่วยทำให้กระบวนการทางการเงินที่สำคัญเหล่านี้เป็นระบบอัตโนมัติ แทนที่กระบวนการทำงานด้วยกระดาษที่ต้องทำด้วยมือ ด้วยระบบดิจิทัลที่ช่วยลดข้อผิดพลาด และมอบการมองเห็นกระแสเงินสดแบบเรียลไทม์
ในขณะที่องค์กรขนาดใหญ่มักมีแผนกบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้โดยเฉพาะ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักต้องจัดการกระบวนการเหล่านี้ด้วยตนเองหรือด้วยพนักงานที่มีจำกัด สิ่งนี้อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล ใบเสร็จและใบแจ้งหนี้สูญหาย และรายงานทางการเงินที่ไม่เป็นระเบียบ
สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ (AP และ AR) มอบประโยชน์ที่สำคัญเป็นพิเศษ การทำงานอัตโนมัติช่วยลดชั่วโมงการทำงานที่ต้องทำด้วยมือในแต่ละสัปดาห์ ทำให้เจ้าของธุรกิจมีเวลาไปมุ่งเน้นที่การเติบโตแทนที่จะเป็นงานธุรการ เครื่องมือเหล่านี้ยังสามารถปรับขนาดได้กับธุรกิจของคุณ เนื่องจากซอฟต์แวร์ถูกออกแบบมาเพื่อรับและจัดการเอกสารจำนวนมากโดยไม่ต้องกังวลเรื่องอาการปวดข้อมือจากการเขียนทั้งวัน
บัญชีเจ้าหนี้กับบัญชีลูกหนี้: วิธีการทำงานของซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้
ในขณะที่บัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้เป็นสองด้านตรงข้ามของกระแสเงินสด แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์สมัยใหม่มักจะรวมฟังก์ชันทั้งสองเข้าไว้ในระบบเดียว การทำความเข้าใจว่าแต่ละกระบวนการทำงานอย่างไรจะช่วยให้คุณประเมินได้ว่าฟีเจอร์ใดสำคัญที่สุดสำหรับความต้องการเฉพาะของคุณ
กระบวนการทำงานของบัญชีเจ้าหนี้
ซอฟต์แวร์ AP เปลี่ยนแปลงวิธีการที่ธุรกิจจัดการการชำระเงินขาออก โดยทำให้กระบวนการตั้งแต่การรับใบแจ้งหนี้จนถึงการดำเนินการชำระเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติ:
- การบันทึกใบแจ้งหนี้: ระบบ AP สมัยใหม่จะรับใบแจ้งหนี้จากผู้ขายโดยอัตโนมัติจากหลายแหล่ง รวมถึงไฟล์แนบในอีเมล พอร์ทัลของผู้จัดจำหน่าย และการอัปโหลดโดยตรง
- การกำหนดเส้นทางอนุมัติแบบอัตโนมัติ: เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว ใบแจ้งหนี้จะผ่านกระบวนการอนุมัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ โดยอิงตามแนวทางเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ต้องเรียกเก็บและประเภทค่าใช้จ่าย
- การชำระเงินให้ผู้ขายตามกำหนดการ: หลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว ระบบจะกำหนดตารางการชำระเงินตามวันที่ครบกำหนด ด้วย Slash ธุรกิจสามารถชำระเงินให้กับผู้ขายได้หลายวิธี—การโอนเงินผ่าน ACH, การโอนเงินผ่านธนาคาร, บัตรเครดิตองค์กร และสกุลเงินดิจิทัล
- การปรองดองกับหนังสือ: ตัวอย่างมากมายของซอฟต์แวร์ AP & AR สามารถผสานรวมกับระบบบัญชีของคุณได้ โดยโพสต์ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการอนุมัติไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป อัปเดตยอดคงเหลือของผู้ขาย และจับคู่การชำระเงินที่ดำเนินการแล้วกับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ ตัวอย่างเช่น Slash สามารถผสานรวมกับแอปยอดนิยมอย่าง Quickbooks, Xero และอื่น ๆ อีกมากมาย
กระบวนการทำงานของบัญชีลูกหนี้
ซอฟต์แวร์ AR ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเก็บเงินจากลูกค้า โดยอัตโนมัติทุกอย่างตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการติดตามการชำระเงิน:
- การออกใบแจ้งหนี้และการจัดส่งแบบดิจิทัล: ระบบบัญชีลูกหนี้สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ตามงานที่เสร็จสมบูรณ์ ตารางการเรียกเก็บเงินประจำ หรือความสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ จากนั้นส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าโดยตรง
- การแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติ: แทนที่จะติดตามวันครบกำหนดด้วยตนเอง (และลืมวันครบกำหนดด้วยตนเอง) ซอฟต์แวร์ AR จะส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินโดยอัตโนมัติตามกำหนดการที่ตกลงกันไว้
- การติดตามการชำระเงินของลูกค้าและการรายงาน: ระบบของคุณสามารถติดตามสถานะการชำระเงินสำหรับทุกใบแจ้งหนี้ได้ โดยให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับยอดคงค้างและสร้างรายงานที่แสดงลูกค้าที่มียอดค้างชำระ การจับคู่การชำระเงินในลักษณะนี้เรียกว่าการประยุกต์ใช้เงินสด
- กระบวนการทำงานของคอลเล็กชัน: สำหรับบัญชีที่ค้างชำระ ซอฟต์แวร์บัญชีลูกหนี้สามารถช่วยอัตโนมัติกระบวนการติดตามหนี้ที่เพิ่มระดับความเข้มงวด ทั้งสำหรับยอดที่ล่าช้าเพียงเล็กน้อยและยอดที่ดูเหมือนถูกลืม
ด้วยซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ทั้งกระบวนการทำงานของ AP และ AR สามารถซิงค์กับระบบบัญชีหลากหลายรูปแบบได้ ทำให้ข้อมูลทางการเงินทั้งหมดไหลเข้าสู่บัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณโดยอัตโนมัติ การผสานรวมเช่นนี้ช่วยให้การบันทึกบัญชีเป็นระเบียบและการคาดการณ์ทางการเงินมีความแม่นยำ
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
วิธีที่ซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้เปลี่ยนแปลงธุรกิจ: กรณีศึกษาจากโลกจริง
เห็นแล้วเชื่อ ตามที่เขาว่าไว้ นี่คือตัวอย่างสถานการณ์สมมติในโลกจริงสองสามสถานการณ์ที่แสดงให้เห็นว่าซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้สามารถช่วยได้อย่างไร:
ธุรกิจขนาดเล็กที่ลดระยะเวลาการออกใบแจ้งหนี้
บริษัทการตลาดขนาดเล็กกำลังใช้เวลา 15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ขึ้นไปในการประมวลผลการชำระเงิน เนื่องจากต้องป้อนใบแจ้งหนี้ของผู้ขายด้วยตนเองและติดตามการอนุมัติผ่านทางอีเมล
หลังจากนำระบบอัตโนมัติสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ (AP automation) มาใช้ เวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ลดลงเหลือไม่ถึง 2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ช่วยดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ กระบวนการขออนุมัติจะส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้เกี่ยวข้องที่ถูกต้องทันที และการชำระเงินผ่าน ACH จะดำเนินการโดยอัตโนมัติตามวันที่กำหนด เจ้าของธุรกิจสามารถประหยัดเวลาได้ 13 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เพื่อมุ่งเน้นงานบริการลูกค้าและพัฒนาธุรกิจ
ทีมการเงินสามารถรับชำระเงินได้เร็วขึ้น
ธุรกิจอีคอมเมิร์ซประสบปัญหาการเก็บเงินลูกหนี้ที่ล่าช้า ใบแจ้งหนี้ที่ส่งทางอีเมลไม่สม่ำเสมอหรือถูกเพิกเฉย และการติดตามยอดค้างชำระต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำงานกับสเปรดชีตในแต่ละสัปดาห์
หลังจากนำระบบอัตโนมัติด้านบัญชีลูกหนี้ (AR) มาใช้ จำนวนวันเฉลี่ยที่ลูกหนี้ค้างชำระ (DSO) ลดลงจาก 42 วันเหลือ 28 วัน การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติพร้อมลิงก์ชำระเงินช่วยให้ลูกค้าชำระเงินได้ทันที การแจ้งเตือนตามกำหนดเวลาช่วยเพิ่มอัตราการเก็บเงิน และแดชบอร์ดบัญชีลูกหนี้แบบเรียลไทม์ช่วยให้ทีมการเงินจัดลำดับความสำคัญของการติดตามหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การปรับปรุงกระแสเงินสดนี้ช่วยให้สามารถเติมสินค้าคงคลังและเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ได้เร็วขึ้น
คุณสมบัติหลักของซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้
การจับภาพใบแจ้งหนี้และการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR): เทคโนโลยี OCR เป็นซอฟต์แวร์ที่สแกนและดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ของผู้ขายในรูปแบบ PDF, รูปภาพ, อีเมล หรือกระดาษ
กระบวนการอนุมัติ
ซอฟต์แวร์ AP สามารถส่งใบแจ้งหนี้ผ่านสายการอนุมัติที่เหมาะสมตามกฎทางธุรกิจที่คุณกำหนด
การควบคุมการใช้จ่าย
บัตรองค์กรบางประเภท เช่น บัตร Slash Visa® Platinum Card มาพร้อมกับการควบคุมการใช้จ่ายที่ละเอียด ซึ่งช่วยกำหนดขอบเขตสำหรับการซื้อที่ระบุไว้ และแจ้งเตือนธุรกรรมที่น่าสงสัยเพื่อการตรวจสอบ
การออกใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลและพอร์ทัลลูกค้า
แพลตฟอร์ม AR มาพร้อมกับการสร้างใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพด้วยเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ รวมถึงการจัดส่งอัตโนมัติผ่านอีเมล บางแพลตฟอร์มยังมีพอร์ทัลลูกค้าที่มีแบรนด์เฉพาะ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารกับลูกค้าและทำให้การโอนเงินมีความปลอดภัยมากขึ้น
การชำระเงินให้ผู้ขายตามกำหนดเวลาและอัตโนมัติ
เมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติแล้ว ระบบจะทำการนัดหมายการชำระเงินโดยอัตโนมัติในวันที่ครบกำหนดชำระ
แดชบอร์ดและรายงานแบบเรียลไทม์
แดชบอร์ดทางการเงินสามารถให้ภาพรวมแบบทันทีของตัวชี้วัดสำคัญ รวมถึงยอดค้างชำระ การคาดการณ์และรายงานกระแสเงินสด และระยะเวลาการชำระเงินเฉลี่ย แดชบอร์ดแบบครบวงจรของ Slash ยังรองรับองค์กรที่มีหลายหน่วยงาน โดยอนุญาตให้พวกเขาสามารถติดตามบัญชีแต่ละบัญชีได้ในที่เดียว
การกระทบยอดการชำระเงินและการซิงค์บัญชี
การผสานรวมกับระบบบัญชีอย่างราบรื่นช่วยให้การทำธุรกรรม AP และ AR ทั้งหมดถูกบันทึกในบัญชีแยกประเภททั่วไปโดยอัตโนมัติ อัปเดตยอดคงเหลือของผู้ขายและลูกค้า และกระทบยอดการชำระเงินกับใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการบันทึกบัญชีด้วยมือ ลดเวลาการกระทบยอดจากหลายวันเหลือเพียงไม่กี่นาที และทำให้บันทึกทางการเงินของคุณเป็นปัจจุบันและถูกต้องอยู่เสมอ
การผสานรวมกับระบบ ERP และระบบบัญชี
การเชื่อมต่อสำเร็จรูปกับแพลตฟอร์มยอดนิยม เช่น QuickBooks, Xero, NetSuite และ Sage Intacct ช่วยให้สามารถใช้งานได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือหลายตัว เมื่อซอฟต์แวร์ AP และ AR ของคุณเชื่อมต่อกับแอปบัญชีของคุณ ธุรกรรมต่างๆ จะถูกบันทึกในบัญชีแยกประเภททั่วไป อัปเดตยอดคงเหลือของผู้ขายและลูกค้าโดยอัตโนมัติ และกระทบยอดการชำระเงินกับใบแจ้งหนี้
รายงานและการวิเคราะห์เพื่อข้อมูลเชิงลึกของกระแสเงินสด
การวิเคราะห์ขั้นสูงเปลี่ยนข้อมูลธุรกรรมให้เป็นข้อมูลเชิงลึกเชิงกลยุทธ์ ติดตามตัวชี้วัดเช่น วันครบกำหนดชำระที่ค้างชำระ (DPO) วันครบกำหนดขายที่ค้างชำระ (DSO) พฤติกรรมการชำระเงินของลูกค้า และแนวโน้มของเงินทุนหมุนเวียน ระบบการจัดการทางการเงินเช่น Slash ให้แดชบอร์ดที่ครอบคลุมซึ่งคุณสามารถดูภาระทางการเงินปัจจุบันและอนาคต วันครบกำหนดชำระเงิน และการวิเคราะห์ได้ การมองเห็นนี้ช่วยให้คุณมีภาพที่ชัดเจนขึ้นว่าเงินสดของคุณอยู่ที่ไหนในตอนนี้และจะอยู่ที่ไหนในอนาคต
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
ประโยชน์ของการอัตโนมัติ AP & AR คืออะไร?
ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและข้อผิดพลาด
การป้อนข้อมูลด้วยตนเองนั้นใช้เวลานาน มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง และเป็นงานที่น่าปวดหัวอย่างยิ่ง การทำงานอัตโนมัติของ AP และ AR ช่วยขจัดปัญหาการพิมพ์ผิดและเวลาที่สูญเปล่าด้วยการดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้และตรวจสอบความถูกต้องโดยอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดเกือบทั้งหมด พร้อมทั้งช่วยให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลาทำงานซ้ำซากในการป้อนข้อมูล
เร่งกระบวนการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน
กระบวนการอนุมัติแบบแมนนวลที่ชะลอรอบการชำระเงิน โดยเฉพาะเมื่อมีผู้เกี่ยวข้องมากเกินไปเปรียบเสมือนมีพ่อครัวอยู่ในครัวมากเกินไป ระบบอัตโนมัติช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานเหล่านี้ให้มีประสิทธิภาพด้วยการจัดส่งงานทันที การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และการดำเนินการชำระเงินตามกำหนดเวลา
ปรับปรุงการมองเห็นและการคาดการณ์กระแสเงินสด
เมื่อข้อมูลทางการเงินกระจัดกระจายอยู่ในอีเมลหลายฉบับ, ไฟล์เอกสาร, และระบบต่าง ๆ, การจัดการบัญชีและการได้ภาพรวมที่ถูกต้องของสถานะทางการเงินของบริษัทคุณแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย. การอัตโนมัติของระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP) และบัญชีลูกหนี้ (AR) จะรวบรวมข้อมูลทางการเงินทั้งหมดไว้ในแดชบอร์ดที่รวมเป็นหนึ่งเดียว ซึ่งให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ, ภาระการชำระเงินที่กำลังจะมาถึง, และการเก็บเงินที่น่าจะเกิดขึ้น. นอกจากนี้ยังช่วยให้การรายงานสำหรับทีมการเงินง่ายขึ้นและรวมเป็นหนึ่งเดียว.
เสริมสร้างการปฏิบัติตามข้อกำหนดและเส้นทางการตรวจสอบ
ด้วยอีเมลที่ไม่มีโครงสร้างและเอกสารกระดาษที่ไร้ระเบียบ กระบวนการทำงานแบบแมนนวลจึงก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดและทำให้การตรวจสอบภายในเป็นเรื่องยุ่งยาก ซอฟต์แวร์ประมวลผลการชำระเงินจะสร้างเส้นทางการตรวจสอบที่ครอบคลุม บันทึกทุกการดำเนินการและจับคู่การชำระเงินด้วยเวลาที่แน่นอนพร้อมระบุผู้ดำเนินการ
เสริมสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขายและลูกค้า
สำหรับบัญชีเจ้าหนี้ การชำระเงินล่าช้าให้กับผู้ขายจะส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์และอาจนำไปสู่การหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทานหรือเงื่อนไขการชำระเงินที่ไม่เอื้ออำนวย ในด้านลูกหนี้ การออกใบแจ้งหนี้และกระบวนการติดตามหนี้ที่ไม่สม่ำเสมอสร้างความไม่พอใจให้กับลูกค้าและอาจทำให้สูญเสียรายได้ การทำงานอัตโนมัติของระบบเจ้าหนี้และลูกหนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการชำระเงินให้กับผู้ขายอย่างตรงเวลาและการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าอย่างมืออาชีพและสม่ำเสมอ
