구매대금 지급 프로세스 효율화 방법
매입채무(AP)는 기업의 재무 도구 중 중요한 부분입니다. 공급업체의 청구서를 수령하고 일관된 대금을 지급하는 것은 성장을 촉진하고 관계를 개선하며 업무 흐름을 원활하게 유지합니다. 그러나 매입채무 프로세스가 비효율적일 경우 정반대의 결과를 초래하게 됩니다.
구매 발주서와 송장 관리는 복잡한 미지급금 관리 특성상 부담스러울 수 있습니다. 회계 담당자가 수동으로 처리할 경우 데이터 입력 오류, 누락된 송장, 또는 단순히 느린 처리 속도로 인해 미지급금 프로세스가 차질을 빚을 수 있습니다. 미지급금 자동화를 통해 전체 프로세스를 최적화하면 기업이 이러한 어려움을 극복하는 데 도움이 될 수 있습니다.
이 가이드에서는 미지급금 처리 프로세스, 시작부터 완료까지의 단계별 절차, 그리고 자동화가 팀의 시간과 노력을 어떻게 절약할 수 있는지 논의합니다. 또한 Slash와 같은 현대적인 뱅킹 플랫폼이 결제 자동화 도구, 거래 전반에 걸친 실시간 가시성 제공, 암호화폐를 통한 저비용 글로벌 송금 서비스¹를 통해 미지급금 프로세스를 자동화하는 방법을 소개합니다.⁴
매입채무 처리 과정 이해하기
"매입채무"란 간단히 말해, 기업이 신용으로 받은 상품과 서비스에 대해 지불해야 할 의무를 의미합니다. 조직의 재정 상황이 유동적일 경우, 공급업체와의 거래를 즉시 결제하는 대신 신용 거래로 전환할 수 있습니다. 그러나 개인이 매월 받는 신용카드 청구서와 달리, 기업은 수많은 서로 다른 계정, 시기, 부서에서 발행된 청구서를 처리해야 합니다. 따라서 매입채무 처리 과정은 효율적이고 정확해야 합니다.
발행된 청구서 처리, 지급 승인, 정확한 보고서 작성은 재무 담당자가 채무 관리 시 처리해야 하는 수많은 업무 중 일부에 불과합니다. 특히 승인 절차가 지연되어 채무 처리 과정이 정체될 때, 공급업체에 제때 지급하는 것이 가장 큰 과제가 될 수 있습니다.
매입채무 처리 절차: 6가지 핵심 단계
매입채무 처리 과정의 전형적인 단계별 분석을 살펴보겠습니다:
구매 주문서(PO) 생성
구매 주문서는 구매자가 판매자에게 발행하는 문서로, 배송 전 지불 조건과 예상되는 상품 또는 서비스를 명시합니다. 따라서 첫 번째 단계는 주문에 대한 구매 주문서를 작성하는 것입니다.
송장 수령 및 데이터 캡처
공급업체로부터 송장을 수집하세요. 물리적 사본을 스캔하거나, 이메일에서 PDF를 다운로드하거나, OCR 기술을 활용해 송장 파일을 AP 또는 회계 시스템에 업로드하여 세부 정보를 자동으로 추출할 수 있습니다.
청구서 검증 및 승인
회계 업무를 철저히 관리하기 위해 항목별 정확성을 검증하고, 규정 준수를 보장하며, 적절한 담당자에게 승인을 요청하고, 모든 내용을 총계정원장(General Ledger)에 입력하십시오.
결제 일정 설정
공급업체와 협의한 조건 및 회사의 현금 흐름에 따라 결제 일정을 계획하십시오. 슬래시 비즈니스 뱅킹 플랫폼을 통해 정확한 시점에 결제를 예약하고 자동으로 실행할 수 있으므로, 결제 기한을 놓칠 염려가 전혀 없습니다.
