請求書の作成方法：プロフェッショナルな請求書を素早く簡単に作成するためのガイド
高価値なクライアント向けのプロフェッショナルな請求書を作成しようとしているのに、小さな問題が次々と発生します。口座番号の記載をほぼ忘れてしまい、書式もどこかおかしい。請求書を送付すると、それはファイルに保管され忘れ去られます。数週間後、支払いが全く行われていないことに気づき、原因を突き止めるために自分の行動を遡って確認する羽目になります。
請求書は想像以上に重要です。優れた請求書は単なる支払い請求以上の役割を果たします。契約内容を明確に記録し、期日通りの入金確保を支援します。また、クライアントが最初に目にする公式文書であることが多く、貴社に対する印象を大きく左右する可能性があります。
このガイドでは、請求書とは何か、記載すべき情報、作成手順を段階的に説明します。自動請求書発行ソフトウェアが請求書の作成・送信・回収をいかに簡素化するかも解説します。その過程で、Slashの新機能である請求書発行機能を紹介し、当社のフルスタックビジネスバンキングプラットフォーム内で、企業が統一された請求書を生成し、未払い残高を追跡し、支払いを受け取る方法を示します。¹
請求書とは何ですか？
請求書とは、商品やサービスに対する支払いを顧客に請求するために使用される書類です。その明示的な目的に加え、請求書は売掛金の管理や、税務・報告のための正確な財務記録の維持においても重要な役割を果たします。
請求書は取引の詳細を明細リスト形式で記載します。各明細行は提供された製品またはサービス、ならびに商品の数量と価格を表します。小計は全明細行の金額合計を示します。請求書には適用される税金、追加料金、または適用された割引が含まれる場合があり、これらはすべて最終的な支払総額に反映されます。
すべての請求書には、主要な識別情報と支払指示を含める必要があります。固有の請求書番号は、企業と顧客双方が取引を参照するのに役立ちます。また、明確に定義された支払条件は、請求書の支払い方法と時期を説明します。請求書は発注書（PO）に対応する場合もあります。発注書とは、顧客が商品やサービスを要求する際に提出する書類です。請求書と発注書の識別情報を一致させることで、売掛金管理ソフトウェア内の記録を整合させることができます。
請求書を作成すると、通常はメール、請求書発行ソフト、またはクライアントポータルを通じて顧客に送信され、正式に支払いプロセスが開始されます。
請求書の作成方法：ステップバイステップガイド
請求書の作成は複雑である必要はありませんが、いくつかの重要な詳細を正しく記載する必要があります。以下の手順では、クライアントが理解しやすく支払いやすい、明確でプロフェッショナルな請求書の作成方法を説明します：
1. 請求書テンプレートと書式を選択する
まず、ビジネスニーズに合った請求書テンプレートを選択してください。すべての請求書に同一のテンプレートを使用することで、記録の一貫性を確保し、重要な詳細の記載漏れを防ぐことができます。請求書は、ワードプロセッサ、会計ソフト、またはSlashのようなビジネスバンキングプラットフォームを使用してデジタル文書として作成できます。多くの企業では、元の書式を保持し編集を防止するため、請求書をPDF形式で保存・送信しています。
2. 貴社の情報を追加してください
請求書の最上部には、会社名、住所、メールアドレス、電話番号を含む貴社の情報を明記してください。これにより、クライアントは差出人を即座に特定し、質問がある場合の連絡方法を把握できます。請求書の下部には、預金口座の詳細や利用可能な支払い方法に関する注意事項など、クライアント向けの明確な支払い手順を記載してください。
3. お客様の詳細情報を含めてください
次に、請求書の上部にクライアント名、会社名、請求先住所を記載します。正確なクライアント情報を記載することで、請求書が適切な担当者や部署に確実に届くようになり、処理や支払いの遅延を防ぐこともできます。
4. 提供される商品またはサービスを列挙する
提供した商品またはサービスの明細リストを作成してください。各項目には、製品またはサービスの説明、請求数量または時間、および価格を記載してください。
5. 合計、税金、および調整額の計算
すべての明細項目を記載した後、小計を計算し、必要な税金、手数料、または割引を適用します。各調整が最終合計にどのように影響するかを明確に示し、お客様が支払額がどのように算出されたかを容易に理解できるようにします。
6. 請求書を確認し、保存して送信する
送信前に、請求書の正確性と完全性を確認してください。最終確認後、メール、請求書発行ソフト、またはクライアントポータルを通じて請求書をクライアントに送信し、支払いプロセスを開始してください。
Slashを使用して請求書を生成する方法
Slashの組み込み請求書作成機能では、ダッシュボードから直接請求書の作成・追跡・送信が可能です。顧客情報、請求金額、支払期日が一箇所に保存されるため、請求業務が簡素化され、手動でのデータ入力やフォローアップが削減されます。わずか数ステップで請求書を生成・送付でき、帳簿管理のための自動記録機能も備わっています。使用方法は以下の通りです：
- Slashダッシュボード内の「請求書」ページに移動すると、未払いの請求書と支払済みの請求書、金額、および支払期日をすべて確認できます。