นี่คือตัวอย่างจากสถานการณ์จริงอีกหนึ่งกรณี: ลองพิจารณาบริษัทจัดจำหน่ายสินค้าส่งรายหนึ่งในภูมิภาคที่มีพนักงาน 25 คน ซึ่งใช้เวลาส่วนใหญ่ในแต่ละสัปดาห์ไปกับการทำงานด้านบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้—โดยต้องประมวลผลใบแจ้งหนี้จากผู้จัดจำหน่ายมากกว่า 100 ฉบับต่อเดือน จัดทำและส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเกิน 200 ฉบับ รวมถึงติดตามทวงถามยอดค้างชำระอยู่ตลอดเวลา
ภายหลังการนำมาใช้ระบบอัตโนมัติแบบบูรณาการสำหรับบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้ (AP/AR) เวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ลดลงเหลือไม่ถึง 5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ผู้จัดการการเงินซึ่งเคยใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานเอกสารทางการบัญชีตอนนี้สามารถมุ่งเน้นไปที่การขับเคลื่อนกลยุทธ์ เช่น การต่อรองเงื่อนไขกับผู้จัดจำหน่ายให้ดีขึ้น การนำมาใช้โปรแกรมส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า และการวิเคราะห์ผลกำไรตามสายผลิตภัณฑ์ ความพึงพอใจของลูกค้าดีขึ้นเช่นกันเนื่องจากมีการออกใบแจ้งหนี้ที่สม่ำเสมอมากขึ้น และการสื่อสารเกี่ยวกับสถานะการชำระเงินที่ดีขึ้น
แพลตฟอร์มบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ที่แนะนำสูงสุด
ตลาดซอฟต์แวร์ AP/AR ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่แพลตฟอร์มองค์กรแบบครบวงจรไปจนถึงโซลูชันเฉพาะทาง นี่คือภาพรวมของตัวเลือกซอฟต์แวร์อัตโนมัติชั้นนำสำหรับธุรกิจขนาดต่างๆ และความต้องการที่แตกต่างกัน:
Oracle Netsuite
Netsuite เป็นแพลตฟอร์มการจัดการธุรกิจที่แข็งแกร่งซึ่งนำเสนอการอัตโนมัติของ AP และ AR, การผสานรวม ERP อย่างกว้างขวาง, และความสามารถในการปรับแต่งขั้นสูง. อย่างไรก็ตาม ขนาดและขอบเขตของมันอาจเป็นจุดอ่อนได้เช่นกัน; บางครั้งอาจถูกมองว่าซับซ้อนเกินไปและยากสำหรับบุคคลทั่วไปที่จะนำมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว. มันเหมาะที่สุดสำหรับบริษัทขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ที่ต้องการระบบ ERP ที่ครอบคลุม.
ควอดิเอนท์
จุดแข็งของ Quadient อยู่ที่การประมวลผลใบแจ้งหนี้ เนื่องจากมาพร้อมกับเครื่องมือติดตามใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะและเทคโนโลยี OCR ที่แข็งแกร่ง นอกจากนี้ยังมีพอร์ทัลการชำระเงินที่ช่วยให้การดูใบแจ้งหนี้และการติดตามการชำระเงินเป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม Quadient ไม่สามารถปรับแต่งได้มากนัก และไม่มีฟีเจอร์ที่หลากหลายเหมือนกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ ในตลาด
Tipalti
Tipalti ทำหน้าที่เป็นระบบ ERP ที่เน้นการประมวลผลใบแจ้งหนี้และกระบวนการอนุมัติเป็นหลัก เช่นเดียวกับ Quadient พวกเขามีพอร์ทัลการชำระเงินสำหรับลูกค้าที่ช่วยให้ผู้ขายสามารถส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงและส่งผ่านกระบวนการทำงาน นอกจากนี้ยังถือว่าเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการทำธุรกรรมระดับโลก – แม้ว่าเครื่องมือการชำระเงินระหว่างประเทศจะปลดล็อกได้เฉพาะในระดับ Advanced เท่านั้น
อินทูอิต ควิกบุ๊คส์