결제 실행
상품 또는 서비스 대금을 ACH, 전신환 또는 법인 카드로 결제하세요. Slash Visa® Platinum 카드와 같은 일부 법인 카드는 세부적인 지출 관리 기능과 실시간 인사이트를 제공하여 거래 추적 및 기록을 간편하게 해줍니다.¹
기록 관리 및 보고
회계 기록, 감사, 그리고 공급업체와의 강력한 관계 유지를 위해 지급 내역을 기록하기 위해 총계정원장(General Ledger)으로 돌아가십시오.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
매입채무 처리 과정에서 흔히 발생하는 과제들
AP 프로세스를 수동으로 관리하면 다음과 같은 다양한 장애물과 지연이 발생할 수 있습니다:
실수와 과오
회계 담당자가 이메일 수신함, 서류 캐비닛, 회계 플랫폼에 흩어진 수십 개의 영수증 데이터를 수동으로 입력할 때 인적 오류가 크게 증가할 수 있습니다. 숫자 전치, 중복 입력, 거래 불일치 등이 시간이 지남에 따라 누적될 수 있습니다. 이는 부정확한 경비 보고서, 누락된 세금 공제, 심지어 세무 조사로 이어질 수 있습니다.
결제 추적의 어려움
디지털 영수증과 종이 영수증을 혼용하는 재무 팀의 경우 지출 현황을 실시간으로 파악하는 것은 거의 불가능에 가깝습니다. 회사의 현금 흐름을 분석하고 예산을 계획하려면 종이 영수증, 디지털 PDF, 이메일 확인서, 은행 명세서를 수동으로 대조해야 합니다. 이는 느린 과정입니다. 모든 자료를 모으는 동안 이미 정보가 낡거나 불완전해질 수 있습니다.
일관되지 않거나 불명확한 비용 분류
비즈니스 비용의 부적절한 분류는 지출 추적과 재무 보고를 더욱 어렵게 만들 수 있습니다. 사무용품, 소프트웨어 구독료, 출장비 등을 구분하지 못하는 등 비용이 제대로 분류되지 않으면 귀하와 팀원들은 지출 패턴 분석이나 정확한 보고서 작성에 어려움을 겪을 수 있습니다. Slash와 같은 현대적인 소프트웨어로 구매 내역을 분류하면 시간을 절약하고 보고 정확도를 높일 수 있습니다.
청구서 처리 및 승인 지연
일부 기업은 지급 처리를 위해 관리자, 부서장, 임원진의 순차적 승인을 요구합니다. 승인 요청이 서로 다른 사무실이나 위치 간에 물리적 서류로 전달되어야 할 경우 이러한 지연은 상당히 길어질 수 있습니다. 여러 승인자가 동시에 검토하고 서명할 수 있는 중앙 집중식 디지털 플랫폼에서 청구서를 관리하는 것이 더 효과적입니다.
자동화된 채무 관리의 장점
속도, 정확성 및 확장성을 위해 재무 팀은 AP 프로세스를 자동화하기 위해 개발된 전문 소프트웨어를 고려해야 합니다. AP 자동화가 수동 방식에 비해 뚜렷한 이점을 제공하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다:
효율성과 시간 절약
간단히 말해, AP 자동화는 팀의 시간을 절약해 줍니다. 재무 부서가 일상 업무를 효율적으로 처리할 수 있게 되면, 예산 관리와 지출 예측 같은 중요한 업무에 집중할 여유가 생깁니다. 자동화가 없다면 이런 업무들은 처리하기에 너무 부담스러워 제대로 관리하기 어려웠을 것입니다.
보고 용이성
회계 처리의 중요한 측면은 일반 원장 내에서 경비 보고서를 세금 규정 준수 상태로 유지하고 가능한 한 공제를 활용하는 것입니다. 강력한 보고 도구와 경비 분류 기능을 통해 AP 자동화는 이 과정을 훨씬 쉽게 만들어 줍니다. Slash와 같은 플랫폼은 ACH, 전신환, 심지어 암호화폐 결제 경로를 통한 송금 거래까지 기록할 수 있는 기능을 추가합니다.
