中小企業向け買掛金自動化ガイド

小規模チームは限られたリソースで多くの業務をこなしています。スマートな自動化ソリューションがなければ、日常業務が積み上がり、貴重な時間を奪い、キャッシュフロー管理を困難にします。適切なツールは、手作業を効率化されたワークフローに変えることで、業務と財務の負荷を軽減します。これにより処理時間が短縮され、ミスが減り、全体的な効率性が向上します。

ビジネスプロセスを自動化する方法はいくつかあります。その主要な手法の一つが買掛金自動化です。買掛金（AP）は流動負債と取引先への支払債務に関わるため、企業にとって不可欠な価値創造プロセスかつ財務プロセスです。本ガイドでは買掛金自動化に焦点を当て、その定義・仕組み・業務効率化効果について解説します。

買掛金自動化とは何か、そしてなぜ中小企業にとって重要なのか？

買掛金（AP）とは、商品やサービスの調達・受領後に企業がベンダーやサプライヤーに支払うべき金額を指します。買掛金は、商品やサービスを提供した後に顧客やクライアントが支払うべき金額を示す売掛金（AR）と本質的に対をなすものです。両者は貸借対照表における重要な数値ですが、請求書の処理、承認、期日通りの決済完了などにより複雑化することがあります。

買掛金は貴社の流動負債であり、監視・正確な処理・合意期限内の仕入先への支払いが重要です。したがって手動処理に依存することはリスクを伴い、高額な誤りを招く恐れがあり、他の重要業務に充てられる時間を制限します。買掛金管理の自動化ソリューションは、以下の領域における手作業を削減することでプロセス全体の効率化を支援します：

自動化できる主要な買掛金業務

APの自動化は、反復的な手作業を効率化し、エラーを削減し、よりクリーンなワークフローを実現します。自動化のメリットが特に顕著な主な領域は以下の通りです：

請求書照合 OCR（光学式文字認識）と機械学習を活用し、デジタル文書やスキャンした紙の請求書・領収書からデータ（取引先、日付、金額、税金など）を抽出します。自動データ入力により、この情報を処理し、照合作業を迅速化します。
自動照合 請求書照合と同様に、自動照合機能は経費を自動的に分類し、効率性を高めます。
ベンダー関係 請求書が受領、承認、または支払予定となった際にベンダーへ自動通知します。多くの場合、請求書の修正、リマインダー、ベンダー向けフォームや請求書の作成プロセスも自動化できます。
承認ルート 承認の自動化により、一致する案件を自動的に選別できるため、プロセスが簡素化されます。自動化は承認状況の追跡にも活用でき、監査証跡の作成や承認履歴の管理全般において有用です。
支払いスケジュール 自動化により支払いのスケジュール設定が可能となり、重要な支払い期限を逃すことなく、キャッシュフローを最適化できます。
決済処理。 条件を設定し、手動で発行する必要のある承認の数を制限することで、承認担当者の業務を容易にします。

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中小企業が直面する主要な買掛金課題

小規模チームが請求書やベンダー契約などの業務フローを維持する際、頭痛の種となる課題は数多く存在します。買掛金処理において想定される課題を把握することで、自動化されたAPワークフローの改善に役立てることができます：

手間のかかる手動データ入力。 支払業務では、日付や金額、税金などを手作業で入力するのが一般的です。幸いなことに、OCRやその他の自動化ツールにより、この煩わしい作業が大幅に簡素化されます。さらにクラウドベースのデジタル化機能により、紙の領収書や書類の保管・管理に伴う手間も軽減されます。
支払い漏れまたは遅延 支払いの遅延は高額な手数料の発生、信用状態や取引先との関係悪化、会計業務全体の効率低下を招きます。取引スケジュールの自動化により、将来的な支払い漏れリスクを回避できます。
会計ツールとの連携不足。 会計処理と買掛金処理が分離されている場合、手作業が多く煩雑な帳簿管理を強いられることがあります。Slash¹のような財務管理プラットフォームは、経費追跡機能、請求書処理機能、会計ツールとの連携機能を標準装備しています。単一のダッシュボードで帳簿管理と買掛金処理を効率化し、経理チームの業務負担を軽減します。
資金繰りの管理が困難である。 請求書の到着が不均一になったり、承認が遅延したり、割引を見逃したり、期限直前の支払いで手数料が発生したりすることは珍しくありません。自動化により請求書を一元管理し、支払期日を可視化し、適切なタイミングで支払いが実行されるよう自動スケジュール設定します。これによりキャッシュフローを最適化できるだけでなく、延滞料の回避や割引の獲得機会を逃さないよう支援します。