Quickbooks เป็นซอฟต์แวร์บัญชีที่ได้รับความนิยมพร้อมเทคโนโลยี OCR และเครื่องมือจัดการใบแจ้งหนี้ที่แข็งแกร่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและบริษัทขนาดใหญ่ สามารถผสานการทำงานกับ Slash ได้อย่างสมบูรณ์ ทำให้คุณสามารถส่งออกข้อมูลธุรกรรมระหว่างสองระบบได้อย่างราบรื่น ด้วยการผสานการทำงานที่หลากหลายและความสามารถในการปรับแต่งที่ลึกซึ้ง ทำให้เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ยืดหยุ่นที่สุดสำหรับการจัดการบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้ที่มีอยู่ในปัจจุบัน
เซโร
Xero เป็นซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ที่ยังสามารถเชื่อมต่อกับ Slash ได้อีกด้วย โซลูชันด้าน AP และ AR ของ Xero มีฟีเจอร์แจ้งเตือนการชำระเงินที่เป็นประโยชน์ ซึ่งสามารถส่งได้ทั้งทางอีเมลและ SMS นอกจากนี้ยังมีการเชื่อมต่อระบบชำระเงินออนไลน์กับ Paypal, Stripe และผู้ให้บริการบัตรเครดิตชั้นนำ Xero ยังมีความสามารถที่สนุกสนานในการปรับแต่งแบรนด์และชุดสีให้กับแม่แบบใบแจ้งหนี้ของคุณได้ตามต้องการ
วิธีการที่ Slash เสริมการทำงานของกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้
ในขณะที่แพลตฟอร์มข้างต้นมุ่งเน้นเฉพาะการอัตโนมัติของ AP และ AR, Slash ดำเนินการเป็นแพลตฟอร์มธนาคารธุรกิจที่เสริมสร้างกระบวนการทำงานเหล่านั้นผ่านการจัดการบัญชีธนาคารและการใช้จ่ายที่ผสานรวมกัน
Slash มอบการมองเห็นธุรกรรมแบบเรียลไทม์ บัตรองค์กรพร้อมการควบคุมการใช้จ่ายอย่างละเอียด และการผสานรวมทางบัญชีอย่างไร้รอยต่อกับแอปต่างๆ เช่น QuickBooks และ Xero การผสมผสานนี้ช่วยให้ทีมการเงินจัดการด้านการดำเนินการชำระเงินของบัญชีเจ้าหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในขณะที่สามารถติดตามกิจกรรมทางการเงินทั้งหมดได้บนแดชบอร์ดเดียว
การเลือกซอฟต์แวร์ AP & AR ที่เหมาะสม: เกณฑ์สำคัญ
ด้วยแพลตฟอร์มมากมายที่แข่งขันเพื่อดึงดูดความสนใจของคุณ คุณจะเลือกโซลูชันที่เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของคุณได้อย่างไร? ให้ความสำคัญกับเกณฑ์ปฏิบัติเหล่านี้เพื่อเป็นแนวทางในการประเมินของคุณ:
ความสะดวกในการใช้งานและการนำไปใช้
ซอฟต์แวร์จะมีคุณค่าก็ต่อเมื่อทีมของคุณใช้งานจริงเท่านั้น อินเทอร์เฟซผู้ใช้ใช้งานง่ายหรือไม่ หรือจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมอย่างเข้มข้น? ควรเลือกแพลตฟอร์มที่มีกระบวนการตั้งค่าแบบมีคำแนะนำ บริการลูกค้าที่ตอบสนองรวดเร็ว และรีวิวจากผู้ใช้ที่ดี
การผสานรวมกับเครื่องมือบัญชี
การผสานรวมอย่างราบรื่นกับระบบบัญชีที่คุณมีอยู่สามารถช่วยได้อย่างมาก หากคุณใช้ QuickBooks, Xero, NetSuite หรือแพลตฟอร์มอื่น ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ AP/AR มีการผสานรวมที่แข็งแกร่งและได้รับการดูแลอย่างดี
ความสามารถในการขยายตัว & ความลึกของการทำงานอัตโนมัติ
ประเมินว่าแพลตฟอร์มสามารถขยายขนาดเพื่อรองรับปริมาณใบแจ้งหนี้ที่เพิ่มขึ้น รองรับหลายหน่วยงานหรือสถานที่ และรองรับกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้นได้หรือไม่ มองหาแพลตฟอร์มที่สามารถเติบโตไปพร้อมกับคุณ แทนที่จะเป็นแพลตฟอร์มที่คุณจะเติบโตเกินกว่าที่จะรองรับได้