다중 법인 조직을 위한 확장성
급성장하는 기업은 종종 자체 인력을 앞지르며, 소수의 회계 담당자가 산더미 같은 영수증과 다양한 사업용 은행 계좌를 관리해야 하는 상황에 처합니다. AP 자동화 솔루션은 이러한 서류 작업을 모두 처리하고 지불을 손쉽게 분류합니다. 다중 법인 조직의 경우, Slash를 통해 사용자는 자회사별로 별도의 대시보드 보기를 구성할 수 있어 AP 소프트웨어가 각 법인에서 원활하게 작동하도록 지원합니다.
정확성과 일관성
AP 자동화 소프트웨어가 기존 회계 시스템과 연동되면 데이터를 원본에서 직접 가져와 수동 데이터 입력을 생략하고 비용이 많이 드는 오류를 방지할 수 있습니다. AP 플랫폼은 또한 비즈니스 비용을 자동으로 분류하여 시간을 절약하고 인적 판단 요소를 제거합니다. Slash는 Quickbooks 및 Xero와 같은 회계 시스템과 연동되어 사용자가 구매대금 지급 거래, 은행 계좌 및 기타 재무 데이터를 양방향으로 동기화할 수 있도록 합니다.
기업에서 채무 자동화 구현 방법
재무 부서에 완전한 사이클의 채무 자동화 시스템을 도입하기 위해 취해야 할 단계는 다음과 같습니다:
AP 워크플로우 검토
현재 구매대금 지급 프로세스의 현황과 개선 가능성을 상위 관점에서 파악해야 합니다. 인보이스당 비용, 송금 수수료 또는 ACH 수수료 지출 규모, 승인 절차 소요 시간, 그리고 프로세스 종료 시점에 어떤 정보가 문서화되는지 주의 깊게 살펴보십시오.
고통 포인트 파악하기
워크플로우를 평가할 때 스스로에게 두 가지를 물어보세요: "어디에서 실수가 발생하고 있는가?" 그리고 "이 중 중복되는 부분은 없는가?". 인적 오류가 발생하기 쉬운 작업은 쉽게 발견할 수 있지만, 반복적이거나 불필요해서 제거할 수 있는 단계도 주의 깊게 살펴봐야 합니다.
매입채무 자동화 소프트웨어 선택하기
적합한 AP 솔루션은 업무 흐름을 보완하고 기존 회계 소프트웨어와 통합됩니다. Slash 비즈니스 뱅킹 플랫폼은 결제 추적, 경비 관리, 공급업체 결제를 자동화하면서 다양한 인기 회계 앱과 연동되는 시스템의 좋은 예입니다.
팀을 교육하고 온보딩하세요
이러한 플랫폼은 구매대금 지급 프로세스를 자동화할 수 있지만, 자체 직원 온보딩은 자동화할 수 없습니다. 구매대금 지급 소프트웨어를 담당할 적임자를 확보하고, 해당 소프트웨어를 효율적으로 활용하는 데 필요한 지식을 충분히 갖추도록 하십시오.
모니터링 및 최적화
기존 워크플로우를 검토했던 방식과 동일하게 새로운 워크플로우도 검토해야 합니다. 자동화된 구매대금 지급 프로세스를 기존 방식과 비교하여 이전 문제가 해결되었는지 확인하고, 팀이 새로운 도구에 적응하는 과정에서 발생할 수 있는 문제점을 주의 깊게 관찰해야 합니다.
Slash로 구매대금 지급 프로세스를 간소화하세요
현대적인 자동화 AP 시스템은 기업의 재무 워크플로우 전반을 혁신적으로 변화시킬 수 있습니다. 당사의 AP 자동화 도구는 재무 팀이 결제 처리를 가속화하고, 보고 기능을 개선하며, 오류를 줄이고, 강력한 공급업체 관계를 유지하는 데 도움을 줍니다.
