正確な事業簿記のための経費分類方法
経費の分類は予算管理に役立つだけでなく、年次IRS申告書において事業経費の正確な申告と税額控除を可能にします。控除対象となる事業経費はこの分類によって決定され、税負担を軽減し、より柔軟な資金運用を実現します。これらの控除を活用し、社内の支出を管理するためには、正確な経費分類プロセスを設定することが有効です。
経費カテゴリを明確化することで、支払いの発生場所・時期・理由が可視化され、財務報告の精度向上と問題の未然防止が可能になります。カテゴリ別経費の追跡機能がない場合、成長中の組織は予期せぬ支出源に直面し、すぐに混乱に陥る恐れがあります。現代の組織では経費管理ソフトウェアを活用し、データ入力の自動化、可視性の向上、事業経費の管理を実現しています。しかし、適切なソフトウェアの選択は依然として課題です。
スラッシュは、貴社の法人カードと支払いを単一プラットフォーム上で自動的に記録し、経費を分類します¹。支出を即座に分類し、QuickbooksやXeroなどのツールと同期する機能により、組織のキャッシュフロー管理を強化し、控除対象となる事業経費の明確な道筋を提供します。企業が直面する典型的な経費の種類、その整理方法、および事業税控除が発生する可能性のあるタイミングについて、以下に解説します。
経費の分類を理解する
事業経費の分類とは、可視性の向上、整理整頓、税額控除の活用を目的として、様々な種類の支払いを特定し分類する行為である。例えば、従業員の健康保険費用は、従業員の給与とは別々に貸借対照表に記録すべきである。
記録のために申し添えますが、経費の分類は予算編成と混同すべきではありません。予算編成は支出を削減するものであり、分類は支出を明確化し報告するものです。
事業経費を効果的に分類することは、正確な記録を維持し支出を最大限に活用しようとする成長企業や財務チームにとって有益です。
一般的な事業経費の種類
経費の分類は細分化されることが多く、企業の貸借対照表には数十種類の支出項目が記載されることもあります。固定費と変動費、日常的な支出と予期せぬ支出が存在します。特定の経費は税務上控除対象となりますが、適用されるのは限定的なケースのみです。朗報です。Slashの経費管理ソフトウェアは、こうした分類作業に伴う煩雑さを解消するために特別に設計されています。
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経費の分類方法：15の標準的な事業経費カテゴリー
15の最も一般的な経費カテゴリーを詳しく見ていきましょう。これらの多くはさらに独自のサブカテゴリーに分類でき、事業支出の傾向に関する具体的かつ実践的な知見を得られます。
材料
原材料の購入は、あらゆる製造業者や建設会社の利益率にとって極めて重要な要素です。商品の原価、材料費の支出額、取引頻度を把握することは、業務を効率的に管理する上で有効な手段です。また、材料費は税務上控除対象となる可能性のある多くの事業経費カテゴリーの一つでもあります。
事務用品
標準的なペンや紙に加え、事務用品にはコンピューター、インターネット、Wi-Fi、プリンター、インク、トイレ用品、電話機、その他業務目的で使用される様々な物品が含まれます。企業や中小企業と同様に、IRS（米国国税庁）は在宅勤務者に対しても、これらの経費を確定申告で控除することを認めています。
光熱費と維持費
職場を維持するには、家賃、光熱費、インフラの更新、修理、清掃など、定期的な経費が数多く発生します。倉庫や工場では、継続的なメンテナンスがさらに重要です。
マーケティング＆広告
一部の企業はマーケティングや広告を後回しにしがちだが、他方では長期的なキャンペーンに大きく依存する企業もある。いずれにせよ、ソーシャルメディア投稿のような単純なケースからビジネス展示会のブース出展のような複雑なケースまで、広告は経費項目として計上されるべきである。
研究開発
研究開発（R&D）とは、企業が現行製品の革新、新製品の開発、そして業界の最先端を走り続けるために行う活動を指す。組織ごとにその形は異なるが、通常は独自の事業経費を伴うプロセスである。
従業員の採用と研修
従業員の採用・オンボーディングに伴う事業経費は、組織にとって予想外の出費となる可能性があります。人材の離職、補充、研修にかかる費用は、その役職の給与総額の約半分に相当する場合があります。離職はコストがかかるため、チームの満足度を維持することが賢明です。ただし、その話はまた別の機会にしましょう。