- 請求書を作成するには、右上の「新規請求書」をクリックしてください。最初に受取人の選択を求められます。保存済みの連絡先と銀行情報から受取人を選択するか、新規顧客の詳細を手動で追加できます。
- 次に、数量や価格を含む明細項目を請求書に追加するよう求められます。Slashは自動的に一意の請求書番号を割り当て、記録を整理します。このステップでは、必要に応じて消費税や割引を適用することもできます。
- 次に、支払期日と預金口座を選択します。必要に応じて、請求書の内容や追加の支払い指示を説明するメモを入力できます。
- すべての情報を入力後、請求書を作成・送信する前にサンプルを確認できます。「請求書を作成」をクリックすると、請求書のコピーがSlashダッシュボードに保存されると同時に、受取人のメールアドレスへ自動的に送信されます。
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手動請求書発行と請求書発行ソフトウェア：長所、短所、およびトレードオフ
以下のセクションでは、請求書作成ソフトウェアが、手作業では到底実現できない方法で、書式設定、送付、支払い、追跡をどのように処理するかを説明します：
デジタル請求書は支払いを効率化できます
デジタル請求書は、請求書の送信から支払い受領までのプロセスを簡素化し、摩擦を軽減します。Slashのようなツールでは、受取人が請求書自体から直接支払いを開始でき、文書の末尾に明確な支払いオプションが表示されます。すべての請求書を1か所で管理することで、未払いの支払いを一目で把握しやすくなり、チームが売掛金をより効率的に管理するのに役立ちます。
請求書テンプレートは自動生成できます
ワードプロセッサやスプレッドシートで請求書を作成すると、書式が崩れやすくなります。ロゴの位置がずれたり、行間が不均一になったり、合計金額が正しく計算されない場合があります。Slashはこの工程を省略し、必要な請求書情報を事前に取得して自動的に取り込み、一貫した書式の専門的な請求書と添付メールを作成します。
ビジネスバンキングおよび売掛金管理ソフトウェアとの連携
請求書発行プロセスが銀行プラットフォームと連携していない場合、おそらく手動で銀行口座を確認して入金状況を確認し、別々のシステムで取引を記録していることでしょう。Slashでは、すべての請求書書類がダッシュボードに一覧表示され、入金情報は自動的に分析データに反映されるため、キャッシュフローをリアルタイムで把握できます。
請求書番号と発注書は自動的に照合できます
一部の会計・請求書発行ソフトウェアでは、請求書番号と対応する発注書を自動的に照合できます。照合方式には二者照合（請求書と発注書）または三者照合（請求書、発注書、および支払いまたは領収書）があります。SlashなどのツールからQuickBooksへ請求書と支払いを同期させると、会計システムが発注書、請求書、支払い記録を関連付けた状態で管理できるため、手動での照合作業が削減されます。
保存された受信者情報を使用して精度を向上させる
手動での請求書発行では、正しい顧客情報を探すためにメールや過去の記録を調べ直す必要があることがよくあります。Slashのような請求書発行ソフトウェアは、受取人の連絡先や支払い情報を保存するため、新しい請求書ごとに検証済みのデータから情報を取得します。これにより入力ミスを減らし、請求書が正しい宛先に確実に送付される可能性を高め、顧客リストが拡大しても請求プロセスの一貫性を維持するのに役立ちます。
最高の無料請求書作成ツールはどれですか？
無料の請求書作成ツールは、機能範囲や性能が大きく異なります。以下では主要な無料オプションを比較し、最も包括的な請求書作成機能を提供するツールをまとめます：
総合ベスト：スラッシュ
スラッシュは、請求書発行、ビジネスバンキング、支出管理を単一システムに統合した金融プラットフォームを提供します。無料プランでは、法人カード、グローバル決済ネットワーク、経費管理、財務分析、直接会計連携といった中核機能を利用可能。これらの機能は他社では有料となるケースが多いものです。
Slashで作成された請求書は組み込み決済処理をサポートしており、受取人は請求書から直接支払いを行い、支払いは自動的にダッシュボードに記録されます。企業は未収売掛金を監視し、他の会社取引と並行して請求書のステータスを追跡できます。今後、請求書からSlashアカウントへの直接暗号資産決済をサポート予定であり、請求書の作成や管理方法を変えることなく支払いオプションを拡大します。
マイクロソフト ワード
Microsoft Wordは文書編集ソフトであり、請求書作成ソフトウェアではありません。つまり、請求書は手動で作成・管理する必要があります。その主な利点はデザインの柔軟性であり、特にMicrosoft Officeに慣れたユーザーがレイアウトや書式設定を完全に制御したい場合に適しています。しかし、自動化機能、支払い追跡、リマインダー、計算機能、決済プロセッサーとの連携機能は一切備わっておらず、定期的な請求業務においては効率性が低く、ミスが発生しやすいという欠点があります。
波