รองรับวิธีการชำระเงินหลายรูปแบบ
ผู้ขายและลูกค้าต่างมีความชอบวิธีการชำระเงินที่แตกต่างกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มรองรับวิธีการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ: การโอนเงินผ่าน ACH, การชำระเงินผ่านสาย, บัตรเครดิต, บัตรเสมือน, และแม้กระทั่งคริปโต แพลตฟอร์มธนาคาร Slash ให้บริการทุกวิธีเหล่านี้ด้วยค่าธรรมเนียมต่ำและสามารถตรวจสอบได้เต็มรูปแบบ
รายงานแบบเรียลไทม์และแดชบอร์ด
แพลตฟอร์ม AP และ AR ที่ดีที่สุดมอบการมองเห็นแบบทันทีในตัวชี้วัดสำคัญ ใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานอยู่ แดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ และเครื่องมือรายงานที่แข็งแกร่ง การวิเคราะห์ข้อมูลจะมีผลกระทบต่อการคาดการณ์งบประมาณของคุณได้ก็ต่อเมื่อสามารถเข้าถึงได้ง่ายและทันสมัยเท่านั้น
ต้นทุนและแบบจำลองการกำหนดราคา
ซอฟต์แวร์ AP/AR ไม่มีราคาตายตัวเพียงอย่างเดียว – ราคาของมันแตกต่างกันอย่างกว้างขวางตามคุณสมบัติ, ปริมาณใบแจ้งหนี้, และจำนวนผู้ใช้. ตรวจสอบว่ามีการคิดราคาเป็นรายเดือนหรือรายผู้ใช้, มีค่าธรรมเนียมการติดตั้งและสัญญาในระยะยาวหรือไม่, และมีระดับการให้บริการที่มีคุณสมบัติต่าง ๆ กันหรือไม่.
See the ROI behind your spend
Use this calculator to understand impact, then manage and track it all in Slash.
คำถามที่ควรพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ
ก่อนที่คุณจะตัดสินใจขั้นสุดท้าย ให้พิจารณาคำถามสำคัญเหล่านี้:
- ปัญหาเฉพาะที่เรากำลังพยายามแก้ไขคืออะไร? โปรดระบุให้ชัดเจนว่าคุณกำลังมุ่งเน้นไปที่บัญชีเจ้าหนี้เป็นหลัก หรือบัญชีลูกหนี้ หรือทั้งสองอย่าง การกำหนดจุดโฟกัสนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินสำหรับฟีเจอร์ที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้
- เราดำเนินการใบแจ้งหนี้ต่อเดือนกี่ฉบับ และแนวโน้มการเติบโตเป็นอย่างไร? ปริมาณมีผลกระทบอย่างมากต่อการกำหนดราคาและการเลือกแพลตฟอร์ม เลือกโซลูชันที่สามารถรองรับปริมาณปัจจุบันของคุณได้อย่างสบายและมีพื้นที่สำหรับการเติบโตในอนาคต
- เราต้องการความซับซ้อนในการอนุมัติในระดับใด? การอนุมัติแบบง่ายในระดับเดียวต้องการความสามารถที่แตกต่างจากกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนซึ่งต้องผ่านหลายระดับการบริหารจัดการ
- เราต้องการความสามารถในการรองรับหลายองค์กรหรือความสามารถระหว่างประเทศในตอนนี้หรือในอนาคตอันใกล้หรือไม่? คุณสมบัติเหล่านี้เพิ่มความซับซ้อนและค่าใช้จ่าย ดังนั้นคุณควรเลือกใช้เฉพาะเมื่อธุรกิจของคุณต้องการจริงๆ เท่านั้น
ดูวิธีที่ Slash สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานทางการเงินของคุณ
แพลตฟอร์มบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้สมัยใหม่ช่วยทำงานอัตโนมัติในกระบวนการที่ต้องทำด้วยมือ ลดข้อผิดพลาด เร่งรอบการชำระเงิน และมอบการมองเห็นแบบเรียลไทม์ที่ช่วยให้การจัดการทางการเงินเชิงกลยุทธ์เป็นไปได้ Slash นำเสนอแนวทางที่เสริมกันในการจัดการ AP และ AR โดยให้โครงสร้างพื้นฐานการธนาคารแบบบูรณาการควบคู่ไปกับฟีเจอร์เหล่านี้ แทนที่จะแข่งขันโดยตรงกับแพลตฟอร์ม AP/AR ที่เฉพาะเจาะจง Slash ทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มเหล่านั้นและช่วยให้ทีมการเงินดำเนินการชำระเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและมองเห็นการใช้จ่ายได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
แพลตฟอร์มของเรานำเสนอการเชื่อมต่อระบบบัญชีกับ QuickBooks และ Xero เพื่อช่วยให้การกระทบยอดบัญชีเป็นไปอย่างราบรื่นและรายงานผลได้ถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น ฟีเจอร์ติดตามใบแจ้งหนี้ช่วยให้ทีมงานสามารถตรวจสอบสถานะการชำระเงินได้อย่างสะดวก พร้อมรองรับวิธีการชำระเงินหลากหลายรูปแบบ เพื่อความยืดหยุ่นในการชำระเงินให้กับผู้ขาย แดชบอร์ดของเราได้รวบรวมกิจกรรมทางการเงินไว้ในที่เดียว ช่วยให้ทีมสามารถระบุจุดติดขัด จัดการบัญชี และนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในจุดที่เหมาะสมกับกระบวนการทำงานของแต่ละทีม ทีมการเงินสามารถส่งและรับชำระเงิน ตรวจสอบแนวโน้มการใช้จ่าย และเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจทางการเงินอย่างมีข้อมูลครบถ้วน
ระบบการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายอัตโนมัติของ Slash, การซิงค์ธุรกรรมแบบเรียลไทม์ และการจัดตารางการชำระเงิน รองรับทั้งกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้ ไม่ว่าคุณจะทำงานกับใบแจ้งหนี้หลายสิบหรือหลายพันใบต่อเดือน เรามีเครื่องมือให้คุณจัดการการดำเนินงานทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและประหยัดเวลาในขณะเดียวกัน
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
คำถามที่พบบ่อย
ซอฟต์แวร์บัญชีลูกหนี้สามารถเชื่อมต่อกับระบบบัญชีที่มีอยู่ได้หรือไม่?
ใช่, ระบบอัตโนมัติ AR ที่ทันสมัยส่วนใหญ่มีการผสานการทำงานกับแพลตฟอร์มบัญชีที่ได้รับความนิยม เช่น QuickBooks, Xero, NetSuite, และ Sage Intacct. การผสานการทำงานเหล่านี้มักจะทำการซิงค์ข้อมูลการรับเงิน เช่น ข้อมูลใบแจ้งหนี้, ข้อมูลการชำระเงิน, และบันทึกของลูกค้า ระหว่างระบบโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม อาจมีการปรับเปลี่ยนตามกรณี
การประยุกต์ใช้เงินสดคืออะไร?
การนำเงินสดไปใช้เป็นกระบวนการของบัญชีลูกหนี้ในการจับคู่การชำระเงินจากลูกค้าเข้ากับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระในระบบ ERP หากไม่มีกระบวนการนำเงินสดไปใช้ที่ราบรื่น การเก็บเงินอาจกลายเป็นระเบียบและใบแจ้งหนี้ที่ถูกลืมอาจไม่ถูกพบจนกว่าจะถึงการกระทบยอดในภายหลัง
อะไรคือจำนวนวันขายที่ค้างชำระ (DSO)?
จำนวนวันขายที่ค้างชำระ (DSO) เป็นสูตรที่ใช้วัดระยะเวลาเฉลี่ยที่บริษัทใช้ในการเรียกเก็บเงินหลังจากการขายสินค้าหรือบริการแบบเครดิต สำหรับธุรกิจที่เน้นการขายแบบเครดิตเป็นหลัก DSO จะแสดงให้เห็นว่ากำไรที่อาจเกิดขึ้นต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะกลายเป็นเงินสดจริง แม้ลูกค้าของคุณจะมักพึ่งพาเครดิตในการทำธุรกรรม แต่การติดตามและควบคุม DSO ให้อยู่ในระดับต่ำก็เป็นสิ่งที่ควรทำ