슬래시는 공급업체 지급 및 청구서 관리를 자동화하여 미결제 금액을 최소화하고 처리해야 할 항목에 대한 가시성을 높여줍니다. 당사 플랫폼의 글로벌 결제 기능과 기본 암호화폐 지원으로, 일반적으로 발생하는 높은 수수료 없이 전 세계 어디로든 거래를 처리할 수 있습니다.
Quickbooks 등 회계 시스템과의 연동을 통해 귀사의 최신 재무 데이터를 한곳에 통합 관리할 수 있습니다. 당사의 자동화 도구를 통해 기업은 투명한 청구서 및 결제 데이터, 실시간 추적 및 보고 기능, 강화된 재무 통제력을 확보할 수 있습니다. 여러 시스템을 동시에 관리해야 하는 부담 없이 자동화의 이점을 누릴 수 있습니다.
슬래시 비즈니스 뱅킹 플랫폼은 또한 다음에 대한 접근을 제공합니다:
- 슬래시 비자 플래티넘 카드지출 분류를 자동화하고 세분화된 지출 관리 기능을 활용하세요 – 최대 2% 캐시백을 적립하면서.
- 간소화된 글로벌 결제180개 이상의 국가에서 35개 이상의 통화로 송금 및 수취 가능
- 실시간 결제 시스템RTP 및 FedNow 지원으로 국내 송금이 거의 즉시 처리되어 비즈니스에 추가적인 속도와 유연성을 제공합니다.
Slash로 구매 프로세스를 자동화하고, 현금 흐름을 더 효과적으로 관리하며, 새로운 절감 기회를 창출하세요.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
자주 묻는 질문
매입채무 처리 과정의 예시는 무엇인가요?
가상의 조명 회사 관점에서 본 전 주기 채무 처리 프로세스의 전형적인 단계별 살펴보기:
- 판타스틱 램프스 주식회사는 린넨 공급업체로부터 램프 쉐이드용 린넨을 구매하기 위해 구매 주문서(PO)를 작성합니다.
- 그들은 즉시 지급하지 않고, 대신 구매 발주서에서 발행된 청구서를 그들의 시스템에 입력합니다.
- 판타스틱 램프의 재무 책임자들은 청구서의 정확성과 규정 준수를 확인합니다.
- 회계사들은 회사가 60일 이내에 리넨 비용을 지불할 수 있을 것이라고 판단합니다.
- 60일이 지나면, 그들은 선호하는 방법으로 대금을 송금합니다.
- 그들은 이 구매와 이어지는 작업 흐름의 세부 사항을 총계정원장(General Ledger)에 기록합니다.
매입채무와 매출채권의 차이점은 무엇인가요?
매출채권은 단순히 매입채권의 반대 개념입니다. 매입채권이 공급업체로부터 받은 상품이나 서비스에 대해 지불해야 할 금액이라면, 매출채권은 기업이 제공한 상품이나 서비스에 대해 고객이 지불해야 할 금액입니다. 회사의 운영 방식에 따라 한쪽 워크플로우에 더 많이 의존할 수 있습니다.
자동화가 채무 처리 과정을 어떻게 변화시켰는가?
자동화가 일상적인 AP 업무를 개선하고 공급업체 관계를 강화한 방식을 살펴보았지만, 동시에 자동화가 산업 전반에 걸쳐 채무 관리 방식을 어떻게 변화시켰는지도 살펴볼 수 있습니다. 자동화 덕분에 많은 기업들이 총계정원장과 청구서 처리를 그 어느 때보다 빠르고 효율적으로 관리하고 있습니다. AP 자동화는 과거 경쟁에서 앞서 나가기 위한 수단이었지만, 이제는 뒤처지지 않기 위한 필수 요소가 되었습니다.