この経費区分には、従業員が社内で成長する過程で継続的に行われる研修・教育も含まれます。これは科学・医療分野やOSHAガイドラインの遵守において一般的な慣行です。
従業員の給与と福利厚生
現代では、給与明細は従業員の報酬と課税所得の一部に過ぎません。健康保険や401kプランといった典型的な福利厚生に加え、ストックオプション、退職金制度、健康増進プログラム、食事提供、保育サービスなど、様々な特典が提供されることもあります。
請負業者への支払い
一方、代理店や個人事業主への支払いは、通常その報酬の全額を占めます。これは公認会計士サービス、人材派遣会社、弁護士費用、フリーランサー、その他一時的な業務のために企業が支払うあらゆる業者に適用されます。
保険
企業が自社向けに加入できる保険には様々な種類があります。例えば、財産保険、賠償責任保険・労災保険、さらにはサイバー保険などです。従業員の健康保険をこのグループに含めないよう注意してください。これは後ほど検討する、経費分類におけるよくある間違いの一つです。
車両／減価償却
自動車保険は別の種類の保険であり、トラックやバンを複数台所有する企業にとって重要な要素です。車両所有コストのうち、購入費・保険料・燃料費よりも目立たないのが減価償却費です。
自動車はディーラーの敷地を出た瞬間から価値が下がるとよく言われますが、これは事業用車両にも当てはまります。トラックやバンの段階的な減価償却を追跡することは、自社車両の真の価値を把握し、いつ補充が必要になるかを認識する上で重要です。この考え方は車両だけでなく、機械、コンピューター、その他の事務用品も同様の形で減価償却されるため、広く適用できます。
国税庁は、車両が純粋に業務目的で使用されている場合に限り、車両所有費およびガソリン代を控除することを認めています。
サブスクリプションとライセンス
固定資産税やライセンス、許可証などの定期的な支払いは永久に続くが、経費の分類時に見落としがちだ。ソフトウェアのサブスクリプションも同様に監視が重要である。多くの企業が人事管理、デザイン、プロジェクト管理プラットフォームに依存しているためだ。
関心
利息は様々な源泉から発生します。住宅ローン、事業ローン、信用枠、事業用クレジットカード、未払い債務などが含まれます。利息の支払いは急速に制御不能になる可能性があるため、いつどの程度の支払いが発生するかを把握することが極めて重要です。
セキュリティ
一部の組織は重厚なサイバーセキュリティ契約を締結している一方、他の組織は施設内にハイテクシステムを導入している。ハッキングや情報漏洩への対策であれ、独自技術の保護であれ、セキュリティは事業にとって重要な経費項目となり得る。
出張と宿泊
多くの組織は全国的なビジネスコンベンションに定期的に参加しており、参加する社員一人ひとりの航空券とホテルを予約する必要があります。食事代、ライドシェア料金、セミナー参加費などが、出張の総経費に計上されることがよくあります。興味深いことに、IRS（米国国税庁）によると、業務目的の食事代は100%ではなく50%が税控除の対象となります。
銀行手数料と決済処理
最後に、複数の金融口座を持ち安定したキャッシュフローがある企業は、様々な銀行手数料や取引手数料が発生することを想定すべきです。電信送金手数料、国際取引手数料、加盟店サービス手数料、銀行手数料などは、あらゆる種類の支払いに付随する小額の手数料の一例です。毎月の口座手数料や電信送金費用を節約したい企業にとって、 スラッシュプロ プランが答えになるかもしれません。
注意すべきよくある報告ミス
経費カテゴリを整理する際には、ミスを犯しやすいものです。こうしたミスは後々問題を引き起こすことがよくあります。よくある例としては以下のようなものがあります：
- 従業員の健康保険を会社の保険と一括りにする。
- 小規模な事務用品の購入を無視し、より重要な購入を優先する。
- 税額控除の機会を逃すこと、および／または実際には控除対象外である経費を誤って特定すること。
- 減価償却の要素を見落とす。
- 契約社員への支払いを従業員の給与と合算する。
- 追跡を忘れる 採用コスト （従業員の給与の約半分）。
経費承認プロセスとは何ですか？