買掛金自動化の主な利点

請求書の処理と承認を迅速化。 自動化では、OCRと機械学習を用いてデジタル文書やスキャンされた物理的な紙文書を読み取り、データ抽出と保存を行う。
エラーが減ったことで精度が向上した。 エラーは想定されるものです。自動化ツールは重複入力、不一致、不正などのエラーを検出できます。さらに、AP自動化ツールを活用すれば、請求書・領収書・発注書からの標準化されたデータ取得やOCR／機械学習ベースのデータ照合により、エラー発生を未然に防ぐことが可能です。
キャッシュフローの可視性の向上。 Slashのような財務管理システムでは、ダッシュボードを通じて現在の支払義務や今後の支払予定、支払い期限、現在のキャッシュフロー状況を確認できます。これにより、現時点での資金の所在と将来の資金計画が明確に把握できます。
より強固なベンダー関係。 一貫した期日通りの支払いと自動化された支払い通知は、コミュニケーションを改善し紛争を減らすため、長期的により良い条件の獲得に寄与します。
会計統合。 総勘定元帳との双方向同期により、仕入先記録、請求書、支払いを整合させ、完全な監査証跡を維持します。
具体的な投資利益率と長期的な節約効果。 処理コストの削減、延滞料の減少、割引適用率の向上、作業量の削減が、長期的にコスト削減につながります。AP自動化の具体的な成果は、他の面でも確認できます：

AP自動化の具体的な成果

AP自動化は手作業を削減し、処理時間を短縮することで、ビジネスに数多くの具体的なメリットをもたらします。以下に挙げる方法は、御社が具体的な利益を得られる可能性を示すものであり、チームにより多くの時間、資金、エネルギーをもたらします：

請求書処理サイクルを最大80%短縮します。 自動化されたルーティング、リマインダー、調達、および請求書照合により、発注から請求書、受領、承認、支払い、そして満足したベンダーに至るまでの全段階における買掛金処理時間が短縮されます。
チームを拡大せずに支払額を調整する。 AP自動化により、同じ規模のチームでより多くの業務量を処理できるようになり、人件費を削減できます。
時間。 自動化により、AP処理はより簡単、迅速、効率的になります。端的に言えば、これはあなたの時間をより多く確保できることを意味します。

ビジネスにおけるAP自動化の導入方法

ステップ1: 現在のAPワークフローを評価する

まず、現在のプロセスを明確に把握しましょう。そのためには、典型的な買掛金処理ワークフローの手順を分解すると役立つかもしれません：

摂取量： 請求書は電子メール、PDF、物理的な媒体、またはその他の方法で送付される場合があります。請求書データの取得元と保存先を特定してください。
レビュー： 情報を確認し、発注書（PO）、ベンダー情報、プロジェクト、その他関連情報を追加する。
試合： 請求書と領収書または発注書を照合し、不一致があればフラグを立てる。
承認: すべての情報が入力され、正確であることを確認した上で、支払いを承認する。
給与： 最適な支払日とスケジュールを判断するか、または適切な支払いを、通常はACH、電信送金、RTP、または物理的な小切手といったサポートされている送金方法を通じて送金する。
報告書： 将来の監査および税務申告のためにデータを保存する。

ステップ2：反復的またはエラーが発生しやすいタスクを特定する

チームが支払いを逃したり、マッチングを誤って管理したり、プロセスの他の段階で苦労している場合、その原因を特定することが重要です。そうすることで、適切な自動化を進められます。

ステップ3：自社の規模と統合要件に合ったソフトウェアを選択する

利用可能な財務管理および自動化ツールは数多く存在します。Slashは、会計ツールとの連携、請求書追跡機能、簡単なACHおよび電信送金を提供する財務プラットフォームとして選択肢の一つです。さらに、Slashのワンダッシュボード設計により、APプロセスの各ステップを容易に管理できるため、問題領域を特定し、必要な箇所に適切な自動化を導入することが可能です。