Waveは請求書発行と基本的な会計ツールを組み合わせたサービスで、シンプルな財務管理を行うフリーランスや小規模事業者にとって有用です。ただし注意点として、Waveは高額な決済手数料で収益を得ています：カード取引は2.9%＋60セント、ACH送金は1%です。 さらに、Waveの領収書スキャン機能は月額8ドルの有料アドオンです。無料ユーザー向けのカスタマーサポートはヘルプ記事とチャットボットに限られており、問題が発生した際には制約を感じる可能性があります。
PayPal請求書発行
PayPal Invoicingは、包括的な請求システムというよりも、主に支払い回収ツールとして設計されています。顧客はPayPal残高、クレジットカード、Venmo、または後払いオプションを使用して支払うことができますが、事業者はPayPalの支払いエコシステムと手数料体系に縛られます。処理手数料は、ほとんどの商業取引で3.49% + 49セントと比較的高く、国際送金には4.49%に加えて追加の固定手数料がかかり、時間の経過とともにコストを大幅に増加させる可能性があります。
Zoho Invoice
Zoho Invoiceは無料製品でありながら、経費管理や支払い処理など幅広い機能を提供しています。ただし無料プランには以下の重要な制限があります：Zoho Invoiceアカウントごとに最大3ユーザーまで、年間1,000件の請求書発行制限、さらに承認ワークフローや詳細な請求書カスタマイズといった高度な機能は利用できません。
スクエア・インボイス
Square InvoicesはSquareのPOSシステムと直接連携するため、既にSquareエコシステム内で事業を展開している企業にとって便利です。無料プランにはネイティブ決済処理と基本的なプロジェクト管理が含まれますが、処理手数料は高額になる場合があります：ACH銀行振込は1%、手動入力または登録済みカードは3.5% + 15セントです。カスタマーサポートも限定的で、Square Premium（月額149ドル）にアップグレードしない限り電話サポートは利用できません。
請求書作成プロセスをSlashで簡素化
無料の請求書作成ツールの大半は、書類作成機能に限定されています。オンラインポータル経由での顧客支払いを可能にするものもありますが、高い処理コストがかかります。また、カスタマイズ機能に重点を置く一方で、長期的な請求書管理に必要なツールを省略しているものもあります。
Slashは請求書の発行を、企業の資金管理方法に直接結びつけるという独自のアプローチを採用しています。無料で無制限に請求書を作成でき、法人カードや銀行口座、支払いなどと共に管理できます。すべての財務情報を一元管理することで、請求済み、支払い済み、未払いの状況を把握しやすくなります。
請求書発行を超えて、Slashは日々の財務管理と成長を支援するために設計された包括的なツール群を提供します：
- 柔軟性を追求したビジネスバンキング： 複数の仮想口座を開設し、運営資金、準備金、プロジェクト予算を分離することで、チームがキャッシュフローをより明確に把握できるようにします。単一のダッシュボードから複数の事業体、拠点、子会社を管理し、統合されたレポートと全口座にわたる明確な可視性を実現します。
- スラッシュ・ビザ®プラチナカード： 法人向けチャージカード。会社経費の最大2%キャッシュバックに加え、カスタマイズ可能な支出ルール、カード管理機能、AI搭載の監視システム、暗号化レベルの不正利用防止機能を備えています。
- 動的決済方法： スラッシュは、カード決済、グローバルACH、SWIFT経由での180カ国以上への国際送金、RTPおよびFedNowによるリアルタイム国内決済など、幅広い決済手段をサポートしています。
- 会計システム連携： QuickBooksと直接取引を同期し、帳簿を自動的に最新の状態に保ちます。SlasもPlaid経由で接続し、Xeroなどのツールからのデータインポートをサポートしているため、既存の会計ワークフローへの組み込みが容易です。
- ネイティブ暗号通貨サポート： 資金をUSDTやUSDCなどの米ドルペッグ型ステーブルコインに変換し、ブロックチェーン上で送金を行うことで、コストと決済時間を削減できる代替決済手段を提供する。⁴
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よくある質問
Googleには請求書作成ツールがありますか？
Googleは専用の請求書作成ツールを提供していませんが、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのテンプレートを使用して請求書を作成できます。これらは手動での設定が必要で、組み込みの支払い追跡機能や請求書ワークフローは含まれていません。
ChatGPTは請求書を生成できますか？
ChatGPTは請求書テンプレートの作成や請求書本文の生成を支援できますが、請求書の送信、支払いの受領、請求書ステータスの追跡はできません。さらに、明細項目や支払い情報の入力にChatGPTを依存することは信頼性に欠ける可能性があります。
請求書を作成するにはLLCが必要ですか？
いいえ、請求書を作成したり送付したりするのにLLC（有限責任会社）は必要ありません。個人事業主、フリーランサー、独立請負業者は、正確な事業情報と税務情報を記載していれば請求書を発行できます。個人間取引（家賃や公共料金など）の支払い記録を残すためにも、個人で請求書を送付することが可能です。