支出を整理するのは戦いの半分に過ぎない。こうした経費の多くは、複数の関係者による承認プロセスと検証可能な領収書を必要とする。最も一般的なのは従業員からの出張費や業務経費だが、事務用品や車両など他の分野にも及ぶ場合がある。いずれにせよ、こうした承認プロセスは順調な日でも煩雑であり、領収書が不足している日やチームメンバーが信頼できない日には困難を極める。
これらの経費は背景情報を添えて提出され、方針と予算との整合性が確認された後、承認または却下され、報告用に記録されます。経費の分類と並行して、承認のための構造化されたワークフローを構築することが賢明です。
このプロセスは、経費管理ツール「スラッシュ」を使用することで容易になります。同ツールでは、経費を分類に基づいて自動的に承認できます。各取引は既存の会計システムと同期され、単一のダッシュボード上で統合されたアクセスを保証します。
承認プロセスの混乱、定期的な支払い、予期せぬ請求、不整合な報告書により、組織が支払いを追跡し税務申告の準備を整えることは不可能でした。そこでSlashが導入されたのです。
成長企業向けスラッシュによる経費分類の高度化
経費管理ソフトウェアは、支出を監視するだけにとどまるべきではありません。当社のプラットフォームは、取引そのものと、その背後で機能するシステムの両方を管理するために構築されています。
スラッシュが経費を自動分類。カテゴリ設定後、全ての購入と手数料がリアルタイムで適切な場所に表示されるため、レポート作成が容易になり、会計が整理され、経費が税務対応となります。入金・出金からスラッシュ法人カードでの従業員購入まで、各取引がダッシュボードに即時反映されます。
経費管理ソフトウェアを導入する企業の多くは、既存のツール群に追加する形となるため、後工程で問題が発生します。アプリやアカウントが増えるほど連携の断絶やミスが生じ、一貫性のある正確な財務報告が困難になります。そこでSlashは、法人カード・銀行口座・複数事業体の取引・自動経費分類を一つの財務プラットフォームに集約します。
また、IRS（米国国税庁）が認める控除対象項目についても明確に把握できます。事業経費の分類を明確にすることは、控除可能な事業経費や税務上の損金算入といった最大のメリットにつながります。
経費と控除の解決策に加え、Slashでは以下のサービスも提供しています：
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- コラムN.A.スイープネットワークを通じて、FDIC保険による数百万ドルの保護が受けられます。²
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先進企業は、時代遅れの手動入力や非効率な報告体制から完全に脱却し、経費の自動分類と透明性の高いキャッシュフロー管理ソリューションを求めています。Slashなら、これらの機能を法人銀行口座、財務分析ツール、その他の会計ツールと連携させることが可能です。
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よくある質問
Slashは現在の会計ソリューションと連携できますか？
もちろんです。Intuit QuickbooksやXeroといったプラットフォームに依存する企業は、機能の競合を心配する必要はありません。Slashはこれらのツールと連携し補完するよう設計されているためです。Slashはカード取引から自動的に加盟店データを取得し、経費カテゴリを現在のソフトウェアに直接同期するため、手動での整理作業が軽減されます。当社のビジネスバンキング、法人カード、経費管理、決済処理機能も、会計ツールに連携します。
クイックブックスのレシートスキャン機能により、経費の分類がさらに簡単になります。これにより、従業員はスラッシュ法人カード以外のカードで支払った購入品を即座にアップロードできます。（でも本当に、他のカードを使う理由があるでしょうか？）
どのカテゴリーの経費が税務上控除対象となりますか？
上記の15のカテゴリーのうち、広告費、従業員福利厚生費、家賃、光熱費、サイバーセキュリティ対策費、旅費、さらには事務用品費など、多くの項目が税額控除の対象となります。リモートワーカーは在宅勤務控除を活用することで、課税所得に対して同様の多くのメリットを得られます。米国国税庁（IRS）では税額控除に関する状況がケースバイケースとなるため、控除対象となる事業経費に基づいて確定申告の判断を行う前には、必ず税務専門家に相談してください。