ステップ4：チームのオンボーディングとトレーニングを確実に行う

自動化には限界があります。買掛金管理やその他の財務プロセスを監視・管理する適切な人材を見つけることが極めて重要です。チームを編成したら、成功に必要な適切なツールとアクセス権限を提供しましょう。これにより、リスクを低減し、支払い漏れを回避できます。

ステップ5：パフォーマンスを監視し、定期的に最適化する

APやその他の財務プロセスに即座に最適な解決策が見つかることは期待できません。忍耐強く取り組み、継続的にパフォーマンスを監視し、新たな解決策が生まれた際にはそれを導入していくことが、財務管理を適切に維持し、ワークフローの最適化を継続するための優れた方法です。

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中小企業向けベストAP自動化ツール

AP自動化ソフトウェアは非常に有用です。幸いなことに、AP自動化ツールを統合したツールが数多く存在します。以下に、現在利用可能な優れた選択肢のいくつかを概説します：

1. クイックブックス

主なサービス内容：請求書管理と支払い処理機能を備えた会計システム。

請求書追跡、基本承認、Quadientなどの買掛金（AP）および売掛金（AR）ツールとの統合。Slashのようなサードパーティの銀行プラットフォームで一般的にサポートされており、Quickbooksを一般的な財務管理ソフトウェアと連携させます。

2. Xero

主な提供内容：請求書、承認、自動データ入力機能を備えた会計システム。

不正防止（重複検知、ベンダー検証）、請求書追跡、各種ツールとの連携、およびSlashなどのサードパーティ製銀行プラットフォームによるサポート。

3. NetSuite

主な提供内容：フルERPシステム、買掛金管理、クラウドベースのレポート機能。

幅広い金融サービスを提供しており、ERPおよび買掛金管理ソフトウェアを含みます。後者は発注書と請求書の追跡、自動支払、および仕入先記録機能を備えています。

4. スラッシュ

主なサービス：会計システム連携、法人カード²、経費管理。

QuickBooksおよびXeroとの会計連携に加え、財務管理ソフトウェア、自動経費管理、ステーブルコインツール³、ならびにColumn, N.A.による銀行サポートを提供します。

スマートバンキング、シンプルに：自動化されたAP処理にSlashを選ぶ理由

スラッシュは、業界に特化した金融ツールを提供する金融テクノロジープラットフォームです。主なサービスには、会計システム連携、チャージカード、詳細なカード利用履歴と経費履歴の追跡、ビジネス口座が含まれます。

この金融プラットフォームは、買掛金管理などの資金管理や会計業務をより迅速に、より簡単に、より自動化することを目的として設計されています。自動化ツールでよりスマートに、より迅速に業務を進めるためのSlashの主な機能をご紹介します：

経費管理。 スラッシュのダッシュボードでは、物理カードとバーチャルカードを発行し、利用限度額や加盟店制御を設定し、自動化された決済・不正検知ツールで取引をリアルタイムに監視できます。
お支払い方法 自動化およびクラウドベースの決済ツールにより、Slashのダッシュボード上でACH、電信送金、RTP、ステーブルコインによる送金を承認できます。
会計。 Slashは優れたワークフローと会計連携ツールでAPプロセスを自動化します。同一ダッシュボード上で、承認の自動化、支払いのスケジュール設定、経費の追跡、QuickBooksと連携した会計ページへのデータ転送が可能です。Slashの会計ソフトウェアは使いやすく効率的です。

中小企業、起業家、個人で経理を行う方、さらには公認会計士の方にも、Slashは帳簿管理や業務の遂行を容易にし、ミスへの懸念を軽減します。

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¹ スラッシュ・ファイナンシャル社は金融テクノロジー企業であり、銀行ではありません。銀行業務はFDIC加盟のコラム・エヌエーが提供しています。

スラッシュ・プラチナ・カードは、Visa U.S.A.のライセンスに基づきColumn N.A.が発行するVisa®チャージカードです。ご利用には審査があります。口座残高は毎日全額お支払いください。月額会費が適用される場合があります。カードでの購入はキャッシュバックの対象となる場合があります。詳細はhttps://www.joinslash.com/legal/cashback-termsをご覧ください。

暗号通貨の変換、送金、保管サービスはBridgeが提供しており、Column, N.A.またはSlashによる提供ではありません。暗号通貨は銀行によって保管されておらず、FDICの保険対象外です。価値は変動する可能性があり、損失のリスクがあります。利用規約が適用されます。